集团企业集中采购管理系统解决方案设计.docx

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集团企业集中采购管理系统解决方案设计

适用文案

公司公司集中采买管理解决方案

5.1.要点目标

本解决方案要点解决公司公司集中采买管理中的以下问题：

1）怎样成立公司公司有效的集中采买管理模式；

2）怎样对供给商进行一致规范、正确评估；

3）怎样发挥集中采买规模优势，降低采买成本；

4）怎样获取合理采买价钱，有效控制采买成本；

5）怎样掌控公司全局库存，合理控制库存，降低资本占用；

6）怎样有效地规范和控制集中采买业务流程；

7）怎样及时、正确地掌控公司采买业务履行状况。

5.2.整体思路

以公司全局库存为基础，经过对主要供给商、要点采买业务环节的集中统管，建立集

团公司集中采买管理应用平台。

文案大全

集

团

总

部

下

属

企

业

适用文案

采买管理制度物质管理制度集采物质目录采买业务流程

供给信息采集供给商信息库评估合格供给商库

库房1

库房2

库房n

采买合同

公司物流中心

全局库存均衡

采买订单

采买申请

采买申请

供给商

工厂1工厂2送货

查收入库

库房库房

图注：

1）公司总部拟订采买管理、物质管理、集中采买物质目录等管理制度；

2）主要供给商选择、评估及重要物质的采买合同样要点业务环节由公司总部一致掌控；

3）部下公司依据业务需要提出采买申请，并把集中采买的物质提交到公司总部；

4）公司总部依据全局库存状况及采买策略，选择供给商进行采买，下达订单；

5）供给商直接送货到各工厂，有些公司是要求供给商送货到总部，而后由总部再调拨

到各工厂；

6）依据公司管理要求不一样，与供给商的采买结算能够由总部集中结算，也能够由各工厂分别与供给商结算。

文案大全

适用文案

5.3.详细解决方案

3.1.成立公司公司有效的集中采买管理模式

3.1.1.集中采买、集中收货、集中结算、内部调拨

主要应用处景：

主要特色：

1）总部负责采集下级公司采买申请，一致直供给商下达订单；

2）供给商一致送货到总部，总部收货质检，与供给商的物流在总部达成；

3）总部收货后，依据各公司物质需求申请以及实质采买到货状况，向各公司调拨物质；

4）总部与供给商一致结算；

5）总部和下级公司进行内部结算。

文案大全

集采集结模式

适用文案

供给商

报价

退回

开票

总部

计划员采买员库管员财务

汇总/均衡

采买计划

询价

接受报价

比价

采买订单

收货

质量查验

能否合

不合格

格合格

采买结算入库

收票

分货

下级公司工厂

汇总/均衡车间计划

物质需求申请

流

出库

入库

领料单

物

及

流

资料出库

商

对付单

收款

付款

对付单

算

应收单

结

收款

付款

款

收

图注：

1）各工厂提出物质需求申请；

2）公司计划员汇总各工厂物质需求申请后，在本公司范围内均衡库存，将库存缺口向

文案大全

适用文案

公司总部提出采买申请；

3）总部计划员汇总各公司需求申请后，在总部均衡库存，依据库存缺口生成采买计划；

4）采买计划审批后，生成采买订单，下达采买订单给采买员；

5）采买员向供给商发出询价，供给商报价后，确立集采价钱；假如与供给商签署有采

购合同，则履行合同价钱。

6）采买员履行采买，下达采买订单给供给商，要求送货到总部；

7）采买到货需要质检时，在总部进行质检收货，不需要到货环节时，总部直接收货入

库；

8）总部录入采买发票；

9）总部依照供给商发票与入库单般配校验后与供给商结算、付款；

10）总部依据下级公司物质需求申请及实质采买状况生成调拨订单，履行调拨；

11）下级公司调拨收货入库；

12）按期进行总部和下级公司的内部调拨结算。

3.1.2.集中采买、分别收货、集中结算、内部收付

主要应用处景：

主要特色：

1）总部负责一致直供给商下达采买订单；

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适用文案

2）下级公司分别进行收货质检与入库业务；

3）公司总部与供给商一致结算；

4）总部与下级公司内部结算。

分采集结模式

总部

供给商

计划员采买员库管员财务

汇总/均衡

采买计划

询价

报价接受报价

比价

采买订单

下级公司工厂

汇总/均衡车间计划

物质需求申请

收货

质量查验

退回

不合格

能否合格

合格

采买结算

入库

流

开票

收票

资料出库

领料单

物

及

流

内部结算

商

对付单

对付单

收款

付款

算

应收单

结

收款

付款

款

收

图注：

1）各工厂提出物质需求申请；

2）公司计划汇总感觉内各工厂物质需求申请后，在本公司范围内均衡库存，将库存缺

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适用文案

口向总部提出请购；

3）总部计划员汇总下级公司需求申请后，在总部均衡库存，依据库存缺口生成采买计

划；

4）采买计划审批后，生成采买订单，下达采买订单给采买员；

