文件管理措施doc.docx

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文件管理措施doc

水电三局安装公司柴家峡项目部

文件管理措施

1目的

为了确保安装公司柴家峡项目部在质量、环境、职业健康安全管理体系运行中，所有与管理体系活动有关的场所得到并使用有效文件（包括外来文件），防止误用失效或作废文件，并对文件进行合理的控制及归档管理，特制定本程序。

2适用范围

本措施适用于安装公司柴家峡项目部的所有文件。

3相关文件

中国水利水电第三工程局企业标准：

《文件控制程序》Q/SD3-CX-01-2005。

4职责

4.1本措施以项目经理为第一责任人。

4.2本措施由项目总工进行总体控制和实施。

4.3本措施由项目部文件资料管理员具体管理和和督促实施。

5内容

5.1文件分类及受控范围界定

5.1.1质量管理体系文件包括管理（分）手册、程序文件、作业指导书、体系文件更改通知、项目管理计划等受控文件。

5.1.2工程技术文件及外来文件包括标准、规程、规范、图纸、设计变更、各类施工文件，也包括上级主管部门文件、合同文件、相关的法律和法规以及建设单位、监理单位、质量监督站和其它管理部门等的通知、来往函件、相关文件。

5.2文件编写

5.2.1管理文件由项目经理组织各归口部门或专人编写。

5.2.2技术文件由项目总工程师组织技术人员编写。

5.2.3文件编写不能滥用简称，不能自造简化字，对难懂的术语要加简明注释，手写的文件要使用蓝黑或碳素默水钢笔书写，以便存档。

5.2.4每种文件由编制人编写文件目录，确定发放计划，要保证该文件发放至适用的部门、单位或人员。

5.3文件审批

5.3.1作业文件，由项目部工程技术部门编制，项目总工审核，项目经理或授权主管副经理批准后实施。

5.3.2项目部编制的临时性工程技术文件，由项目总工对其适用性进行审核后批准实施。

5.4文件收集

项目部各部门要及时收集当地法律、法规、管理制度文件及相关国家规程、规范，并在项目管理计划中进行规定，进行有效管理。

5.5文件的更改、换版

5.5.1技术文件和资料更改按技术文件更改规定进行。

5.5.2合同文件由项目经理负责管理，合同文件的更改按行业规定办理，并执行《与产品有关的要求的确定和评审程序》Q/SD3-CX-702-2005文件。

5.6文件的有效版本

5.6.1项目部文件资料管理员负责建立各类文件有效版本控制清单，当各类文件发生更改时，按“文件更改通知单”及时填写最新的修订内容，以便识别文件的现行修订状态。

5.6.2文件资料管理员按文件发放计划，使所有部门、单位或个人，都要得到最新修订的有效版本并对发放的文件签收。

5.6.3将失效或作废文件及时清出使用场所，确保不致误用。

5.6.4对需保留的失效或作废文件，作出明确的标识，或加盖“作废”印章，以免误用。

5.7文件的发放、保管

5.7.1项目部文件管理由专人负责，对受控文件（包括外来文件）标识发放，建立专用发放记录。

5.7.2对顾客提供的图纸（包括设计变更）实施有效管理，建立必要的管理制度并实施检查，控制其接受、验收、标识、存档、发放、更改的各个过程，确保使用场所及时得到有效图纸。

5.7.3对已审批的文件，按照文件发放计划，进行发放登记。

5.7.4文件持有者必须妥善保存使用文件和资料，避免损坏和丢失，未经批准不得复印文件和对外提供，调离时需交还发放部门。

5.7.5工程技术文件需借阅时，借阅人应提出申请，经总工批准，由文件管理人员登记后方可借阅。

借阅人应爱护文件，保证按期归还，文件管理人员复查、记录。

5.7.6同一份文件如果采用几种方式发布（如张贴、计算机磁盘、光盘、内部计算机网络等）或分为几部分发布，则应保留其原始文件，为以后的更改提供依据。

5.7.7对于管理体系文件、工程技术文件资料、图纸、外来文件，要分类造册登记保存。

5.7.8工程文件归档管理应符合国家、地方法规要求以及业主单位、监理单位的管理要求。

6质量记录

——文件会签审批表

——文件资料发放计划、发放登记表

——文件资料借阅登记表

——文件更改通知单

——文件资料销毁申请表

——文件资料接收记录

水电三局安装公司柴家峡项目部

2006年6月

文件分类编号

编制文件文件更改单

会签文件更改会签

N

是否原部门审批

获得必要的Y

背景资料

审批文件更改审批

发布文件编制更改清单

收回失效发放到有关的

作废文件所使用场

有

有

有无保留必要有无更改

无无

作好标识

防误用销毁审批使用有效版本

销毁

存档

记录

文件控制流程

文件会签审批表

Q/SD3-JL-4-01编号:

文件名称

编制

文件编号

审核

编制部门

批准

会签意见：

会签部门（人）

会签人/日期

会签部门（人）

会签人/日期

批准：

备注

文件资料发放计划、发放登记表

Q/SD3-JL-4-02编号：

文件名称：

审批：

文件编号：

总份数

发放范围

发放登记

序号

单位

人员

份数

受控号

收文人

日期

文件资料借阅登记表

Q/SD3-JL-4-03编号：

序号

文件资料名称

借阅人

借阅日期

归还日期

审批人

备注

文件更改通知单

Q/SD3-JL-4-04编号：

文件编号

文件名称

更改

原因

通知单发出日期

执行更改日期

发至单位

更改内容

拟制

处理意见

会签

1.用换页收回原页□，手改□方式更改文件。

2.自更改通知单发出日内按更改后文件执行。

审核

自存

批准

归档

文件资料销毁申请表

Q/SD3-JL-4-05编号：

申请部门

文件资料名称

文件资料编号

销毁原因

批准人

销毁日期

销毁人

监销人

收文登记表

Q/SD3-JL-4-06编号：

序号

文件名称

来文机关

来文编号

（受控号）

收文总号

主办

收文人

日期

归档