档案管理系统需求说明.docx
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档案管理系统需求说明
需求说明书
城市商业银行信贷档案管理系统
2007-6-20
版本历史
版本
作者
日期
备注
V1.0.1
杨宝真
2007-6-18
新增
V1.0.1
赵甫
2007-6-20
修改
1.担保物管理
1.1.概要说明
担保物的管理是指，从担保物接收起到信贷业务结束担保物归还（或担保物处置），整个时间段内，担保物信息的维护。
包括每年情况的变动情况以及各种处理（变更保管，转为银行自有资产，以资抵贷等状态的转变及其情况记录）。
1.2.担保物接收
当贷款审批通过并发放的时候，各个支行信贷部的客户经理需要将担保物的信息录入系统。
在录入担保信息前应该先录入客户和信贷业务的信息。
在录入客户信息和信贷业务的时候需要提交各类资料需要填写客户资料和贷款业务资料登记表，资料原件可以以扫描件或者电子文档的形式提交到系统中保存。
担保物的具体属性请参见附录中的担保物登记表。
登记担保物信息时还需要记录每个担保物在每笔贷款业务的担保入账值（一个担保物可以作为多笔贷款的担保，也可以能是多个担保物同时为一笔贷款提供担保）。
除了担保物的基本信息外，还应该把担保相应的权证、估值报告等资料的信息登记到担保资料登记表（见附录），还需要把资料对应的扫描件或者电子文档上传系统进行保存。
1.3.担保物日常信息维护记录
系统需要对担保的信息变动应该有相应的记录信息，权属人，损毁信息，评估价值变动都应该有相应的记录，能够利用这些记录查询到变更前的内容。
担保物的日常信息维护由负责该客户的客户经理负债进行维护。
1.4.担保物的处置
担保物的处置是对担保物变更保管、转银行自有资产、其他以资抵贷的总称，下面是对这三种情况的具体说明：
变更保管：
是指其状态不变的情况下，改变保管单位。
转银行自有资产：
为抵贷方式之一，基本信息及实物保管部门均会发生变化（涉及之后的档案管理，详见后说明）。
其他以资抵贷：
指由第三方用资金购得担保物，进行抵贷的方式。
担保物信息需要注销（涉及之后的档案管理，详见后说明）。
担保物的处置一般由客户经理提起请求，交由总行信贷部审批后担保的状态才会转为相应的状态。
变更保管申请要审批通过后，该担保物变为注销，转银行自有资产审批通过后，担保物信息变为注销，其他以资抵债审批后担保信息变为注销。
所有处置情况都需要系统记录变更前的信息。
系统需要提供可以定制审批流程方便配合银行内部的业务流程改造。
1.5.担保物的退还
当贷款结清（贷款业务信息中的余额为零，每天贷款余额从银行账务系统获取）后，银行将担保物退还借款人，担保物的状态需要客户经理手工修改为注销。
1.6.担保物查询
系统提供查询功能，方便对担保物信息的查询。
2.信贷档案管理
2.1.概要说明
档案管理，是指业务相关档案的管理。
银行档案管理特点是，同一借款人，其下所有客户资料、业务资料以及担保物资料统一存放。
每年对档案内容进行整理，剔除过期资料<业务用例>（系统功能：
只是清理实物资料修改资料在系统中的状态）。
2.2.建档（贷款档案建档）
贷款发放后，由支行信贷部门装入档案袋统一提交到总行档案室登记，建立相应的贷款资料档案。
档案室填写档案登记卡。
给每个客户的档案编码，登记档案的存放信息，把档案袋放到档案库。
2.3.档案管理
建档后系统需要记录下档案的管理记录，其中主要包括了档案内所包含的各类资料的外借登记、档案归还登记、原件退还登记、整理打包这种业务操作。
●档案外借给银行内部查阅使用，需要登记外借时间、外借人、经办人；
●档案归还登记，需要登记归还日期、经办人；
