投标文件编制指南.docx
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投标文件编制指南
投标文件编制指南
为帮助公司相关人员做好投标文件的编制工作，特整理下列资料作为这项工作的参考和指南。
具体的项目投标
文件编制应当严格按照该项目的招标文件的要求编制。
一、熟读招标文件目录
《招标文件目录》
1、投标邀请
2、投标须知前附表
3、投标须知（包括：
说明、招标文件、投标文件、开标和评标、授予合同）
4、招标内容和技术规格书
5、合同主要条款
6、投标文件格式
附件一、投标函
附件二、开标一览表
附件三、投标设备型号规格、数量、原产地、价格表
附件四、投标设备分项报价表
附件五、安装工程报价表
附件六、技术规格偏离表及建议
附件七、商务偏离表
附件八、法定代表人授权书
附件九、备品配件及专用工具表
附件十、资格、资质证明文件
二、熟读投标邀请书
《投标邀请书》
各投标单位：
因XX工程建设需要，就XX空调设备及安装进行招标、特邀请贵单位前来投标。
1、招标内容：
XX空调设备及安装
2、招标资料费用：
人民币XXX元
3、招标文件发放时间：
X年X月X日
4、招标文件发放地点：
XXXX
5、投标截止时间：
X年X月X日X时
6、投标地点：
XXXX
7、开标时间：
X年X月X日X时X分
8、招标单位：
XX有限公司
9、地址：
XXXX
10、联系人：
XXX
11、联系电话：
XXXXXXXX
12、传真：
XXXXXXXX
三、熟读投标须知前附表
《投标须知前附表》:
序号
项目
内容
1
招标单位
XX有限公司
2
项目名称
XX工程
3
招标内容
空调采购及安装
4
交货期
跟随工程进度要求
5
投标保证金
（中标后转为履约保证金）
投标保证金金额：
XXXXX元整
投标保证金形式：
现金、支票、汇票
开户行：
账号：
6
投标有效期
自投标之日起XX天
7
疑问提交截止时间及地点
时间：
XXXX
地点：
XXXX
8
投标文件截止时间及递交地点
时间：
XXXX
地点：
XXXX
9
开标时间及地点
时间：
XXXX
地点：
XXXX
注；以上内容如有变更将另行通知，通知未提及的部分将不作变动
四、熟读投标人须知
《投标人须知》
（一）、说明
1、本次招标工作是按照《中华人民共和国招投标法》组织和实施。
2、合格投标人
凡有能力提供招标货物并能严格履行本招标文件规定的制造商或供应商（具有投标设备制造商认可安装资质及国家核定的安装专业施工三级资质及以上的施工队伍）接到投标邀请后均为合格的投标人。
对货物采购招标，如果投标人不是制造商，必须提供制作厂家的授权书及证明材料。
如果投标代表人不是法定代表人，需持有《法定代表人授权书》
3、无论投标过程和结果如何，投标人自行承担投标活动中所发生的全部费用。
4、本次招标过程禁止任何形式的商业贿赂，一经发现，按如下规定处理：
（1）、未决标前将被取消评标入围资格；
（2）、决标后且被评为中标单位将被取消中标资格并没收投标保证金；
（3）、已签约的，招标方有权单方面取消合同，并由中标单位承担招标方因取消合同造成的全部损失。
（二）、招标文件
1、招标文件的构成
（1）、投标邀请；
（2）、投标须知前附表；
（3）、投标人须知；
（4）、招标内容和技术规格书；
（5）、合同主要条款；
（6）、投标文件格式；
2、招标文件的澄清
投标人对招标文件如有疑问要求澄清，或认为有必要与招标人进行技术交流，可用书面形式通知招标人，但通知不迟于疑问提交截止时间，招标人将用书面形式予以答复，并将不说明来源的答复发给所有投标人。
3、招标文件的修改
在投标截止时间前，招标人有权修改招标文件，并以书面形式通知投标人。
修改的文件作为招标文件的额外补充和组成部分，对所有投标人均有约束力；
