火电厂物资计划采购及领用管理制度.docx

1、火电厂物资计划采购及领用管理制度火电厂物资计划、采购及领用管理制度附件: 大唐XX发电有限责任公司 物资计划、采购及领用管理办法 第一章 总 则 第一条 为加强公司物资管理规范物资计划、采购及领用程序根据中国大唐集团公司生产物资管理办法,大唐集团制“2005”143号,、中国大唐集团公司湖南分公司物资管理办法,大唐湘电市2007“ 155”号,结合公司实际情况制定本办法。 第二条 本办法适用于公司各部门生产及管理用物资。 第三条 物资计划采购及领用须遵循的原则 ,一,归口管理原则:公司物资部作为公司物资管理的归口部门负责公司物资计划、采购及领用的综合管理。 ,二,计划管理原则:物资计划必须根据

2、物资计划类别按照公司年度预算手册所列项目和月度消耗情况进行申报。物资领用时必须按计划领用并且做到凭申报计划领料。 ,三,集中采购原则:需纳入分公司集中招标采购范围物资严格执行分公司集中采购管理办法对重大技术改造、重大非标项目和具备一定数额的物资也应按照规模化集中采购原则采购达到招标要求的严格组织招标采购确保供货时间保证采购质量优化和控制采购成本。 ,四,先利库后订货原则:为防止物资积压优化库存结构应充分利用企业的物资存量资源提高资金的使用效果。 ,五,分级审批原则:物资计划、采购及领用坚持分级审批的原则。 ,六,依法监督原则:根据国家相关法律和规定规范物资管理及采购行为实施依法监督提高采购透明

3、度。 第二章 物资计划管理 第四条 物资计划分类 物资计划包括备品备件计划、消耗材料计划、零星固定资产计划、工器具计划、外委加工及修理计划、劳保用品计划、办公家器具计划等。 ,一,根据项目的不同备品备件计划又分为如下几种计划:技改、反措、更新改造工程、日常检修,含大小修,、紧急抢修备品备件计划。 ,二,消耗材料计划可分为一般消耗材料计划和项目专用消耗材料计划。前者指一般生产维护用耗材后者指技改、反措、更新改造工程等项目专用消耗材料。 ,三,单价在2000元以上、能够独立发挥作用、使用年限为一年以上的物资均属于固定资产需按零星固定资产计划程序申报。 ,四,工器具,含试验、测试用仪器,计划:系指单

4、价在2000元以内的工器具的申请计划。单价在2000元以上的工器具属固定资产需按零星固定资产计划申报。 ,五,返厂外委加工及修理计划指我公司确无能力加工及修理需要委托有相关资质及加工修理能力的厂家进行加工修理的物资计划。 ,六,劳保用品计划包括公司劳动防护用品发放管理制度内规定的物资计划,即劳动防护用品发放标准,、特批的劳保用品计划。 ,七,办公家器具计划系指各部门申报更换或添臵办公家器具的计划。 第五条 物资计划申请的要求 ,一,备品备件计划、工器具计划、外委加工及修理计划,含县城内零星加工及修理,、项目专用消耗材料计划必须由设备管理部点检员或部门专工提出申请。 ,二,一般消耗材料计划、特批

5、的劳保用品计划由部门材料员提出申请。 ,三,按标准发放的劳动防护用品计划由物资部按汇总数统一提出申请。 ,四,零星固定资产及办公家器具计划由各使用部门兼职管理员提出申请。 ,五,所有物资计划都必须在核心一体化系统里申请按程序分级批准,具体审批程序及权限见第八条。因实施项目成本刚性控制各填报人必须按年度预算手册中已经批准立项的项目名称进行填报正确匹配项目名称以正确反映项目成本。 第六条 物资计划申报的时间要求 ,一,大修标准备品备件计划提前4个月申报,大修消耗材料计划提前3个月申报。 ,二,小修标准备品备件技改、反措、更新改造工程备品备件及其消耗材料计划提前3个月申报。 ,三,大,小,修期间增补

6、备品计划每周申报一次发现问题需要紧急采购的备品备件在一体化中申请计划时需要注明相关情况备查。 ,四,固定资产计划属于生产管理以外的每季度申报一次。 ,五,其它物资计划由各部门每月集中后分两次申报即每月10日和25日前申报。 第七条 物资计划的核价 所有物资计划在申请时需标出参考价格。以前已申报的物资按一体化系统给出参考价格上报采购平衡参考价格新增物资由物资部计划员经过市场调查后给出参考价经项目费用控制人及物资部主任认可后在一体化中上报采购平衡参考价格所有参考价格均为不含税价格。 第八条 物资计划的审批 ,一,年度预算手册已列费用,项目,的备品备件计划、项目专用消耗性计划、工器具计划申报后提交设