●原件退还登记，贷款结清将各种证件原件归还贷款人，需要登记归还日期、经办人、贷款人需要开具收条并签字；
●档案打包整理，对于已经完结的贷款，需要对担保物档案进行打包整理，把多个贷款人的担保物档案打成一个包。
登记打包时间、经办人、包含客户清单（客户资料,贷款档案等）。
档案的管理不需要进行申请，只用登记备查即可。
2.4.档案查询
1.按客户查询，给出该客户所有客户资料列表及其下所有业务列表。
2.具体一个业务下，给出该业务所有档案列表（含担保物资料），若担保物存在对应多个业务的则应该给出提示。
3.具体一资料下，给出该资料所有处理信息。
同时提供打印资料清单功能。
3.统计报表
3.1.客户担保物价值剩余可用额度表
客户所有有效担保物评估值合计减去客户所有贷款额合计得到剩余可用额度合计。
本报表列出所有客户的总入账值合计、评估值合计、贷款金额合计、可用额度合计；系统能将生成的报表导入到Excel中。
3.2.担保物评估值风险预警报表
报表可以在选定日期点列出担保物评估值在三个月内累计下降20%的客户和担保物信息。
需要展现如下内容客户、担保物、下降前评估值、当前评估值。
系统能将生成的报表导入到Excel中。
4.附件纸质表格整理
4.1.担保物信息登记表
字段名称
代码字段说明
备注
客户编号
担保物编号
担保物名称
担保物类型
01：
抵押
02：
质押
担保物状态
01：
正常
02：
变更保管
03：
转银行自有资产
04：
其他以资抵贷
05：
退还权属人
应与担保物处理表中的“处理方式”一致。
当前保管部门
第一权属人
权属证号码
他项权证号码
担保物原价值
评估值
币种
总入账值
担保物在每笔贷款中的担保值的合计
剩余可用额度
评估值-所有担保值合计
是否注销
损毁情况
备注
登记人
登记时间
4.2.贷款业务信息登记表
字段名称
代码字段说明
备注
客户编号
业务编号
贷款为合同号，承兑、保函、贴现为协议号
机构编码
贷款发放机构编码（支行）
业务类型
01：
对公普通贷款
02：
票据贴现
03：
承兑汇票
04：
保涵
05：
对私贷款
业务名称
合同金额
合同起始时间
合同终止时间
注销标志
01：
有效
02：
注销
登记人
登记时间
4.3.客户信息表
字段名称
代码字段说明
备注
客户名称
客户类型
01：
对公
02：
对私
03：
个体
客户编号
贷款卡号
登记人
登记时间
4.4.资料登记表
字段名称
代码字段说明
备注
资料编号
打包编号
归档时间
归档处理人
资料状态
01：
在库
02：
外借：
原件
03：
注销
在库
外借：
原件。
注销：
办理过户，贷款结清，退还权属人，担保物注销。
资料名称
例如：
杨杰的贷款业务资料文档原件
资料实物类型
01：
原件
02：
复印件
原件
资料类型
01：
证件
02：
合同
03：
文档
文档
档案类型
01：
借款人资料
02：
业务资料
03：
担保物资料
业务资料
是否已经归档
01：
是
02：
否
是
属主编号
根据档案类型不同，代表不同编号：
借款人编号、业务编号、担保物编号
登记人
009
登记时间
2009年4月26日
4.5.档案外借登记
字段名称
代码字段说明
备注
资料编号
外借人
外借单位
外借事由
经办人
经办时间
4.6.档案归还登记
字段名称
代码字段说明
备注
资料编号
归还人
说明
经办人
经办时间
4.7.原件归还登记
字段名称
代码字段说明
备注
资料编号
领取人
领取人证件名称
领取人证件号码
经办人
经办时间
4.8.档案登记卡
字段名称
代码字段说明
备注
档案编号
客户名称
办理支行
建档日期
库号
柜号
经办人
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