电算化会计教案三.docx
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电算化会计教案三
电算化会计教案（三）
教学过程与教学内容
3.1电算化会计工作的规划与组织
3.1.1电算化会计工作的规划
1.电算化会计工作规划的意义
⑴有利于科学、合理安排人力、物力、财力，避免不必要的浪费，有效地建立电算化会计信息系统。
⑵有利于科学、合理地做好电算化实施中的各项衔接工作，控制建立电算化会计系统的整个过程，提高电算化会计信息系统的开发效益和运行效益。
⑶有利于采用先进的会计软件和软件应用经验，避免低水平的项目实施，加快基层单位电算化会计事业的发展。
⑷为电算化会计工作的实施与考核提供了依据。
2.电算化会计规划的分类
⑴按作用范围可分为：
电算化会计宏观规划和电算化会计微观规划。
⑵按规划的作用期分为∶长期规划、中期规划、短期规划
3.电算化会计规划的内容
⑴电算化会计工作目标。
⑵机构及人员配置规划。
⑶计算机及其他硬件设备购置规划。
⑷软件配置规划。
⑸费用预算计划。
3.1.2电算化会计工作的组织
通常电算化会计的组织机构有以下几种方式：
⑴分散管理方式。
分散管理的组织方式是电算化会计管理初期普遍采用的管理模式。
这种形式下，电算化会计系统的计划、组织、使用和维护等，几乎全部工作由会计部门独立完成，单独配备计算机等设备，并配备一定的专业人员。
分散管理的优点：
一是注重会计部门在实施电算化会计工作的重要性，充分调动该部门的积极性；二是根据会计部门的需要便于各部门确定电算化会计实施的进程，系统开发的实用性强，投资少，见效快。
但这种模式也存在很大的缺点是：
忽略了电算化会计系统只是企业管理系统中的子系统，如果各部门仅从各自的目标出发，不考虑相互之间的联系，将会造成数据共享性差，系统效益不高。
各部门均配备计算机专业人员，也使得人力资源闲置和浪费。
⑵集中管理方式。
成立单位信息中心，将电算化会计的管理、开发和使用维护均放在该部门。
在这种形式下，会计部门只定期按规定向信息中心提供核算和管理所需的数据。
会计部门的组织机构一般不作大的调整，除少量业务由计算机处理外，许多工作仍由手工处理。
这种形式的最大优点是有利于单位在管理系统构建中的统一领导、规划和组织，提高数据共享程度。
但是也存在不足：
一是各部门对信息中心容易产生依赖思想；二是信息中心与会计部门工作协调不好，会影响电算化会计系统开发周期和系统运行的质量。
⑶集中管理下的分散组织方式。
这种方式是在克服集中管理的弊端，并在网络技术的基础上形成的。
单位信息中心负责统一管理、总体规划和系统维护等工作，会计部门设置计算机网络终端，负责收集、整理、输入及系统运行的管理，在企业管理系统的总体规划指导下制定电算化会计工作规划并分步实施。
这种方式系统实施后，会计核算工作基本上转由计算机完成。
因此需要对原有的会计组织机构进行调整。
这种形式有利于单位管理信息系统的建立，调动会计部门的积极性。
电算化会计子系统能结合财务工作的特点和需要，在统一的管理和规划下使系统实用性更强。
这种组织形式是一种较合适的组织形式。
那么，何种电算化会计工作组织形式是最好的？
没有绝对通用的模式。
组织机构的设置应考虑以下因素：
一是单位管理模式和组织机构设置。
如果在单位中已经设立了信息中心或类似的机构，可考虑将计算机管理、维护、数据存储和会计部门业务分开，有利于数据的安全性。
二是业务规模和性质。
单位会计业务量大，就需要将数据收集、整理、输入等工作根据业务性质进行细分。
反之则可统一交由会计部门处理。
三是现有技术条件和人员状况。
技术条件和人员素质是制约电算化会计系统实施的关键因素之一，要注意充分挖掘潜力，可按照部门具有的技术条件和人员划分职能。
3.2电算化会计系统的建立
电算化会计系统包括计算机硬件系统、计算机系统软件、会计软件、会计人员和会计制度规范等几个部分。
图示。
3.2.1电算化会计硬件配置
硬件配置模式主要有单机系统、多机系统、多用户系统和计算机局域网络系统等几种。
1.单机系统
优点在于开发容易、周期短、见效快、投资规模小，操作简单。
但由于同一时刻只能供一个用户使用，其工作效率低，而且可靠性差，一旦计算机发生故障会使整个系统工作中断，也不利于计算机之间数据共享。
它适用于会计业务量小、核算方法简单的中小企业。
2.多机系统
又称为多机松散系统，整个系统中配备多台微机，每台微机都配备相应的输入输出设备，各微机之间不直接发生数据联系，形成松散的多机系统。
此系统数据输入、处理和输出分别在不同的微机上完成，缓解了输入输出的瓶颈问题。
但由于多台微机间不发生直接联系，要依赖磁盘传递会计数据，数据共享性差，系统的整体效率较差。
