公文管理规定.docx

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公文管理规定

公文管理规定

1．公文管理规定

第一条公文定义：

指与政府职能部门、相关单位间传送的文件，以及内部各单位相互传送的各类文件（包括会议纪要）、制度规范（不含合同类文件）。

第二条公文种类主要有：

（1）命令（令）

适用于依照有关制度和规定，宣布施行重大强制性执行行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（2）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项、人事任免。

（3）公告

适用于向集团内外宣布重要事项或者决定事项。

（4）通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（5）通知

适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免。

（6）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况。

（7）报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问（包括审计报告）。

（8）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

（9）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（10）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

会议纪要在会议结束后一个工作日内整理完毕，并分发相关领导及部门。

第三条公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条公文处理的主要工作：

包括发文、收文、传递、批示、承办、跟踪催办、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文协调处理部门：

各级单位的行政人事部门是公文处理的管理机构，主管本单位的公文处理工作并指导下级单位的公文处理工作。

第六条各级单位除公文处理管理机构以外其他部门不得对外正式行文。

公文格式

第七条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、联系人员、联系方式、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（1）涉及集团秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“紧急”、“加急”。

（3）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文的，主办单位排列在前。

（4）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办单位发文字号。

（5）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。

公文标题中除法规、规章、制度名称加书名号外，一般不用标点符号。

（6）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。

（7）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（8）印章：

公文应加盖公章，公章加盖在成文单位和成文日期之上；公文以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由各上报单位分别加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

（9）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

（10）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（11）公文应当标注主题词。

上行文按照上级单位的要求标注主题词。

（12）抄送单位指除主送单位外还需抄送执行或知晓公文的其他单位、领导，应当使用全称或者规范化简称。

（13）份数指需要发送及归档的文件份数。

（14）文字从左至右横写、横排。

（15）各单位发文（包括传真件）参考格式见《广东××投资有限公司公文格式》（略）。

行文规则

第八条行文应当确有必要，注重效用。

第九条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十条属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

第十一条向下级单位的重要行文（包括通知、会议纪要、人事任免、生产销售计划、总结等），应当同时抄送直接上级单位、领导及相关单位。

以地区公司名义发出的重要公文（包括通知、会议纪要、人事任免、生产销售计划、总结等）应同时抄送集团总部、地区公司审计部及相关单位。

集团重要行文应当同时抄送董事会、集团领导、集团监事会及相关单位。

第十二条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

“报告”不得夹带请示事项。

发文办理

第十三条发文

（1）发文单位须注明经办部门和联系人及联系方式，行政人事部门做好发文登记、存档工作；

（2）以公司名义或部门名义发出的文件，由经办部门按公文管理规定要求拟定文稿及办理发文审批；发文前，经办部门将文件、电子文档、发文审批依据交行政人事部门，行政人事部门核对、登记后进行发文。

经办部门必须指派专人对文件的错别字、语法表达、称谓、文种等方面把关，保证公文质量。

第十四条发文程序

第十五条拟稿

集团各部门、地区公司、二级公司根据其职权范围或集团（地区公司）领导指示，可就相关事项拟稿，稿件格式按本规定第七条执行。

如有关事项涉及多个部门、地区公司、二级公司，各单位可联合拟稿。

第十六条核稿

公文草拟完毕后，由拟稿单位负责人核稿，具体负责核查文稿数据的准确性、时间的真实性和所提建议是否切实可行，问题是否阐述清楚，并在草拟稿上签名确认。

第十七条会签

（1）以下公文经核稿完毕后，如无特别指示，原则上所有会签文件及其附件由经办部门人员在行政人事部门盖骑缝章后，按以下规定使用“拟文稿纸”进行会签；

1）如公文有关事项涉及拟稿部门以外的其他管线、地区公司、二级公司职权，按以下规定会签：

2）如公文有关事项不涉及拟稿部门以外其他管线、二级公司职权，原则上不需会签，在管线领导审签后发放；如公文涉及重大事项，由拟稿部门主管领导决定，上报相关管线领导或总经理、董事会会签。

