火电厂物资计划采购及领用管理制度.docx

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火电厂物资计划采购及领用管理制度

火电厂物资计划、采购及领用管理制度

附件:

大唐XX发电有限责任公司

物资计划、采购及领用管理办法

第一章总则

第一条为加强公司物资管理～规范物资计划、采购及领用程序～根据《中国大唐集团公司生产物资管理办法》,大唐集团制“2005”143号,、《中国大唐集团公司湖南分公司物资管理办法》,大唐湘电市2007“155”号,～结合公司实际情况～制定本办法。

第二条本办法适用于公司各部门生产及管理用物资。

第三条物资计划采购及领用须遵循的原则

一,归口管理原则:

公司物资部作为公司物资管理的归口部门～负责公司物资计划、采购及领用的综合管理。

二,计划管理原则:

物资计划必须根据物资计划类别～按照公司年度《预算手册》所列项目和月度消耗情况进行申报。

物资领用时必须按计划领用～并且做到凭申报计划领料。

三,集中采购原则:

需纳入分公司集中招标采购范围物资严格执行分公司集中采购管理办法～对重大技术改造、重大非标项目和具备一定数额的物资也应按照规模化集中采购原则采购～达到招标要求的严格组织招标采购～确保供货时间～保证采购质量～优化和控制采购成本。

四,先利库后订货原则:

为防止物资积压～优化库存结构～应充分利用企业的物资存量资源～提高资金的使用效果。

五,分级审批原则:

物资计划、采购及领用坚持分级审批的原则。

六,依法监督原则:

根据国家相关法律和规定～规范物资管理及采购行为～实施依法监督～提高采购透明度。

第二章物资计划管理

第四条物资计划分类

物资计划包括备品备件计划、消耗材料计划、零星固定资产计划、工器具计划、外委加工及修理计划、劳保用品计划、办公家器具计划等。

一,根据项目的不同～备品备件计划又分为如下几种计划:

技改、反措、更新改造工程、日常检修,含大小修,、紧急抢修备品备件计划。

二,消耗材料计划可分为一般消耗材料计划和项目专用消耗材料计划。

前者指一般生产维护用耗材～后者指技改、反措、更新改造工程等项目专用消耗材料。

三,单价在2000元以上、能够独立发挥作用、使用年限为一年以上的物资均属于固定资产～需按零星固定资产计划程序申报。

四,工器具,含试验、测试用仪器,计划:

系指单价在2000元以内的工器具的申请计划。

单价在2000元以上的工器具属固定资产～需按零星固定资产计划申报。

五,返厂外委加工及修理计划～指我公司确无能力加工及修理～需要委托有相关资质及加工修理能力的厂家进行加工修理的物资计划。

六,劳保用品计划包括公司《劳动防护用品发放管理制度》内规定的物资计划,即劳动防护用品发放标准,、特批的劳保用品计划。

七,办公家器具计划～系指各部门申报更换或添臵办公家器具的计划。

第五条物资计划申请的要求

一,备品备件计划、工器具计划、外委加工及修理计划,含县城内零星加工及修理,、项目专用消耗材料计划必须由设备管理部点检员或部门专工提出申请。

二,一般消耗材料计划、特批的劳保用品计划由部门材料员提出申请。

三,按标准发放的劳动防护用品计划由物资部按汇总数统一提出申请。

四,零星固定资产及办公家器具计划由各使用部门兼职管理员提出申请。

五,所有物资计划都必须在核心一体化系统里申请～按程序分级批准,具体审批程序及权限见第八条。

因实施项目成本刚性控制～各填报人必须按年度《预算手册》中已经批准立项的项目名称进行填报～正确匹配项目名称～以正确反映项目成本。

第六条物资计划申报的时间要求

一,大修标准备品备件计划提前4个月申报,大修消耗材料计划提前3个月申报。

二,小修标准备品备件～技改、反措、更新改造工程备品备件及其消耗材料计划提前3个月申报。

三,大,小,修期间～增补备品计划每周申报一次～发现问题需要紧急采购的备品备件在一体化中申请计划时需要注明相关情况备查。

四,固定资产计划属于生产管理以外的～每季度申报一次。

五,其它物资计划由各部门每月集中后分两次申报～即每月10日和25日前申报。

第七条物资计划的核价

所有物资计划在申请时需标出参考价格。

以前已申报的物资按一体化系统给出参考价格上报采购平衡参考价格～新增物资由物资部计划员经过市场调查后给出参考价～经项目费用控制人及物资部主任认可后在一体化中上报采购平衡参考价格～所有参考价格均为不含税价格。

