物控部管理规程.docx

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物控部管理规程

物控部管理规程

一、目的

为使本公司物料能得到有效的控制且能满足生产需求，降低公司物料采购成本，特制定本规程。

二、范围适合公司整个物料运作及进、出仓管理

三、管理分类

项目

管理分类

管理内容与操作规程

任务/请购单接收

任务单接收

1、物控部接到由制造部转来的请购单时，需进行签收；

2、签收后，物控部人员要仔细核对此请购单是否有误（数量、品名、规格、材质等）

物料分析

物料分析

1、物控部人员要根据市场部订单状况进行与制造部的请购单进行比较，发现有否不合理的地方；

2、根据订单数量进行与《BOM》表查对，重新计算请购是否合理；

3、物控人员应根据去年同时期用量和采购周期、库存量等因素进行综合考虑并分析，决定采购用量（报总经理批准后执行）。

库存存量控制与分析

基准设定（总经理批准后）

1、属于有周期性的物料，则应设置最低库存量（如，经常用且量大不可缺的原辅材料）；

2、基准设定的种类、数量需由物控部提出，总经理批准后执行；

3、在设置基准存量时，要考虑采购周期、生产（加工）周期和差异管理等。

存量控制与分析

1、当库存存量低于安全存量（或基准设定量）物控人员应即时填写申购单，经总经理批准后，交采购人员执行采购作业；

2、物控部作为物料的管理中心，应负责对月用量和安全库存量的基准，提供可行的依据（或数据）；

3、对用料差异，需进行分析并采取相应的防范措施。

物料进库管理

下单与采购

1、物控部根据制造部的申购单，经审核后，交采购人员执行采购；

2、采购申请的物料，属于常用材料或安全存量根据原批准的执行，特殊材料或超出安全存量的物料需经总经理批准后执行。

进度追踪

1、当物控部将申购单交采购员实施采购作业后，物控人员应根据需求时期进行对采购物料进度进行跟催，以保证按时将物资运送到厂；

2、物控部应根据需用期随时提醒采购人员，对进度进行跟进；

3、原则上要要求交期前2天应打电话询问供应方作业进度——指嵌件、包装物，属塑胶材料应随时进行电话询问沟通。

物料异常管理

延误交期

1、由于供应商原因造成无法按期交货，物控部要了解不能交货之原因。

2、根据掌握的供应商情况，即时用书面形式通知制造部与市场部；

3、如属还没有到交期，但知道存在交期困难，物控部应派员到供应商处协助解决或指导供应商作业，使之能按期保证完成我司所需之物料（指嵌件，塑胶原料不属此规定）

质量异常

因供应商所送物料因质量不符合公司要求，造成无法按期交货的按上述延误交期的办法处理。

项目

管理分类

管理内容与操作规程

物料异常管理

超交与少交

1、交货数量超过“订购量”部分，原则上应予以退回，但对于以重量计算的物料，其超交量5%以下时，可在备注栏注明超交数量，可以接受并签字同意交由仓库执行入库处理。

2、交货量未达到订购数量，原则上应予以要求供应商补足，但在不影响我司生产进度的情况下（或属我司预留余额之内的数量）可以不用补数。

入库验收管理

入库验收程序：

（外购件、嵌件、包装）

在原料到厂时，仓管人员应根据送货单和实物进行核对（规格、重量、名称、材质、数量等），符合要求则点收入库并办理相关入库手续。

（原料新料属我司免检品）

嵌件、包装件：

在物料到厂时，仓库人员应即时通知品管人员，实施检验，经检验合格方可办理入库。

成品入库（含余料）

1、当车间领出物料经过加工后，剩余物料需重新办理入库，则需由品管检验后（并注明此材料的颜色、配对比例、材质、数量等）方可入库；

成品入库：

当成品入库时，仓库要核对领出物料与入库时所用物料是否吻合，否则要追踪物料去向，要求车间将剩余物料入库（再进行账务冲减）

非生产用物料及办公用品入库

1、属非生产用物料及办公用品（含工具、模具材料、办公用品）在办理入库时，经办人员则必须出具发票和同意采购的申请单，凭单入库（在入库后应立即通知用品当事人或部门将此用品领走，并办理出库手续）；

