2基础设置.docx

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2基础设置

第二部分基础设置

一、基础信息

1.编码方案

（1）为了便于用户进行分级核算统计和管理，本系统可以对基础数据的编码进行分级设置，包括：

科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码、收发类别编码、结算方式编码和货位编码。

（2）编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。

用户双击基础设置中的“编码方案”项，系统自动弹出如图界面：

思考：

1.每种编码的最大级数？

最大长度？

单机最大长度？

2每级数字的含义？

例如：

科目编码

3.每级数字设置的原理？

例如：

部门编码

2.数据精度

本系统提供了自定义数据精度的功能。

在系统管理部分需要设置的数据精度主要有：

存货数量小数位、存货单价小数位、开票单价小数位、件数小数位和换算率小数位，用户可根据企业的实际情况来进行设置。

二、机构设置

（一）部门档案：

用于记录本单位的部门信息

按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。

如图界面：

思考：

“部门档案”的编码原则的由来？

（二）职员档案：

记录本单位的职员信息，包括编号、名称、所属部门及职员属性等。

三、往来单位

（一）客户分类：

用户可将客户按行业、地区等进行划分建立起客户分类。

随后在下一步输入客户档案时，应该将客户档案输入在最末级的客户分类之下。

已经在客户档案中输入客户信息的的客户分类不能被删除。

在账套信息中没有选择对客户进行分类管理的用户不能使用本功能。

用户双击基础设置中的客户分类项，系统将弹出如下图界面：

思考：

“客户分类”的编码原则的由来？

（二）客户档案

本功能完成对客户档案的设置和管理，当用户在建立账套时设置客户不分类，您可以直接进行客户目录的设置；否则您必须先进行客户分类的设置，然后将客户档案输入在最末级的客户分类之下。

如何增加客户档案：

1）在屏幕左边的列表中选择一个末级的客户分类。

如果客户不分类，可以不用选择。

2）点击增加按钮，增加该分类下的一个客户如图界面：

思考：

1.如何修改所需要显示的客户信息格式？

2.如何增加客户信息格式的自定义项？

3.如何实现空表导出?

.如何实现客户信息导出？

左下图是客户档案卡片，其中，当客户名称和客户简称相同时，只需输入客户简称即可生成客户名称。

客户档案有两个不可修改项：

客户编号和客户发展日期，这两项有错误只可将客户删除重输。

注意：

已经使用的客户不能删除。

右下图是客户信息格式选择界面。

（三）供应商分类

用户可将供应商按行业、地区等进行划分建立起供应商分类。

已被引用的供应商分类不能被删除。

用户可以将供应商档案输入在最末级的分类之下。

（四）供应商档案

在输入单据和制作凭证时，如果单据上的供货单位不在供应商档案中，则必须在此建立该供应商的档案。

其中，当供应商名称和简称相同时，只需输入供应商简称即可生成名称。

供应商档案页有两个不可修改项：

供应商编号和发展日期，这两项有错误只可将供应商删除重输。

已经使用的供应商不能删除。

思考：

1.如何增加供应商档案？

怎样操作？

2..如何修改所需要显示的供应商信息格式？

3.如何增加供应商信息格式的自定义项？

4.如何实现空表导出?

.如何实现供应商信息导出？

四、财务

（一）会计科目

本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。

双击“会计科目”后，出现如图所示：

会计科目的界面：

1科目编码：

科目编码必须唯一；科目编码必须按其级次的先后次序建立科目。

编码只能由数字（0—9）英文字母（、A—Z及a—z）及减号（-）、正斜杠（\）表示，其他字符禁止使用。

2科目名称：

分为科目中文名称和科目英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（-）、正斜杠（\），但不能输入其他字符。

注意：

科目中文名称和科目英文名称不能同时为空。

若您在进入的系统是中文版，则必须录入中文名称，英文名称可输也可不输；若您在进入的系统时是英文版，则必须录入英文名称，中文名称可输也可不输。

3科目类型：

行业性质为企业时，科目类型分为：

资产、负债、所有者权益、成本、损益，没有成本类的企业可不设成本类。

4助记码：

用于帮助记忆科目，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成，例如：

管理费用拼音为guanlifeiyong，则管理费用的助记码可写为glfy，这样在制单或查账中需录管理费用时，可录其助记码glfy而不用录汉字管理费用，这样可加快录入速度，在需要录入科目的地方输入助记码，系统可自动将助记码转换成科目名称。