7、备管理部审批公司主管领导批准后由物资部实施。经核实无预算费用安排的物资计划需进行项目立项审批后才能在一体化内进行物资审批。 ,二,外委加工及修理计划审批程序:生产类加工及修理需求由设备部点检员提出计划申请设备部主任、物资部主任审核生产副总经理审批,申报时点检员需将正式图纸、技术要求、质量标准、交货时间等相关要求形成技术协议按程序一并报批并交物资部。非生产类加工及修理需求由需求部门管理员,兼职,提出计划申请计划部主任、物资部主任审核总经理审批。 ,三,零星固定资产计划由申报部门填报部门主任审核计划部汇总审核公司主管领导审定总经理批准。 ,四,一般消耗材料计划由部门主任审批物资部审核后实施。 ,五

8、,劳保发放标准以外的特批劳保用品计划需报人力资源部主任审核公司主管领导审定总经理批准。 1(首次采用的劳保用品需经安监部审核认可确保符合安全规定。 (劳动防护用品标准中规定的用品统一由物资部安排专人根据2库存填报计划经物资部主任审核后实施。 ,六,办公家器具计划申报审批程序按大唐XX发电有限责任公司办公家具、器具管理办法,大唐湘石制“2005”195号,结合一体化中设定执行。 第九条 计划执行 ,一,大修、小修、技改、反措、更新改造工程、月度备品备件及其项目专用消耗材料计划在通过审批后交物资部执行。物资部原则上按省内1周、国内半月、国外1个季度的周期按本办法第三章规定的程序采购到货并按程序验收

9、入库、资料归档。 ,二,其它计划物资部根据核心一体化系统里审批通过的物资计划平库后制定采购订单。 第十条 其它情况规定 ,一,事故抢修需临时安排的备品备件及消耗材料采购: 价格在2000元以下的消耗材料由使用部门提出申请部门主任审批物资部主任安排采购, 价格在2000元以上、5000元以下的备品由使用部门提出申请部门主任审核设备管理部主任批准物资部主任安排采购, 价格在5000元及以上的备品由使用部门提出申请部门主任审核设备管理部主任审批生产副总经理批准物资部主任安排采购, 使用部门申请人应将纸质审批单,见附件1,送物资部并在随后的2个工作日内按计划申报程序补报一体化计划未及时补报程序按一项工

10、作任务未完成进行考核,如申请的临时采购物资无编码使用部门申请人需要在2个工作日内提出编码申请在编码批准后1个工作日内按计划申报程序补报一体化计划未及时申请编码及补报程序按一项工作任务未完成进行考核。 ,二,备品备件储备定额中的事故备品由物资部计划员根据库存情况补充,备品备件储备定额2010版另文下发,。 ,三,大宗生活福利物资计划由主管部门提出公司预算委员会讨论安排项目并审批后按一体化物资申请流程申请。 ,四,首次采用的新材料、新设备及较大型的修理项目必须签订技术协议。 ,五,备品备件更换型号及代用由使用部门提出经设备部点检长审核设备部主任审定报生产副总经理审批后方可在一体化中按规定程序申请计

11、划。特定厂家供货的物资需要更换厂家或区域代理商,如NSK轴承、汽机锅炉主机备件等,的属于分公司分类集中采购物资以分公司招标结果为准,其它物资由使用部门提出经设备部点检长审核设备部主任审定报生产副总经理审批后方可在一体化中按规定程序申请计划,审批表见附件2,。 第三章 物资采购管理 第十一条 制订采购计划 ,一,物资部主任根据一体化系统中已审批完毕的物资计划每天进行物料需求平衡经平衡后形成初步的物资需求计划由物资部主任分配给各计划员。 ,二,各计划员根据分配的物资需求计划提交采购需求交物资部主任审批审批后的采购需求由计划员分配给各采购员形成物资采购计划并进入采购程序。 第十二条 物资采购 ,一,

