文书印章管理办法.docx

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文书印章管理办法

文书印章管理办法

为进一步规范金威建筑路桥（集团）公司各类公文的使用、分发，确保集团公司各类决议、决定精神的贯彻传达，特制定本办法。

第一章文件种类说明

一、关于会议纪要

1、董事会决议（纪要）：

董事会决议是专门用于记载集团公司董事会会议形成的各类决议、决定的文件。

发文方式：

使用“金威建筑路桥（集团）公司文件”文头，以“金董发[xxxx]x号”文号下发。

分发范围：

发至各董事。

2、综合部办公会议纪要

文件性质：

是专门用于记载董事长王文治主持召开的、除董事会外的各类会议形成的决定、决议的文件。

发文方式：

下发时使用“金威建筑路桥（集团）公司会议纪要”文头，以“金纪发[xxxx]x号”文号下发。

分发范围：

各参会人员，金威建筑（集团）公司各部门；领导签署分发范围的，按领导意见办理。

3、部门文件

文件性质：

根据本部门工作的需要，为协调各部门工作。

各部门可根据管理权限，经主管领导签批后自行发文，在运行中逐步修改和完善。

发文方式：

下发时使用部门文头，以“[xxxx]x号”文号下发。

例如：

金威建筑路桥（集团）公司人力资源部文件。

分发范围：

参照集团公司下行文分发范围；领导签署分发范围的，按领导意见办理。

二、关于下行公文

1、金建发[xxxx]x号文

文件性质：

用于集团公司制度规章、人事任命、各类重大决议（决定）和通知等对各下属单位公布的文件。

发文方式：

下发时使用“金威建筑路桥（集团）公司文件”文头，以“金建发[xxxx]x号”文号下发。

分发范围：

集团公司本部各部门；下属各企业、各项目部。

2、金党发[xxxx]x号文

文件性质：

用于中共金威建筑路桥（集团）公司党委制度规章、人事任命、各类重大决议（决定）和通知等对各下属单位公布的文件。

发文方式：

下发时使用“中共金威建筑路桥（集团）公司委员会文件”文头，以“金党发[xxxx]x号”文号下发。

分发范围：

集团公司本部各部门，下属各企业、抄报金威集团公司董事长、总经理、各副总经理。

三、关于上行文

1、金字[xxxx]x号文

文件性质：

用于金威建筑路桥（集团）公司向各级政府及职能主管部门的请示、报告等。

发文方式：

上报时使用“金威建筑路桥集团公司文件”文头，以“金字[xxxx]x号”文号发。

2、下属各企业、各项目部以金威建筑路桥集团公司名义发的文件按上行文第一条执行，特殊情况以下属各企业法人名义发文的参照上行文第一条规定执行。

鄂尔多斯金威房地产上行文的发文号就是“金房字[xxxx]x号”文号发。

鄂尔多斯金威房地产呼市分公司的发文号是“鄂金呼字[xxxx]x号”文号发。

物业公司的发文号是“亿物字[xxxx]x号”文号发。

杭锦旗穿沙路桥有限公司的发文号是“杭路字[xxxx]x号”文号发。

中天恒业建筑路桥有限公司的发文号是“中恒路字[xxxx]x号”。

文件性质：

用于各企业、各项目部有法人代表的向各级政府及职能主管部门的请示、报告等。

四、签报

文件性质：

用于金威建筑路桥（集团）公司、各企业、各项目部向亿利资源集团公司请求有关领导解决某些具体事宜。

或请求各级政府及职能主管部门的请示解决某项工作存在的困难和要求。

第二章公文分发办法

鉴于我金威建筑路桥（集团）公司管理地域跨度大、管理幅度大的特点，金威建筑路桥（集团）资源集团公司所有公文的分发采用纸质公文与电子公文并用的办法进行。

各类公文经签发后，具体分发程序：

1、由综合管理部将电子版本在公司OA系统予以公布；

2、按照文件分发范围印刷纸质文件，以直接送达、邮寄等方式及时分发至有关单位。

第三章公文格式

一、公文格式

公文由发文机关、发文字号、签发人、公文标题、主送单位、正文、附件、成文时间、印章、主题词、抄送单位、承制单位等部分组成。

1、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，标注在发文机关下方居中。

联合行文时，用主办单位的发文字号。

年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。

2、签发人

签发人应排列于发文字号右侧。

3、标题

应当准确简要的概括公文的主要内容。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题在横线下方空1行或多行居中排列。