（2）会签时限

1）“普通”公文应在8个工作小时内会签完毕；“紧急”类公文应在4个工作小时内会签完毕；“加急”公文应随到随签，必要时可以集体商榷（紧急程度由拟稿单位确定、管线领导审定，并说明理由）；

2）如公文涉及事项复杂，行政人事部门可适当延长时限，但不得超过本条第1款所规定时限的两倍。

第十八条签发

（1）签发权限：

1）涉及集团管理制度、办法及规定性文件，由总经理签发；

2）集团重要对外文件（如对政府函件），由总经理签发；

3）地区公司重要对外文件（如对政府函件），由地区公司总经理签发；

4）集团总部各职能部门间知会性函件，由该部门负责人签发；

5）地区公司/二级公司对内发文，由该地区公司/二级公司第一负责人签发；

6）人事任免通知，按人事管理权限签发。

（2）对会签有不同意见者，经整理后再送签发人，文件一经签发，不再改动。

如确需修改，须经签发人同意。

第十九条编号

（1）拟稿部门应附送已审批的“拟文稿纸”，公文稿样及公文电子文档，交由行政人事部门统一登记、编号，编号统一按“集团各单位名称与规范简称及字号对照表”执行。

（2）以集团（地区公司）各部门或二级公司的名义发文，由各拟稿单位自行登记编号。

第二十条校对、打印

经签发的公文，拟稿部门将文稿缮印后，交拟稿人再校对，经拟稿人确认无误后方可付印，并在公文核对一栏填上拟稿人的姓名。

公文正式印制前，行政人事部门应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第二十一条盖章发文

发文需加盖公章，具体按《印章管理规定》执行。

（1）集团总部或地区公司（包括各职能部门）发文：

1）向地区公司（二级公司）发文（非工程、设计类），统一由行政人事部门负责送达并做好发文登记工作，其中如以集团或行政人事部门名义发出者，发出前需经行政人事部门登记、存档；

2）其余公文由各发文单位自行送达，如自行送达不便（非工程、设计类公文），可交行政人事部门代为送达；

（2）二级公司发文，由二级公司负责，对每份发文建立台账，做好发文登记工作。

地区公司（二级公司）向集团领导（地区公司领导）所报送非常规报告、请示等公文，需经行政人事部门批转，不得直接送交。

收文办理

第二十二条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

收发文双方须进行签收登记工作，异地单位接到收文通知后，须及时接收文件，在接到文件2小时内主动回复发文方，并传真收文回执，超过时限以误办处理。

第二十三条收到下级单位上报的公文，行政人事部门应当进行审核。

审核的重点是，是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、集团制度及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第二十四条经审核，对符合本规定要求的公文，行政人事部门使用“公文阅办单”提出拟办意见送领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限。

对不符合本规定的公文，经行政人事部门负责人批准后，可以说明理由后退回呈报单位。

第二十五条上级单位下发或交办的公文由行政人事部门根据来文内容、性质在“公文阅办单”上提出拟办意见，确定公文紧急程度，送集团（地区公司）领导批示或批转有关部门承办。

第二十六条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的行政人事部门并说明理由。

各会签部门须在规定时限内将会签过的公文送返行政人事部门，由行政人事部门传送下一会签单位。

第二十七条以公司（包括各职能部门）为收文单位的外单位来文，原则上由本级行政人事部门统一接收、批转、传递、登记、跟踪。

第二十八条公文批示

（1）对需送集团（地区公司）领导批示的公文，根据谁主管谁批示的原则办理。

如有关公文需经多位集团（地区公司）领导批示，一般应按领导排序由后向前传批；

（2）公文批示时，对有具体办理事项的，批示人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他批示人签阅视为同意；没有具体办理事项的，签阅表示阅知；

