变更签证管理办法.docx
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变更签证管理办法
变更签证管理办法
文件编号:
RKPH/EC/04/080327
编制日期：
2008年3月
第一章总则
目的
适用范围及定义
第二章职责、权限
设计变更
工程变更、现场签证
第三章变更、签证的处理原则
第四章变更、签证的办理流程
设计变更的办理流程
工程变更/现场签证的办理流程
材料批价的办理流程
第五章变更、签证办理的有关规定
设计变更须关注事项
工程变更/现场签证须关注事项
材料批价须关注事项
第六章档案管理
流程图
《设计变更流程图》
《工程签证/现场签证流程图》
《材料批价流程图》
附表
附表一《设计变更申请单》
附表二《设计变更通知单》
附表三《工程变更申请单》
附表四《施工现场签证申请单》
附表五《工作联系单》
附表六《施工现场变更/签证单》
附表七《变更/签证/索赔费用确认书审批单》
附表八《变更/签证/索赔费用确认书》
附表九《材料批价申请单》
附表十《材料批价单》
附表十一《变更、签证、索赔台账》
第一章总则
目的
规范集团范围内变更签证的工作程序和审批流程。
确保变更签证的有效性、合理性，满足工程的质量、成本和进度等要求，对合同和施工图外的工程成本进行有效控制。
适用范围及定义
本办法作为集团公司内部管理制度，集团本部、城市公司必须遵照执行。
变更签证的定义：
变更签证包括设计变更、工程变更、现场签证、材料批价。
●图纸等技术条件不齐备，在招投标及合同签定阶段暂时无法确定型号材质等技术标准的材料设备，合同中以“暂估价”进入，后期按实调整、进行批价。
变更签证与工程索赔的区分：
第二章职责、权限
设计变更
主管运营总监
●单项设计变更申请/费用确认＞30万元，主管运营总监COO和执行董事共同审批。
●10万元＜单项设计变更申请/费用确认≤30万元，主管运营总监COO负责审批。
●凡是影响建筑物立面效果、对已售房屋面积、户型、交楼标准发生变更的均须报运营总监审批。
城市公司总经理
●负责单项设计变更申请/费用确认≤10万元的审批。
●负责单项设计变更申请/费用确认＞10万元的审核。
●负责《设计变更通知单》的签发。
城市公司设计部
●负责判断所有设计变更的必要性、可行性。
●负责提出设计变更申请（含费用预估）并组织审批。
●负责向设计单位发出设计变更函，并对设计单位出具的设计变更文件及变更图纸等的准确性、及时性负责。
●对于单项设计变更≤10万元，可由设计部负责人与工程部负责人共同确定后安排设计单位设计。
●参与设计变更的现场验收。
城市公司工程部
●负责判断施工单位或监理单位提出的设计变更，并反馈给设计部。
●负责判断所有设计变更现场实施的可行性及施工方案。
●负责向监理、施工单位发出《设计变更通知单》并编号。
●负责建立、管理设计变更台账。
●负责监督设计变更的执行。
●负责组织设计变更的现场验收。
●负责对施工单位提出的设计变更费用确认的初步审核，并参与谈判。
城市公司成本合约部
●协助对设计变更申请的费用预估。
●负责计算设计变更的工程量。
●负责设计变更费用的审核、谈判及确认。
●负责组织设计变更费用确认的审批。
●负责建立以合同为单位的设计变更的PVO、VO，并录入动态成本。
城市公司营销部
●负责将客户提出的变更反馈给设计部。
●对与销售承诺发生变化的设计变更提出意见。
工程变更、现场签证
主管运营总监
●单项工程变更、现场签证的申请/费用确认＞30万元，主管运营总监COO和执行董事共同审批。
●10万元＜单项工程变更、现场签证的申请/费用确认≤30万元，主管运营总监COO负责审批。
城市公司总经理
●负责单项工程变更、现场签证申请≤10万元的审批。
总经理可酌情授权工程负责人及甲方代表，但应征得主管运营总监COO同意。
