采购部管理手册校对.docx
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采购部管理手册校对
Documentnumber：
PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
采购部管理手册校对
湖北星球国际大酒店
管理手册
【采购部】
二零一三年六月
管
理
手
册
酒店名称：
湖北星球国际大酒店
部门：
餐饮部
筹备：
湖北星球国际大酒店管理手册编审委员会
日期：
二零一三年六月三十日
概述
一、采购部职权范围
采购部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持配合权，但一般不得自行采购。
酒店所有采购活动必须遵守国家有关法律和法规。
相关人员在采购、收货过程中，必须遵循职业道德；努力提高业务水平，适应市场经济发展要求；讲究文明礼貌；以酒店利益为重，相互监督，相互配合，共同把好“粮草”关。
二、采购部工作内容
酒店采购工作重点围绕“集中进货、源头进货、招标采购、保障供应”四个方面开展。
集中进货主要是烟类等，客房用品等批量大、品质要求高的商品；源头送货主要集中在地区价格差异大，海鲜类商品，如鱼翅、鲍鱼、冻品等；招标采购主要是工程、设备电器、家禽、水果等。
采购管理是酒店管理活动中的一项重要工作，是整个酒店管理成本控制的起点，这一环节管理得力与否，将直接影响到酒店管理成本整体的升降。
结合采购工作具有的复杂性、季节性、政策性和随机性等特点，要求采购部在日常采购工作中进行全面的管理及内控，使酒店的采购成本得以真正有效控制。
目录
一、组织结构图
二、岗位职责
♦--------------------------------------------------------------------4
♦--------------------------------------------------------6
♦采购部（食品）岗位职责-----------------------------------------------------------------7
♦采购部文员岗位职责-----------------------------------------------------------------------8
三、操作程序
1.办公室
♦采购部采购流程---------------------------------------------------------------------------12
♦供应商管理程序----------------------------------------------------------------------------13
2、仓库
♦存货管理程序-----------------------------------------------------14
♦仓库入货程序-----------------------------------------------------15
♦领发货程序-------------------------------------------------------16
♦库存控制程序-----------------------------------------------------17
♦物资定期盘点程序-------------------------------------------------18
四、规章制度
♦采购部管理制度----------------------------------------------------------------------------21
♦应付账款管理规定-------------------------------------------------27
♦采购项目申请规定-------------------------------------------------28
♦物资用品管理制度-------------------------------------------------29
♦市场调查原则-----------------------------------------------------31
♦采购的定价原则---------------------------------------------------32
五、采购部各类表格
♦酒店认可供货商资格审核表------------------------------------------35
♦酒店认可供货商审核评分表------------------------------------------36
♦厨房购货表--------------------------------------------------------37