第八条物资计划的审批

一,年度《预算手册》已列费用,项目,的备品备件计划、项目专用消耗性计划、工器具计划申报后提交设备管理部审批～公司主管领导批准后由物资部实施。

经核实无预算费用安排的物资计划～需进行项目立项审批后才能在一体化内进行物资审批。

二,外委加工及修理计划审批程序:

生产类加工及修理需求由设备部点检员提出计划申请～设备部主任、物资部主任审核～生产副总经理审批,申报时点检员需将正式图纸、技术要求、质量标准、交货时间等相关要求形成技术协议按程序一并报批～并交物资部。

非生产类加工及修理需求由需求部门管理员,兼职,提出计划申请～计划部主任、物资部主任审核～总经理审批。

三,零星固定资产计划由申报部门填报～部门主任审核～计划部汇总审核～公司主管领导审定～总经理批准。

四,一般消耗材料计划由部门主任审批～物资部审核后实施。

五,劳保发放标准以外的特批劳保用品计划需报人力资源部主任审核～公司主管领导审定～总经理批准。

1（首次采用的劳保用品需经安监部审核认可～确保符合安全规定。

（劳动防护用品标准中规定的用品统一由物资部安排专人根据2

库存填报计划～经物资部主任审核后实施。

六,办公家器具计划申报审批程序按《大唐XX发电有限责任公司办公家具、器具管理办法》,大唐湘石制“2005”195号,结合一体化中设定执行。

第九条计划执行

一,大修、小修、技改、反措、更新改造工程、月度备品备件及其项目专用消耗材料计划在通过审批后交物资部执行。

物资部原则上按省内1周、国内半月、国外1个季度的周期按本办法第三章规定的程序采购到货并按程序验收入库、资料归档。

二,其它计划物资部根据核心一体化系统里审批通过的物资计划平库后制定采购订单。

第十条其它情况规定

一,事故抢修需临时安排的备品备件及消耗材料采购:

价格在2000元以下的消耗材料～由使用部门提出申请～部门主任审批～物资部主任安排采购,

价格在2000元以上、5000元以下的备品～由使用部门提出申请～部门主任审核～设备管理部主任批准～物资部主任安排采购,

价格在5000元及以上的备品～由使用部门提出申请～部门主任审核～设备管理部主任审批～生产副总经理批准～物资部主任安排采购,

使用部门申请人应将纸质审批单,见附件1,送物资部～并在随后的2个工作日内按计划申报程序补报一体化计划～未及时补报程序～按一项工作任务未完成进行考核,如申请的临时采购物资无编码～使用部门申请人需要在2个工作日内提出编码申请～在编码批准后1个工作日内按计划申报程序补报一体化计划～未及时申请编码及补报程序～按一项工作任务未完成进行考核。

二,《备品备件储备定额》中的事故备品由物资部计划员根据库存情况补充,《备品备件储备定额》2010版另文下发,。

三,大宗生活福利物资计划由主管部门提出～公司预算委员会讨论～安排项目并审批后按一体化物资申请流程申请。

四,首次采用的新材料、新设备及较大型的修理项目必须签订技术协议。

五,备品备件更换型号及代用～由使用部门提出～经设备部点检长审核～设备部主任审定～报生产副总经理审批后方可在一体化中按规定程序申请计划。

特定厂家供货的物资～需要更换厂家或区域代理商,如NSK轴承、汽机锅炉主机备件等,的～属于分公司分类集中采购物资～以分公司招标结果为准,其它物资由使用部门提出～经设备部点检长审核～设备部主任审定～报生产副总经理审批后方可在一体化中按规定程序申请计划,审批表见附件2,。

第三章物资采购管理

第十一条制订采购计划

一,物资部主任根据一体化系统中已审批完毕的物资计划每天进行物料需求平衡～经平衡后形成初步的物资需求计划由物资部主任分配给各计划员。

二,各计划员根据分配的物资需求计划提交采购需求交物资部主任审批～审批后的采购需求由计划员分配给各采购员形成物资采购计划并进入采购程序。

第十二条物资采购

一,采购计划中属于集团公司、分公司统一招标集中采购的物资～按统一招标价格与中标单位进行采购。

二,未集中规模化采购的物资～凡每批次含税金额在30万元及以上的设备及大宗材料订货～原则上都必须采用招标方式择优选择～招标由公司主管领导主持～由物资、生产、监察审计部门派员参与～招标全过程的有关资料由物资部妥善保管～归档备查～物资部负责经办有关采购工作。