●负责单项工程变更、现场签证的费用确认≤10万元的审批。
●负责单项工程变更、现场签证的申请/费用确认＞10万元的审核。
●负责材料批价的最终审批。
城市公司工程部
●负责组织工程变更、现场签证（含费用预估）的审批。
●单项工程变更、现场签证申请的审批权限由总经理授权。
●负责向监理、施工单位发出《工作联系单》、编号，并抄送成本合约部。
●负责建立、管理工程变更/现场签证台账。
●负责监督工程变更、现场签证的执行。
●负责组织工程变更、现场签证的验收。
●负责对施工单位提出的工程变更、现场签证费用确认的初步审核，并参与谈判。
●负责确认工程变更、现场签证的工程量。
●负责对批价材料的工程量、技术标准的核实。
城市公司成本合约部
●协助工程变更、现场签证的费用预估。
●负责对批价材料的价格审核。
●负责核实工程变更、现场签证的工程量。
●负责工程变更、现场签证的费用确认的谈判。
●负责审核确认工程变更、现场签证的费用并组织审批。
●负责建立以合同为单位的工程变更、现场签证的PVO、VO，并录入动态成本。
注释：
1、总经理与部门经理之间若设有副总或总监，则副总或总监为该部门的负责人。
副总或总监的责任及权力由总经理授权，总经理的授权必须取得COO的批准。
在总经理的授权范围内，副总或总监可代行总经理的职能，但对外的文件必须由总经理签字并盖公章后发出。
总经理不在时由COO签字发出。
2、为了加快审批，超出甲方授权代表的授权范围，但在工程副总或总监授权之内的事宜，可由甲方授权代表报工程副总或总监批准后，以甲方授权代表的名义发出给施工单位。
3、若在工程副总或总监授权范围内，副总和总监的签字可签在总经理一栏内，其它则签在工程部一栏中。
第三章变更、签证的处理原则
力求杜绝原则
要求事前控制，提高施工图质量，设计变更要尽量少发生，力求杜绝工程变更、现场签证。
权力限制原则
对设计变更、工程变更/现场签证的管理实行严格的权限规定，不在权限范围之内的签字一律无效，如对公司造成损失，追究越权签字人的责任。
一事一单原则
每份变更（签证）应具备相应的《设计变更申请单》、《设计变更通知单》、《变更/签证/索赔费用确认书》。
同一原因引起的不同专业的变更、签证须同时办理，避免重复计费和分拆签证。
完工确认原则
当设计变更、工程变更/现场签证完工后，现场工程部必须在完工后3日内组织
验收，在《变更/签证验收单》上签署意见，如属隐蔽工程，必须在其覆盖之前签字确认。
原件结算原则
施工单位申报的设计变更、工程变更/现场签证的结算必须要有相应有效签章齐全的《设计变更通知单》、《工程变更/现场签证通知单》《变更/签证验收单》及相关附件的原件作为结算的必要条件。
标准表格原则
《设计变更申请单》、《设计变更通知单》、《工程变更/现场签证单》、《工程变更
/现场签证通知单》、《变更/签证/索赔费用确认书》《变更/签证验收单》都必须使用规定的标准表格。
合同依据原则
应对施工单位明确：
所有《设计变更通知单》/《工程变更/现场签证通知单》
必须在发包方有效签字人签署及加盖公章后方有效；变更、签证实施后，《变更/签证验收单》须具备工程部、监理单位的检查验收合格的意见后，方可办理结算。
合同中应约定变更、签证的计价原则及零星工日综合单价等常规项目的价
格。
第四章变更、签证的办理流程
设计变更的办理流程（见设计变更流程图）
设计、施工、监理、客户等外部单位提出的变更由相应内部部门对接，报送设计部。
如下表：
序号
提出变更意见的外部单位
对接的内部部门
1
施工或监理单位认为原设计不合理
工程部
2
施工图设计不合理，设计单位提出变更的
设计部
3
因业主客户提出变更要求的
销售部
设计部提出初步方案（包含变更费用及对在施工程的影响），判断变更的必要性及可行性：