12、采购计划中属于集团公司、分公司统一招标集中采购的物资按统一招标价格与中标单位进行采购。 ,二,未集中规模化采购的物资凡每批次含税金额在30万元及以上的设备及大宗材料订货原则上都必须采用招标方式择优选择招标由公司主管领导主持由物资、生产、监察审计部门派员参与招标全过程的有关资料由物资部妥善保管归档备查物资部负责经办有关采购工作。如果确为生产急需或只有唯一厂家供货的必须经过公司招标领导小组批准同意采用不招标采购程序后方可采购采购程序按第十二条第三款执行。 ,三,经初步询价批次含税总金额未超过30万元的物资或经批准不招标采购物资按以下程序采购:单价一千元以上、总价三千元以上的采购必须进行三家以上的供

13、应商,供应商管理参考大唐XX发电有限责任公司供应商管理办法大唐湘电石制“2009”197号文,询比价并与历史价格对比参考。如果确为厂家或授权的唯一区域代理供货必须提供厂家生产证明或授权委托书及近期给其它兄弟单位供货合同备查,每笔采购都需要提供待查,。如未提供上述资料物资部主任必须阻止下一步程序。 ,四,具体采购操作细则见附件3,物资部计划采购工作操作细则及考核办法,。 第十三条 采购订单审批 ,一,必须在招标确定中标人或采购询比价单经部门主任签字同意供应商后计划员及采购员才能在一体化系统中制定采购订单,如果未经同意计划员及采购员先行处理确定供货单位并制定采购订单部门主任不予批准并按相关规定考核

14、。 ,二,采购订单批准权限根据一体化系统设臵为:3万元以下订单由物资部主任审批,3万元以上、10万元以下订单由经营副总经理审批,10万元以上订单由总经理审批。 第十四条 合同审批 ,一,物资部计划员根据经批准的采购订单制订物资供应合同。物资供应合同应使用一体化系统制订匹配相关订单。 ,二,合同金额在3万元以内的订货, 合同由计划员,采购员参与,签订物资部主任批准; ,三,合同金额在3万以上、10万元以内的订货合同由物资部主任签订公司经营副总经理批准, ,四,合同金额在10万元以上的订货合同由公司经营副总经理签订,总经理批准。 第十五条 物资到库验收 ,一,物资到库由保管员负责通知采购员、计划员

15、、物资部主管仓库工作的副主任到场验收入库的一切物资保管员都必须凭审批通过的采购定单核对发货凭证、装箱单等依据认真、细致地验收并做好验收记录与相关的出厂资料,材质证明、说明书等,一起妥善保管数量无误即在一体化系统,条码管理系统,做物资接收,单价5千元以上备品及用于主机与主要辅机的物资需生产部门人员,设备部点检员及设备使用人员,参与验收在验收记录上签字。产品验收完后保管员按分库情况将物资入库定臵摆放并在一体化系统,条码管理系统,做物资入库将物资货位准确录入系统,验收纪录单见附件4,。所有相关资料由保管员每年移交部门兼职档案管理员保管备查。 ,二,物资验收人员若发现入库物资到货厂家、价格、数量、质量

16、等有疑问时应及时向物资部主任汇报是厂家、数量及价格疑问的由物资部主任查明原因确认供货有误的物资采取退、换、补货等措施解决影响生产需要的按综合考核标准相关条款考核具体经办的计划员或采购员未影响生产需要的按工作任务未完成考核具体经办的计划员及采购员,是质量有疑问的由设备部、使用部门、物资部组织进行质量认证认定质量不合格的坚决退货并按大唐XX发电有限责任公司供应商管理办法,大唐湘电石制“2009”197号,考核供应商影响生产需要的按综合考核标准相关条款考核具体经办的计划及采购员未影响生产需要的按工作任务未完成考核具体经办的计划员及采购员。 第十六条 物资采购纪律 ,一,物资计划申请相关人员,或使用部

17、门,不得擅自指定供应商或直接通知供应商送货否则物资部不予结算。禁止接受供应商提供的回扣或其他商业贿赂。 ,二,物资部与采购业务相关人员禁止在家与供方人员商谈业务不得参与供方邀请的吃、喝、娱乐活动更不得接收供方以各种名义赠送的礼品、礼金、回扣、有价证券、纪念品等不得以咨询费、介绍费、劳务费等名义索要钱、物和其它好处。 ,三,严格按一体化系统管理要求及公司物资管理制度进行物资的订货、采购、验收发现问题及时处理以避免损失不得未经验收即付款。 ,四,所有合同都应同时签订廉政合同书自觉接收监察审计部对物资订货、采购工作的监督和审计。 ,五,对从事物资采购工作人员失职、渎职或内外勾结损公肥私损害企业利益者