（3）批示人不能亲自批示（如开会、外出等），由行政人事部门负责电话联系，并根据电话记录代为签署意见，事后，由批示人补签；

（4）“普通”公文应在8个工作小时内批示完毕；“紧急”类公文应在4个工作小时内批示完毕；“加急”公文应随到随批，必要时可以集体商榷。

如有关事项复杂，行政人事部门可适当延长时限，但不得超过本规定第三十四条第四款所规定时限的两倍。

本规定会签、传阅时限，以收文时间计起，不包括路途时间。

第二十九条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级单位、领导协调或裁定。

第三十条送负责人批示或者交有关部门办理的公文，行政人事部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

公文归档管理

第三十一条公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十二条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和使用。

第三十三条各单位应对公文按编号进行分类登记，并将公文的编号、时间、内容、处理情况等输入电脑以便查证。

公文经传递或处理完毕，收发文单位需对公文及其相关文件进行存档，并把复印件送各会签单位。

第三十四条联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第三十五条本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务、职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。

第三十六条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第三十七条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第三十八条公文由行政人事部门统一收发、审核、用印、归档、销毁。

第三十九条各单位行政人事部门应当依据本规定建立健全本单位公文处理的有关制度。

第四十条上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经下一级单位负责人或者行政人事部门负责人批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第四十一条公开发布单位公文，必须经发文单位批准。

经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

第四十二条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

第四十三条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十四条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经行政人事部门负责人批准，可以销毁。

第四十五条销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文应当进行登记。

第四十六条单位合并时，全部公文应当随之合并管理。

单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移清退。

授权及保密

第四十七条公文批示人、会签人、签发人可针对特定业务的实际情况，授权有关人员代其履行相应职权，并将有关授权证明送相应行政人事部门备案。

第四十八条各单位应做好公文保密工作，“秘密”级以上公文，仅传阅至地区公司领导及相关涉及人员。

相关涉及人员由行政人事部门确定。

电子邮件管理

第四十九条总则

公司开通Internet电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。

公司的电子信息网络，无论对内对外均不得传递与工作无关的内容，违者视情节轻重给予批评、降薪、降职、辞退处分。

第五十条邮件服务器管理

办公室统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。

第五十一条邮件开户须知

申请电子邮件开户必须首先填写“电子邮件开户申请表”，并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到办公室邮件管理人员处开户，邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”，并通知申请人。

回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。

第五十二条电子邮件使用规程

（1）用户应当定期检查自己的邮箱，并取走邮件，以保证用户的邮箱只占用合理的磁盘空间。

每个用户的邮箱不能大于10M，对于超过10M的邮箱，管理员有权删除邮箱中的两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10M以下。

由于不遵守此项规定而造成的损失由用户自己负责。

（2）禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FIDMAIL下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。

技术杂志由公司统一订阅，图书室集中管理，申请订阅者需首先填写“电子杂志订阅申请表”，然后提交图书室订阅，公司驻外机构可由系统主管审批后另行处理。

（3）在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不可擅自使用其他任何邮件地址。

（4）严禁转发有危害社会安全的言论和政治性评论文章的邮件及一切无聊邮件。

（5）发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待。

1）秘密级：

需由部门经理同意加密发送，由部门对资料的安全负责。

2）机密级：

由部门经理签字同意，将发送的资料交办公室审核、存档，并由办公室负责发送。

3）绝密级：

禁止在网上发送。

第五十三条监督检查工作

公司员工使用公司电子邮件需要接受办公室的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存。

以便监督、检查和备案。

第五十四条违规处罚

（1）对于异地发送超过2M的大邮件，使用FIDMAIL下载软件或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工视情节严重程度，处于500~800元的罚款。

（2）转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件，以及其他与工作无关的邮件的员工，首次发现作降薪处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。

（3）在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款200元。

（4）任何使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现视情节严重，处以降薪直至辞退的处理，造成恶劣影响或损失严重的，公司还将依法追究其法律责任。

附则

第五十五条不按本规定执行而擅自发文者，发文无效。

第五十六条各级行政人事部门应做好公文的及时上传下达工作，各部门的发文须经本级行政人事部门登记发放或转送。

第五十七条本规定“对内”指集团内部，包括对集团总部、各地区公司、二级公司；“对外”指对集团以外的单位。

第五十八条下行公文的经办单位对公文的贯彻落实情况应当进行督促检查。