此系统适用于会计业务多，会计机构设置比较分散，没有实现联网的单位。
3.多用户系统
又称局域网络（LAN）系统，整个系统配置一台计算机主机和多个操作终端，主机与终端通过传输媒体（如同轴电缆、双绞线、光纤等）连接，数据通过各终端输入，主机对数据进行集中处理，处理结果可直接返回终端用户。
这种分散输入、集中处理的方式，能较好的实现数据共享，提高系统效率和安全性。
但系统开发的周期长、费用高，一旦主机发生故障会造成整个系统的瘫痪。
多用户系统主要适用于会计业务量大，地理位置相对集中，有一定维护能力的大型企业。
4.计算机网络系统
专指广域网（WAN）络系统，通过通信媒体把地理上分散的、具有独立功能的多个计算机系统连接在一起，并配以相应的网络软件，以达到系统内数据通信和资源的共享。
网络通讯不仅是世界范围计算机应用的潮流，也是电算化会计系统发展的潮流。
通过计算机网络系统，能以较低的费用、方便、快捷的实现数据共享。
缺点是工作站容易被病毒感染和受恶意侵害。
此系统主要适应于跨地区、跨国的大型集团公司。
3.2.2电算化会计软件配置
1.会计软件的来源及其选择
⑴对于电算化会计系统建立初期应尽量选择通用会计软件。
⑵定点开发会计软件包括本单位自行开发、委托其它单位开发和联合开发三种形式。
⑶大中型企业事业单位在电算化会计初期选择通用会计软件，电算化会计工作深入后，通用会计软件不能完全满足其特殊需要的单位，可根据实际工作需要适时配合通用会计软件定点开发配套的会计软件，选择通用会计软件与定点开发会计软件相结合的方式。
目前，作为一些好的通用会计软件均具有二次开发的功能。
无论采取何种方式配置会计软件，都要注意：
（1）会计软件的合法性要求。
其会计业务处理的规范和功能要符合有关财税法规和财经制度的规定，符合财政部提出的《会计核算软件基本功能规范》及其它管理规定的要求。
（2）会计软件的安全性要求。
电算化会计将手工方式条件下会计信息的载体由纸介质为主，转变磁介质或光学介质等为主；传统的门锁保管财务数据的形式转变为网络密码、功能权限的管理方式。
对会计软件在数据输入、处理、输出过程中，会计数据的隐蔽性，会计数据遭破坏后的恢复性等方面，要有足够的安全保障。
2.商品化会计软件的选择
从其通用性的角度来讲，商品化会计软件也称为通用会计软件，非商品化会计软件则属于专用会计软件。
用户在选择商品化会计软件时要考虑以下因素：
⑴软件功能。
一是主要功能。
二是辅助功能。
三是服务功能。
四是控制功能。
⑵软件技术性能。
首先商品化会计软件所需的硬件和软件环境。
其次是会计软件数据的安全性和可靠性。
软件开发选用的数据库系统是数据安全性和可靠性的基本保障。
再次还应考虑会计软件的运行速度、可移植性、维护性、界面的友好性和操作的方便性。
⑶售后服务质量。
这些服务包括培训用户，在实施二次开发方面所提供的服务等。
⑷费用。
商品化会计软件的购置费用主要包括软件价格、实施费用（包括安装调试、初始化设置、培训等）、年服务费、其他配套费用（如系统软件、杀毒软件、办公软件等）和升级费用、二次开发费用。
应结合单位的资金实力和实施目标综合考虑。
3.2.3电算化会计人员配置
实现会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。
1.基本会计岗位
基本会计岗位可分为：
会计主管、出纳、各单项会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位。
这些岗位及职责与手工会计的各岗位相对应。
2.电算化会计岗位
电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。
⑴电算化系统主管。
⑵数据录入。
⑶凭证审核记账。
⑷电算化系统维护。
⑸数据分析。
⑹会计档案保管。
拟实施电算化会计工作的单位，应在工作开展之初就着手对会计人员进行电算化会计的培训。
可采取不同的形式开展岗前培训：
一是各级财政部门组织的初、中、高级电算化会计上岗证培训；二是软件开发经营商提供的岗位培训；三是社会其他培训机构或本单位自行组织的电算化会计培训。
3.2.4电算化会计规范的确立
财政部制定的《会计电算化工作规范》中也明确强调，“开展会计电算化的单位应根据工作需要，建立健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度，保证会计电算化工作的顺利开展。
”通过相关规范的建立，可保障电算化会计系统正确、有序、安全的运行，防止浪费损失、营私舞弊等现象，促使各岗位人员之间密切协作、相互制约。