≤5万元的设计变更可由设计部和工程部共同确定后安排设计单位设计，＞5万元的须经总经理同意后方可安排设计单位进行设计。
设计部填写《设计变更申请单》（见“附表一”），附设计单位的变更文件及相应变更图纸，按照审批权限组织审核签字，其中：
●若属交房标准的变更，应详细说明，并报COO审批。
●涉及对交房标准发生变化的变更及影响对客户的销售承诺的变更，设计部应征求销售部意见，并在设计部意见中说明。
●设计变更费用估计由设计部负责，成本合约部给予协助。
●工程部应判断变更是否对工期造成影响、是否牵涉返工，并负责与设计部协商减少影响、确保变更所引起的各专业连锁变更一次性完成。
●工程部若对设计变更有意见，应与设计部协商解决。
●设计部负责审查变更图纸。
工程部在审核《设计变更申请单》的同时根据其内容填写《设计变更通知单》（见“附表二”）、编号，并随《设计变更申请单》一同上报总经理。
由城市公司总经理签发、加盖公司公章。
由工程部将签章齐全的《设计变更通知单》连同设计单位编制的有效签章的设计变更文件及变更图纸等分发给监理和施工单位,同时抄送成本合约部，并建立设计变更台帐（见“附表十一”）。
成本合约部进行估价，形成PVO。
若主合同对变更事项的计价原则未做约定，则应提前与施工单位沟通协商。
若协商不成，应以不影响施工为前提进行协调解决，例如：
●通报城市公司总经理，对变更价款进行协商；
●若协商不成，是否可安排其他队伍进行施工，费用由施工单位承担；
●先施工后谈价，暂缓矛盾；
《设计变更通知单》应在完成有效签字及相应盖章后，通知施工单位开始实施。
特急类（指如果不立即实施将造成更大损失的变更）设计变更，可以先实施，再在开始实施后5个工作日内，按正常程序补办手续并说明原因；如属隐蔽工程及事后不可复核的工程，则必须要求施工单位在隐蔽部位覆盖之前或拆毁前提出预算并对清工程量。
设计变更更对现有工程造成影响的，施工单位须及时提出，并由工程部、成本合约部、监理签认《施工现场变更/签证单》（见“附表六”）。
成本合约部应在发出设计变更通知单后的一个月内完成对设计变更通知单的预算（PVO）。
施工单位按《设计变更通知单》内容组织施工，完成变更工作内容后填写《施工现场变更/签证单》（见“附表六”）并申报验收，工程部在接到验收申请后组织监理、施工单位相关人员在现场复核验收设计变更实施情况，并签字确认。
施工单位申报变更结算：
验收完毕后，施工单位报送设计变更的完整结算资料。
资料包括：
《设计变更通知单》以及与变更相关的所有往来函件、施工合同中相同工作内容的综合单价、费率合同或合同缺项时应附取费表、材料调差依据、不执行定额的应附工料分析表、相关的图纸等。
对于费用未核定的设计变更，工程部必须督促施工单位尽快计算相关费用并申报结算。
工程部在收到结算资料后进行初审，主要审核设计变更结算资料的完整性、真实性，对工程量（图纸可计算出的）和价格不作审核。
成本合约部在收到结算资料后完成变更结算核定，对于合同中没有约定变更单价的，应保留询价计录。
成本合约部应在与总经理进行沟通后组织与施工单位谈判，达成一致意见后，编制《变更/签证/索赔费用确认书》VO（见“附表八”），施工单位签字盖章。
成本合约部填报《变更/签证/索赔费用确认书审批单》（见“附表七”）组织设计变更费用的内部审批，审批通过后加盖公司公章下发并作为结算依据。
文件存档：
《设计变更申请单》原件一式二份，由设计部、工程部各存一份；《设计变更通知单》及其附件应一式5份，设计部、工程部、成本合约部、施工单位、监理单位各存一份；《施工现场变更/签证单》及其附件应一式4份，工程部、成本合约部、施工单位、监理单位各存一份；《变更/签证/索赔费用确认书》应一式4份，工程部、成本合约部、财务部、施工单位各存一份；《变更/签证索赔费用确认审批单》作为内部流转文件，只在成本合约部留存。