2、非生产用品的物料及办公用品的质量检测由用料或用品人员自行检验。

异常情况管理

1、与公司订单或合同的计划外物料或产品，不得入库；

2、违反公司规定，未按规定渠道采购的物资，不得入库；

3、经检验质量不合格品不得入库，但应妥善保管，等待处理；

4、因生产急需或其他原因不便入库，而直接送至现场，物控部应要求仓管部则应到现场进行办理入库手续。

出库管理

领料作业

所有物料出库均需办理出库手续，仓管员接到领料人员的领料单时，要首先核对此单填写是否完整，是否有相关人员签字，再查此物料本仓库是否齐全，如齐全则进行备料作业（不齐全要说明原因）。

备料作业

在备料时，要根据领料单上所填写的规格、数量进行备料，将需要发出的物料放置在统一地方，一旦将物料找齐后，则进行第二次核查，无误后方可发料，并办理相关手续。

交接手续

在发料时，双方人员应进行当面点收，无误后，则接收（领料）人员应签字确认，表明此物料无误确认接收。

注意事项

1、仓管员发料应按领料单进行发料，物料发放应视生产需要；

2、发料时严禁少发、超发和不合格物料；

3、应做到先进先出，后进后出；

4、严禁混发。

项目

管理分类

管理内容与操作规程

退货管理

退货因素

1、内部退货：

因错领、多领或其它原因停止生产，所剩余的物料可以退货；

2、外部退货：

A、因检验不合格之批量物料；B、因挑选后之不合格品，由物控部进行粉料处理；C、机台上挑选出之料废或不合格品；D、因供应商未按计划，超交物料的可退货。

退货办法

1、内部退货：

因错领、多领或其产品停止生产已领出之物料，由现场当事人应将剩余物料退回仓库，在退回仓库前所有物料均需由质检验部门重新检验后，按判定结果分别开具退料单，并由现场注明退货理由，由仓库管理人员进行重新入库（按入库验收管理办理入库手续）；

2、外部退货凡符合因素条件的外来退货品，仓管员都应妥善保管，并用书面形式通知物控人员，由物控人员与供应商联系并进行退货处理。

退货后帐务处理

1、退货后仓管人员应及进开具《退料单》并当即从帐务上进行冲减和在标识牌上进行更改；

2、退料后，仓库人员应将经供应方人员签字确认后的退料单转交财务部门，由财务人员进行款项处理。

物料去向跟踪管理

补

料

管

理

补料原因

因用料部门在生产过程中，出现不良品超过标准，或因短数而造成的行为。

补料办法

出现上述情况，用料部门应开具补料单，在补料单上注明补料原因，如属不良品超标则应由品质人员签字确认后，方可进行补料，如属重量换称数量误差的短数，则应由用料部门上级主管签字确认，方可进行补料。

补数操作办法

1、因不良品超标的补料，仓管人员在补料时按领料程序办理，并在本单完结后立即返回不良品，并核对不良数与良品数量是否与发出数相等，如不相等，则应发出《内部联务书》给用料部门，请求协助返回剩余物料；

2、误差数量的补料，仓管人员则应进行先补料，再进行重新核对，当初的换算是否准确，如属原换算误差，则应从新盘点该物料剩余数，重新登记入帐（但必须经总经理同意后方可进行）。