5账页格式：

定义该科目在账簿打印时的默认打印格式系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。

一般情况下，有外币核算的科目可设为外币金额式，有数量核算的科目可设为数量金额式，既有外币又有数量核算的科目可设为外币数量式，既无外币又无数量核算的科目可设为金额式。

6辅助核算：

也叫辅助账类用于说明本科目是否有其他核算要求，系统除完成:

一般的总账明细账核算外，并提供以下几种专项核算功能供用户选用：

部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算。

提示：

一个科目可同时设置两种专项核算，如：

管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解各项目的使用情况，那么可以同时设置部门核算和项目核算。

注意：

个人往来核算可以与其他专项一同设置，客户与供应商核算不能一同设置。

辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，有些科目也可以在末级和上级设账类。

但若只在上级科目设账类，其末级科目没有设该账类，系统将不承认，也就是说当上级科目设有某账类时，其末级科目中必设有该账类，否则只在上级设账类系统将不处理。

7其他核算：

用于说明本科目是否其他要求，如银行账、日记账等。

一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。

8科目性质（余额方向）：

增加登记在借方的科目，科目性质为借方；增加登记在贷方的科目，科目性质为贷方。

一般情况下，资产类科目的科目性质为借方，负债类科目的科目性质为贷方。

注意：

只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。

已有数据的科目，不能再修改科目性质。

9外币核算：

用于设定该科目核算的是否有外币核算，以及核算的外币种类。

一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名，如果此科目核算的外币币种没有定义，可以用鼠标点取外币币种下拉选择框旁边的参照按钮，进入“外币种类”中进行定义。

10数量核算：

用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。

如：

公斤、件、吨等。

11封存：

被封存的科目在制单时不可以使用。

此选项只能在科目修改时进行设置。

􀁺

12受控系统：

为了加强系统间的无缝连接，在本公司其他系统中将可以使用账务系统的会计科目，这些会计科目就是其他系统的受控科目，而其他系统为该科目的受控系统。

例如：

应收系统的受控科目可能是应收账款科目，固定资产科目的受控系统可能是固定资产系统。

􀁺

13汇总打印：

在同一张凭证中当某科目或有同一上级科目的末级科目有多笔同方向的分录时，如果您希望将这些笔分录按科目汇总成一笔打印，则需要将该科目设置汇总打印，汇总到的科目设置成该科目的本身或其上级科目。

注意：

只有会计科目修改状态才能设置汇总打印和封存。

只有末级科目才能设置汇总打印，且汇总到的科目必须为该科目本身或其上级科目。

当您将该科目设成汇总打印时，系统登记明细账仍按明细登记，而不是按汇总数登记，此设置仅供凭证打印输出。

（二）凭证类别

注意：

1、凭证类别中“类别字”应该为“类别名称”的头一个字。

2、一共有五种凭证限制类别：

无限制、借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无。

3、限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分隔，数量不限，也可参照输入。

思考：

1、如何增加、删除、修改凭证类别？

2、如何设置限制类型与限制科目？

五种限制类型分别是什么含义？

（三）项目目录

一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如说，在建工程、对外投资、库存商品、生产成本，为此应允许企业定义多个种类的项目核算，因此，可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类。

可以按以下步骤定义项目：

1）设置科目：

在会计科目设置功能中，将准备进行项目核算的科目设置成“项目核算”辅助核算。

被设成项目核算的科目将会出现在上一页最上面的图中的“核算科目”下的“待选科目”中。

2）定义项目大类：

在项目目录定义功能中点击“增加”，定义项目大类。

如生产成本、在建工程等。

下图为项目大类的增加、项目级次的设置、项目栏目的设置界面：

3）指定核算科目：

在项目目录定义功能中指定某一个项目大类下的核算科目，如项目大类“生产成本”对应的核算科目为“4101生产成本”、“410101基本生产成本”、“410102辅助生产成本”。