事实证明，建立并严格执行会计制度的单位，会计基础工作就比较扎实，会计工作在促进单位经济工作发展中的作用就更加明显。
财政部颁布《会计电算化管理办法》规定，采用计算机替代手工记账的单位，应当具备以下基本条件：
⑴使用的会计软件达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。
⑵配有专门或主要用于会计核算工作的计算机或电子计算机终端，并配有熟练的专职或者兼职操作人员。
⑶用计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行3个月以上，取得相一致的结果。
⑷有严格的操作管理制度。
主要内容包括：
1操作人员的工作职责和工作权限；
2预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施；
3预防已输入计算机原始凭证和记账凭证等会计数据未经核对而登记机内账簿措施；
4必要的上机操作记录制度。
⑸有严格的硬件、软件管理制度。
主要内容包括：
1保证机房设备安全和计算机正常运转的措施；
2会计数据和会计软件安全保密的措施；
3修改会计软件的审批和监督制度。
⑹有严格的会计档案管理制度
3.3电算化会计的日常管理
3.3.1电算化会计日常管理制度的建立
1.岗位责任制
切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。
⑴电算化系统主管的岗位职责
①负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统有效、安全、正常地运行、在系统发生故障时，及时组织有关人员恢复系统至正常状态；
②协调系统各类人员之间的工作关系，核定系统各岗位人员的管理和操作权限，并对各类人员进行绩效考核。
③构建电算化会计工作流程，主持系统初始化工作，完善单位电算化会计管理制度；
④负责会计数据正确性和安全性检查工作；
⑤做好系统运行情况的总结，提出更新或修改电算化会计工作的意见和建议。
⑵软件操作（录入）员的岗位职责
①负责所分管会计业务数据的录入、数据处理、数据备份和会计数据的输出（包括打印输出凭证、账簿、报表等）；
②严格按照操作程序操作计算机和会计软件。
做好上机记录、系统检查、数据备份等常规性工作；
③严格按核定权限操作，做好操作口令保密工作，不得随意泄漏自己的口令，并定期更换；
④发现系统故障应记录登记，并及时向系统主管反馈。
⑶数据审核员的岗位职责
①负责会计原始凭证的真实性、正确性审核和对记账凭证、会计报表的合法性、完整性、规范性审核；
②对不真实、不合法、不完整、不规范凭证退还给各有关人员更正修改后，再进行审核；
③不得参与数据或凭证的录入，对审核已经正确凭证、账表等必须签章，不正确的待修改正确后再签；
④结账前检查已审核签字的记账凭证是否全部入账。
⑷系统维护员的岗位职责
①定期检查软件和硬件设备的运行情况；
②及时排除电算化会计系统的运行中出现的软件和硬件故障，保证系统的正常运行；
③维护会计数据的严肃性，不许打开数据库进行非规范操作，不修改数据库结构，不改动数据来源或数据走向；
④积极与各类人员沟通，负责系统的二次开发工作。
⑸会计档案管理员的岗位职责
①负责系统各类文档、数据、账表、凭证等资料的存档保管工作；
②做好各类保管资料安全保密工作，不得擅自出借。
经批准允许借阅的必须进行登记；
③按规定定期向各类岗位人员催交纸质和电子的各类需存档资料。
2.电算化会计操作管理制度
主要包括计算机的使用管理、上机操作管理和会计业务处理程序管理三个方面的内容。
⑴计算机的使用管理主要应包括的内容
1电算化会计系统使用的计算机必须安装不间断电源设备，防止因断电短造成的数据损坏；
2未经电算化培训或培训考核不合格者不能操作本系统计算机；
3非本系统工作人员不得使用系统的计算机设备，并且各类人员只能使用本岗位指定的计算机设备。
4除电算化会计系统必备的应用软件外，不安装其他数据库软件或娱乐性应用软件。
5定期检查保养硬件设备，保持清洁，保证硬件系统的正常运行。
⑵上机操作管理主要应包括的内容
1建立操作人员上机登记制度，正确记录上机时间、系统工作情况、计算机状态以及故障处理情况等内容。
注意会计系统内具有的“上机日志”记录功能，在权限设置中只能让系统主管具有该操作权限。
2根据单位业务情况对操作权限合理划分。
各类人员必须严格按授予的权限操作，不得越权或擅自操作，未经许可不得更改软件、系统的参数，不得直接打开数据文件进行操作。
3系统操作人员之间不能相互泄露口令，替代工作，要严格保守各自工作口令。
4系统各操作人员良好工作习惯形成方面制度规定。