呆

废

管

理

呆、废料的保管

仓管员根据质检部门判定结果分别将呆料和废料进行管理（含退料），不能混放，并有明确的标识。

报废料程序

经质检人员判定报废配件（或产品）仓管员应进行统一保管并记录，每月底将仓

库内之报废品统一填写报废单，且需品质人员再次确认后，经上级主管审核后，转呈总经理批准后方可实行报废处理。

废品处理

当批准后的报废品，由仓管人员或派人将报废品运至报废品处。

报废品帐房处理

所有已报废的物料，都应从帐面上进行填写，冲减需清楚注明报废单号，便于以后查验，并将报废单一份交帐务，进行帐务处理。

项目

管理分类

管理内容与操作规程

仓

储

管

理

产品保管

1、各仓库管理人员应负责整理仓库物料的出货、储存、保管、检验及帐务报表的登记业务；

2、仓管人员对于所营物品应以利于先进先出的原则，分别决定储存方式及位置；

3、产品应考虑其忌光、忌热、防潮等因素，妥善存放，仓库内部应严禁烟火，并定期实施安全检查；

4、除物控和仓管人员外，其它人员未经许可不得擅自进入；

5、仓管人员对于所经营的库存物料或产品都应予以严密清点，并随时接受主管人员和财务人员抽查。

仓库日常管理

（一）

物料管理

1、仓库是公司物料供应体系的重要组成部分，是公司各种物料的储备环节，要做到保管好库存物料，做到数理准确，质量完好，确保安全，收发迅速，面向生产，降低费用；

2、仓库内部要做到合理布局，加强责任制，进行科学分工，应用现代化管理技术和ABC分类法，不断提高仓库管理水平；

3、物料入库，仓管人员要亲自同交货人员办理交接手续，核对清点物资名称、规格、数量是否一致，并在物料交接手续上签字；

4、物料入库应先检验，经检验不合格品，不准进入库内，更不准发货至生产现场；

5、物料验收合格后，仓管人员应凭送货单（或入库单）及开具的各规格、型号、数量等验收就位，入库单各栏应填写清楚。

6、不合格品，应隔离堆放，严禁投产使用，如工作马虎混入生产，仓管员应负失职的责任；

7、物料的储存保管：

原则上以物料的特点和用途进行规划仓库内部，凡经常使用的放在便于存取的地方，并依次编号，不经常使用的小件（嵌件），原则上放在货架上，并定置编号；

8、物料堆放的原则是：

合理、安全，在可靠的前提下，推行五五堆放法，根据物料特点：

做到过目见数、检查方便、成行成列、堆放整齐；

9、仓库物料如有损失、盘盈、盘亏等仓管人员应及时报告给物控主管并协助物控主管分析原因，查明责任，由物控经理作出处理办法，超过1000元物资损失则应上报总经理处理，未经批准，一律不准擅自处理，保管人员不得采取“盘盈多发，盘亏克发”的违纪做法。

仓库日常管理

（二）

责任管理

1、仓管人员应根据物料属性，考虑储存的区域和保管常识加以处理，加强保管措施，务必使公司财务不发生责任损失，同类物料堆放，要考虑先进先出，发货方便，留有余地；

2、仓库物料未经上级批准，一律不得擅自借出，或先货后补单；

3、仓库人员要懂得使用消防器材，掌握必要的防火知识（仓库为禁烟区）；

4、严格按计划发料，（领料单）发料坚持“一盘底，二核对，三发料，四减数”的原则，对贪图方便，违反发料原则造成物料损失，帐务不准等错，保管员应负经济责任，（如一袋多少，先拿出去，用不完再拿回来，不想称重）；

项目

管理分类

管理内容与操作规程

仓

储

管

理

仓库日常管理

（二）

责任管理

5、领料单应填明材料名称、规格、型号、材质、用途等，并有相关人员签字方可发料；

6、仓管员有权要求领料部门或领料人重新开单，否则拒绝发料（应在领料单上注明拒发理由）；

7、对于专项申请的用料：

除采购人员经上级同意多购的备用料外，均应由申请部门或人员领用，常备用料，凡可分割折零的，本着节约的原则，都应折零发料，不得一次性发料；

8、发料人必须与领料人办理交接手续，当面点清，防止差错出库；

9、所有发料凭证，仓管人员应妥善保管，不弄脏或丢失、破损等；

10、记帐要字迹清楚，日清月结不积压，月报或周报及时；

11、允许范围的磅差引起的盘盈盘亏每月都应上报（注明原因）以便做到帐、物、卡一致；

12、如因仓管人员调动工作或离职等，一定要办理交接手续，移交中的未了事宜及有关凭证，要列出清单三份，写明情况，双方签字，监交人见证签字（监交人一般由物控经理派员执行），对失职造成亏损，除照价赔偿外，情节严重的交由当地执法部门处理。

