总经理室管理规章制度.docx
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总经理室管理规章制度
总经理室规章管理制度
□办公纪律管理规定
1．凡本公员工上班要带胸卡。
2．坚守工作岗位不要串岗。
3．上班时间不要看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。
4．办公桌上应保持整洁，并注意办公室的安静。
5．上班时穿西装和职业装，不能穿超短裙与无袖上衣及休闲装，不要在办公室化妆。
6．接待来访和业务洽谈应在会议室进行。
7．不要因私事长期占用电话。
8．不要因私事拨打公司长途电话。
9．不要在公司电脑上发送私人邮件或上网聊天。
10．不经批准不得随意上网。
11．未经允许，不要使用其他部门的电脑。
12．所有电子邮件的发出，必须经部门经理批准，以公司名义发出的邮件须经总经理批准。
13．未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料。
14．不要迟到早退，迟到５分钟以内，１小时以内，每次扣发工资５元。
15．请假须经部门经理、分管副总或经理书面批准，到办公室备案；假条未在办公室即时备案，公司以旷工论处，扣减工资。
16．平时加班必须经部门经理批准，事后备案公司不发加班费。
17．不论任何原因，不得代他人刷卡，否则将被公司开除。
18．因工作原因未及时打卡，须及时请部门经理签字后于次日报办公室补签，否则会作旷工处理。
19．加班必须预先由部门经理批准后再向办公室申报，凡加班后申报的，办公室将不予认可。
20．在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不予补签，如因故未打卡，请部门主管签证到办公室及时办理。
21．吸烟到卫生间，否则将被罚款。
22．请病假如无假条，一律认同为事假。
23．请假条应于事前交办公室，否则将视为旷工。
24．各部门因当日外勤而不能回公司打卡的员工，请部门第一负责人在当日８时３０分以前写出名单，并事后签证。
25．凡出远勤达１天以上者，须先填报经部门主管或领导批准的出差证明单。
26．因故临时外出，必须请示部门经理；各部门全体外出，必须给总经理办公室打招呼。
27．不得将公司烟缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。
28．在业务宴请中，勿饮酒过量。
29．无工作需要不要进入经理办公室、计算机房、客服中心、档案室、打字室、财务部以及会议室、接待室。
□
办公规范管理制度
第一条为使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制定如下规定。
第二条办公仪表规范：
1．男士着制服深色套装（马甲）、衬衣、皮鞋，必配领带；
2．女士着制服深色套裙（或裤）、马甲、衬衣、皮鞋；
3．头发梳理整齐，服饰熨烫挺括，领带正挺，皮鞋亮净。
第三条卡座区规范：
1．办公桌：
桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品；
2．辅桌：
放文件盒、少量工具书；
3．坐椅：
靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正；
4．电脑：
主机上方有显示器，电脑置写字台左前角；
5．卡座屏风：
内外侧不允许有任何张贴；
6．垃圾篓：
罩塑料袋，置写字台下右前角。
第四条办公室规范：
1．办公桌：
桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品；
2．辅桌：
桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品；
3．电脑：
桌面呈４５度角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下；
4．拖柜：
置办公桌下左角或辅桌后部，面朝办公椅；
5．垃圾篓：
置辅桌后；
6．饮水机：
放指定地点，不得随意移动。
7．报刊：
必须上报架，或阅完后放入办公桌内；
8．外衣手袋：
请置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。
第五条语言规范：
1．交往语言：
您好、早晨好、早、晚、再见、请问、请您、劳驾您、关照、谢谢、周末愉快，拜拜；
2．电话语言：
您好、请问、谢谢，再见；
3．接待语言：
您好、请稍后、我通报一下、请坐、对不起、请登记、我即去联系、打扰您一下、好的，行（切勿说“不”）。
第六条行为规范：
1．坚守工作岗位，不要串岗；
2．上班时间不要看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情；
3．办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静；
4．上班时间，不要在办公室化妆；
5．接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留；
