文件管理措施doc.docx

1、文件管理措施doc水电三局安装公司柴家峡项目部文件管理措施1 目的为了确保安装公司柴家峡项目部在质量、环境、职业健康安全管理体系运行中，所有与管理体系活动有关的场所得到并使用有效文件(包括外来文件)，防止误用失效或作废文件，并对文件进行合理的控制及归档管理，特制定本程序。2 适用范围本措施适用于安装公司柴家峡项目部的所有文件。3 相关文件中国水利水电第三工程局企业标准：文件控制程序Q/SD3-CX-01-2005。4 职责4.1 本措施以项目经理为第一责任人。4.2 本措施由项目总工进行总体控制和实施。4.3 本措施由项目部文件资料管理员具体管理和和督促实施。5 内容5.1 文件分类及受控范围

2、界定5.1.1 质量管理体系文件包括管理(分)手册、程序文件、作业指导书、体系文件更改通知、项目管理计划等受控文件。5.1.2 工程技术文件及外来文件包括标准、规程、规范、图纸、设计变更、各类施工文件，也包括上级主管部门文件、合同文件、相关的法律和法规以及建设单位、监理单位、质量监督站和其它管理部门等的通知、来往函件、相关文件。5.2 文件编写5.2.1 管理文件由项目经理组织各归口部门或专人编写。5.2.2 技术文件由项目总工程师组织技术人员编写。5.2.3 文件编写不能滥用简称，不能自造简化字，对难懂的术语要加简明注释，手写的文件要使用蓝黑或碳素默水钢笔书写，以便存档。5.2.4 每种文件

3、由编制人编写文件目录，确定发放计划，要保证该文件发放至适用的部门、单位或人员。5.3 文件审批5.3.1作业文件，由项目部工程技术部门编制，项目总工审核，项目经理或授权主管副经理批准后实施。5.3.2 项目部编制的临时性工程技术文件，由项目总工对其适用性进行审核后批准实施。5.4 文件收集项目部各部门要及时收集当地法律、法规、管理制度文件及相关国家规程、规范，并在项目管理计划中进行规定，进行有效管理。5.5 文件的更改、换版5.5.1 技术文件和资料更改按技术文件更改规定进行。5.5.2 合同文件由项目经理负责管理，合同文件的更改按行业规定办理，并执行与产品有关的要求的确定和评审程序Q/SD3

4、-CX-702-2005 文件。5.6 文件的有效版本5.6.1 项目部文件资料管理员负责建立各类文件有效版本控制清单，当各类文件发生更改时，按“文件更改通知单”及时填写最新的修订内容，以便识别文件的现行修订状态。5.6.2 文件资料管理员按文件发放计划，使所有部门、单位或个人，都要得到最新修订的有效版本并对发放的文件签收。5.6.3 将失效或作废文件及时清出使用场所，确保不致误用。5.6.4 对需保留的失效或作废文件，作出明确的标识，或加盖“作废”印章，以免误用。5.7 文件的发放、保管5.7.1 项目部文件管理由专人负责，对受控文件（包括外来文件）标识发放，建立专用发放记录。5.7.2 对

5、顾客提供的图纸（包括设计变更）实施有效管理，建立必要的管理制度并实施检查，控制其接受、验收、标识、存档、发放、更改的各个过程，确保使用场所及时得到有效图纸。5.7.3 对已审批的文件，按照文件发放计划，进行发放登记。5.7.4 文件持有者必须妥善保存使用文件和资料，避免损坏和丢失，未经批准不得复印文件和对外提供，调离时需交还发放部门。5.7.5 工程技术文件需借阅时，借阅人应提出申请，经总工批准，由文件管理人员登记后方可借阅。借阅人应爱护文件，保证按期归还，文件管理人员复查、记录。5.7.6 同一份文件如果采用几种方式发布（如张贴、计算机磁盘、光盘、内部计算机网络等）或分为几部分发布，则应保留

6、其原始文件，为以后的更改提供依据。5.7.7 对于管理体系文件、工程技术文件资料、图纸、外来文件，要分类造册登记保存。5.7.8 工程文件归档管理应符合国家、地方法规要求以及业主单位、监理单位的管理要求。6 质量记录 文件会签审批表 文件资料发放计划、发放登记表文件资料借阅登记表文件更改通知单 文件资料销毁申请表 文件资料接收记录 水电三局安装公司柴家峡项目部2006年6月 文件分类编号 编 制 文 件 文件更改单 会 签 文 件 更 改 会 签 N 是否原部门审批 获得必要的 Y 背景资料 审批文件 更 改 审 批 发布文件 编制更改清单 收回失效 发放到有关的 作废文件 所使 用 场 有

7、有 有无保留必要 有无更改 无 无 作好标识 防误用 销毁审批 使用有效版本 销 毁 存 档 记 录文件控制流程文 件 会 签 审 批 表 Q/SD3-JL-4-01 编号:文件名称编制文件编号审核编制部门批准会签意见：会签部门（人）会签人/日期会签部门（人）会签人/日期批 准：备注文件资料发放计划、发放登记表 Q/SD3-JL-4-02 编号：文件名称：审批：文件编号：总份数发 放 范 围发 放 登 记序号单 位人员份数受控号收文人日期文件资料借阅登记表 Q/SD3-JL-4-03 编号：序号文件资料名称借阅人借阅日期归还日期审批人备 注文 件 更 改 通 知 单 Q/SD3-JL-4-04 编号：文件编号文件名称更改原因通知单发出日期执行更改日期发 至 单 位 更改内容拟制处 理 意 见 会 签 1.用换页收回原页，手改方式更改文件。 2.自更改通知单发出 日内按更改后文件执行。审核 自存批准 归档文件资料销毁申请表 Q/SD3-JL-4-05 编号：申请部门文件资料名称文件资料编号销毁原因批准人销毁日期销毁人监销人收 文 登 记 表 Q/SD3-JL-4-06 编号：序号文 件 名 称来文机关来文编号(受控号)收文总号主 办收文人日 期归 档