仓库日常管理

（三）

5S管理

1、入库产品要贴好标签入位，物料的存放不能超过产品的堆码数极限；

2、物料区必须保持清洁，长期存放的货物须定期打扫尘土，货物上不许放置任何与本货物无关的物品；

3、不良品或返修品、报废品应单独放置在不良品区域，并保持清洁状态，准确记录；

4、货架上之产品（或配件）应整齐有序，并需保持其安全性；

5、保管要做到“三清”“二齐”“四号定位”（“三清”：

指材料清、数量清、规格清；“二齐”：

指摆放齐、库容整齐；“四号定位”：

指按区、按排、按架、按位定位。

）；

6、物料应做到“九不”（即：

不氧化、不潮、不锈、不霉烂、不腐、不变形、不脆裂、不混、不晒）；

7、根据属性要求管理，存放不当应及时改进；

仓库日常管理

（四）

日常检查工作

1、库区和库内地面是否无淤泥、尘土、杂物等；

2、装卸作业工具（如小拖车等）在不用时，是否停放在指定区域；

3、门、窗在不用时，保持关闭，状况良好，无损坏；

4、照明设备是否完好、齐全；

5、仓库办公室是否整洁，要求所有单据摆放整齐，有清晰的分类；

6、仓库区域是否有清楚标明各区域，是否清楚明了；

7、用手模货架、货物、胶箱，无灰尘，空胶箱是否堆放整齐；

8、各类警示标识（含安全警示牌、禁止吸烟、灭火装置等），是否有效、整洁、张贴规范。

项目

管理分类

管理内容与操作规程

票据管理

入库单

入库单实行四联制：

仓库、财务、统计、入库单位（属原材料入库交货应商）。

领料单

四联制：

存根（仓库）、财务、统计、领料人（或领料单位）。

日、月报表

四联制：

存根（仓库）、财务、计划员、物控部。

盘点

月盘点

每月底，各仓库人员自行组织对经常使用的物料进行抽盘，将盘点结果上报主管部门。

季盘点

每季度物控部组织人员对各仓库进行抽盘，抽盘比例不低于20%，将盘点结果上报主管处理。

年终盘点

由财务部组织人员对各仓库进行全面盘点，并将结果报告给总经理进行处理，最终进行帐务调整。

仓库管理指标

盘点准确率

大件（及50g以上），准确率≥99%，50g以下（或重量换算）准确率≥97%。

保管损耗

指因保管不当造成变形、损坏、霉变等不超过0.1%。

收发不及时

每月不超过5%。

物控部采购管理分类

项目

管理分类

管理内容与操作规程

供应商管理

供应商调查：

（嵌件和包装袋材料）

1、采购人员应随时调查供应商的经营动态及产品质量，凡欲与我司建立供应关系而且符合我司条件的（交期、质量、价格），应填写在《供应商调查表》内，作为选择供应商的参考。