6．使用接待室和会议室，要事先到办公室登记，一般内部事务不得随意使用接待室；
7．不要因私事打公司长途电话，凡因私事打电话，发现一次罚款××元；
8．不要在公司电脑上发私人邮件或上网聊天，发现一次，罚款××元；
9．不要随意使用其他部门的电脑；私客未经总经理批准，不准使用公司电脑；
１０.所有电子邮件的发出，须经部门经理批准，以公司名义发出的邮件须经总经理批准；
１１.未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料；
１２.严格遵守考勤制度，迟到、早退按规定扣款；
１３.不论任何原因，不得代人打卡；
１４.吸烟请到吸烟室，否则罚款××元；
１５.请病假如无假条，一律认同为事假。
１６.凡出远勤达１天以上者，须先填报经部门主管或领导批准的出差证明单。
17.因故临时外出，必须请示部门经理；各部门全体外出，必须给总经理办公室打招呼。
１８.不得将公司烟缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。
１９.无工作需要不要进入经理办公室、计算机房、客服中心、档案室、打字室、财务部以及会议室、接待室。
本规范从 年 月 日开始执行，望全体员工自觉遵守，总经理办公室即日起将实施监督与检查。
□办公室经理职责规定
第一章职务规定
第一条负责督促、检查行政部门对上级的指示、总经理办公室决议及总经理决定的贯彻执行。
第二条定期组织收集、分析、综合公司有关生产、行政等方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向总经理汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。
第三条根据总经理指示，负责组织总经理主持的工作会议，安排并做好会务工作。
第四条负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告。
第五条组织起草总经理办公室文件（负责审核各职能部门以总经理办公室名义起草的文件），组织并做好公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。
第六条组织做好总经理办公室印鉴和介绍信的使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，并及时编写公司的大事记。
第七条协调、安排涉及多部门主管参加的各种会议。
第八条组织并做好来客接待和公车的管理工作。
第九条指导并做好电话话务与机线维修工作。
第一十条根据总经理提出的方针、目标、要求，及时编制本室的方针目标，并组织贯彻落实。
第一十一条负责公司办公用房的分配调整及办公用品、用具标准的制定和管理，并对办公用品、用具标准化及各部门文明办公进行检查督促。
第一十二条负责完成总经理临时交给的各项任务。
第二章职权规定
第十三条有权向公司各部门索取必要的资料和情况。
第十四条有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。
第十五条有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。
第十六条有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。
第十七条有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。
第十八条有权安排、调度公车的使用。
第十九条对各部门以总经理办公室名义起草的文件有审核和校正权。
第二十条对不符合规定，或质量不高、效果不大的文件、资料，有权拒绝打印发放。
第二十一条对要求各部门主管参加的会议、有综合平衡或精简压缩的权力。
第二十二条有权根据总经理的指示，对办公用房进行分配和调整，并对办公用品、用具标准化进行检查、督促。
第三章职责规定
第二十三条对得知生产工作出现异常情况后未及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。
第二十四条对总经理办公室行文的差错，收集与整理的资料失实而造成的严重后果负责。
第二十五条对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。
第二十六条对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。
第二十七条对印鉴、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。
第二十八条对下属工作质量差造成的不良影响负责。
第二十九条对本室所属岗位发生的设备、人身、交通、火灾事故负责。
第三十条对未及时根据公司方针目标的有关要求，编制好本室方针目标或未及时检查和落实负责。
□总办助理工作制度
第一章助理的任务
第一条助理的任务是代替公司经理处理那些可以由其他人完成的工作和为经理的工作做好准备。
第二条本公司助理的工作有很多项内容，简单地表示如下：