如工作结束或离开时，应及时退出系统；工作结束后及时备份系统数据；不允许用工作微机进行娱乐；不使用来历不明磁盘。
5非系统管理人员不得对硬盘进行分区、格式化、删除系统目录和文件等操作。
⑶会计业务处理程序管理主要应包括的内容
根据电算化会计系统的要求、结合本单位的实际业务，对会计业务处理的流程进行设计。
此管理制度就是这些流程实施的具体体现，比如：
1制定预防未经审核凭证的记账；
2会计凭证的连续编号；
3规定编制机制转账凭证的顺序；
4期末结账的时间；
5凭证、账簿、报表装订时间，上报时间，存档时间；
6对会计数据分析的要求等。
3.电算化会计硬件、软件和数据管理制度
⑴保证机房设备安全和计算机正常运行是进行电算化会计的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生；
⑵机房应设置消防、报警、防雷、防鼠等必要的安全设施，并定期检查设置的完好性；
⑶确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要保存双备份；
⑷对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升级和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升级和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督；
⑸健全计算机硬件和软件检查登记，故障处理记录制度，及相关的管理措施，保证会计数据完整性；
⑹健全必要的防治计算机病毒的措施。
4.电算化会计档案管理制度
电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。
会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档及其他会计资料。
存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据），是在电算化会计环境下新的会计档案形式。
电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责，并建立会计档案管理制度，要求做到以下几点：
（1）及时收集各种会计档案，并做好立卷、归档的收集记录。
（2）严格执行会计档案的调阅规定，调阅会计档案必须经过会计主管或系统管理员批准，调阅人不得擅自复制会计档案。
（3）妥善管理磁性介质或其他介质上的会计数据，注意防火、防热、防磁、防霉、防潮、防尘、防虫。
（4）会计档案销毁按国家有关制度进行。
（5）备份的磁性或光盘存储资料应分别存放在不同的地方。
3.3.2电算化会计日常管理的实施
1.电算化环境下会计工作的新要求
（1）必须重视对计算机软硬件的常规管理。
（2）必须适应会计工作流程和工作重心所发生的变化。
（3）要强化会计人员协作与合作。
（4）适应对会计人员业务素质的新要求。
2.完善电算化会计的日常管理制度
建立与实施电算化会计日常管理制度，应该注意以下问题：
（1）单位领导应当协调各部门共同搞好电算化会计日常管理制度的建设和落实工作。
（2）建立电算化会计日常管理制度，必须遵守国家的有关规章和制度，如《会计法》、《会计准则》、《会计制度》等，严格执行《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》和《会计档案管理办法》等制度。
（3）会计部门是电算化会计日常管理制度的具体执行和落实部门。
应与各部门密切配合，负责并承担岗位的分工、日常管理制度的制定、有关会计人员的调整等工作。
（4）要根据本单位业务的特点，管理的需要，制定日常管理制度，并不断完善电算化会计系统中存在的问题和不足。
（5）日常管理制度建立过程中，要注意根据电算化的特点，加强内部控制机制，形成符合审计工作规范要求的日常管理制度，以满足计算机记账中审计工作的需要。
3.4电算化会计系统的安全管理
3.4.1日常安全管理的内容与措施
一般包括对系统的接触控制、软件与数据文件的控制、系统文档资料的控制、系统后备控制，环境安全控制、计算机病毒防范等内容。
1.安全接触控制
（1）设备控制。
（2）制度控制。
2.软件与数据文件的控制
⑴强化密码和权限管理。
⑵文件加密控制。
⑶操作日志控制。
⑷维护秩序控制。
3.系统文档资料的控制
系统文档资料是电算化会计系统开发中形成的对系统处理方法以及控制原理做了详尽的描述文档资料。
对使用单位来说是一件非常重要的机密资料。
4.系统后备控制
系统后备控制指为防止电算化系统或重要数据被意外损毁，而对系统的硬件、软件（系统软件和应用软件）和数据文件进行的可靠备份。