《供应商调查表》呈物控经理审核后自存（作为依据之一，不着为最终确定的依据）；

2、采购人员根据公司对嵌件、包装材料的质量要求，深入各供应方的现场调查其质量保证能力、产品质量历史状况；

3、根据现场调查结果，确定2个以上厂商（主要从生产设备精良、生产管理规范、质量稳定可靠、交货是否准时、价格是否合理、信誉好的供方）作为初选对象；

4、采购人员应依据“供应商调查表”每半年复查一次，根据实际情况更正原有资料内容；

5、在每批配件供应结束后，供应商的实绩转记于“供应商质量档案”中作为今后评审供应商业绩的资料。

合格供应商批准

1、物控部负责召集有关部门（生产、品管）根据调查情况、样件检测报告等资料，以会审方式对初选供方进行评审；

2、评审合格后，填写“供方审批表”经报总经理批准后，即可纳入合格供方名单。

材料样品的检验（嵌件、包装物）

1、对通过初审的供应商送检的样件，必须经质量检验人员进行各项指标的检验和检测；

2、根据产品需要，供应商提供样品同时，应附带完成自检报告及合格证明的资料；

3、对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行采购供货；

4、如评审不合格，则要求供应商限期对不合格项进行整改，整改后仍不合格者，取消其入选供应商资格；

签订合同

1、对于供应信誉好、资信度高的供应商可以与其签订长期（以一年为限）供货合同，以保证供应商的稳定；

2、如果是原料代理商，须与其签署质量交期保证协议。

供应商控制

1、供应商每批供货，物控部根据质量检验部门提供的各项检验数据，建立供应商质量档案；

2、如果供应商不合格或供货不及时，物控部采购人员则应通知其进行整改；

3、当供方的供货出现严重质量问题，品管课则向供方发出“纠正和预防措施处理单”（由品管作出处理单转物控，由物控采购人员发出并限时回收）；

4、如果在一年中出现三次以上重大质量事故或交货不及时，则应取消其供应资格（在取消供应资格时，要考虑是否有替代厂家，否则应慎重处理）。

供应商业绩考核

1、采购人员定期整理供应商供货记录，会同品管课按供应业绩区分不同等级并制订相应政策；

2、物控部每年应对供方进行一次定期的综合复审。

（复审的依据，主要是上时期所供物资的质量、供货能力、价格、服务等因素）；

3、合格的则纳入新年度的“合格供方名单”，确定结果填入“供方业绩评定表”内。

项目

管理分类

管理内容与操作规程

建立供应商档案

1、物控部负责建立供应商档案，品管课、制造部予以配合，对每个选定的供应商必须有详细的供应商档案；

2、供应商档案包括：

供应商调查表、供应商审批表、供应商质量档案、供应商所提供的合格证明、价格以及相关资料；

3、供应商档案由采购人员专人负责管理，未经物控部经理允许，不得随便查阅。

采购前期要求

采购对象

采购生产原料、辅料、包装物、嵌件等采购前要对供应商的材料质量、加工工艺、交期做出评价，以供参考。

价格质量

1、比较合理的价格，购买符合我司的质量要求（对原材料供应商）；

2、以较合理的价格购买符合我司加工要求、材质、交期（对外加工商指嵌件）。

时限

符合公司使用部门需要日及需要量，联络厂方即时供应和交货。

采购方式

采购原则

物控采购人员应视材料使用状况、在用量、使用频率、市场需求状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业办理采购。

定期合同采购

对于经常使用且生产过程中不可缺或经常使用且市场价格稳定的原材料可选用签定合同的方式进行采购。

特约厂商/代理商（指嵌件、包装物）

对于用量不太高的单项材料/单项加工的（如嵌件、模具材料）可简化采购作业，由物控部门提出总经理批准的可直接由采购人员向该厂洽购。

一般采购

（含办公用品、维修材料、工具等）不适用定期或特约采购方式的则按：

由用料/用品部门提出申请，经总经理批准后，由采购人员逐项询价、议价并了解交易条件后进行采购。

采购期限确认

正常采购日期

采购人员应按照请购部门提出的需求日期办理采购，为达到这一要求，掌握适当时机，物控部应召集有关部门按材料特性/外加工特性，加工地区/采购地区、市场供需状况等拟定各项材料/外加工件采购作业处理期限呈总经理核准后实施。

（原则上应按与供方事先约定的交货期，加上请购、验收等所需时间为讨论基础，最后确定各物料采购周期呈总经理核准，并分发市场部、制造部、品管课等相关部门）。

变更日期

原已拟定采购作业处理期限在变更时，采购部门应专函报告具体原因，呈总经理核准后，通知各有关单位，以利于存量管制及适时提出请购。

采购权限

常规材料

生产产品需要的原料、嵌件、包装物由物控经理审核，总经理批准。

非常规材料/用品

办公用品和零星维修件，由使用人提出，部门主管审核，总经理批准。

询价管理

询价前单据管理

1、物控部收到“请购单”时，即加盖收件章，转采购经办人员办理询价作业；

2、采购经办人员收到“请购单”应先判断请购材料、品名、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应商/外协商的报价，对于资料填写不全或规格不祥者，注明“填单异常，说明欠详”等字样后退回请购部门修订。