如果确为生产急需或只有唯一厂家供货的～必须经过公司招标领导小组批准同意采用不招标采购程序后方可采购～采购程序按第十二条第三款执行。

三,经初步询价批次含税总金额未超过30万元的物资或经批准不招标采购物资按以下程序采购:

单价一千元以上、总价三千元以上的采购必须进行三家以上的供应商,供应商管理参考《大唐XX发电有限责任公司供应商管理办法》大唐湘电石制“2009”197号文,询比价并与历史价格对比参考。

如果确为厂家或授权的唯一区域代理供货～必须提供厂家生产证明或授权委托书及近期给其它兄弟单位供货合同备查,每笔采购都需要提供待查,。

如未提供上述资料～物资部主任必须阻止下一步程序。

四,具体采购操作细则见附件3,《物资部计划采购工作操作细则及考核办法》,。

第十三条采购订单审批

一,必须在招标确定中标人或采购询比价单经部门主任签字同意供应商后～计划员及采购员才能在一体化系统中制定采购订单,如果未经同意～计划员及采购员先行处理确定供货单位并制定采购订单～部门主任不予批准～并按相关规定考核。

二,采购订单批准权限根据一体化系统设臵为:

3万元以下订单由物资部主任审批,3万元以上、10万元以下订单由经营副总经理审批,10万元以上订单由总经理审批。

第十四条合同审批

一,物资部计划员根据经批准的采购订单制订物资供应合同。

物资供应合同应使用一体化系统制订～匹配相关订单。

二,合同金额在3万元以内的订货,合同由计划员,采购员参与,签订～物资部主任批准;

三,合同金额在3万以上、10万元以内的订货～合同由物资部主任签订～公司经营副总经理批准,

四,合同金额在10万元以上的订货～合同由公司经营副总经理签订,总经理批准。

第十五条物资到库验收

一,物资到库由保管员负责通知采购员、计划员、物资部主管仓库工作的副主任到场验收～入库的一切物资～保管员都必须凭审批通过的采购定单～核对发货凭证、装箱单等依据～认真、细致地验收并做好验收记录～与相关的出厂资料,材质证明、说明书等,一起妥善保管～数量无误即在一体化系统,条码管理系统,做物资接收,单

价5千元以上备品及用于主机与主要辅机的物资需生产部门人员,设备部点检员及设备使用人员,参与验收～在验收记录上签字。

产品验收完后～保管员按分库情况将物资入库定臵摆放～并在一体化系统,条码管理系统,做物资入库～将物资货位准确录入系统,验收纪录单见附件4,。

所有相关资料由保管员每年移交部门兼职档案管理员保管备查。

二,物资验收人员若发现入库物资到货厂家、价格、数量、质量等有疑问时～应及时向物资部主任汇报～是厂家、数量及价格疑问的～由物资部主任查明原因～确认供货有误的物资采取退、换、补货等措施解决～影响生产需要的～按《综合考核标准》相关条款考核具体经办的计划员或采购员～未影响生产需要的～按工作任务未完成考核具体经办的计划员及采购员,是质量有疑问的～由设备部、使用部门、物资部组织进行质量认证～认定质量不合格的～坚决退货～并按《大唐XX发电有限责任公司供应商管理办法》,大唐湘电石制“2009”197号,考核供应商～影响生产需要的～按《综合考核标准》相关条款考核具体经办的计划及采购员～未影响生产需要的～按工作任务未完成考核具体经办的计划员及采购员。

第十六条物资采购纪律

一,物资计划申请相关人员,或使用部门,不得擅自指定供应商或直接通知供应商送货～否则物资部不予结算。

禁止接受供应商提供的回扣或其他商业贿赂。

二,物资部与采购业务相关人员禁止在家与供方人员商谈业务～不得参与供方邀请的吃、喝、娱乐活动～更不得接收供方以各种名义赠送的礼品、礼金、回扣、有价证券、纪念品等～不得以咨询费、介绍费、劳务费等名义索要钱、物和其它好处。