5）采买员向供给商发出询价，供给商报价后，确立集采价钱；假如与供给商签署有采

购合同，则履行合同价钱。

6）采买员履行采买，下达采买订单给供给商，指定供给商送货到各个下级公司；

7）采买到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司

直接收货入库；

8）总部录入采买发票；

9）总部依照供给商发票与入库单般配校验后与供给商结算、付款；

10）总部与下级公司进行内部结算。

3.1.3.集中采买、分别收货、分别结算、各自使用

主要应用处景：

主要特色：

1）总部负责一致直供给商下达订单任务；

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适用文案

2）下级公司各自进行收货质检与入库业务；

3）下级公司分别与供给商结算。

分收分结模式

总部

供给商

计划员采买员库管员财务

汇总/均衡

采买计划

询价

报价接受报价

比价

采买订单

退回不合格

开票

流

物

及

流

商

算

结

款收款

收

图注：

1）各工厂提出物质需求申请；

下级公司

汇总/均衡

收货

质量查验

能否合格

合格

入库

收票

采买结算

资料出库

对付单

付款

工厂

车间计划

物质需求申请

领料单

2）下级公司计划员汇总下级单位物质需求申请，在本公司范围内均衡库存，将库存缺

口向总部提出请购；

文案大全

适用文案

3）总部计划员汇总各公司需求申请后，在总部均衡库存，依据库存缺口生成采买计划；

4）采买计划审批后，生成采买订单，下达采买订单给采买员；

5）采买员向供给商发出询价，供给商报价后，确立集采价钱；假如与供给商签署有采

购合同，则履行合同价钱。

6）总部采买员履行采买，下达采买订单给供给商，指定供给商送货到各个下级公司；

7）采买到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司

直接收货入库；

8）下级公司录入采买发票；

9）下级公司依照供给商发票与入库单般配校验后与供给商结算、付款。

3.1.4.统签合同集采模式

总部与供给商统签采买合同，并控制下级公司采买业务模式。

主要特色：

1）总部一致与供给商签署采买合同；

2）下级公司只好依据总部签署的合同向供给商下达采买订单。

文案大全

适用文案

统签合同集采模式

供给商公司公司下级公司

洽商合同采买合同

采买订单采买订单

各公司采买各公司采买

业务流程业务流程

图注：

1）总部一致与供给商签署采买合同；

2）下级公司录入采买订单，并受总部采买合同的控制；

3）下级公司履行采买订单后，进入后续的采买业务流程。

3.1.5.怎样成立集采业务组织和集采业务规则

成立集采采买组织：

文案大全

适用文案

采买组织所属公司

定义集采规则：

确立物质由哪个公司负责集采。

集采公司

集采物质

集采调拨关系定义：

确立集采调拨业务规则及价钱规则。

文案大全

适用文案

集采调拨

文案大全

适用文案

3.2.成立公司采买管理模式，规范采买业务流程

3.2.1.一般销售的商品采买

一般采买

供给商

商品部门

采买部门

库管部门

质价部

财务部

请购申请

采买订单

采买订价

成本确认

单

采买到货

采买入库

采买结算

流

物采买发票

及

流

商

采买对付

算

结

款收款付款单

收

图注：

1）请购单能够由商品部门手工填写，也支持由销售订单导入；

2）采买订单参照请购单生成，同时支持对订单进行仔细的业务状态管理；

3）依据采买订单进行到货签收，生成到货单；

4）库管员依据到货单中的合格品数目生成入库单；

5）结算员依据入库单生成采买发票，生成采买发票后进行结算，生成成本确认单；结算员对采买发票进行确认，确认后生成对付单，形成供给商对付款。

3.2.2.受托代销方式的采买业务

受托代销是一种先销售后结算的采买模式，往常是依据销售数目进行采买结算。

文案大全

适用文案

受托代销采买

需求部门

采买员

库管员

财务人员

供给商

提出需求

采买订单

申请

采买到货

合格

采买入库

采买结算

销售发票

采买发票

对付单

付款

收款

图注：

1）请购单、采买、到货、入库等业务环节与一般采买基本一致；

2）采买结算：

查问销售发票，依据销售状况与厂家进行采买结算，系统自动生成采买

发票般配采买入库进行采买结算；

3）依据采买发票确认对付，向厂家付款。

3.2.3.直运销售方式的采买业务

公司直运销售无需进行实物的收发，即达成购销业务，由供给商直接将商品发给公司的

客户；结算时，由购销两方分别与公司结算，开具购销发票，进行资本的划转。

文案大全

适用文案

直运销售

销售部门采买员库管员财务人员

销售订单销售发票

销售结算

应收单

收款单

需求申请单采买订单采买发票

采买结算

对付单

付款单

供给商客户

付款

收款

图注：

1）直运采买是由销售驱动采买的采买业务，销售部门先在销售管理中录入销售订单，

销售订单审查后将推式请购单；

2）请购单、采买订单的办理与一般采买基本一致；

