xx集团工程合同管理制度10版.docx
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xx集团工程合同管理制度10版
工程合同管理制度
编号：
SD/ZD0707A-2012
（试行）
XX基业控股股份有限公司
2012年8月
目录
第一章总则3
第二章合同审批流程与责任8
1、合同审批流程：
8
2、合同审批责任：
10
第三章合同交底管理10
1、目的10
3合同交底内容11
4、合同交底流程11
第四章附则11
第一章总则
1、为维护合同的合法性，强调合同的严肃性，降低合同的风险性，进一步加强合同管理，维护XX基业控股股份有限公司（简称为“总部”）及其下属项目公司作为合同当事人的权益，特制定本制度。
2、本制度的适用范围为总部及其项目公司等附属机构（合称为“公司”）。
3、本制度所指的合同是指在公司与其他方之间设立、变更、终止权利与义务关系的文件。
4、本制度旨在明确合同的拟定、签署、变更、解除以及合同审批、监督、管理等事项。
合同签定管理界面（QZ-08）
类别
项目分类
招标、采购
合同经办部门
合同配合协助部门
合同审核
合同审批
备注
合作供方管理分类
勘察设计技术咨询服务类
二类项目
①规划勘察设计类由总部规划设计部主持成本控制中心参与；
②地方垄断性技术咨询服务类由项目公司主持；
③非地方垄断性技术咨询服务类由总部成本控制中心主持
同招标采购主持部门，即总部由成本管理中心经办，项目公司由成本合约部经办。
项目公司
前期部、工程部
成本合约部、法务部、财务部、主管副总
总部：
成本管理中心
法务中心、规划设计部、财务管理中心
总部
主管副总裁
常务副总裁
项目公司总经理（审批流程1）
总部董事长
总部可将合同审批流程手续交由项目公司发起。
工程类
＜1000万元为三类项目，≥1000万元为一类项目
①三类项目由项目公司成本合约部主持，总部全过程控制与监督
②一类项目由项目公司成本合约部主持，总部监督且在总部进行开标评定
同上
项目公司
工程部
成本合约部
法务部
财务部
主管副总
项目公司总经理
总部
成本管理中心
法务中心
财务管理中心
主管副总裁
常务副总裁
总部董事长
特殊情况由总部调整主办部门。
甲供材料设备类
集中采购项目
由总部成本管理中心主持
同上
项目公司
工程部、
成本合约部
总部
成本管理中心
法务中心
规划设计中心
营销管理中心
财务管理中心
项目公司总经理
总部
主管副总裁
常务副总裁
总部董事长
附注：
⑴工程类合同金额≥1000万元为一类项目；
⑵勘察设计技术咨询服务类为二类项目；
⑶工程类合同金额＜1000万元为三类项目；
5、适用范围
合同管理规定适用于工程类合同包括工程承包合同（含售楼处装修与配饰等营销工程承包）、材料设备采购合同，适用于勘察设计技术咨询服务类合同。
不适用于销售、策划合同（与工程有关的营销合同除外）。
6.总部及所属项目公司，在对外签订合同时，应遵循原则
6.1必须遵守国家法律法规和行政法规。
6.2必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
6.3不能超出公司的经营范围。
6.4必须保障公司的合法权益。
6.5不违背公司的各项规章制度。
6.6禁止合同未正式签署即先行实施。
7.对方当事人的审查
7.1合同经办部门应当本着审慎性原则事先审查合同对方当事人的相关情况，包括：
主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、对方签约人的授权等。
7.2对方当事人的营业执照、组织机构代码证、对方联系人或洽谈人的身份、委托授权书（如有）等事项，原则上应为合同经办部门必须审查的事项。
7.3对方当事人营业执照副本复印件应当作为合同审批提交材料的必需事项。
8.合同的文本
8.1公司（包括各项目公司）对外签订的合同原则上使用公司法务部门公布的范本；其次使用法务部门与经办部门根据实际情形在范本基础上修改的文本；再次使用双方协商拟定的文本。
除非特殊情形，原则上不使用对方合同文本。
8.2合同起草
8.2.1凡涉及项目开发业务事项应事先签订合同，由项目公司业务经办部门负责起草书面合同文本。
8.2.2合同文本的起草必须使用总部发布的合同示范文本，对总部尚未发布合同示范文本的，由各所属项目公司自行编制，但应确保合同的内容完整、表述准确，报总部成本控制中心合约部、法务部审核后，按制度规定履行审批会签流程。
8.2.3所属公司应在施工合同中明确约定设计变更和现场签证的工作流程及有效签发人。
8.3付款支付比例