♦收货单------------------------------------------------------------38
♦仓库补充库存申请表------------------------------------------------39
一
组
织
结
构
图
二
岗
位
职
责
部门：
分部门：
Department：
采购部Outlet：
采购部
工作任务：
涉及员工：
Task：
采购部经理岗位职责To：
采购部经理
筹备：
审批：
Preparedby：
财务总监Checkedby：
日期：
编号：
Date：
二零一一年九月三十日Reference：
Z01CG001
职责：
duty：
报告上级：
财务总监
督导下级：
采购部员工
1、根据酒店要求全面安排采购计划，合理地使用人力，以保证采购工作的顺利进行。
2、与供应商建立良好的业务往来关系，不谋取私利，严把供应渠道，合理有效地完成酒店的采购工作。
3、了解市场信息，经常进行比质论价，做到货比多家，降低成本，尽量减少酒店费用开支。
4、每3个月递交一次食品进货比较明细表，以便考核主要货品成本在一段时间内的上升或下降幅度。
5、月底整理未完成的采购单，以书面形式报财务总监，并注明部门、内容、原因。
6、检查和监督进口物品的报送工作，做到手续齐全，资料齐备。
7、服从分配，按时完成领导指派的各项工作。
8、积极提出改进工作的设想，协助财务总监做好酒店的采购工作。
对已购回的各类物资进行监督管理，确保进货物资的质量。
9、组织业务活动，培训采购人员，不断提高工作效率。
10、协调与有关部门及下属之间的关系，考核下属工作质量。
11、完成上级交办的其他任务。
任职条件
Condition:
1、具有仓储物流管理等方面的专业知识；具有大学专科以上文化程度；连续从事采供工作10年以上，具有丰富的仓储管理经验。
2、具有酒店管理基础知识和经济核算方面的专业知识，能够制定酒店仓储管理制度、采购管理制度和各项工作程序。
3、具有仓储物流管理等实际工作经验；能够制定和审定各种核算报表，发现问题，能及时提出改进措施。
4、具有较强的组织领导能力和英语水平，能够正确处理管理中的各种问题，善于调动采供人员的积极性。
5、熟练掌握国家的经济政策、制度和纪律，并能在工作中正确贯彻执行；敢于抵制违法现象，维护酒店和国家的经济利益。
6、具有中外合资企业管理经验；善于处理和协调酒店各部门之间的关系。
部门：
分部门：
Department：
采购部Outlet：
采购部
工作任务：
涉及员工：
Task：
采购员（物品）岗位职责To：
采购部（物品）
筹备：
审批：
Preparedby：
采购部经理Checkedby：
日期：
编号：
Date：
二零一一年九月三十日Reference：
Z01CG002
职责：
duty：
报告上级：
采购部经理
1、按照采购单的内容和数量，以最合理的价格购进质量达标的物品；认真完成酒店各项物品、食品方面的采购。
2、与供应商建立良好的业务往来关系，不谋取私利，圆满完成本职工作。
3、了解市场信息，并经常加以比较分析，使酒店采购工作更加完善。
4、每周提供各种食品、原料的市场调查表。
5、切实做好进口物品的报关工作，按有关要求和程序，及时提取货物，并交收货员验收。
6、遵守酒店的管理程序，与相关部门密切合作。
7、服从分配，按时完成领导指派的其他工作。
8、积极提出改进工作的设想，协助采购部经理做好采购工作。
9、如遇到所购物品推迟到达的情况，应及时通知采购部经理和使用部门。
10、经常对市场的新产品及供应商进行调查了解，掌握第一手资料。
11、严格执行财务制度，及时办理结账手续。
做到单据清、账清、手续清。
12、经常与库房保管人员联系，摸清库存消耗情况，做到购、发有数，不积压浪费。
13、与供货商签定的协议，合同，要注意细则部分，必须以总经理签字认可为准。
14、完成上级交办的其他工作。
任职条件
Condition:
1、具有高中以上文化程度，熟练掌握采购工作程序。
2、掌握酒店内部的控制程序。
3、具有商品采购、保管、使用知识。
4、熟悉当地货源市场，掌握市场信息。
5、懂基础英语。
部门：
分部门：
Department：
采购部Outlet：
采购部
工作任务：
涉及员工：
Task：
采购员（食品）岗位职责 To：
采购员（食品）
筹备：
审批：
Preparedby：
采购部经理Checkedby：
日期：
编号：
Date：
二零一一年九月三十日Reference：
Z01CG003
职责：
duty：
报告上级：
采购部经理
1、根据餐饮部门的要求和接待特色，积极组织货源，千方百计的联系各种货源，丰富供应渠道，以满足不同的接待需要。
2、深入细致的进行市场调查研究，掌握市场供应的第一手资料。
3、辨别、选择合适的供应商，并注意食品的质量。
4、会同经理和厨师长，根据酒店需要和市场行情，制定长期和短期采购计划。
5、与厨房保持密切联系，主动了解隔日定货，准确掌握实际需要量。
6、严格执行食品卫生制度和安全措施。
在运输中人不离货，生熟分开，合理堆放，轻装轻卸，并防止遗落、破损和污染。