3）直运采买不必入库，货物直接从供给商发给销售客户，所以没有入库办理；

4）能够在实质结算的时候参照采买订单生成采买发票，直运采买的采买发票保留后，

系统将自动生成一张结算单，传存货核算系统，确认采买成本；直运采买的采买发票审查后，会将数据传到对付系统，生成一张对付单，形成对付账款；

5）直运销售业务发票结算，销售成本取自采买发票成本。

3.2.4.多配送中心收货方式的采买业务

跨地区经营的分销公司往常在全国有多个配送中心，支持地区市场的销售，但采买业务往常由公司一个采买部门进行一致采买；公司采买部就需要依据多个配送中心需求

文案大全

适用文案

进行采买，而后分派到多个配送中心，往常能够经过订单到货安排，安排供给商在什么

时间、送什么品种、多少量量到那个配送中心。

主要特色：

1）多地区分销公司，全国多配送中心、多库房；

2）公司级的集中采买；

3）集中订货，但依据订单履行状况要求供给商向多个配送中心送货；

4）总部一致进行采买结算。

分销型公司多配送中心收货的采买方式

采买部采买部配送中心1配送中心2财务部

计划员采买员库管员库管员对付成本会计

采买计划采买合同

请购单

采买订单

订单到货安

排

到货接收

到货接收

采买入库成

本

采买入库

采买入库

采买发票

结算

采买对付

付款

图注：

1）往常销售部门依据销售计划拟订采买计划；

2）采买部门依照采买计划进行请购、向供给商订货；采买订单往常为按月履行的大订

单，便于供给商的生产备货；

3）采买部门或物流部门依据市场状况和配送中心的库存状况，拟订到货计划安排，并

通知供给商依照到货计划送货；

4）配送中心能够依照到货计划进行收货安排工作准备；

5）供给商一致开票，系统中发票和各配送中心的采买入库单般配考证进行采买结算，

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适用文案

确认对付，并依照对付进行付款。

3.3.怎样对供给商进行一致规范、正确评估

基础设置

查问历史交易

评估供给商

评估结果

对供给商

的办理

供给商存货关系设置

供给商供货价钱供给商供货质量

供给商交货履约状况

设置评估标准评估供给商

供给商排名按物料的供给商排名

能否合格

候选供给商

供给商

冻结供给商

从头评估

能否合格

解冻供给商

图注：

1）成立供给商和存货关系，成立供给商评估基础；

2）设置供给商评估标准，以标准评估供给商；

3）查问已有历史采买交易中，查问供给商供货价钱、质量及交货履约状况；

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适用文案

4）冻结不合格供给商，控制不再与该供给商发生交易；

5）供给商从头评估合格后，将会从头归入公司候选供给商。

3.4.怎样获取合理采买价钱，有效控制采买成本

采买价钱管理

供给商

计划员

采买价钱管理员

采买员

请购申请

自动询价

自制

能否存

在有效

询价

询报价单

价钱

否

选择供给商

停止

询价

不询价

否

报价

接受报价

是

能否存

在价钱

审批单

采买合同

自制

是

价钱审批单

采买订单

图注：

1）计划员提出请购申请；

2）采买价钱管理员依据请购申请询价，同时，也能够自制询报价单；

3）选择询价供给商，供给商报价后，磋商最后采买价钱，形成价钱审批单；

4）价钱审批单价钱除来自询报价单外，会获取采买合同价钱，同时，也可自自制询报

价单；

5）依据价钱审批单价钱形成采买订单价钱；

6）采买订单除了能够经过价钱审批单中的信息生成外，也能够取历史采买价钱和已存

在的价钱审批单信息生成，进而能够减少比价过程。

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适用文案

3.5.怎样掌控公司全局库存，合理控制库存水平；

为公司各领导层及有关岗位职工及时供给多角度的报表。

现存量查问：

多公司查问

动向库存查问：

动向库存

多物料属性库存管理，包含多计量、批次、保值期、自由项、序列号、条形码等：

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适用文案

3.6.怎样有效地规范和控制集中采买业务流程

规范流程：

成立规范业务流程，保证公司业务运作的规范性。

流程可控：

公司在办理业务时，将会遇到业务规则的控制。

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适用文案

控制票据

控制点

控制条件

流程可调：

依据公司业务发展需要，实现业务流程及时调整。

先货后票和先票后

货的流程能够调整

3.7.怎样及时、正确地掌控公司采买业务履行状况

为领导层及有关岗位职工及时供给多角度的报表。

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适用文案

多公司多角度

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适用文案

5.4.集采平台建立

价钱管理

合同管理

采买计划

退货管理