三,严格按一体化系统管理要求及公司物资管理制度进行物资的订货、采购、验收～发现问题及时处理～以避免损失～不得未经验收即付款。

四,所有合同都应同时签订廉政合同书～自觉接收监察审计部对物资订货、采购工作的监督和审计。

五,对从事物资采购工作人员失职、渎职或内外勾结损公肥私～损害企业利益者～一经查出～即按有关的规定给予纪律处分直至追究法律责任。

第四章物资领用管理

第十七条物资领用时～由领用人凭审批通过的一体化系统物资计划单单据号到保管员处开具领料单领料。

第十八条新入库的备品或材料～物资部需在两个工作日内办理完入库程序～确保能够在一体化中开出领料单。

第十九条无特殊情况～不得发生无计划领料～如确属生产急需的备品备件～仓库有现货的～参照第十条第一款规定执行。

物资部保管员必须按此要求进行发料。

第二十条如果因为事故抢修～使用部门在常白班以外的时间需要领用备品备件～使用部门必须按第十条第一款规定的权限请示相关领导～在领导同意后由设备管理部主任通知物资部主任～物资部主任安排仓库班长发料～使用部门先填写手工领料单领取～并在2天内在一体化系统里补报申请。

第五章附则

第二十一条本办法由物资部负责解释。

第二十二条本办法自发布之日起执行～原《大唐XX发电有限责任公司生产物资采购管理办法》,大唐湘电石制“2006”279号,及《大唐XX发电有限责任公司物资计划申报及领用管理制度》,大唐湘电石制“2006”280号,同时废止。

附件1

大唐XX发电有限责任公司临时（紧急）物资计划申请单

用料单位:

计划金额:

项目:

申请日期:

年月日需要日期:

年月日

数量单价总价编号物资名称型号规格单位备注,元,,元,申请审核

公司领导:

物资部:

设备部:

使用部门:

申请人:

附件2

大唐XX发电有限责任公司物资代用（改型）申请单

生产厂家,或代理商生产厂家,或代理商编号物资名称型号规格代用物资名称型号规格备注名称,名称,

公司领导:

设备部主任:

设备部点检长:

使用部门:

申请人:

附件3:

物资部计划采购工作操作细则及考核办法

为规范物资计划采购工作程序～加强工作及时性～对物资部计划采购工作全过程的流程、操作细则、时间控制作以下规定:

一、一般计划采购工作流程

（一）部门主任在分配采购计划后～各计划员根据具体分工及分配的采购计划区分采购工作是否需要招标～无需招标的采购适用本流程。

二,根据物资采购计划～计划员在一体化中建立采购平衡计划并报部门主任审批～一般情况下时限为24小时～超过后考核50元/次,特殊情况需经部门主任事先同意。

为正确反应经济活动的时效性～不允许将采购平衡计划延迟在72小时以上。

三,根据采购的不同类型及金额～计划员及时要求采购员发出询价单信息,根据分公司文件要求～需要进行网上采购的大宗物资必须在一体化中执行网上采购程序。

四,单价一千元以上、总价三千元以上的采购原则上必须进行三家以上的询比价并与历史价格对比参考,如果确为厂家或授权的唯一区域代理供货～必须提供厂家生产证明或授权委托书,每笔采购都需要提供待查,。

如未提供上述资料～部门主任有权拒绝签字并阻止下一步程序。

五,所有采购询比价单都必须在部门主任签字同意后～计划员及采购员才能在一体化中制定采购订单,如果未经签字同意～计划员及采购员先行处理定下供货单位并制定采购订单～部门主任不予批准～并考核订单制作人100元/次。

六,所有采购员所作订单必须先转发计划员审核后～由计划员发部门主任批准～未经计划员转发的订单～部门主任一律不予审批。

七,订单经审批后～由订单制作人,计划员或采购员,根据合同管理相关办法制定合同并根据相关流程审批～由总经理审批的合同由订单制作人送部门主任审批。

八,设备到货后验收合格～及时要求,半个月内,供货单位开具发票并入账～正确体现当期成本。

九,计划员每周汇报物资平衡计划的询价采购情况给部门主任～以便于及时与生产部门沟通协调,计划员每半个月定期清理无需执行的采购计划～保证一体化数据的准确性。

二、招标采购工作流程

一,部门主任在分配采购计划后～各计划员根据具体分工及分配的采购计划区分采购工作是否需要招标～需要招标的采购适用本流程。

二,根据分公司文件要求～招标项目需要进行网上采购的～必须在一体化中执行网上招标采购程序。

三,在招标文件发出前～先填写‚招标项目申请单?