8.3.1原则上工程承包合同无预付款；如需支付预付款，须经主管成本副总经理批准后，向施工单位支付预付款不超过合同价款的20%，并在工程进度款支付到合同价款50%时开始抵扣预付款。
在保证合同风险可控的前提下，货物采购合同、技术服务合同可根据实际情况适当提高预付款比例。
8.3.2工程进度款的支出应以施工进度为依据，支出额不得超过经成本控制中心确认已完工程价值量的75%。
8.3.3工程竣工时，支付工程款的总额不得超过合同结算金额的80%；工程竣工结算后，工程款拨付不得超过结算金额的95%。
8.3.4如突破上述付款比例，必须报总部总经理批准后执行。
8.4所有经济合同的谈判，至少有两个部门的两名经办人员参与谈判。
9.合同的签署
9.1合同签署前，应严格履行本制度第二章合同审批流程。
9.2合同的所有附件均应作为合同的有效组成部分加以签署。
9.3合同的签署，应采取书面形式，所有合同当事人均应加盖公章或合同章并由法定代表人或授权人签字；合同文本在两页以上的，需加盖骑缝章；合同内容不得有涂改，如有涂改，需双方签章确认。
9.4在.1部分不包括；容和形式的合法性、合规性审核并提出法律建议，最后____________________________________________________________________________________________合同上签名的自然人应当持有授权委托书；公司任何人员在未获得授权委托书的情形下，不得在合同上签名。
9.5任何人未经审批均不得在空白合同上加盖合同专用章或公章。
9.6本公司所签合同条款中应将廉政条款写入其中，对行贿受贿现象每发现一次应追究双方的法律责任，对本公司人员应按照本公司相关制度进行处罚，对于乙方若出现以上行为处10倍以上行贿金额的罚款，且甲方有权中止合同。
10.合同的履行、变更与终止
10.1合同生效后方能履行合同或接受对方当事人的履行。
10.2各业务/经办部门应当建立本部门的合同明细表（格式见附件一），并及时整理、更新、检查本部门合同的履行情况。
10.3如果业务部门已发生合同违约或预见可能发生违约的情形，该业务部门需立即告知法务人员，法务人员应及时给予相应处理建议。
10.4如需对已签订的合同进行变更、修订、补充、终止等，均需符合上述第八、
九条以及本条第十条的规定并严格按照本制度第二章的规定履行审批流程。
10.5合同因合同当事人履行完毕债权、债务而终止。
如出现其他情形导致公司需
要终止或解除合同的，经办部门需立即告知法务部门，法务部门应及时给予相应处理建议。
11.职责
11.1法务人员职责
11.1.1起草、制定、修订本合同管理制度；
11.1.2拟定常用合同的格式文本以及参与、协商待签署合同的正式文本；对各部门的合同管理工作进行指导、建议与监督；
11.1.3参与合同谈判；
11.1.4对所有合同的履行、变更、终止进行监督管理，发现问题并及时提出合理性、可行性解决建议。
11.2经办部门职责
11.2.1审慎审查对方当事人的相关情况，在合同的文本、签署、履行、变更、补充、终止等方面严格执行本制度规定；
11.2.2制定部门合同明细表，按照集团预算报表制度（另详）并于每月定期更新合同履行情况、款项支付情况提交总部成本管理中心或各项目公司合同管理职能门。
各经办部门或项目公司必须指定专人负责与总部成本管理中心对接合同明细表的更新、核对等工作。
各经办部门或项目公司必须保证合同明细表信息的真实、准确性，必要时应与财务部门核对并保证数据的及时性与精确性，如有问题及时上报；
11.2.3合同履行中应重点防范违约情形的发生。
经办部门应于每月定期更新合同的违约情形并填写《部门合同违约记录表》（格式自拟）。
如果当月存在合同违约情形，应将违约情况上传法务人员。
12.合同档案管理
12.1对于每份合同，至少需保留四份原件，分别由经办部门、总部成本管理中心（或总部档案室）、财务部、档案室保管，每份合同签定后5日内报总部成本管理中心备案。
总部对外签订的合同，其他部门需要留存合同的，由档案管理部门提供复印件。
12.2各类对外签署的合同、协议等法律文件，应由经办人在文件审批后按照对方先盖章后，到各所属项目公司档案管理部门进行盖章。
12.3因业务需要如使用档案室归档后的合同原件，则必须经主管领导批准，并履行档案部门借阅手续后方可使用。
档案管理人员应建立合同接收登记台帐及借阅登记记录并做好交接。
12.4合同档案包括合同原件、合同审批记录、合同签收记录等，由经办部门负责收集、整理并及时移交、归档。
12.5当经济合同归档后出现补充或更改时，经补充或更改后的经济合同仍作为有效的经济合同进行档案管理。
第二章合同审批流程与责任
1、合同审批流程：
1.1审批流程分为以下三种：