为使投标人有足够的时间按招标修改文件要求修改投标文件，招标人可酌情推迟投标截止时间和开标时间，并将此变更书面通知各投标人。
五、熟读投标文件
《投标文件》
1、投标人提交的投标书以及投标人与招标人就有关投标的所有来往函电均应使用中文。
投标人可以提交用其他语言印制的资料，但必须译成中文，在有差异和矛盾时以中文为准。
（1）、投标人应仔细阅读招标文件中的所有内容，按照招标文件要求详细编制投标文件，并保证投标文件的正确性和真实性。
（2）、不按招标文件的要求提供的投标文件按无效标处理。
2、投标文件的组成
（1）、投标函；
（2）、开标一览表；
（3）、投标设备型号规格、数量、原产地、价格表；
（4）、投标设备配置表及分户报价清单；
（5）、按照工程报价表及主要安装材料的品牌、产地；
（6）、技术规格偏离表及建议；
（7）、商务偏离表；
（8）、法定代表人授权书；
（9）、备品备件及专用工具表；
（10）、投标资格、资质证明文件：
a、营业执照（复印件）
b、生产许可证（复印件）
c、质量管理和质量保证体系认证证书（复印件）
d、产品3C认证证书（复印件）
e、产品鉴定证书（复印件）
作为投标文件的一部分，投标人需提供下列文件，这些文件可以是资料、图表或说明：
a、产品样本及技术规格表；
b、设备土建基础图；
c、产品的主要技术、结构、性能、特点和质量水平的详细描述；
d、产品的供货范围及零部件清单；其中：
零部件需要说明制造商、原产地和价格；
e、特殊工具和备品备件清单；
f、投标人推荐的供选择的配套零部件表；
g、产品制造、安装、验收标准；
h、质量手册或关于质量保证体系的介绍；
i、近三年来同类项目的业绩；
j、设备安装施工组织设计；
k、产品的技术服务和售后服务的内容和措施；
l、优惠条件：
投标人承诺给予招标人各种优惠条件，包括设备价格、税金、运输、保险、现场组装、成品保护、付款条件、技术服务、售后服务等方面的优惠。
（11）、投标人可以在投标文件中对招标设备的技术规格要求提出推荐和替代意见，但所提出的意见应优于招标文件中提出的相应要求；
（12）、投标人认为需要提供的其他文件；
（13）、如投标人不是制造商，投标时还必须提供：
代理商资格证明文件；
制造商资格证明文件；
其他有关资格证明文件。
3、投标内容填写说明
（1）、投标书格式
投标人应按照招标文件中所提出的格式填写并装订成册。
（2）、开标一览表为在开标仪式上唱标的内容，投标人需按格式统一规范填写，不得自行增减内容。
（3）、技术规格偏离表及建议
投标设备如与招标设备在型号、规格、技术参数、性能、工艺、材料、质量技术标准等方面有偏离或对投标产品配置有更好的建议，应填写《规格性能偏离表及建议》。
（4）、商务偏离表
如投标人的投标文件不能满足招标文件的要求，应填写《商务偏离表》，详细注明偏离情况。
4、投标报价
（1）、投保人应按照招标文件填写《投标设备型号规格、数量、原产地、价格表》。
如单价与总价不符，以总价为准，调整单价。
如以文字表示的数据与数字表示的有差别，以文字为准修正数字。
（2）、每种设备只允许有一个报价，有选择的报价将不予接受。
（3）、投标报价应按不同费用类别分开填写。
产品价格（统一报人民币设备出厂价、含税金、利润等）；
（4）、设备包装费、运杂费、保险费（指货物运抵现场所发生的费用）；
（5）、系统安装费、检验及调试费；
（6）、培训及技术服务费；
（7）、投保人认为要发生的其他费用；
（8）、备品备件及专用工具。
（9）安装费（包括铜管及连接件、风管、封口、电线、制冷剂、橡塑保温材料、PPR冷凝水管、设备吊装、支吊架等主材，设备就位安装费，人工费，综合费率，税金以及施工现场可能发生的一切费用）
招标单位要求分类报价是为了方便评标，但在任何情况下不限制招标人以及认为最合适的条款签订合同的权利。
投标价中标明的价格应为履行合同的固定价格，未经招标人书面认可，不得以任何理由予以变更。