1．传达；
2．运转；
3．助手；
4．书籍文件整理；
5．室内整理；
6．代行事务；
7．会计事务；
8．调查；
9．记录；
10．接待。
第三条以上工作的内容以及分量，根据经理的意图和各项工作的具体内容决定。
第二章助理的工作内容
第四条传达事务的工作内容具体如下：
1．接待来访
来访者各有不同，事有大小，助理要区别对待。
对应该会见的人，应直接转达对方的意图，并引其进入会客室或经理办公室，不论对方要求见面还是仅仅预约。
对不宜会见的人，在请示经理后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由拒绝对方，或是将个人意见报经理后作出答复。
2．收听电话
收听电话时一定要先声明“这里是××公司”等，然后记下对方的姓名、工作单位、有什么事情，根据对方情况，不妨碍时可明确回答，但一般不说经理是否在。
3．转达
需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，并准确、迅速地转达。
4．文件的收发及分送
收到的邮件或送来的文件，首先要区别是需直接送呈经理的，还是需助理先进行处置和整理的，或者是私用文书（这些区分的范围需事先请示经理），需经理办理的要直接送交经理。
经理不在时，如果有与经理直接有关的留言、电报、快递，可用电话告知。
第五条日常运转工作内容涉及出席会议、旅行、参加宴会、拜访、起草文件等各方面。
1．日程的设计及其安排
对所确定的经理应处理的事项，如会见，出席高层职员会、总会等会议的日期和时间进行记录整理，并随时进行调查，协助经理制定出日程表。
日程计划应记入每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变更情况。
2．准备及安排
有些工作需要特别的准备和安排，而且这些工作通常都有一定的时间限制，因此必须提前做好适当的准备。
第六条用品的整理
助理应将经理工作中所需的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。
1．在办公室内
平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量。
为此，应设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种，一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期，此外还必须存有一定量的备用品，以便随时补充。
2．经理外出时
经理外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应事先准备好一定数量，需要收入提包内的物品也要作同样考虑。
这些需要准备的物品应在询问过经理后制作一张明细表，事先贴在那里以防遗漏。
如果是出差，还应考虑出差地点和天数等，更要经常征询经理意图，以准备好所需用品。
3．文件、资料的准备
首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要详细询问，以便将可能会用的文件材料一并准备齐全。
然后画一张文件明细表以方便使用。
第七条文件整理业务
1．为使经理处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用，需要对这些文件进行整理。
整理工作首先要根据经理意见将文件分类，并放入固定的装具和容器内，使用中还要经常整理，以便很容易地查到文件。
2．整理工作的关键是分类项目的确定。
保管及整理文件用品的选择和整理、借阅手续的完善。
3．业务用的文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件，此外还有机密类文件。
根据应用情况还可以分为每日必用、常用和不常用三种。
4．经过这样的整理后，有必要对其进行装订，并给每一个文件集合体以一定的户头名称。
应在听取经理意见后再制一张文件分类的明细表，将表张贴在保管场所或保管人的桌子上，便于参照。
第八条整理、清扫工作
此项工作应由助理督促事务员和勤杂工来完成。
工作中须注意如下几点：
1．清理桌面
台历和墙上挂的日历要每天调整日期。
桌子要擦抹干净。
常用品要准备好，并按要求备齐数量。
将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损和污染的物品要清扫或更换。
2．室内的物品都要放在固定的地方。
3．根据当天的天气情况随时调整空调和窗帘。
第九条代行业务
助理可以代行的事务主要有：
1．参加庆典、丧礼等仪式
这种场合要特别留心服装和服饰品及行为仪表的得体，同时还要十分讲究寒喧、应酬的用语。
2．转达经理意见或命令
表达经理意见要完整准确，注意简洁、迅速。
有时根据情况，还要将对方的答复向经理汇报。
第一十条会计事务
该项事务是指由经理直接使用的几种账目的管理，包括：
各项物品的购入及发放、资产的调配及运用、现金收入及支出等方面的账目记录及管理。
1．关于资产状态及收支情况要制作明细表，至少一个月要制作一张月报表，在特殊情况下，要随时根据经理及副经理的要求拿出报表。