标题用2号加粗黑体字。

4、主送单位

主送单位是指主要受理公文的机关。

应当使用全称或规范化简称、统称。

位于标题下方空1行左侧顶格。

用3号仿宋字标识。

向上级请示、报告，一般只写一个主送单位；需同时报送另一个部门的，用“抄报”；对同级或下级则用“抄送”。

5、正文

正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送单位下方，用3号仿宋体字。

6、附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”后标注冒号，并注明附件顺序和名称。

7、落款

单一单位制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。

8、成文时间

成文时间一般署领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期。

成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

9、单位印章

公文应当加盖发文单位的印章。

用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。

联合发文时，联合发文单位都应加盖印章。

当联合行文需加盖两印章时，应将成文时间拉开；主办单位印章在前，两个印章均压成文时间，两印章互不相交相切；当联合行文需要加盖三个或三个以上印章时，为防止出现空白章，应将各发文单位名称或规范化简称排在发文时间和正文之间，主办单位印章在前，每排最多排三个印章，最后一排印章如果一个或两个印章，应居中排列，印章之间互不相交相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

10、主题词

主题词由反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组组成。

位于公文末页下部、抄送栏上方。

“主题词”用3号加粗黑体字。

11、抄送单位

抄送单位指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其它单位。

抄送机关名称标注在主题词下方，用与公文图文区等长的细实线与主题词隔开。

“抄送”左空1格。

12、承办部门名称和印发日期署于抄送栏下方；份数标注在承办部门下右顶格。

版记中各要素用细实线隔开。

二、公文中数字、计量单位的使用要求

1、公文中使用的汉字，按国家规定的标准方案执行。

2、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

3、公文中的计量单位采用国际法定计量单位。

三、公文用纸幅面、排版形式与印制装订要求

1、公文采用国际标准A4纸型（长297mm、宽210mm）。

公文用纸天头（上白边）为25mm，公文订口（左白边）为28mm，右白边也为25mm。

2、公文均采用横写横排。

3、公文单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。

第四章公文办理

发文办理程序为：

起草——审核——签发——用印——登记——分发——归档等。

一、公文的起草

起草公文应当做到：

1、符合国家的法律、法规及其他规定。

如提出新的措施、办法、规定等，要切实可行，并完整、准确的体现单位领导意图。

2、情况属实，观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3、人名、地名、时间、数据、行文等要准确。

引用文件要注明发文时间、机关、标题和文号。

因使用简称时，应先用全称并加以说明。

4、结构层次序数，一般情况下第一层为“一、”，第二层为

（一），第三层为“1、”，第四层为“

（1）”。

5、会议纪要要求当天内起草并发文。

二、公文的审核

（一）金威建筑路桥（集团）公司的公文文稿在送领导审批或签发之前，均由部门负责人进行审核；各部室上报文件（包括对口上报文件）均应送总经理办公室再审后发送、上报。

（二）公文审核的内容

1、报批程序是否符合规定；

2、是否确需行文；

3、内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确的体现本单位的意图，并同现行有关公文相衔接；

4、涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；

5、所提措施和办法是否切实可行；

6、公文格式是否符合规定。

三、公文的签发

1、公文的签发是公文形成的一个关键性环节。

未经公司领导审批签发，公文不能生效。

2、领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间。

其他审批人圈阅，应当视为同意。

3、审批和签发公文，一律用钢笔或碳素笔，符合存档要求。

第五章收文管理

收文处理一般包括登记、分办、拟办、催办、归档等程序，在处理过程中应注意以下几点：

第一条文书分类

（一）机密类：

各级政府职能部门的重要批复、会议纪要及具有专利性、独特技术性的资料的业务机密文件。

以及集团董事会、党委发的一些决议性文件。

（二）A类：

凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈送董事长签批意见后分文办理。

亿利集团公司重要性发文包括董事会发文、党委会发文都要经过董事长签批后，分送各有关部门进行办理。

（三）B类：

一般文书及经常性业务往来文书。

一般性需要办理的文件，综合部审批，送各分管理部门办理。

（四）C类：

一般通知或参考性的函件无须办理的，登记收文记录，按照传阅范围，然后交综合部分类处理、归档。

（五）其他类：

与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。

第二条收文处理细则

收文程序一般包括：

签收——登记——提出拟办意见——呈有关领导批示或交有关部门办理。

紧急公文，应当提出办理时限。

（一）登记、收文

来文由收发人员拆封后，于“收（发）文登记单”登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。

第三条收发文登记单

综合部要制定收发文登记单。

分三联做好文件的办理工作。

（一）第一联为收（发）文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。

（二）第二联为催办单，送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。

（三）第三联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。

第四条送领导批示或者交有关部门办理的公文，总经理办公室文秘负责催办、督办，做到紧急公文跟踪追办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。

对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

第五条公文承办部门接到批件后，要及时弄清公文处理的时限要求，及时办理。

办理完毕后要在“处理结果”栏中做详细记载，并反馈有关领导。

办理后要将公文及时存档，存档要按照收文号收存，供有关领导、部门查阅。

第六条来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。

第七条没有存档价值的和没有存档必要的公文，经综合部档案室鉴定后销毁。

第八条加强公文检查催办工作。

部门经理对有领导批示的公文及本企业发出的文件要认真督促、催办，以防积压或漏办企业各部门、发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。