投标人应充分考虑中标后与建筑设计单位、装饰设计及施工单位、幕墙设计及施工单位、土建及安装总包单位等单位发生的相关费用，对于各单位相互协调引起的设计变更费用一律不作调整。
本次投标价格除业主调整设备数量和建筑设计较大的修改外，设备价格、安装价格和其他费用均不作任何调整。
5、投标保证金
（1）、投标人须提供壹万元的投标保证金，投标保证金以现金、支票、汇票形式在开标前送至招标人。
（2）、中标人的投标保证金在中标人与买方签订合同并提交履约保证金后，10个工作日内无息退还。
（3）、未中标人的投标保证金在中标人与买方签订的合同生效后10天内无息退还。
（4）、发生下列情况之一，保证金将被没收：
投标人在投标有效期内撤回投标书；
投标人修改或拒绝接受已确认的条款；
中标人未按中标通知书中规定的时间、地点与买方签订合同。
6、投标文件的有效期
（1）、自投标之日起，在“投标邀请”规定的有效期内有效。
投标有效期短于这个规定期限的投标将被拒绝。
（2）、在特殊情况下，招标人可与投标人协商延长投标书的有效期，这种要求和答复均以书面形式进行。
在这种情况下投标保证金的有效期也相应延长。
7、投标文件的样式、签署和份数
（1）、投标文件的正本、副本须注明“正本”、“副本”字样。
当正本和副本不符时，以正本为准。
（2）、投标文件需投标单位盖章并有法定代表人或法定代表人授权代表签署，投标单位应写工商登记的全称。
（3）、投标文件的份数
按招标文件2.1条和2.2条的要求提供的各种文件，均提供一式四份，其中正本一份，副本三份。
（4）、投标文件不得涂改和增删，如有错漏必须修改，修改处须盖章。
（5）、由于字迹模糊或表达不清引起的后果由投标人负责。
8、投标文件的密封及标记
（1）、投标文件应按以下方法袋装密封；
（2）、投标人应将投标文件密封在密封袋上，写明项目名称、投标人名称、投标人地址、投标人公章及法定代表人签字。
9、投标截止时间
（1）、投标文件必须在规定的投标截止时间前送达指定的投标地点。
（2）、招标人因故推迟投标截止时间，将以书面形式通知所有投标人。
在这种情况下，招标人和投标人的权利和义务将受到新的截止时间的约束。
10、投标文件的修改和撤回
（1）、投标人在投标以后如必须修改或撤回投标文件，必须在投标截止时间以前将书面的投标修改文件或撤标通知送达招标人。
（2）、投标修改文件必须密封，在密封袋上写明招标项目名称、投标人名称，加盖投标人企业公章及法定代表人签字，并注明“修改文件”字样。
11、无效投标
发生下列情况之一的投标文件被视为无效；
（1）、在投标截止时间以后送达的投标文件；
（2）、未按招标文件要求密封的投标文件和由于包装不妥而失散或严重破损的投标文件
（3）、未按投标文件要求编制或字迹模糊、辨认不清的；
（4）、与招标文件有重大偏离的投标文件；
（5）、未按投标文件规定提交投标保证金的；
（6）、关键格式没有投标人授权签字和加盖公章的投标文件；
（7）、投标人递交两份或两份以上内容不同的投标书，未声明哪一份有效的；
（8）、投标人未按要求参加开标会议的。
六、熟读开标和评标
《开标和评标》
（一）、开标
1、招标人按“投标须知前附表”规定的时间、地点公开开标。
2、投标法定代表人或法定代表人授权代表必须出席，并携带有效证件（身份证、授权书）。
3、开标时，招标人将当众宣读投标人名称、投标价格、交货期、是否提交投标保证金、以及招标人认为合适的其他内容。
4、招标人将做开标记录，并经招标人、投标人签名确认。
开标记录应包括在开标时宣读的全部内容。
5、开标后，按规定组建的评标委员会对投标文件进行初审，初审内容为：
（1）、投标文件是否符合招标文件的要求，内容是否完整，文件签署是否齐全；
（2）、价格构成有无计算错误；
（3）、验证投标保证金；