成本合约部须建立动态成本台帐，及时录入设计变更信息，并且每月月底与工程部进行核对。
工程变更/现场签证的办理流程（见工程变更/现场签证流程图）
由工程部对现场客观发生的需签证事项或工程变更事项进行判断，执行工程变更/现场签证办理流程。
其中：
●所有涉及交工标准变更的必须以设计变更的形式发出；
●若涉及设计修改，由工程部协调设计部。
由工程部填写《工程变更申请单》（见“附表三”）、《施工现场签证申请单》（见“附表四”），详细说明原因、明确完成日期及对工期的影响（工程部授权范围内也需要填写）。
工程部负责估计工程变更/签证费用，成本合约部给予协助。
工程部同时填写《工作联系单》（见“附表五”）、统一编号，并随《工程变更申请单》（见“附表三”）、《施工现场签证申请单》（见“附表四”）一同上报审批。
建立工程变更、现场签证台帐（见“附表十一”）。
由工程部组织按照审批权限进行审批。
在项目工程经理授权范围内的由项目工程经理签发《工作联系单》；超出其权限的由总经理签发并加盖公司公章。
发送监理、施工单位，同时抄送成本合约部。
成本合约部对工程变更/现场签证进行估价，形成PVO。
若主合同对签证事项的计价原则未做约定，则应提前与施工单位沟通协商。
若协商不成，应以不影响施工为前提进行协调解决，例如：
●通报城市公司总经理，对签证价款进行协商；
●若协商不成，是否可安排其他队伍进行施工，费用由施工单位承担；
●先施工后谈价，暂缓矛盾。
《工作联系单》在完成有效签字及相应盖章后，即可通知施工单位开始实施。
特急类（指如果不立即实施将造成更大损失的签证）现场签证，可以先实施再在开始实施后5个工作日内，按正常程序补办手续并说明原因。
如属隐蔽工程及事后不可复核的工程，则必须要求施工单位在隐蔽部位覆盖之前或拆毁前提出预算并对清工程量。
工程变更/现场签证对现有工程造成影响的，施工单位须及时提出，并由工程部、成本合约部、监理签认《施工现场变更/签证单》。
成本合约部应在发出工作联系单后的一个月内完成对工作联系单的预算（PVO）。
施工单位按《工作联系单》内容组织施工，完成签证工作内容后申报验收。
工程部在接到验收申请后组织监理、施工单位相关人员在现场复核验收现场实施情况，并对工程量进行核对，必要时应通知成本合约部工程师到现场共同复核、确认。
工程部、监理单位在《施工现场变更/签证单》上签字确认。
施工单位结算申报：
验收完毕后，施工单位报送工程变更/现场签证完整的结算资料。
结算资料应包括：
《工作联系单》、《施工现场变更/签证单》以及与签证相关的所有往来函件、施工合同中相同工作内容的综合单价、费率合同或合同缺项时应附取费表、材料调差依据，不执行定额的应附工料分析表、相关的图纸等（对土方签证、因设计变更引起的返工签证及其它隐蔽工程签证须附上现场照片）。
对于费用未核定的工程变更/现场签证，工程部必须督促施工单位尽快计算相关费用并申报结算。
工程部在收到结算资料后进行初审，工程部主要审核结算资料的完整性、真实性及现场签证工程量；成本合约部负责核定费用。
成本合约部应在与总经理进行沟通后组织与施工单位进行协商，达成一致意见后，编制《变更费用/签证/索赔费用确认书》VO（见“附表八”），施工单位签字盖章。
成本合约部填报《变更/签证费用确认审批单》（见“附表七”）组织工程变更/现场签证费用的内部审批，审批通过后加盖公司公章下发并作为结算依据。
《工程变更申请单》、《施工现场签证申请单》作为内部资料在工程部留存，《工作联系单》、《施工现场变更/签证单》各一式4份，工程部、成本合约部、施工单位、监理单位各存一份。
由于工作联系单的范围很广泛，只需抄送与变更签证有关的内容给成本合约部。
《变更费用/签证/索赔费用确认书》应一式4份，工程部、成本合约部、财务部、施工单位各存一份；《变更/签证费用确认审批单》作为内部流转文件，只在成本合约部留存。
