公文写作.docx

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公文写作

公文写作

一、公文基础知识二、公文行文规则

三、公文写作要点

公文基础知识

一、公文的含义

公文是公务文书的总称,是国家机关和企事业单位实行管理、处理政务、事务和社会团体办理公务的工具,是在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。

二、公文的特点

1、权威性。

首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定。

第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。

2、规范性。

公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。

另外，公文具有特定的体式。

其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。

3、工具性。

公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。

公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。

三、公文的作用

1、颁布法规

《国家行政机关公文处理办法》总则第二条、《中国共产党机关公文处理条例》在概述公文的作用时，都强调公文“是依法行政和进行公务活动的重要工具”。

大到国家的宪法及刑法、民法、诉讼法等各种法律，小到办理某一具体事务的规定、办法，在制定出来后，都要通过行政公文予以颁布实施。

对于党的公文来说，条例、规定等就是用来发布党内规章制度和行为规范的公文文种。

行政法规一经发布，任何人都不得违反。

党的规章制度和行为规范，则对党组织的所有成员都有约束作用。

现在，我们国家现在全面推进依法治国,正在努力完善相应的法制建设，在人民群众中也在开展深入的普法教育，公文在这方面的作用正在日益强化。

2、指挥管理

党政机关、企事业单位、群众团体，都在特定的范围内担负着组织、指挥、管理的职责，而实施这些职责的基本工具，就是公文。

大到国家机器的运转，小到一个企事业单位内部工作有秩序的开展，都跟公文的指挥管理作用密切相关，离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。

比如我们局前段时

间下发的《关于老干部活动阵地建设提升工作的督导通知》，就会给予基层老干部工作、老干办建设一些指导性意见。

3、交流信息

公文还有一个重要的作用是交流信息。

就是平时我们说的,一方面上情下达，一方面下情上达，另一方面友邻单位互通情报。

有了公文作为信息流通的渠道，上下级机关都有可能做到耳聪目明。

4、宣传教育

决议、公报、公告、通报、会议纪要等文体，还有着很明显

的宣传教育作用。

即将下发的《关于全市各镇街老干部活动场所建设提升工作检查情况的通报》中既有老干部活动场所建设过程中突出典型和先进经验予以学习，也可能发现自身不足加以改正，进一步推进我市老干办活动场所建设全面开花。

再有“文革”结束之后，党内以及全国对于如何认识和评价“文革”意见不能统一，思想相对陷入混乱的时候，党中央及时发布了重要文件《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，通过大量的事实分析和严密论证，澄清了模糊认识，使全党和全国的政治思想很快走向统一。

5、商洽协调

很多工作，单凭一个单位很难顺利完成，往往需要相关单位给以配合、帮助。

这样，地区与地区、单位与单位、团体与团体之间，就需要加强联系，互相协商，互相帮助，协调工作。

公文实现这一功能的主要文种是“函”，回复就称之为”复函”它可以在没有隶属关系的机关之间起到沟通、协调的作用，使各个机关形成一个有机的整体，协同处理、协作完成某项公务。

6、凭证依据

公文还有明显的凭证和依据作用。

上级发布的下行文，是下级机关开展工作的依据；下级上报的公文，是上级决策的依据；一个机关自己制作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。

在日常工作中常会遇到这样的情况：

对一个具体的事务该如何处理没有把握，就查找相关的公文，看上级或有关职能部门在这方面有哪些规定，然后按照规定行事。

对某次会议的有关情况不够了解，就查找那次会议的纪要，马上即可获得清晰可靠的材料。

这些都是公文依据和凭证作用的具体表现。

因此，许多重要的公文，都需要归档保存很长时间，以便需要时查找。

前段时间市委保密委员会组织的保密教育展览、培训，也涉及不少公文保密事项，这就是公文做为凭证依据延伸体现出来的作用重要性。

四、公文的种类

1、法定公文

2012年之前党的机关公文14种；行政机关公文13种。

《党政机关公文处理工作条例》（2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发，2012年7月1日起施行，以下简称《条例》）中所规定的15种正式文种。

（1）决议

（2）决定（3）命令（令）（4）公报（5）公告（6）通告（7）意见（8）通知（9）通报（10）报告（11）请示（12）批复（13）议案（14）函（15）纪要

常用公文种类

1请示：

是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。

必须一文一事；不能越级请示；事先请示，不能先斩后奏；材料真实、理由充分，要求明确，语气恳切。

2、报告：

下级机关向上级领导机关、业务主管机关、部门向机关领导、

执行机关向权利机关汇报工作、反映情况、答复询问所使用的陈述性上行公文。

综合工作报告是就本单位工作的全面情况向上级机关所作的报告，其内容带有综合性。

专题报告是就工作的某一方面和某一专项工作所作的报告，其内容具有单一性。

3、意见：

是党的领导机关和国家行政机关对重要问题提出见解和处理办法的一种公文。

意见可用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，意见类似于请示，应按请示性公文的程序和要求办理。