初审时，如发现投标设备与招标设备在规格型号、技术参数、性能、质量、交货期有重大偏离，其投标文件将被拒绝。
但运行投标设备在满足招标文件技术规格书的前提下出现的合理偏差（仅限优于招标文件要求例外）；
招标人对投标文件的判定，只依据投标内容本身，不依靠开标后的任何外来证明。
6、询标
（1）、为有利于对投标文件的比较和评议，招标人可要求投标人对投标文件进行澄清，必要时招标人可要求投标人对澄清的问题做出书面答复。
书面答复需由投标全权代表签字并盖章最为投标内容的一部分。
（2）、投标人对投标文件的澄清不得改变投标价格及实质性内容。
（二）、评标
1、招标人将按规定组建评标专家对具备实质性响应的投标文件进行评估和比较。
2、评标原则
评标小组按照招标文件的要求进行评标，同时考虑以下因素：
（1）、投标价格竞争性；
（2）、产品设备先进性和合理性；
（3）、产品性能和标准；
（4）、产品的寿命和可靠性；
（5）、备品备件供应和售后服务；
（6）、付款方式、交货期和交工期；
（7）、安装施工队伍的管理、技术、质量水平；
（8）、近三年来公司业绩和履约信誉。
3、评标工作如需投标人配合，投标人必须接受。
4、评标专家小组评标后，向决标领导小组推荐两名中标候选人，由决标领导小组决标。
5、评标专家小组经评审认为所有投标不符合招标文件要求的，可以否决所有投标。
6、中标标准
评标结束后，决标领导小组根据以下中标标准进行审查：
（1）、投标文件符合招标文件要求；
（2）、产品的技术、质量水平优良；
（3）、投标人有较好的执行合同的能力和履约信誉；
（4）、投标人有施工管理和技术水平较高的安装队伍；
（5）、投标价格对买方最有利；
（6）、投标人能够提供质量技术、商务经济占综合优势的产品和服务。
（7）、招标人将把中标通知书授予最佳投标者。
7、招标人在授予合同之前仍有选择或拒绝任何投标人中标的权利，并对采取的行为不予解释，也不对因此而受影响的投标人承担责任。
七、熟读授予合同
《授予合同》
1、中标通知
（1）、在投标有效期内，招标人将以书面的形式通知中标人；
（2）、招标人在向投标人授予中标通知书时，有权变更招标设备的数量和服务内容；
（3）、中标通知书是合同的组成部分；
（4）、未中标人的投标保证金在招标人与中标人签订合同生效后的10个工作日内无息退还。
2、当中标人与买方签订合同并提交履约保证金后，招标人将向其他投标人发出落标通知。
招标人对未中标的投标人不作任何解释。
3、签订合同
（1）、中标人应按中标通知书规定的时间、地点与买方签订合同，并提交履约保证金保函。
（现金、支票、汇票）
（2）、招标文件、中标人的投标文件及投标修改文件、询标纪要和中标通知书均作为合同附件，与合同具有同等法律效力。
（3）、拒签合同的责任：
中标人接到中标通知书后，在规定的时间内否认已经承诺的条件而拒签合同或拒交履约保证金者，以投标违约处理，其投标保证金不予退回，并赔偿由此给招标单位造成的损失，招标人重新组织招标的，所需费用由原中标人承担。
4、履约保证金
（1）、中标人在收到中标通知书后，需向买方提供贰万元的履约保证金，在中标方与买方签订合同前递交。
（2）、履约保证金自提交之日起至设备安装调试验收合格并正式投入使用时有效。
八、熟读技术规格和要求
《技术规范和要求》
1、投标人需按本技术规格书和要求完成空调设备的设计、制造、运输、安装、调试及试运行、成品保护、验收、售后服务和维修保养等工作。
按工作顺序提交所需的技术资料，所有资料必须符合本技术规格要求，无论其是否被明确列在合同文件中。
2、设备提供和配置
本次招标的空调设备为合资品牌空调或国内知名品牌空调。
各投标人根据招标人提供的图纸，自行设计和计算配置。
提供的空调设备须包括但不限于以下工作服务：