成本合约部须建立动态成本台帐，及时录入工程变更现场签证信息，并且每月月底与工程部进行核对。
材料批价的办理流程（见材料批价流程图）：
施工单位在材料使用前至少提前30天填报《材料批价单》（见“附表十”），注明材料技术标准及要求、当期用量。
工程部填写《材料批价申请单》（见“附表九”），重点审核材料技术标准及要求、当期材料用量并签字确认，同时将《材料批价申请单》、施工单位填报的《材料批价单》转交成本合约部。
须设计选型的材料由设计部参与签认。
成本合约部及时进行市场询价并保留询价计录，在征得总经理同意的情况下与施工单位进行协商。
达成一致意见后，由成本合约部组织审批，城市公司总经理签字后加盖公司公章。
成本合约部对签章完毕的《材料批价单》进行统一编号。
转交工程部发放施工单位，并作为结算依据。
文件存档：
《材料批价单》原件一式3份，工程部、成本合约部、施工单位各一份。
《材料批价申请单》原件一式二份，由工程部、成本合约部各存一份。
第五章变更、签证办理的有关规定
设计变更须关注事项
设计部负责与设计单位进行沟通。
●所有的设计变更文件均需要设计单位的认可及签章，且必须在征求设计部意见后方可在设计变更文件上签章。
●设计单位签章完毕的设计变更文件应直接交给设计部，不得未经设计部同意直接将设计变更文件交付施工单位（在设计合同中应予以明确）。
●设计部应对变更图纸进行审核。
设计部在填写设计变更申请单时，若因本专业变更导致其它专业需要一同变更的，应发相关知会，同期办理。
确保因变更所引起的连锁变更一次性完成，避免变更不同步、反复变更及返工。
设计部在填写设计变更申请单时，设计变更内容若涉及到需要重新报建的需取得相关部门的同意；如涉及到对客户销售承诺的改变需取得营销部门的同意。
对于不涉及经济的设计变更应在申请单上注明。
《设计变更通知单》须和设计单位签章的设计变更文件及图纸同步下发，设计单位签章的设计变更文件及变更图纸仅作为《设计变更通知单》的必要附件。
一般来说，工程部只需要按照相应的设计变更文件确认完成或未完成的事实，而不需要确认具体的工程量。
但当无法根据设计变更文件直接计算出工程量，或者相应设计变更文件的某条或某几条只完成一部分时，工程部及监理应直接在《变更/签证验收单》中确认相应的工程量。
工程部应确保施工单位完成设计变更的全部工作内容，如的确有困难不能全部完成，应及时向设计部、城市公司总经理反馈。
对于造价调减的设计变更，工程部要及时跟踪、落实、核定减少的具体数量，并与施工单位形成书面记录，防止因漏报而给公司造成损失。
工程变更/现场签证须关注事项
合同以外的零星工程及施工图纸上没有而实际发生的少量工程：
●属于非隐蔽部位的，由施工单位报工程部核实，工程部对签证单上直接签定的工程量的准确性负责；
●属隐蔽工程及事后不可复核的工程，必须要求施工单位在隐蔽部位覆盖之前或拆毁前报工程部和成本合约部共同核实。
●如果签证单附有交工图纸，则监理及工程部工程师应审核图纸是否与实际施工结果相符，并在图纸上签字确认，此时可以不对工程量进行确认，由成本合约部按照图纸核算工程量。
所有零星工程或图纸外工程的造价均须经成本合约部认可方能作为结算依据，工程部、监理无权确认有关单价和总价。
监理及工程部在签证前必须认真核对签证工程的施工时间、工作内容、发生原因、发生的工程量、工日数、机械台班数以及签证所发生的费用应由何方负担等。
特别是对发生的原因以及责任单位的交代应详细、明了。
在合同中已经约定的内容，不允许以签证形式出现。
已在投标报价方案中明确的或在施工组织方案中审批的内容，不能做签证处理。
签证内容完成后，工程部、监理单位应避免签署类似“情况属实”或“工程量属实”等模糊性内容，而必须实度实量后签字确认完成或未完成的事实或者工程量、材料材质和规格、工日数、机械台班等。