以便于在出现意外时能快速恢复系统。
后备控制有以下两种基本方式：
⑴硬件备份。
双机容错的基本架构共分两种模式：
双机互备援（DualActive）模式和双机热备份（HotStandby）模式。
⑵文件备份。
文件备份包括软件备份和数据备份，其中数据文件的备份尤为重要。
电算化会计系统的数据备份机制一般有两种类型：
一是在系统内部设立一个备份数据库，每次系统运行时，都将最新数据备份过去，这样一旦主数据库文件出现问题，可以利用备份数据库使系统数据得以恢复；二是定期将数据备份到磁盘、移动硬盘或光盘上，以备在需要时从机外恢复数据。
备份的文件必须妥善保管，防止未被授权人员接触，还要注意防火、防潮、防尘、防强磁场。
对于需要永久保存的数据，应该采用光盘等介质备份。
5.系统环境安全控制
⑴电源安全控制。
⑵室内温度与湿度控制。
6.计算机犯罪及预防
常见的计算机犯罪行为有以下几种基本类型：
利用计算机盗窃资产或贪污资金。
利用计算机收集或泄露商业机密。
非法侵入计算机系统，对程序或数据进行篡改。
计算机犯罪的预防措施：
①加强对会计人员、电算化系统维护人员思想道德教育和法制教育，提高员工计算机职业道德水平。
②建立、健全各项规章制度和内部控制制度，督促各岗位人员严格按规章制度办事。
③明确岗位分工，实施严格的系统操作权限控制，并经常检查各项控制制度的执行情况。
④健全针对计算机网络的技术防范体系，尽量防范利用网络的犯罪行为。
⑤建立日常审计制度，加强内部审计监督。
3.4.2计算机病毒及防治
1.计算机病毒的破坏性
计算机病毒是指编制或者在计算机程序中插入的破坏计算机功能或者毁坏数据，影响计算机使用，并能自我复制的一组计算机指令或程序代码。
计算机病毒具有破坏性、传染性、隐蔽性、潜伏性的特点。
2.计算机病毒的传播途径
通过软盘（或U盘）、硬盘、光盘等传播。
计算机病毒具有自我复制的能力，当感染病毒的计算机对软盘、硬盘或光盘复制文件时，就可能将病毒一同复制，而另一计算机则因为同样操作而被感染病毒。
通过计算机网络传播。
通过Internet下载软件、收发电子邮件、浏览网页时传播。
3.计算机病毒的防范
对于计算机病毒，应首先立足于防范，堵住病毒的传染渠道。
防止病毒的传播，通常采取以下的一些措施：
不使用盗版软件。
避免可能有病毒的磁盘接触系统。
使用防病毒软件。
使用防火墙。
【课后小结】
作为开展电算化会计系统的前期工作，认真制定电算化会计的规划并组织实施，对电算化会计信息系统的安全稳定运行，提高系统效率，具有重要的意义。
电算化会计工作规划，是对拟实施电算化会计的单位在一定时期内所要达到的目标以及如何有效地、分步骤地实现这一目标而做的安排。
电算化会计工作规划按作用范围可区分为宏观规划和微观规划，按作用期长短可区别为长期规划、中期规划和短期规划。
电算化会计工作规划的主要内容包括会计工作目标、机构及人员配置规划、计算机及其他硬件设备的购置规划、软件配置规划和费用预算计划。
电算化会计工作的组织结构可以有三种方式，即分散管理方式、集中管理方式和集中管理下的分散组织方式。
三种方式各有优缺点，应根据本单位的实际情况建立适合的组织机构。
电算化会计系统包括计算机硬件系统、计算机系统软件、会计软件、会计人员和会计制度规范等几个部分。
电算化会计系统的日常管理，是指对已建立的电算化会计系统进行全面和有效的控制，以保证系统安全正常运行。
包括日常管理制度的建立、执行和常规性的系统维护等工作。
电算化会计安全管理是指为了维护电算化会计系统正常工作状态和保障会计信息的安全而制定的规章制度和采取的控制措施。
一般包括对系统的接触控制、软件与数据文件的控制、系统文档资料的控制、系统后备控制，环境安全控制、计算机病毒防范等内容。
课后作业
1．什么是电算化会计工作规划？
主要包括哪些内容？
2．在电算化会计系统中，怎样配置会计人员？
3.什么是电算化会计的日常管理？
其主要包括哪些内容？
4．电算化会计日常安全管理的意义是什么？
主要采取哪些措施？
5．电算化会计安全管理一般包括对系统的哪几个方面的管理？
6.如何预防计算机犯罪和做好计算机病毒的防治？
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上机练习
【本章实训】了解某企业电算化会计系统的实施和组织管理情况。
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补充阅读材料：
课后（教学）小结
补充阅读一：
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