（1）、安装招标人提供的设计图纸和技术要求，提供空调配置的详细设计方案（包括空调平面布置图、系统图、安装大样图、空调负荷计算书和设计说明等），满足设计院图纸和施工要求，投标人应提供土建基础尺寸，基础承载要求，需要雨淋、预埋的部件及尺寸；并且报设备安装方案；
（2）、按招标人和设计需要完成设备的具体设计；
（3）、详细的构造图，设备样本和质量证明文件；
（4）、按招标人认可的设计方案和材料进行加工、制造、供货；
（5）、运输及装卸；设备运输至项目建设工地，并卸货至指定地点；
（6）、投标人应负责提供完整的中文操作维护使用手册；
（7）、进口的主要零部件的原产国家需明确地标明在投标文件中，在交货时应附上原产地的产地证明文件、装箱单、商检证明等；
3、设备安装：
（1）、投标人需按招标文件要求和招标人认可的空调施工图纸，负责空调系统的施工图深化、设备安装、调试及试运行直至验收合格交付使用。
招标人除提供设备存放场地（具体要求由投标人在投标文件中注明）以外，设备装卸、保管及其他所需费用全部包括在投标报价内。
（2）、投标人对安装、调试、记录、试运行等负责，直至通过质检部门和买方的验收，验收费用包括在总价中。
（3）、未经招标人书面同意投标人不得将设备委托他方进行安装，安装人员需持有效上岗证。
（4）、设备安装验收合格，交付业主使用以前的设备成品保护由中标人负责，如发生设备及管线损坏或缺失，中标人负责免费修复或补齐。
（5）、投标人中标后须提供与工程建设总进度和买方装修进度相适应的安装计划和要求，并须经招标人认可。
投标人的施工进度和安装质量纳入工程监理和安装总承包单位管理。
（6）、安装前所有的进场设备和材料需经招标人工程部门确认并签字认可。
与安装无关或未经认可的设备和材料不得进入安装场地。
（7）、设备安装验收合格，并领取验收证书后的10天内向买方提供完整的技术资料肆套（包括安装过程中的测试数据原件及影像资料）。
（8）、设备的测试和试运行
（9）、工具、材料、仪器设备和劳务人员
中标人应派有资质的并具有五年以上工作经验的工程师在现场负责测试和调试，以检测其设计、制造、运行效果等。
并提供所有测试和调试所需的工具、材料、仪器和劳务人员。
4、程序和表格
中标人须在合同签订后的XX个工作日内，提交测试和调试方法及记录表格，经买方书面审核后生效。
（1）、测试：
部分或全部测试需根据实际情况在安装期内或后进行。
认真做好测试记录，并出具空调设备测试报告。
（2）、试运行：
设备试运行应在买方有关人员的监督下进行，试运行结果须符合产品标准和技术规格书及合同要求。
5、设备的安装验收：
（1）、工程完成后，中标人须负责全部设备的保护和清洁工作，直至设备验收合格并交付业主正常使用为止，在安装过程中，如对建筑结构或其他设备设施造成损失，中标人将要负责修理或赔偿损失。
（2）、空调设备须在试运行合格并通过质检部门和买方验收后方可交付使用。
（3）、验收条件：
空调设备的技术性能和产品质量必须符合国家或行业有关标准、招标人技术规格书及合同约定要求，空调设备的安装必须符合《通风与空调施工质量验收规范》和装饰装修效果的要求。
中标方必须对空调系统设计、设备配置、产品及安装质量和最终空调效果负全部责任，在当地最不利的气温环境下，空调系统开机XX分钟内室内温度应达到：
夏季XX-XX℃，冬季XX-XX℃。
（4）、验收资料：
整套设备图纸、技术文件、测试和调试报告都已提交并得到接受。
本技术规格书只是一些原则性要求，并不是详尽的要求，投标人对投标设备的设计符合现行的国家技术规范、标准负责。
6、质量管理和服务能力
（1）、制造商须获得ISO9000系列质量和管理资格认证或同等资格认证。
（2）、招标人将对投标人提供服务的用户的产品运行状况和售后服务进行总体评估。
（3）、投标人须有能力在本地提供长期服务。
7、产品标准和规范
（1）、中国国家标准及其他被普遍认可的中国标准
（2）、由招标人认可的其他国家的其他权威标准
