TMS开发业务需求文档.docx

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TMS开发业务需求文档

TMS需求调研文档

起点：

接到客户订单信息

终点：

客户签收，回单返回

1.提货，发运流程图

仓库（项目）

运作

司机，承运商

客户

客服

预审单，缓冲池

派车单

开单

接单

开始

交接/预约

审单

调度派车

打包贴标

调配

开托运单

交接确认

发运交接

车辆在途

接收指令

客户签收

标签

开单

提货

应收审核

结束

异常处理

在途跟踪

回单管理

流程说明

任务名称

节点

目的/操作描述

注意事项

相关资料

接单

客户订单

1.wms系统对接

2.客户系统对接订单

3.手工录入，EXCLE导入

客户指令

1.退货指令2.调货指令3.提货指令4.其他

1.仓库出货的单，无论哪种方式接的都应由WMS对接到TMS；

2.TMS接单前有缓冲池（预审单），能看到即将进入TMS的订单信息：

件数，体积，重量，目的地，客户发运说明。

便于预调车

3.需要提货的，只知道体积，提货地，系统先做提货指令派车，生成派车单。

开单

WMS接口过来的订单，系统自动开单

1.外提订单手工录入或批量导入（EXCLE模板）

2.无订单信息的，暂时开不了单的，只知道提货地，体积，系统需有提货指令，先安排车出去提货，提货回来后根据详细订单号录入信息，分摊提货费用

3.简易开单，只录入基础信息：

单号，收件人，件数，体积，目的地，后续补全信息

审单

调度审单，市内调度负责市内订单安排，市外调度负责长途发运安排

方式一：

系统应有两个窗口/页面，分市内，市外，订单根据目的地默认出现在对应的窗口，若市外订单适合市内调度派车操作的，可在市外窗口里将订单转到市内调度处（例如：

美邦需到佛山提货，订单分配到市外运输窗口，但是由室市内调度安排车辆提货，可将订单转移到市内窗口）。

方式二：

不分窗口，全部订单出现在一起，市外市内调度筛选自己的订单作业；

调度绩效，计提记录

交接/预约

1.交接：

跟仓管交接，货物交接，单据交接

2.预约：

需派车提货的，根据提货信息，跟客户预约时间提货（TMS预留此功能）

对于提货订单如果无详细信息，可在系统备注数量，体积，重量，提货时间，地点等描述字段，可方便更改。

打包贴标

1.运作专员打包前需复核，复核无误后领取耗材装箱打包，TMS系统打印标签，贴标

2.标签信息至少包含：

起运地，目的地，收货人，件数，单号，打印日期，时间

1.运作复核不用PDA复核

但领取耗材，装箱明细需要PDA扫描，并打印出对应的箱码，打包环节参考新的WMS设计

2.系统记录打包人员，所使用耗材，自动计提，计算/记录成本

WMS

调度派车

1.市内订单：

系统针对订单自动匹配路线，车辆信息，跟车人员

市外订单：

系统根据订单目的地，2.承运商所在园区，自动生成路线，匹配车辆，跟车人员

生成派车单或者放行条

3.根据发运方式：

快递，公路零担，公路整车，空运晚班，空运早班

4.合单，拆单

1.系统有短信平台，发送发车指令给司机，跟车人员；系统有发车确认操作。

2.派车单有线路指引，列出客户或承运商到达次序；长途订单根据体积重量自动匹配运输方式

3.租车应付费用根据订单体积自动分摊

4.系统记录计算自有车辆司机提成或长租车，外包车费用

接收指令

1.司机通过手机或APP接收短信平台下发信息接收指令；

2.承运商通过系统，或者手机信息，APP，电话接收上门提货指令；

单据交接，装车

搬运工装车计提：

给搬运工设置编号（条码）装车后扫描订单，与装车人员条码绑定；

车辆在途

车辆在途，发出到达目的地。

车辆在途状态允许加单，改单（临时提货）

发运交接

交接确认

车辆到达承运商处，卸车，跟承运商交接件数，体积

司机/跟车人是否在系统操作到车确认