7、比较并确定合理的报价，并建立档案，保持有效数据。
8、如遇到所购食品原料，酒饮品到达时间推迟的情况，应该及时通知部门经理和餐饮部门。
9、遵守财务制度，如发生短缺，被窃事件应立即查明原因，及时报失，同时向有关领导汇报。
10、提货时按原始发票严格验收，货物进库或送交粗加工时，凭发票与有关人员当面点清，以备查对。
11、严禁购置“三无”产品。
12、严格执行财务制度，做到单据清，账清，手续清。
13、与供货商签定的协议，合同，要注意细则部分，必须以总经理签字认可为准。
任职条件
Condition:
1、具有高中以上文化程度，熟练掌握采购工作程序。
2、掌握酒店内部的控制程序。
3、具有商品采购、保管、使用知识。
4、熟悉当地货源市场，掌握市场信息。
5、懂基础英语。
部门：
分部门：
Department：
采购部Outlet：
采购部
工作任务：
涉及员工：
Task：
采购部文员岗位职责 To：
采购部文员
筹备：
审批：
Preparedby：
采购部经理Checkedby：
日期：
编号：
Date：
二零一一年九月三十日Reference：
Z01CG004
职责：
duty：
报告上级：
采购部经理
1、负责管理本部门的各种文件，起草和发送各类报告，将部门的资料进行汇集、统计、整理及存档，保证能够随时取用。
2、对外发送和接收传真、信件及电子邮件。
3、收集记录各部门送交的采购单，将内容输入电脑以方便查询和控制成本。
采购单交采购部经理审批，签字后进行采购，最后按部门存档。
4、定期与财务部核对未完成的采购单。
5、做好本部门上下级之间及各部门的联络协调工作。
6、服从分配，认真完成打字及文件传递工作和经理指派的临时性工作任务。
7、积极提出改进工作的设想，协助采购部经理做好本部门的工作。
任职条件
Condition:
1、熟练应用MS（）ffice办公系统软件及现代信息技术。
熟练操作中、英文打字。
2、有较高的英语水平，能翻译文件和进口物品发票。
3、掌握酒店内部工作流程。
4、掌握每天的工作程序，有独立处理日常事务的能力。
5、有一定的语言表达能力和接待能力。
6、具有高中以上文化程度。
三
操
作
程
序
1、办公室
2、仓库
工作任务分解
部门：
采购部
工作岗位：
办公室
工作任务序号
主要工作任务排列
要点
1.
采购部采购流程
2.
供应商管理程序
完成：
批准：
签名：
签名：
日期：
日期；
采购部采购流程
序号:
Z02CG001
部门:
采购
岗点:
办公室
标准
步骤
注意事项
1、所有采购必须授权
2、必须货比三家
1.所有采购项目均需总经理室签批授权及酒店财务部批准同意
2.所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单
3.所有采购物品的品质须保持一惯稳定
4.采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责
5.采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及总经理室。
6.所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.
7.采购时间要求:
一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购
8.采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销
9.禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜
10.采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.
供应商管理程序
序号:
Z02CG002
部门:
采购
岗点:
办公室
标准
步骤
注意事项
1.实行供货商淘汰制
2.采用1+2+N原则
1、财务部应定期（每月或每季度）牵头,组织财务部、采购部、使用部门对供应商进行评估（酒店每类物品须有至少三家供货商）,淘汰部分不合格供货商.
2、选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。
这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。
2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。
数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。
3、采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象.
工作任务分解
部门：
采购部
工作岗位：
仓库
工作任务序号
主要工作任务排列
要点
1.
存货管理程序
2.
仓库入货程序
3.
领发货程序
4.
库存控制程序
5.