18、一经查出即按有关的规定给予纪律处分直至追究法律责任。 第四章 物资领用管理 第十七条 物资领用时由领用人凭审批通过的一体化系统物资计划单单据号到保管员处开具领料单领料。 第十八条 新入库的备品或材料物资部需在两个工作日内办理完入库程序确保能够在一体化中开出领料单。 第十九条 无特殊情况不得发生无计划领料如确属生产急需的备品备件仓库有现货的参照第十条第一款规定执行。 物资部保管员必须按此要求进行发料。 第二十条 如果因为事故抢修使用部门在常白班以外的时间需要领用备品备件使用部门必须按第十条第一款规定的权限请示相关领导在领导同意后由设备管理部主任通知物资部主任物资部主任安排仓库班长发料使用部门先填

19、写手工领料单领取并在2天内在一体化系统里补报申请。 第五章 附 则 第二十一条 本办法由物资部负责解释。 第二十二条 本办法自发布之日起执行原大唐XX发电有限责任公司生产物资采购管理办法,大唐湘电石制“2006”279号,及大唐XX发电有限责任公司物资计划申报及领用管理制度,大唐湘电石制“2006”280号,同时废止。 附件1 大唐XX发电有限责任公司临时(紧急)物资计划申请单 用料单位: 计划金额: 项 目: 申请日期: 年 月 日 需要日期: 年 月 日 数量 单价 总价 编号 物资名称 型号规格 单位 备注 ,元, ,元, 申请 审核 公司领导: 物资部: 设备部: 使用部门: 申请人:

20、 附件2 大唐XX发电有限责任公司物资代用(改型)申请单 生产厂家,或代理商生产厂家,或代理商编号 物资名称 型号规格 代用物资名称 型号规格 备注 名称, 名称, 公司领导: 设备部主任: 设备部点检长: 使用部门: 申请人: 附件3: 物资部计划采购工作操作细则及考核办法 为规范物资计划采购工作程序加强工作及时性对物资部计划采购工作全过程的流程、操作细则、时间控制作以下规定: 一、一般计划采购工作流程 (一)部门主任在分配采购计划后各计划员根据具体分工及分配的采购计划区分采购工作是否需要招标无需招标的采购适用本流程。 ,二,根据物资采购计划计划员在一体化中建立采购平衡计划并报部门主任审批一

21、般情况下时限为24小时超过后考核50元/次,特殊情况需经部门主任事先同意。为正确反应经济活动的时效性不允许将采购平衡计划延迟在72小时以上。 ,三,根据采购的不同类型及金额计划员及时要求采购员发出询价单信息,根据分公司文件要求需要进行网上采购的大宗物资必须在一体化中执行网上采购程序。 ,四,单价一千元以上、总价三千元以上的采购原则上必须进行三家以上的询比价并与历史价格对比参考,如果确为厂家或授权的唯一区域代理供货必须提供厂家生产证明或授权委托书,每笔采购都需要提供待查,。如未提供上述资料部门主任有权拒绝签字并阻止下一步程序。 ,五,所有采购询比价单都必须在部门主任签字同意后计划员及采购员才能在

22、一体化中制定采购订单,如果未经签字同意计划员及采购员先行处理定下供货单位并制定采购订单部门主任不予批准并考核订单制作人100元/次。 ,六,所有采购员所作订单必须先转发计划员审核后由计划员发部门主任批准未经计划员转发的订单部门主任一律不予审批。 ,七,订单经审批后由订单制作人,计划员或采购员,根据合同管理相关办法制定合同并根据相关流程审批由总经理审批的合同由订单制作人送部门主任审批。 ,八,设备到货后验收合格及时要求,半个月内,供货单位开具发票并入账正确体现当期成本。 ,九,计划员每周汇报物资平衡计划的询价采购情况给部门主任以便于及时与生产部门沟通协调,计划员每半个月定期清理无需执行的采购计划

23、保证一体化数据的准确性。 二、招标采购工作流程 ,一,部门主任在分配采购计划后各计划员根据具体分工及分配的采购计划区分采购工作是否需要招标需要招标的采购适用本流程。 ,二,根据分公司文件要求招标项目需要进行网上采购的必须在一体化中执行网上招标采购程序。 ,三,在招标文件发出前先填写招标项目申请单?并审批完毕。时限两个工作日未完成则考核相关计划采购组200元/天。 ,四,网上报名结束或受邀请单位回复后根据报名或回复情况进行资格预审填写项目招标入围单位审查表?并审批完毕。时限两个工作日未完成则考核相关计划采购组200元/天。 ,五,在三个工作日内制订出招标文件并审批后发出。未完成则考核相关计划采购