2．处理资产状况还应注意以下几点：
（1）支出及收入可以根据原始凭证将其发生额记入现金出纳账中。
现金出纳账与现金余额的多少应保持一致。
票据上要有经手人和助理的印章以明确责任，每个月应有两三次，将这些收据汇总后让经理过目；
（2）日常的现金支出应限定一定的数量，除此之外，若有特殊项目，应申请特别支出的资金或开出支票；
（3）开具支票需有收据或其他凭证，并在支票上记下用途，由经理盖章；
（4）资产分为土地、建筑物、有价证券、备用品及各种家具杂物的押金等。
应设立各种资产的台账及有价证券本，详细记录各种资产的内容、单价、数量、现有额及出入额等；
（5）银行存款及邮政储蓄要设存款底账。
接受款项者应按名称分别立账并明示余额。
3．各种物品的购入和发放应特别注意有无使用申请和手续是否齐备，并及时入账，以免遗忘和推迟记账。
第十一条协助调查
公司的调查通常分为特命调查和一般性调查两类。
公司在开展各种调查工作时，办公室助理须做好协助工作。
1．进行调查工作时，助理应选择并委托合适的专家、顾问进行或将他们列为调查委员，并与之保持日常联系，需要时提出调查课题请他们完成。
2．有些专业事项的调查，助理也可以亲自听取专家和当事人的意见，或在调查各方面情况后，将意见和调查情况汇总后报告给经理。
第十二条文书工作
文书工作有三个方面：
书写信函、起草文件、以及誊清或印刷文件。
1．信函的完成
对经理经常会使用的信件种类可事先汇集为“标准通信范例”，需要时选择一种略加增删便可使用，较为方便。
2．文件的誊清及印刷
主要包括将草案以笔记形式誊清、用打字机打印、直接印刷以及辑录图书杂志上的有关内容等四项工作。
第十三条联系业务
联系工作就是要向经理或副经理转达某项事情并向对方转告经理或副经理的意图，听取对方的答复，并将答复再次反馈给经理。
第十四条招待事务
招待是指在经理外出、返回或有客人来访时的礼仪性款待，多指派事务员或勤杂工来完成。
款待包括向导、收存携带物品、奉送茶点、迎来送往等。
1．为经理服务
为经理服务的工作内容主要有以下一些：
（1）经理外出时应备好车辆；
（2）回到公司时，要接过脱下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并随时有刷子清洁这些衣物；
（3）从外面回到办公室的时候，夏天要递上湿毛巾、汽水、咖啡或苏打水，冬天应马上递上热茶或咖啡；
（4）还要视天气情况调好空调。
2．为客人服务
助理还须为客人服务，比如出入公司时参照对经理的服务进行接待。
若需要来访者等候时，应递上报纸、画报等。
□助理事务处理制度
第一条一般信件的处理
1．书信在社会生活中对于联系人们感情、处理各种事务有着重要的作用。
助理必须能写漂亮的信件。
2．信件只有一面时，在信封内再放入一张白纸更为妥贴。
信封的下面右侧写收件人地址、中间写收件人姓名，应有尊敬的称呼。
收件人姓名下方可写“足下”、“助理”字样表示尊重，也可以根据信件内容写上“亲启”、“亲阅”、“急件”等字样。
信封背面封口处通常用“×”符号或“封”、“缄”等字。
3．信件要写得平易、准确，文字要写得正确、易读。
第二条西文信件的处理
助理到机要室发出西文信件时，应依照以下方法进行：
1．信纸和信封一般采用白色，有时也可使用浅色调。
信的结构分为书头（Heading）、起句（Opening）、正文（Boby）、结句（Ending）、收件人姓名（Address）、和署名（Signature）六部分。
（1）书头（Heading）
将发信人的住址、日期写在左上角，日期也可写在右上角。
商业信件和公用信件标识一般写在右上或中间外。
（2）起句（Opening）
一般在信件开头写上“Dear××”，美式信件多采用MyDear、或MyTanka等形式，而在英国使用“My”是亲近的表现，对地位高的一方应用“Sir”。
（3）正文（Boby）
直接写主要内容。
（4）结句（Ending）
在正文内容结束后写上Yourssincerely,Yourstruly,更亲切时可用Lovinglyfaithfuly，对不认识的人通常用Yoursfaithruly。
（5）收件人姓名（Address）
在社交用信件中，收件人姓名已写在信封上，因此正文中可省略。
而公务信件应在信纸第一页的左下方写上收件人姓名。
（6）署名（Signature）
署名要使用全称，以示正式和尊重。
如用T.Yamada,就不如用Taro.Yamada
2.信封的写法
信封的格式如下图所示：
Mr.TaroKobayasi
2Taisido
Setagaya
Tokyo
Japan
另外，信封中还有一些常用词，比如转送（Pleaseforward）、亲启（Private）、加急（Immediate）、把××转交（KindlyforwardedbyMr
××）等。
第三条祝辞及礼仪信件的处理
助理经常要为各种各样的典礼、仪式写祝辞。
祝辞的要领是简短，但重要的内容不能遗忘。
公司备有祝辞礼仪大全，助理可增删后使用。
第四条邮寄物品的处理
助理必须了解有关邮寄物品如信件、电报、包裹的常识。
1．普通邮件
（1）第一种邮件（信件）