询价程序

1、由采购经办人员参考过去采购记录或供应商/外协商厂商拟定至少3家询价对象（特殊原因，如独家生产或加工者除外）并填记在请购单上；

2、对于委外加工的项目，物控部应要求外加工厂家填写“成本分析表”连同报价单一并送来或传真，作为议价参考。

项目

管理分类

管理内容与操作规程

议价管理

议价前准备工作

采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询价单、报价资料时，应结合会签结果和各厂商报价，查阅前购记录及供应商/外协商资料卡、市场行情经成本会折后，拟订议价对象、议价策略及拟价底价（并报告有关主管）以供议价之用。

议价

1、议价时除注意质量、价格外，还应注意交货期有无保证，能否向厂商争取月结或分期付款等。

2、议价可采用多种形式完成（电话、面议、组团等），议价完成后，由采购经办人员拟定合作对象，呈有关主管审核批准。

异常状况管理

请购单撤销

采购经办人员收到请购部门传来的撤销请购或外发加工的通知后，按如下方式处理：

1、若原请购或外加工的项目尚未办理，由采购经办人员在原请购或外发加工单上加盖“撤销”字样章，按一般单据存档的方式处理。

2、若原请购或外发项目已向供应商或外协商订购或已外发加工，由采购经办人员与供应商或外协商接洽撤销订购或加工，经供应商/外协商同意后向供应商/外协商联回合同订单或联络函，按1项办理，如供应商或外协商已完成大部分加工不同意撤销此订单，采购经办人员应于“撤销请购单”上注明原因，呈物控部经理、总经理核签后，再进行存档处理。

紧急采购

采购经办人员在接到紧急请购或外发加工的通知后，应查明请购或外发的材料名称、规格、数量、加工方式和交货时间等资料后，并以电话的方式通知供应商/外协商进行紧急采购，随后补上相关手续，按急件处理方式进行。

交期、质量、异常

采购经办人员在收到品管课验收不合格的“材料检验报告表”时应马上与供应商/外协商交涉及扣款、退货、换货、重加工等事宜，并将交涉结果记录在“材料检验报告表”的采购处理结果栏内，并呈相关主管审核后送回品管课，由品管课通知用料部门。

1、对于需退料、换料或补料者、采购经办人员应于“材料检验报告表”的“采购处理结果”栏内注明厂商电话及预定的处理日期；

2、因质量不合格而换料、重加工者可按逾期交货处理，而逾期日数应从采购经办人员通知厂商换料、重加工之次日起计算

超交少交

1、因采购的过程中，属于无法准确计算出外加工的数量造成少量超交或少量少交，则在送货单注明原因，如数准予入库，并在订购单上注明；

2、确因少交造成无法满足生产需要的，则查明原因通知外加工商/供应商补交（按延期处理）。

采购作业进度控制

采购作业进度管理

1、采购经办人员对于每一采购/外发加工项目应根据需要确定，作进库管制，预定作业进度。

2、预定作业进度应能配合请购或外发加工项目缓急，且各作业进度须在预定日期前完成；

3、对于未能在预定日期前完成的采购或外加工的项目，采购经办人员会同请购部门研究处理对策。

项目

管理分类

管理内容与操作规程

价格异动管理

价格异动处理

1、外销产品因原材料价格变动时，采购部门应即时通知市场部重新审理产品报价水平，避免不当损失；

2、采购人员应在每月5日前核算各种材料价格变动情形，填写“主要原材料价格波动月报表”呈报物控经理及总经理处理。

采购管理规定

管理事项

1、采购计划必须保证生产不缺货、不积压、资金不沉积；

2、采购技术、质量要求要适宜，保证产品性能，又要考虑成本；

3、采购产品要货比三家，全面考虑综合成本；

4、采购员及信息提供者不许吃拿卡要；

5、对于计划不准确造成产品积压或缺货，由于计划原因每批次警告1次；

6、对于个人目的提供虚假信息者，取消其提供采购信息的资格并严重警告；

7、对于吃拿卡要的采购员公司予以辞退。