选择方法：

从“待选科目”中选择科目，按向下的箭头选择到“已选科目”中，并点击“确定”按钮确认。

4）定义项目分类及项目：

如在建工程的项目大类下的明细项目及分类。

思考：

1、理解项目级次的含义？

2、项目编码规则？

怎样增加项目分类？

项目分类的编码设置？

3、项目目录与项目分类有何不同？

怎样增加项目目录？

（四）外币种类

在此可以对本账套所使用的外币进行定义；在填制凭证中所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用。

1折算方式：

分为直接汇率与间接汇率两种，用户可以根据外币的使用情况选定汇率的折算方式。

直接汇率即[外币*汇率=本位币]，间接汇率即[外币/汇率=本位币]。

2固定汇率与浮动汇率：

选固定汇率即可录入各月的月初汇率，选浮动汇率即可录入所选月份的各日汇率。

3记账汇率：

在平时制单时，系统自动显示此汇率，记账汇率必须输入，否则制单时汇率为0。

4调整汇率：

即月末汇率。

平时可不输，等期末可输入期末时汇率。

用于计算汇兑损溢，本汇率不作其它用途。

5最大折算误差：

在记账时，如果外币*（或/）汇率-本位币>最大折算误差，则系统给予提示。

系统默认最大折算误差为0.00001，误差大于0.00001时就提示。

如果用户希望在制单时不提供最大折算误差提示，可以将最大折算误差设为一个比较大的数值，如1000000即可。

五、收付结算

（一）结算方式

1结算方式编码：

必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，录入值必须唯一。

结算方式编码可以用数字0-9或字符A-Z表示。

2结算方式名称：

录入值必须唯一。

结算方式名称最多可写6个汉字或多或12个字符。

3票据管理标志：

用户可根据实际情况，通过单击复选框来选择该结算方式下的票据是否要进行支票登记簿管理。

4结算方式编码与编码原则的关系？

（二）付款条件

付款条件也叫现金折扣，是指企业为了鼓励客户偿还贷款而允诺在一定期限内给予的规定的折扣的优待。

这种折扣条件通常可表示为5/10，2/20，n/30。

它的意思是客户在10天内偿还贷款，可得到5％的折扣，只付原价的95％的货款；在20天内偿还贷款，可得到2％的折扣，只要付原价的98％的货款；在30天内偿还贷款，则须按照全额支付货款；在30天以后偿还贷款，则不仅要按全额支付贷款，可能还要支付延期付款利息或违约金。

六、单据设计

思考：

（1）如何增加单据中的项目；

（2）如何删除单据中的项目；（3）如何修改单据名称？

表头项目名称？

表体项目名称？

（4）如何调整单据头各项目的位置？

怎样使两个项目行对齐？

列对齐？

（5）如何修改单据体各项目的位置？

七、自定义项

自定义项里面可以设置包括单据、客户、供应商和存货四个项目的自定义项目。

1单据：

指本系统中的各类原始单据，例如采购订单。

例如，您需要在采购订单中增加关于合同号的信息，则可以将单据的一个自定义项的名称定义为合同号，然后在采购订单中增加该自定义项，以后在采购订单上就有合同号信息了。

2客户：

在此定义一些在客户档案中没有为您提供、但您又有特殊需要的信息。

例如，您需要记录每个客户的规模，则可以将客户的一个自定义项定义为规模，这样在客户档案中录入客户信息时，您就可以录入每个客户的规模信息了。

3供应商：

在此可定义一些在供应商档案中没有提供但您又需要的信息。

例如，您需要记录每个供应商的规模，则可以将供应商的一个自定义项定义为规模，这样在供应商档案中录入供应商信息时，您就可以录入供应商的规模信息了。

4存货：

可以在此定义一些在存货档案中没有提供但您又需要的信息。

例如，您需要记录每个存货的颜色信息，则可以将存货的一个自由项的名称定义为颜色，这样在存货档案中录入存货信息时，您就可以录入每个存货的颜色信息了。

5项目：

包括自定义项和自由项。

（1）自定义项：

一个自定义项只能有一个值。

如上例中一张单据只能有一个合同号；一个客户只能有一种规模；一个供应商只能有一种规模。

（2）自由项：

也是一个属性，但一个存货可以有多个自由项。

如上例，一个存货的颜色可以是红色，可以是黄色，可以是蓝色，即可以有多个值。