上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答案。

作为下行文，意见具有指示、指导和规范作用，可对下级机关布置工作，下级机关应当遵照执行。

作为平行文，收文机关对文中提出的意见可作为决策、行动或工作的参考。

4、通知：

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等。

通知种类：

指示性通知、任免通知、会议通知、转发性通知、事务性通知

通知的发文对象比较广泛，要注意排序规范性。

5、通报：

主要用于上级机关对下级机关的表彰、批评、情况说明三类情况。

1.行文要及时。

2.事例要真实、典型。

3.要对事件（事情）的叙述实事求是，不拔高，不贬低，一就是一，二就是二，确保“通报”的客观性。

4.要把握分寸，无论表彰先进的通报还是批评错误的通报，评价或定性要十分准确，恰如其分。

6、批复：

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等。

使用批复时的注意事项：

1、认真研究，掌握讲示。

2、批复的态度鲜明，条理清楚。

3、语言精炼，篇幅短小。

4、对下级请求需要批复的公文应一一答复

7、决定：

适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定。

8、函：

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复批准事项。

1、使用范围广。

虽是不相隶属机关之间的公务活动中比较简便灵活、使用范围广、使用频率高的文种。

2、是平行文，对制发公文主体各主送单位限制少。

3、函的形式多样，内容一般是一文一事

9、纪要：

主要记载、传达会议情况和议定事项。

属实录性公文，具有纪实性、提要性。

对会议讨论事项加以归纳、整理，以通报会议精神。

上报的能反映情况、汇报工作，下发的能统一认识、指导工作，平行的要沟通情况、知照事项。

并非所有会议都必须写成“纪要”。

2、非法定文书

讲话类：

工作讲话稿、专题讲演稿、会议讲话稿（开幕式、闭幕辞、祝辞、座谈会发言等）

调研建议类：

调查报告、检查报告、研究报告、建议、提案

工作计划类：

工作规划、计划、方案、要点、思路、安排

工作总结类：

综合总结、专题总结、年度总结、阶段总结

规章类：

实施细则、章程、规程、制度

五、公文处理

发文处理：

是指以本机关名义制发公文的各项工作过程。

发文办理的一般程序为：

拟稿、会商、审核、签发，核发、登记、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕公文。

程序之间环环相扣，彼此相连，以不可逆的顺序来完成公文的制发工作。

收文办理：

是收受公文并从中提取有关信息、处理各种公务的活动。

是收发机关履行其法定职能使公文产生实际效用的过程。

范围指机关自收到公文直至阅办完毕的全部过程。

收文办理的一般程序为：

签收、启封、登记，拟办、请办、批办、分发、承办，组织传阅、催办，处置办毕公文。

公文行文规则

一、行文关系

公文是机关、团体、企事业单位内部管理或外部交流的主要载体，发文不但“应当确有必要”，而且应有一定的秩序，要按照机关的隶属关系、职权范围来确定，从而构成了不同的行文关系。

上行文：

具有隶属关系的下级机关对上级领导机关的行文，如请示、报告、意见。

下行文：

对本机关下属单位的行文，即自上而下的发文。

如决定、通报、批复、通知、意见。

平行文：

平行机关或隶属的机关之间的行文，不分系统、级别、地区，比如函。

二、行文规则

1、行文应当确有必要，注重效用。

2、根据隶属关系行文。

3、根据职权范围行文。

部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式发文。

三、行文注意事项

（1）不要多头主送和忽视抄送。

（2）一般应一文一事。

（3）同级机关可联合行文。

（4）注意特殊行文。

（一）公文写作的基本原则

旨戒杂气戒破局戒乱语戒繁字戒僻详略戒失宜表述戒失实

（二）注意公文的语体色彩

公文语体是指为适应公务文书的需要而形成的语文体式。

它的使用范围包括党和国家的文件、法令、公告、通知、通告、批示、通报、报告、请示、计划、制度、合同、公约，协议书、条例、守则等等。

1.公文语体的特征与要求

（1）平实管用

（2）准确周全（3）庄重简要（4）规范显体（5）明快确指

2.公文语体的美感

（1）庄重之美

（2）亲和之美（3）典雅之美（4）气势之美

3.公文语言运用的方法

（1）语言选用因文而异。

（2）语言符合公文语体。

（3）依据文种职能，广泛使用公文惯用语。

公文写作介绍

《党政机关公文格式》已于2012年7月1日起正式实施。

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”，增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，减少了“主题词”。