关于临时用工的签证事项，若合同没有约定，双方应另行商定计价原则：
工作内容及工作量、工日、工日单价（如属综合单价，则包含间接费、管理费和利润，并明确是否包含税金），但该原则必须经成本合约部最终审定。
材料批价须关注事项
所有材料批价必须严格按《材料批价单》、《材料批价申请单》标准表格及公司审批程序进行审批，严禁采用《材料批价单》、《材料批价申请单》以外的其他书面单据进行审批。
材料批价前应依据市场询价，所批价格应在成本指标控制范围之内且符合当期同类产品的市场低价。
招标文件及（总包）合同中应明确：
甲方保留对乙方报价（纳入总包范围的项目）偏离正常市场价较多、不配合甲方工作、质量不能保证的工程内容进行甲供、甲分包的权利；由于批价过程中乙方的不配合而造成的工期延误等后果均由乙方自行负责。
第六章档案管理
变更、签证文件的存档、查阅等需严格遵循集团公司的档案管理制度的规定。
由专人负责建立健全相关档案的建档、归档、保存、借阅、使用等方面管理制度。
所有变更、签证文件应具有可复查性，一经办理完毕后，应及时编号留档，以备后期查询。
设计变更流程
提出设计变更
设计部、工程部初审，设计部提出初步方案
含费用预估及对工程影响
是否变更
10万元（含）以下的由设计部和工程部共同确定，10万元以上的经总经理同意
设计部委托设计单位设计
设计部填写《设计变更申请单》，附变更图纸，组织审批
工程部填写《设计变更通知单》，总经理签发、盖章
工程部发给监理、施工单位，抄送成本合约部
与施工单位签认对现有工程造成的影响
成本合约部与施工单位商定合同中未约定的单价，预估费用，形成PVO
施工单位组织施工
工程部、成本合约部、监理、施工单位共同现场核实工程量，工程部组织验收
施工单位提交设计变更结算资料
工程部进行初步审核
成本合约部审核设计变更结算资料
工程部、成本合约部与施工单位洽商设计变更工程款
谈判前征得总经理同意
成本合约部起草设计变更费用确认书VO
施工单位签字盖章
成本合约部组织费用审批甲方签字、盖章、发出，作为结算依据
工程变更/签证处理程序
提出工程变更/签证
工程部初审并组织编制工程变更/签证方案
工程部填写《工程变更申请单》、《施工现场签证申请单》现场签证单》
工程部同时填报《工作联系单》，组织审批
按审批权限分别由总经理/工程部（甲方授权代表）签发、盖章
工程部发给监理、施工单位，抄送成本合约部
与施工单位签认对现有工程造成的影响
成本合约部与施工单位商定合同中未约定的单价
成本合约部进行预估费用，形成PVO
施工单位组织施工/采购
工程部、成本合约部、监理、施工单位共同现场核实工程量，工程部组织验收
施工单位提交工程变更/现场签证结算资料
工程部进行初审
成本合约部审核结算资料，与总经理沟通后组织谈判
达成一致意见后成本合约部起草工程变更/现场签证费用确认书VO
施工单位签字盖章
成本合约部组织费用审批、甲方签字、盖章、发出，作为结算依据
材料批价处理程序
施工单位在材料使用前至少提前30天填报《材料批价单》，加盖施工单位公章，注明材料技术标准及要求、当期用量
工程部完成对施工单位提出的批价材料的审核，重点审核材料技术标准及要求、使用部位、使用时间及当期材料用量。
成本合约部进行市场询价，在征得总经理同意后与施工单位进行协商。
达成一致意见后，成本合约部组织批价的审批，由城市公司总经理最终签字并加盖公章
由工程部发给施工单位
将《材料批价单》存档，原件一式3份，工程部、成本合约部、施工单位各一份，并作为后期结算的依据
设计变更申请单附表一
编号:
项目名称：
合同名称:
合同编号：
施工单位:
申请日期：
提出单位：
变更原因：
变更内容：
（附函件及图纸）
□交工标准变更□非交工标准变更
变更估算
设计部意见
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