24、组200元/天。 ,六,在招标日期前一个星期制订出评标办法并审批完毕。未完成则考核相关计划采购组200元/天。 ,七,招标完成领导小组确定中标单位后发出中标通知书并在一体化系统中制订采购平衡计划。时限两个工作日未完成则考核相关计划采购组200元/天。 ,八,中标单位响应中标后要求其在三个工作日内来公司签订合同合同在本公司签字审批时限两个工作日未完成则考核相关计划采购组200元/天。 ,九,签订合同后的后续程序参照第一条。 三、临时紧急计划采购工作流程 ,一,临时紧急计划采购工作仅适用于生产急需备品类必须由设备部主任签字生产副总经理审批物资部主任会签才能购买,耗材类主管主任,经理,以上人员签字物

25、资部主任会签才能购买。未履行上述程序的计划采购组应拒绝购买否则考核100元/次造成损失的按公司综合考核标准执行考核。 ,二,物资部主任签字后除一体化程序待续补计划生成后再行处理外其它询比价等程序参照第一条。一体化续补计划生成后计划采购组人员在2个工作日内处理完一体化程序督促库管员出账未完成则考核该组200元/天。库管员出账规定在仓库管理细则中明确。 ,三,计划员要及时跟踪此类临时紧急采购计划的一体化续补计划情况督促相关原始计划单提起人员及时在一体化中补单以正确的反映当期成本。如相关人员在2个工作日内未能及时的补单有权向上反映并对设备管理部提出考核建议。 四、需要遵守的相关事项及定期工作 ,一,

26、计划价与实际采购价格差距不得超过10%总金额不得超过1万元否则需申请部门重新申请物资计划未重新申请前计划采购组不允许采购否则考核责任人,计划员,200元/次造成损失的按公司综合考核标准执行。 ,二,预算总金额超过30万元的采购原则上必须招标关系到职工切身利益的大宗劳保产品原则上必须招标。符合相关文件规定的特殊采购经部门主任请示领导不宜招标的必须先走相关程序审批后才能签订合同,具体见附件标准模板?,并由监审部全程进行监督。 ,三,根据新供应商管理办法在公司承包外委服务的单位原则上不得向本公司再提供物资供应特殊情况请示部门主任同意并备案。 ,四,必须使用统一合同模板规范合同文本确保合同的合法性并按

27、规定编制统一的合同编号,具体见附件标准模板?,。 ,五,所有物资采购合同包括比价等所有资料均需按规范编制并留部门合同管理员处存档如发现缺失考核合同签订人50元/份。合同审批完毕后3万元以上合同及相关资料留存总经理工作部一份,所有合同资料留存部门合同管理员,档案管理员,一套包含内容为: 1(招标项目:合同审批单、合同、廉政合同、中标通知书、招标项目申请单、项目入围单位审查表、招标文件、评标办法、综合评标报告等,详见招标资料资料明细表模板,。 2(未招标项目:合同审批单、合同、廉政合同、比价询价纪录或厂家授权证明,只有特定生产厂家的,或生产部门指定的书面证明。 ,六,每星期对已出库的物资进行清理督

28、促开票要求库管员每两天出单一次并上交每周交财务部单据一次每欠缺一张单据考核10元库管员考核在仓库管理细则中明确。 ,七,物资管理全程跟踪管理每月由各计划员清理入库未领物资及休息日临时领用物资未办理正式手续的情况库管员配合,另行规定,作为定期工作于每月28日前上报物资部主任未上报考核计划员100元/次。附件4: 大唐XX发电有限责任公司 物资入库验收单 年 月 日 相关资料 物资名称 型号 数量 出厂合格发货装箱材质证明计量外观 质量 证 凭证 单 或化验单 单 保管员 提运员 计划员 ,签字,签字,签字,生产部门相关人员 物资部副主任 ,签字,签字,备注:1、出厂合格证、发货凭证、装箱单、材质证明或化验单写明有或无相关资料附后。 2、部分需要称重的物资要求有计量单计量单写明有或无并附后。 3、外观、质量写明合格或不合格。 4、生产部门相关人员主要为提交物资计划人员重要备件由设备部另行派员参加并签字。