（1）项目公司内部的合同审批流程，适用于项目公司项目单个或整体预算范围内且标的金额在人民币10万元以下的合同。
（2）项目公司需上报总部的合同审批流程，适用于超出项目公司项目单个或整体预算范围，以及虽在项目公司项目单个或整体预算范围内但标的金额在人民币10万元（含）以上的合同。
（3）总部内部的合同审批流程，适用于总部所有工程（含销售）类合同。
（4）公司法务部参与所有合同的审核。
1.2审批各节点及具体流程如下：
1.2.1合同审批流程涉及以下节点，各节点负责人及审批职责如下：
项目公司经办人：
填写合同审批表（格式见附件三）；组织有关部门会签其经办的合同。
项目公司经办部门负责人：
审核标的数量、质量、价格、付款情况、违约责任等。
②项目公司工程部：
审核各技术条款、技术规程、方案及工期等。
项目公司法务人员：
审核合同法律风险，提出合理、可行性建议。
项目公司财务部：
审核涉及财务部分的条款。
⑤项目公司主管副总：
整体评审。
⑥项目公司常务副总：
整体评审。
⑦项目公司总经理。
1总部经办人：
同项目公司经办人。
2总部经办部门负责人：
同项目公司经办部门负责人。
3总部项目管理中心（规划设计中心）：
参与与本专业有关的合同审核，审核技术条款、技术规程、方案及工期等。
4总部法务负责人：
同项目公司法务负责人。
5总部成本总监：
审核合同成本。
（注：
非工程类合同不适用本节点）
6总部财务总监：
审核涉及财务部分的条款，如付款方式、付款进度等。
7总部主管副总：
整体评审。
8总部常务副总：
最终评审，50万元以下的合同审批。
9总部董事长：
对金额为人民币50万以上的合同进行最终评审。
1.2.2结合上款规定的审批节点，各合同审批流程如下所示：
（1）项目公司内部的合同审批流程：
审批节点按照①—②—③—
-⑤-⑥-⑦办理。
（2）项目公司需上报总部的合同审批流程：
审批节点按照①—②—③—
—2—3—4—5—6—7—8-9办理（注：
此处节点“2”为对应项目公司经办部门的总部部门负责人）。
（3）总部内部的合同审批流程：
审批节点按照1—2—3—4—5—6—7—8-9办理。
1.3非本文中提到的合同类型的审批除参照公司费用管理制度外，还需经项目公司或总部法务负责人审核。
1.4提交合同审批的材料应当包括合同审批表（填写说明见附件四《<合同审批表>填写说明》）、合同拟定文本、合同所有附件及其他应附资料，并应包括对方当事人的营业执照复印件。
2、合同审批责任：
2.1审批流程中的各节点应当依次进行，在先节点如未完成，原则上不得进入在后节点，节点完成以该节点负责人签字为准。
2.2合同未经审批或者审批流程不符合上述规定，一律不得签署或盖章，否则将追究签署人员、经办部门、加盖公章人员及其他相关人员的责任。
第三章合同交底管理
1、目的
为了在项目的建设过程中，合同的牵头部门和执行部门应充分的掌握合同内涵、对合同条款的理解达成一致，在合同签订完毕后做好对接工作。
防止因合同传递时间差异以及对合同的理解偏差造成合同执行延误和出现违反合同的行为。
2、交底责任
2.1合同经办部门：
在合同签订完毕后，负责组织合同交底、移交工作，负责召集并主持合同交底会，讲解合同重点条款。
2.2总部规划设计部：
组织项目设计类合同、参与影响项目外观及重大功能工程及大型设备采购的合同交底。
2.4各项目公司：
参与合同交底会，并督促项目公司严格按合同执行。
2.5总部营销中心：
组织参与营销类合同交底工作。
2.6项目公司技术部、工程部、成本合约部、财务部等相关部门负责人：
必须参加合同交底会，并在交底结束后向所属公司领导及相关部门合同执行人员讲解合同。
3合同交底内容
3.1合同规定工作范围；
3.2合同关系及合同涉及各方之间的权利、义务与责任；
3.3合同工期控制总目标及阶段控制目标，目标控制的网络表示及关键线路说明；
3.4合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准和验收程序；
3.5合同对本工程的材料、设备采购、验收的规定；
3.6成本控制目标，特别是合同价款的支付及调整的条件、方式和程序；
3.7合同双方争议问题的处理方式、程序和要求；
3.8合同双方的违约责任；
3.9索赔的机会和处理策略；
3.10合同风险的内容及防范措施；
3.11其他相关内容.
4、合同交底流程
合同签订完毕两日内，合同经办部门完成合同交底工作。
第四章附则
本制度由总部成本管理中心起草、解释、修订，并负责监督实施。
《合同管理制度》附件:
附件一：
《合同审批表》
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