①定形邮件
重量分25克和50克，邮寄费用不等。
②不定形邮件
费用分为几档：
50克、50~100克、100~250克、250~500克、1公斤、2公斤、3公斤、4公斤。
③简便信件
（2）第二种邮件（明信片）
①明信片××元
②贺年卡××元
③往返明信片××元
④小盒明信片××元
（3）第三种邮件
通报、公报、每月发行三次以上的报纸和推销商发出的邮件。
（4）第四种邮件（免封装邮件）
①函授教育
②盲文邮件（免费）
2．特殊邮件
（1）挂号信：
①现金②非现金③简单挂号
（2）快递：
照重量收取不同费用
第五条旅行安排
助理必须为上司做好旅程安排，购买车票等工作。
1．旅行日程
应先写出日程安排，发往所到之地和公司内有关部门。
2．购买票据
购买票据时应注意下列事项：
（1）乘车票、卧铺票、特快票，最好提前预定。
（2）购来的车票是几号车、几号等要记下来，以便和迎接的分公司联系。
（3）对常用的飞机航班和火车发、到时刻应事先准备一张表。
第六条礼品的回赠
接受经理购买礼品的旨意时，应先询问预算，确认送礼目的，并问清受礼方的爱好、年龄等。
在被问到“买什么好”的时候，助理要提出可行的建议。
为此助理平时要阅读百货商店的介绍，有空还应该到一些专卖店进行调查。
第七条就餐礼仪
1．就餐不要出声音，喝汤时不有吸，饭后最好不使用牙签。
2．餐具应从外侧取用，刀、叉分放盘子两侧表示还要继续用，若用餐完毕要将刀叉一并放在盘子右侧，此时侍者会撤下盘子。
第八条服饰要求
1．服饰必须清洁卫生，不能染上脏物。
对女助理来说，重要的是表现内在美，提高修养。
有好的修养，对服装的鉴赏力就会提高。
2．在公司时穿着不应过于漂亮。
3．注意在以下场合的服饰要求：
散步时不要戴耳饰，参加宴会时，套裙下不可穿短袜和低跟鞋。
4．在服饰的色彩搭配方面，要考虑全身色调的和谐，不可以同时使用三种同样的色彩。
□员工保密制度
第一条保密工作是指对可能发生的泄密和窃取活动采取的系列防范措施。
第二条保密工作原则：
积极防范，突出重点，严肃纪律。
第三条全体员工应做到：
不该看的不看、不该问的不问、不该说的不说。
第四条文件和资料保密：
1．拟稿：
文稿的拟定者应准确定出文稿的密级。
2．印制：
文件统一由行政管理部印制。
3．复印：
复印秘密文件和资料，由主管总裁批准。
4．递送：
携带秘密文件外出，由两个同行，并包装密封。
5．保管：
秘密文件由行政管理部统一保管，个人不得保存。
如需借阅，由主管总裁批准，并于当天收回。
6．归档：
没有解密的文件和资料存档时要在扉页上注明原定密级，并按有关规定执行。
7．销毁：
按档案管理的有关规定执行。
第五条对外披露信息，按公司规定执行，按下列程序办理：
由部门经理、主管总裁、法律事务处会签。
第六条保密内容按以下三级划分：
1．绝密级：
（1）集团领导的电传、传真、书信；
（2）非公开的规章制度、计划、报表及重要文件；
（3）集团领导个人情况；
（4）正在研究的经营计划与具体方案。
2．机密级：
（1）集团电传、传真、合同；
（2）生产工艺及指导生产的技术性文件和资料；
（3）员工档案；
（4）组织状况，人员编制；
（5）人员任免（未审批）。
3．秘密级：
集团的经营数据、策划方案及有损于集团利益的其他事项。
超市印信管理制度
□印章管理制度
第一条本制度就公司内使用的印章的制度，改正与废止、管理及使用方法作出规定。
第二条本规定中所指印章是在公司发行或管理的文凭、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
第三条公司印章的制定、改刻与废止的方案由总经理办公室主任提出。
第四条总经理办公室主任必须在提出的议案中对新旧公司印章的和种类、名称、形式、使用范围及管理权限作出说明。
第五条公司印章的刻制由总经理办公室主任负责，更换或废止的印章应由规定的各管理人迅速交还总经理办公室主任。
第六条除特别需要，由总经理办公室主任将废止印章保存三年。
第七条公司印章散失、损毁、被盗时，各管理者应迅速向公司递交说明原因的报告书，总经理办公室主任则应根据情况依本章各条规定的手续处理。
第八条总经理办公室主任应将每个印章登入印章登记台账内，并将此台账永久保存。
第九条印章在公司以外登记或申报时，应由管理者将印章名称、申报年月日以及申报者姓名汇总后报总经理办公室主任。
第一十条公司印章的使用依照以下手续：
1．使用公司或高级职员名章时应当填写“公司印章申请单”。
（以下简称申请单），写明申请事项，征得部门领导签字同意后，连同需盖章文件一并交印章管理人；
2．使用部门印章和分公司印章，需在申请单上填写用印理由，然后交所属部门经理，获认可后，连同需要用印文件一并交印章管理人。
第十一条公司印章的使用原则上由印章管理人掌握。
印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。
第十二条代理实施用印的人要在事后将用印依据和用印申请单交印章管理人审查。
同时用印依据及用印申请单上应用代理人印章。
第十三条公司印章
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