一、文头格式

文头是公文制发者的标志。

位于公文首页上端的约1/3或2/5的位置。

包括发文机关标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人等。

下面加一条红色横实线作为标记，形成正式公文的固定文头形式，因此俗称红头文件。

1、发文机关标识，又称公文版头，它表明了公文的责任者，展示了公文的法定权威性。

通常用大号黑体、黑变体字或标准体、宋体字套红印制，居中排列，醒目、整齐、庄重。

（这个一般印发红头文都调整好,实际成文过程中不需要操作）

2、秘密等级，也称密级，是国家对公文运用范围和保守秘密的规定。

标注在发文机关标识的左上方。

分为绝密、机密、秘密三个等级。

绝密和机密公文还应标明份数序号。

3、紧急程度，是对公文抄送和办理的时间限度。

《办法》规定“紧急文件应当分别标明‘特急’、‘急件’，紧急电报应当分别标明‘特急’、‘加急’、‘平急’。

”一般标注在发文机关标识的右上方。

4、签发人，是代表机关核准并签发公文的领导人。

上行文应当注明签发人、会签人的姓名，平行并列于发文字号右侧。

左右各空1格。

一般在原稿上签注。

5、抄送机关：

是指除主送机关外需了解公文内容的有关机关，包括抄报、抄送、抄发。

对上级机关用抄报，对平级机关或不隶属机关用抄送，对下级机关用抄报。

抄送机关标注在主题词下方位置，用横线与主题词隔开。

二、正文格式

（一）发文字号，简称“文号”，由发文机关、发文年份和发文顺序号三者组成。

发文字号：

3号仿宋。

1.党组文件：

XXX〔2012〕××号。

2.行政文件：

分三类，XXX发〔2012〕××号、XXX〔2012〕××号、XXX函〔2012〕××号。

请根据发文需要选择。

上行文的发文字号居左空一字编排，“签发人：

”用3号仿宋体，签发人姓名用3号楷体字。

（二）文件版式：

统一A4型纸（210mm×297mm）。

1.版面设置：

上37mm、下35mm，左右各27mm。

（页面设置--页边距设置）

2.正文标题：

用2号方正小标宋体简体，间距固定值36磅,与文号下空二行，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

3.主送机关：

用3号仿宋，与正文标题空一行，空行段间距为固定值30磅；

4.正文：

字体用3号仿宋，每页22行、每行28个字，行间距约为28—30磅，一般为30磅。

结构层次序数依次用“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”标注，第一层用黑体，“

（一）”标号后面不用“、”顿号

第二层用楷体加粗，第三层仿宋加粗，第四层仿宋。

5.附件说明：

在正文下空1行，首行缩进2字符，3号仿宋体字标注“附件”，后标全角冒号和名称；如有多个附件，则用阿拉伯数字标注顺序号，如“附件：

1.××××”。

附件名称后不加标点符号。

特殊情况说明：

附件的具体内容应当另页编排，一般在文件结尾（版记）之前，与公文正文一起装订。

“附件”二字及顺序号用3号黑体字，排左上角第一行；附件标题居中，排在第三行；附件内容格式要求同正文。

6.发文机关署名和成文日期：

位于附件说明下空3行，右对齐空4字，用3号仿宋。

发文机关署名采用规范格式，排在成文日期前一行，单一发文机关署名一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排；成文日期一律用阿拉伯数字标全，排在发文署名机关后一行。

特殊情况说明：

当公文排版后所剩空白处不能容下机关署名和成文日期，可以采取调整行距、字距来解决，不能标注“此页无正文”字样。

7.附注：

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

比如说：

联系方式等。

（三）文件结尾（版记）：

用分隔线将版记部分与其它隔开，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。

1.抄送机关：

如有抄送机关，在印发机关和印发日期上一行，左右各空1字，用3号仿宋体字标注“抄送”，后标全角冒号和抄送机关名称；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。

2.印发机关和印发日期：

位于抄送机关之下占1行位置；用3号仿宋体字。

印发机关左空1字；印发日期右空1字（如：

2015年11月20日印发），印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标注。

特殊情况说明：

不再标注印发份数。

（四）页码：

用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线；单数页页码居右空一字，双数页页码居左空一字；编排页脚为：

26mm。

（五）公文中的横排表格

页码位置与公文其它页码保持一致，单数页页码表头在装订一边，双数页页码表头在切口一边。

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