物资定期盘点程序
完成：
批准：
签名：
签名：
日期：
日期；
存货管理程序
序号:
Z02CG003
部门:
采购
岗点:
仓库
标准
步骤
注意事项
1、按要求检查
2、货物堆放符合标准
3、定期报告库存
4、定期盘点
5、保证货品安全
1、所有入库物品需由库管员验收规格、数量、质量、品名、有效期后方能入库；酒水需在收货时要求交货人在发票上加注批号并开箱逐一检验。
2、各类货物按类堆放整齐，食品存放需离地隔墙３０cm并在醒目位置标注物品名称。
3、每隔十天向部门报告货仓存量。
4、每月进行一次定期盘点、成本控制、财会人员需协助仓库一同盘点。
对有疑问物品要随时盘点。
5、保管员应注意六防工作：
即防霉、防火、防鼠、防渗漏、防盗窃、并对货仓的安全完整负有直接责任。
6、仓库保管员损耗按大类核定：
即瓷器千分之一（年损耗率，下同）零散食品千分之一、袋装食品千分之五、海鲜干货千分之一、瓶装物品万分之五、无保管损耗。
所有非正常损耗均由保管员赔偿。
仓库入货程序
序号:
Z02CG004
部门:
采购
岗点:
仓库
标准
步骤
注意事项
1、进库数量与单据核对准确。
2、货品与单据货物名相符。
3、货品质量符合标准。
4、货品重量与单据相符
5、账目清晰、可查
1、按照单据数量清点货物。
2、检查货物名称和厂家。
3、检查外包装有无明显破损和其他异常情况。
4、进行称重，记录数据。
5、填写入货单据。
6、每日下班前填写日报表。
不符合要求退货处理
不能确定的及时汇报
领发货程序
序号:
Z02CG005
部门:
采购
岗点:
仓库
标准
步骤
注意事项
1、领货必须有合法手续
2、不允许的行为
1、各部门根据所需填列“物品申领单”，由部门经理签后到仓库领取。
2、任何部门或人员领用非本部门使用物品，特殊情况需注明原因，经财务部经理批准后方能发给。
3、领用除鲜活商品外有形物件，需交回原包装物（瓶、桶、箱等）具体办法按废旧物品管理执行。
4、未经许可直接进入货仓的，在货仓内吸烟的，未经许可白条借货的（除营业部门急用的），领用单未具备相关手续而发货的，私自领用物品。
库存控制程序
序号:
Z02CG006
部门:
采购
岗点:
仓库
标准
步骤
注意事项
1、减少库存，保证供应。
2、接近于最小库存报告
1、核定各个用品、食品仓库的储备定额，并标明最大和最小库存量严格予以控制
2、对库存的物资进行动态管理，及时向采购部提出采购要求
3、对各岗点退回的废旧物资进行集中，并请财务人员到现场进行相应处理。
物资定期盘点程序
序号:
Z02CG007
部门:
采购
岗点:
仓库
标准
步骤
注意事项
1、编制盘点账目
2、按要求提供数据
3、定期盘点
1、每月对出入库物资进行数量统计，编制库存目录表，为采购部提供准确的库存数据。
2、定期对库存物资进行盘点。
记录在库物资的各项数据，并向财务部提供库存盘点数据，
3、财务每月28日对仓库进行盘点
四
规
章
制
度
部门：
分部门：
Department：
采购部Outlet：
采购部
工作任务：
涉及员工：
Task：
采购部管理制度To：
采购部员工
筹备：
审批：
Preparedby：
采购部经理Checkedby：
日期：
编号：
Date：
二零一一年九月三十日Reference：
Z03CG001
制度：
System：
1、审批
（1）填好的申请定货单需先交库房核签，库房人员检查库房有无该种物品或有无可替代品。
（2）申请定货单经库房核签后，交采购部负责联络货源订购。
报价要货比三家，经采购部经理签名后送财务部。
（3）申请定货单经采购部经理核选出价平质优的一家供货，签署后交财务总监审批。
（4）财务总监核查申请定货单是否履行上述程序，根据计划审批，然后呈报总经理批准。
2、订货