开托运单

开具承运商托运单

1.跟车员在手机APPTMS系统根据订单录入托运单号，应付体积，件数，系统自动运算应付价格

2.发运人员应对应付体积负责，加强开单技巧，应付体积适当开少，系统按此计算提成、

提货

到客户门店，工厂，仓库提货

开单

系统开单

到提货现场才获取订单，知道具体提货信息的（英迈），提货员自带可粘贴条码，贴在单上，扫描后录入订单号，数量，重量，件数，上传数据或订单带回公司后再录入信息开单

标签

现场打印标签，贴标签

1.本身有标签的可不操作

2.无标签，有指令需要分货的现场打印标签

客户签收

市内订单客户签收，市外订单客户签收

1.发送短信方式确认到货

2.签收确认：

图片，APP拍照，异常反馈。

应收审核

应收费用：

发运人员录入实际体积，件数后，应收应付费用系统自动运算

项目专员对于每一单都需要审核应收信息：

应收体积小于应付体积，应收费用小于应付费用时，系统有提示，需要手工填写原因，否则订单审核不通过，审核通过后，此类订单会转移到部门经理/财务，再次审核，

在途跟踪

项目专员通过电话等，询问承运商，客户跟踪在途信息，并录入系统

1.界面录入简易，按车，按订单，按托运单，录入在途信息；

2.系统支持GPS信息跟踪，手机定位跟踪；

3.按照承运商或其他查询条件批量导入信息，或对于有系统的承运商直接将在途信息导入TMS系统（顺丰）

4.多次跟进信息分开：

在途1，在途2；根据合同时效信息自动预警

5.跟踪记录，承运商发车时效，数据真实性，配送时效性月未导出报表分析

异常处理

异常登记，统计，记录处理

1.按订单，运单产生异常

2.异常的审批流程对接OA系统

3.异常说明，处理，记录损失，赔偿金额分摊：

承运商，个人，保险，客户

4.核销

5.异常事故报表（真实报表对应内部，修改报表对应客户）

回单管理

回单回收整理

1.回单时效要求（市内3天，省内7天，省外15天，可不设置预警）

2.回单的分数，页数有体现，且与托运单号对应

3.批量扫描上传与订单号对应

4.回单在途，分段签收记录（例如调配业务回单，中转公司收到后做签收，返回始发公司挂在途）

5.系统记录承运商回单返回时效，规律，生成报表

6.承运商回单回齐后，运作中心回单管理员系统推送信息给财务

调配

1.分公司调配中转配送业务

2.按托运单确认到货，按订单号确认到货

1.订单分段处理，始发公司操作后订单实时转到中转公司系统，挂在途

2.中转公司接单后可以预安排，货到后系统操作到货确认，信息实时反馈始发公司系统

3.中转公司配送或发承运商后，信息，费用等实时传递，分摊

派车单信息包含：

司机，车牌，派车时间，目的地，线路，体积，重量。

相当于开给司机的托运单/放行条。

派车单状态：

等待派车，已派车，已装车，在途，已到达，已返厂

预约功能：

跟客户预约提货时间，提货地，提货时间，提货对接人可能会发生变化。

提货现场取单：

运作专员手机APP（扫描枪）填写自带条码，客户订单号，数量，目的地，收货人

指令：

退货指令，提货指令，调货指令（指没有订单由WMS进入TMS系统，或者没有订单号的指令）

2.市内配送流程图

仓库（项目）

运作

司机，承运商

客户

客服

开单

接单

开始

复核

派单

调度派车

调配自提

回场

送达

发车确认

装车

签收

回单管理

在途跟踪

流程说明

任务名称

节点

目的/操作描述

注意事项

相关资料

接单

系统接单

1.仓库货物出单

2.外部提货订单（海尔提货，LG提货，若有明细，可批量导入）

3.中转调配

4.客户通过我们系统下单

开单

系统开单

对于需外提货物，属于市内调度操作还是长途发运调度操作问题：

外提货物（工厂，门店，经销商，承运商）在获取订单进入WMS前，已分配好市内还是市外操作提货，提货回场后，根据订单信息，系统中操作将对应的订单转移到市内或市外窗口。