价保留理

销售管理

库存管理

采买管理

质量管理

返利管理

信誉管理

采买价钱

内部交易

供给商管理

应收管理

发运管理

存货核算

对付管理

资本管理

全面估算

总账

网络报表

归并报表

UAP应用平台

主要功能：

1）合同管理：

反应公司与供给商签署的采买合同及其履行状况，并可实现对详细采买

业务的控制；

2）供给商管理：

成立供给商的查核、评估系统，对供给商进行合理的评估；

3）采买计划：

拟订公司年度采买计划，指导公司采买业务履行；

4）采买价钱：

经过询报比价，确立物质采买价钱，作为采买履行的依照；

5）采买管理：

以采买订单为核心，反应公司采买业务运作，并供给多种查问、剖析报

表；

6）内部交易：

办理公司内部交易的物流、商流、资本流，经过业务共同，使得交易信

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适用文案

息在各方获取及时反应；

7）库存管理：

从数目角度管理物质的进出库业务及特别业务，及时反应公司现有库存

及估计库存，供给各样库存剖析报表；

8）存货核算：

从资本角度管理物质的入库业务，计算物质成本；

9）发运管理：

经过发运计划、发运单等一致协召公司公司的物质运输，并经过计算相

关的运输花费实现与财务的集成应用；

10）质量管理：

定义的合格品范围，对采买到货物质进行质量查验，并依据查验结

果对货物进行办理。

5.5.方案优势剖析

5.1供给公司供给商管理平台

公司一致管理供给商：

选择公司

分派供给商

评估供给商：

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计算得分

5.2支持集采集结管理模式

由总部达成收货入库和收票结算：

集收集结

5.3.支持分采集结管理模式

由提出需求申请公司收货入库，总部达成收票结算：

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适用文案

分收集结

5.4.支持分收分结管理模式

提出需求申请公司达成收货入库和收票结算：

分收分结

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适用文案

5.5.支持统签合同采买模式

总部一致签署采买合同，分派到下级公司，控制下级公司采买业务：

集采公司

所控制的下级公司

5.6.支持优良优价采买

确立优良优价标准：

依据查验结果计算实质入库数目：

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适用文案

计算结果

计算实质入库数目

依据查验结果，依照优良优价标准计算采买价钱：

计算价钱

实质价钱

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适用文案

5.7.实现多配送中心收货

选择配送中心

图注：

在采买订单中进行到货计划安排，确立向哪些配送中心配货。

5.8.支持公司间业务票据的共同

由总部触发的公司间调拨业务：

设定调拨公司

由销售订单生触发的公司间调拨业务：

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适用文案

销售订单触发设定调拨公司

5.9.供给较完好的采买价钱管理系统

确立询价物质：

生成价钱审批单：

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适用文案

依照审批后的价钱下达采买订单：

5.10.鉴于角色的权限分派

用户权限分派波及到三个方面：

1）设置角色关系公司：

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适用文案

分派公司

2）为角色分派权限：

3）为用户分派角色：

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适用文案

5.11.及时的例外事件管理，支持多种预警功能

保质期邻近预警：

库龄预警：

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适用文案

采买到货预警：

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适用文案

5.12.支持审批流，知足公司管理要求

图注：

采买订单支持公司采买员审批的流程；当采买金额超出10000万元时，转由总部采买

员审批。

5.6.价值剖析

辅助公司成立了公司级供给商管理平台，一致对供给商进行资质审查、评估，使得供给

商的管理更为科学、合理；

充足发挥了集中采买的规模优势，降低了采买价钱；

经过集中掌控主要物质的库存，使得物质分配更为合理，库存水平显然降落，资本占用

更趋合理；

实现了对采买价钱履行状况及时、动向剖析，有效地控制采买成本；

采买业务办理流程更为规范、合理，采买破绽渐渐减少。

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