（1）经批准的申请单一式五联，分别送给采购部、收货组、成本组、会计组应付账、申请部门各一联。
（2）采购部根据申请定货单的要求，签订订货单或合同，安排有关采购事宜，了解进货时间，以便提前知会收货组安排人手收货，库房安排仓位。
（3）订货合同要有财务总监、总经理的核准。
经核准后的订货合同要送财务部应付组一份备案。
（4）如采购部门订不到申请定货单（PR）上的物品，要及时通知请购部门，若有此种物品的替代品，要事先征得请购部门的同意方可购置。
（5）所采购的货品，尽量使用支票以月结方式结算。
严格限制现金采购，现金采购必须是经酒店批准可用现金购买之物品。
（6）从供应商取得的发票必须符合财政机关和财务管理的要求。
经办人要在其背面签名，填写申请订货单号码、支票号码。
（7）采购部要将所有的申请定货单分部门按已完成、未完成，进行分类存档。
做好记录并密切与申请部门保持联络。
（8）采购部要定期与各供应商开会，每次的供应商报价要按时落实，由采购部与中、西餐饮部进行市场调查后定价，并交财务部成本审核再报财务总监批准，同时将定价表交有关部门备存。
（9）如遇应急采购的零星物品需经成本控制经理批准，但事后二十四小时内应按上述采购程序补办手续。
若不能在有限期内补办齐手续，部门总监要承担由此造成的一切经济责任。
3、采购项目择商、确认与报价规定
（1）所有“厨房每日市场订单”以外的采购申请单报送到采购部后，由采购部经理统一登记后分发给相应采购员，由其具体负责采购项目的择商、确认和报价。
（2）“厨房每日市场订单”直接报送采购部经理，由其具体负责落实采购人员报价后，留存第一联，其余三联返送厨房及收货组。
（3）采购人员收到自己分管的申请单后要认真归纳、分类整理。
对其中有疑问的内容要与主管和申报部门授权人及时沟通。
在确认无误后，按照要求尽快寻找至少三家以上的厂、商，进行业务洽谈，经过对比筛选，择优确定报价填入申请单，并填好总金额、供应厂、商名称后上报财务总监。
（4）国外采购由采购部经理直接负责。
通常以发电传、传真方式向香港或国外供应厂、商询价。
属国家控制进口的项目在询价同时报送国家有关部门办理申报审批手续。
（5）供应厂、商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归酒店所有，并在报价中注明。
（6）对于有特殊要求的或需加工订做的采购项目，需方要作详细说明或提供完样；供方按要求或完样提供样品，经酒店方授权人确认签字后方可进一步洽谈。
（7）采购部对内要主动与使用部门保持密切联系，树立服务意识，熟知酒店物品的标准和使用情况；对外作好市场调查研究，掌握市场信息，积极主动向使用部门推荐新产品及质优价廉的代用品；主动向酒店高层管理人员提供市场情况以便指定对所购物品的策略。
（8）所有采购项目的择商、报价必须由采购部在充分准备、掌握市场行情的条件下择商确定；使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。
采购部在择商报价中必须认真研究对待；使用部门在工作中要主动与采购部沟通配合，对于所掌握的供应厂、商情况及购物品的意向要主动通报采购部，由其选取定质好价廉服务优的供应厂、商。
（9）确属疑难采购项目，采购部和使用部门双方必须及时联系沟通，研究对策。
无力解决的必须及时上报饭店领导，不得拖延误事。
4、采购项目运输规定
（1）所有购买项目必须首先争取供应厂、商送货到店。
采购部的车辆仅对不具备送货条件的采购项目进行运输。
（2）采购运输必须做到及时、安全、完好、节约且有效率。
禁止食品与其他货物混装，保证食品卫生。
（3）凡是需要酒店提供运输的采购项目、采购人员外出联系业务或
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