调度派车

1.调度人工分单，扫描订单条码，输入车牌号码，生成派车单

2.系统自动生产线路，客户订单自动派车策略

系统记录本司司机或长租车，临租车费用与提成，计算绩效，提成

派单

给司机，跟车员派对应的签收单，派车单，放行条

派车单或放行条上有线路标记，到达客户先后次序

复核

复核对应需装车的货物

本司运作专员复核，复核后跟司机交接件数

广州市内配送货物由司机自己找货，复核？

调配自提

到承运商门店提分公司需中转货物

1.调配自提直发

2.调配自提回场

装车

根据派车单装车

装车扫描，派车单跟装车搬运工，订单号绑定

发车确认

系统操作发车确认

司机/运作专员手机APP系统操作发车确认

送达

送达客户现场

司机/运作专员手机APP系统操作到货确认

回场

车辆回场

异常货物回场记录，系统体现记录；

代收支票回场登记

签收

客户签收

司机/运作专员手机APP系统操作对应订单客户签收时间

在途跟踪

客服在途信息跟踪

系统允许临时加单，退单，

回单管理

回单扫描与订单号关联

3.服装中转提货（海澜之家）

仓库（项目）

运作

司机，承运商

客户

客服

分拣贴标

到货确认

开单

接单

开始

调度派车

开托运单

分拣贴标

到货确认

在途

发车确认

接收指令

签收

装车

改单

现场提货

预约

插单加单

任务名称

节点

目的/操作描述

注意事项

相关资料

接单

系统接单，有可能有没订单明细需驻场人员提供信息

开单

系统开单

在无订单明细情况下，建议先派车提货，海澜之家经常出现提货现场改单现象

调度派车

1.调度扫描订单条码生成派车单

2.系统自动生成派车单

接受指令

司机通过短信/APP接收提货指令

系统计算司机提成或计算司机运费，根据订单体积分摊费用

预约

跟客户预约提货

预约可能出现提货地，时间，体积的变化，在系统备注

现场提货

驻场人员现场提货

驻场人员拿到订单后贴上条码，扫描条码输入客户订单号，收货人，件数目的地等信息上传系统

改单

驻场人员交接货物后有改单情况的实时改单

改单后，需要修改已上传数据信息对应订单号件数及体积

发车确认

司机/运作专员在手机APP操作发车确认

系统记录发车时间

到货确认

A7，C7

司机/运作专员手机APP操作到货确认

1.系统记录到货时间

2.到货有可能提回本司仓库有可能到承运商档口分货

分拣贴标

A8，C8

我司运作或落地配按单分拣，需打包贴标的打包贴标

开托运单

开具承运商托运单

运作人员操作手机APP录入应付信息

4.提货返厂，仓库，门店

仓库（项目）

运作

司机，承运商

客户

厂，仓库，店

插单加单

开单

接单

开始

调度派车

在途

发车确认

接收指令

装车

提货交接

预约

签收

到货确认

说明：

各流程节点与前面一样，注意信息流反馈。

5.应收应付录入与更改，审批

客服专员

客服经理

财务

否

是

确认

信息正确

审单

开始

预警

审核1

确认

审核2

任务名称

节点

目的/操作描述

注意事项

相关资料

审单

1.根据托运单信息审核收货人，地址，应收体积，重量，发运方式，总费用等1、项目专员须检查托运单的收货人、地址信息是否正确，若发现开错单，立即反馈运作截货；

2、根据承运商报价及立方数检查直接运费是否准确，若发现四舍五入，在托运单上注明实际运费并按此录TMS、同时立即通知承运商更改（注意委婉沟通）；

3、记录问题托运单（无项目名称+单号、体积错、开错单等），及时反馈运作；

4、承运商报价以外的所有变动运作费用，如，合同中未约定的送货费、搬运费、上楼费等，必须首先上报盛总审批，未经审批一律不得计入应付费用中。

1.应收信息在运作发运完成后，录入应付信息时，系统已自动生成应收信息

2.审核应收信息时，应付信息也要审核

3.若无应付信息的，系统预警

4.系统记录审单人员，计算绩效，提成

信息是否正确

审核总信息是否正确

1.当应收小于应付时，系统自动预警

2.理论与实际金额差异较大（10%以上）的须重点检查，系统自动预警

确认

信息无误确认完成

预警

客服经理收到未完成审单预警

当天任务当天没完成的，次日9点前系统自动发预警信息给客服经理，系统记录，扣减绩效

审核1

1.费用有误，客服更改后需操作系统转单至客服经理处审核。

2.此处信息，费用修改需做调整单

1应收应付信息未录入的订单不允许转到客服经理处。

2.客服经理有权限随时查看所有订单，可抽查审核

3.客服经理审核调整单

审核2

财务审核

客服经理审核后续转到财务审核

说明：

订单信息更改，增加，不能覆盖更改前信息，系统要有信息调整记录。

6.异常审批

1）按订单、运单产生异常

2）异常的审批流程对接OA系统

3）异常说明、处理，处理异常责任人，结果考核，记录

4）异常记录损失，赔偿金额分滩：

承运商、个人、保险、客户

5）异常费用需要核销管理

6）异常自动发给客户

7）异常处理完毕，运营中心异常管理员系统推送至财务主管

7.账单

1）应收应付账单，账单统一格式

2）一个订单可能有两个以上的账单（异常处理结果）

3）每个费用可单独做账单

4）关账

8.核销

1）按账单核销

2）应收应付系统操作状态变为已收已付

3）对应账户（资金账户）

9.应收应付，客户KPI考核档案维护

1）中心统一维护，参考现有模式（分公司自行维护档案，区总审核→中心审核→中心审批确认）

2）维护合同档案，应有起止日期，合同号，合同到期，系统有提示

3）维护客户KPI考核信息，每个操作节点达到KPI考核预警时系统提示

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