（3）、这些标准应为最新标准，投标人应及时提供给招标人（国外标准应翻译成中文）
（4）、如果在合同履行过程中有新的国家或行业（部）标准出台的，且该标准属于强制性标准的，则供方应确保该合同产品达到并符合新的国家或行业（部）标准。
因此而增加的费用及风险已经包含在合同总价中。
8、权利保证
（1）、供方应保证需方及最终用户在使用合同标的物的任何部分不受第三方关于侵犯其所有权、专利权、商标权等一切可能的知识产权侵权的指控。
需方或最终用户因此而受到的全部损失包括对但不限于第三方任何赔偿、补偿、垫付的款项以及应对指控而支出的全部费用，均由供方承担。
（2）、供方提供的产品若存在质量问题，导致在安装及今后使用过程中造成供需双方、使用人或第三方人身伤亡或财产损失的，供方承担由此产生的全部责任。
九、熟读投标所需资料
《投标所需资料》
下列资料须包含在投标文件中，由投标人免费提供：
1、ISO9000系列质量管理认证复印件
2、设备制造许可证或设备制造商资料证明和经销商资格证明、所提供设备鉴定书。
3、产品样本说明书、选型手册、具体结构图、设计图纸
4、设备的装配部件图集组装图以及详细标明具体标题、编号、数量、材料。
5、设备在设计、制造、检验、试验方面的主要标准。
6、列出按照制造工序和运输要求的设备制造期、试验期、交货期。
7、随机维修专用工具及机器备品备件表。
8、主要配套设备的制造商、产地。
9、公司三年的业绩。
10、设备详细配置：
压缩机、电机、风机、四通阀、控制器灯主要部件及铜管、铝翅片、钢板、风管、风口、橡塑保温材料、PPR凝结水管道等主要材料的具体规格及产地。
11、3C认证、质量体系认证证书等资质证明材料
12、合同签订后须提交下列文件：
卖方与买方签订合同后，卖方须按建设进度要求提供下列资料：
（1）、空调室内、外机平面布置图;
（2）、设备安装施工图;
（3）、电气接线图、系统原理图、安装大样图;
（4）、中标方认为有必要提供的其他文件和技术资料;
（5）、买方认为有必要提供的其他文件和技术资料;
十、熟读合同主要条款
《合同主要条款》
买方：
XX有限公司
卖方：
XX有限公司
经双方协商，买方委托卖方提供XX空调项目的设备供货及安装、调试、开通等相关的服务工作，具体协议如下：
1、工作范围
卖方在规定的时间内提供XX空调项目的设备设备供货及安装、调试、开通等。
具体要求详见空调工程招标文件及补充文件。
卖方负责本工程空调系统设备及管线的安装及调试开通。
2、合同产品的名称、技术规范和数量、价格
合同产品的名称、技术规范和数量应与中标通知书、招标文件及被买方接受的规格性能偏离表相一致。
详见报价文件中合同总价及价格清单
3、产品的质量、技术标准
合同产品的质量、技术标准如在投标文件中无相应说明，则按国家有关部门颁布的最新的国家或行业（部）标准执行。
没有国家或行业（部）标准的，按企业标准执行。
4、交货时间及地点
卖方应根据买方项目实际进度要求完成设备的交货；
交货地点为：
XXXX
5、包装、运输及装卸保修
（1）、为了保证设备在长途运输和装卸过程中的安全，产品保证应符合国家或行业（部）标准规定，每一包装箱内必须附有装箱清单。
由于包装不善致使设备锈蚀、损坏或缺失，由卖方承担一切责任。
（2）、货物在装卸、运输途中发生损坏或短缺，由卖方负责索赔。
（3）、卖方保证在确认货物因装卸、运输中发生损坏或短缺后，尽快给予调换、修复或补齐缺件，直至买方满意为止，不管其造成的原因如何，也不能以办理索赔为由而拖延。
6、文件和技术资料的提供
设计文件：
（1）、设备概括及主要性能；
（2）、设备整体系统的组成与配套；
（3）、与土建施工相关的安装资料；
（4）、公用设施资料；
（5）、电动机规格型号等资料；
（6）、电气和控制
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