并审批完毕。

时限两个工作日～未完成则考核相关计划采购组200元/天。

四,网上报名结束或受邀请单位回复后～根据报名或回复情况进行资格预审～填写‚项目招标入围单位审查表?

并审批完毕。

时限两个工作日～未完成则考核相关计划采购组200元/天。

五,在三个工作日内制订出招标文件并审批后发出。

未完成则考核相关计划采购组200元/天。

六,在招标日期前一个星期制订出评标办法并审批完毕。

未完成则考核相关计划采购组200元/天。

七,招标完成～领导小组确定中标单位后～发出中标通知书～并在一体化系统中制订采购平衡计划。

时限两个工作日～未完成则考核相关计划采购组200元/天。

八,中标单位响应中标后～要求其在三个工作日内来公司签订合同～合同在本公司签字审批时限两个工作日～未完成则考核相关计划采购组200元/天。

九,签订合同后的后续程序参照第一条。

三、临时紧急计划采购工作流程

一,临时紧急计划采购工作仅适用于生产急需～备品类必须由设备部主任签字～生产副总经理审批～物资部主任会签才能购买,耗材类主管主任,经理,以上人员签字～物资部主任会签才能购买。

未履行上述程序的计划采购组应拒绝购买～否则考核100元/次～造成损失的按公司《综合考核标准》执行考核。

二,物资部主任签字后除一体化程序待续补计划生成后再行处理外～其它询比价等程序参照第一条。

一体化续补计划生成后～计划采购组人员在2个工作日内处理完一体化程序～督促库管员出账～未完成则考核该组200元/天。

库管员出账规定在仓库管理细则中明确。

三,计划员要及时跟踪此类临时紧急采购计划的一体化续补计划情况～督促相关原始计划单提起人员及时在一体化中补单～以正确的反映当期成本。

如相关人员在2个工作日内未能及时的补单～有权向上反映并对设备管理部提出考核建议。

四、需要遵守的相关事项及定期工作

一,计划价与实际采购价格差距不得超过10%～总金额不得超过1万元～否则需申请部门重新申请物资计划～未重新申请前计划采购组不允许采购～否则考核责任人,计划员,200元/次～造成损失

的按公司《综合考核标准》执行。

二,预算总金额超过30万元的采购原则上必须招标～关系到职工切身利益的大宗劳保产品原则上必须招标。

符合相关文件规定的特殊采购～经部门主任请示领导不宜招标的～必须先走相关程序审批后才能签订合同,具体见附件‚标准模板?

～并由监审部全程进行监督。

三,根据新供应商管理办法～在公司承包外委服务的单位原则上不得向本公司再提供物资供应～特殊情况请示部门主任同意并备案。

四,必须使用统一合同模板～规范合同文本～确保合同的合法性～并按规定编制统一的合同编号,具体见附件‚标准模板?

。

五,所有物资采购合同包括比价等所有资料均需按规范编制并留部门合同管理员处存档～如发现缺失考核合同签订人50元/份。

合同审批完毕后～3万元以上合同及相关资料留存总经理工作部一份,所有合同资料留存部门合同管理员,档案管理员,一套～包含内容为:

1（招标项目:

合同审批单、合同、廉政合同、中标通知书、招标项目申请单、项目入围单位审查表、招标文件、评标办法、综合评标报告等,详见招标资料资料明细表模板,。

2（未招标项目:

合同审批单、合同、廉政合同、比价询价纪录或厂家授权证明,只有特定生产厂家的,或生产部门指定的书面证明。

六,每星期对已出库的物资进行清理～督促开票～要求库管员每两天出单一次并上交～每周交财务部单据一次～每欠缺一张单据考核10元～库管员考核在仓库管理细则中明确。

七,物资管理全程跟踪管理～每月由各计划员清理入库未领物资及休息日临时领用物资未办理正式手续的情况～库管员配合,另

行规定,作为定期工作于每月28日前上报物资部主任～未上报考核

计划员100元/次。

附件4:

大唐XX发电有限责任公司

物资入库验收单

年月日