集团企业集中采购管理系统解决方案设计.docx

1、集团企业集中采购管理系统解决方案设计适用文案公司公司集中采买管理解决方案5.1. 要点目标本解决方案要点解决公司公司集中采买管理中的以下问题：1） 怎样成立公司公司有效的集中采买管理模式；2） 怎样对供给商进行一致规范、正确评估；3） 怎样发挥集中采买规模优势，降低采买成本；4） 怎样获取合理采买价钱，有效控制采买成本；5） 怎样掌控公司全局库存，合理控制库存，降低资本占用；6） 怎样有效地规范和控制集中采买业务流程；7） 怎样及 时 、正确地掌控公司采买业务履行状况。5.2. 整体思路以公司全局库存为基础，经过对主要供给商、要点采买业务环节的集中统管，建立集团公司集中采买管理应用平台。文案大

2、全集团总部下属企业适用文案采买管理制度 物质管理制度 集采物质目录 采买业务流程供给信息采集 供给商信息库 评估 合格供给商库库房 1库房 2库房 n采买合同公司物流中心全局库存均衡采买订单采买申请采买申请供给商工厂1 工厂2 送货查收入库库房 库房图注：1） 公司总部拟订采买管理、物质管理、集中采买物质目录等管理制度；2） 主要供给商选择、 评估及重要物质的采买合同样要点业务环节由公司总部一致掌控；3） 部下公司依据业务需要提出采买申请，并把集中采买的物质提交到公司总部；4） 公司总部依据全局库存状况及采买策略，选择供给商进行采买，下达订单；5） 供给商直接送货到各工厂，有些公司是要求供给商

3、送货到总部，而后由总部再调拨到各工厂；6） 依据公司管理要求不一样，与供给商的采买结算能够由总部集中结算，也能够由各工厂分别与供给商结算。文案大全适用文案5.3. 详细解决方案3.1. 成立公司公司有效的集中采买管理模式3.1.1. 集中采买、集中收货、集中结算、内部调拨主要应用处景：主要特色：1)总部负责采集下级公司采买申请，一致直供给商下达订单；2)供给商一致送货到总部，总部收货质检，与供给商的物流在总部达成；3) 总部收货后， 依据各公司物质需求申请以及实质采买到货状况， 向各公司调拨物质；4)总部与供给商一致结算；5)总部和下级公司进行内部结算。文案大全集采集结模式适用文案供给商报价退

4、回开票总部计划员 采买员 库管员 财务汇总 /均衡采买计划询价接受报价比价采买订单收货质量查验能否合不合格格 合格采买结算 入库收票分货下级公司 工厂汇总 /均衡 车间计划物质需求申请流出库入库领料单物及流资料出库商对付单收款付款对付单算应收单结收款付款款收图注：1） 各工厂提出物质需求申请；2） 公司计划员汇总各工厂物质需求申请后， 在本公司范围内均衡库存， 将库存缺口向文案大全适用文案公司总部提出采买申请；3） 总部计划员汇总各公司需求申请后， 在总部均衡库存， 依据库存缺口生成采买计划；4） 采买计划审批后，生成采买订单，下达采买订单给采买员；5） 采买员向供给商发出询价， 供给商报价后

5、， 确立集采价钱； 假如与供给商签署有采购合同，则履行合同价钱。6） 采买员履行采买，下达采买订单给供给商，要求送货到总部；7） 采买到货需要质检时， 在总部进行质检收货， 不需要到货环节时， 总部直接收货入库；8） 总部录入采买发票；9） 总部依照供给商发票与入库单般配校验后与供给商结算、付款；10）总部依据下级公司物质需求申请及实质采买状况生成调拨订单，履行调拨；11）下级公司调拨收货入库；12）按期进行总部和下级公司的内部调拨结算。3.1.2. 集中采买、分别收货、集中结算、内部收付主要应用处景：主要特色：1） 总部负责一致直供给商下达采买订单；文案大全适用文案2） 下级公司分别进行收货

6、质检与入库业务；3） 公司总部与供给商一致结算；4） 总部与下级公司内部结算。分采集结模式总部供给商计划员 采买员 库管员 财务汇总 /均衡采买计划询价报价 接受报价比价采买订单下级公司 工厂汇总 /均衡 车间计划物质需求申请收货质量查验退回不合格能否合格合格采买结算入库流开票收票资料出库领料单物及流内部结算商对付单对付单收款付款算应收单结收款付款款收图注：1） 各工厂提出物质需求申请；2） 公司计划汇总感觉内各工厂物质需求申请后，在本公司范围内均衡库存，将库存缺文案大全适用文案口向总部提出请购；3） 总部计划员汇总下级公司需求申请后，在总部均衡库存，依据库存缺口生成采买计划；4） 采买计划审

7、批后，生成采买订单，下达采买订单给采买员；5） 采买员向供给商发出询价，供给商报价后，确立集采价钱；假如与供给商签署有采购合同，则履行合同价钱。6） 采买员履行采买，下达采买订单给供给商，指定供给商送货到各个下级公司；7） 采买到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司直接收货入库；8） 总部录入采买发票；9） 总部依照供给商发票与入库单般配校验后与供给商结算、付款；10） 总部与下级公司进行内部结算。3.1.3. 集中采买、分别收货、分别结算、各自使用主要应用处景：主要特色：1)总部负责一致直供给商下达订单任务；文案大全适用文案2)下级公司各自进行收货质检与入库业务

8、；3)下级公司分别与供给商结算。分收分结模式总部供给商计划员 采买员 库管员 财务汇总 /均衡采买计划询价报价 接受报价比价采买订单退回 不合格开票流物及流商算结款 收款收图注：1） 各工厂提出物质需求申请；下级公司汇总/均衡收货质量查验能否合格合格入库收票采买结算资料出库对付单付款工厂车间计划物质需求申请领料单2） 下级公司计划员汇总下级单位物质需求申请，在本公司范围内均衡库存，将库存缺口向总部提出请购；文案大全适用文案3） 总部计划员汇总各公司需求申请后， 在总部均衡库存， 依据库存缺口生成采买计划；4） 采买计划审批后，生成采买订单，下达采买订单给采买员；5） 采买员向供给商发出询价，供

9、给商报价后，确立集采价钱；假如与供给商签署有采购合同，则履行合同价钱。6） 总部采买员履行采买，下达采买订单给供给商，指定供给商送货到各个下级公司；7） 采买到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司直接收货入库；8） 下级公司录入采买发票；9） 下级公司依照供给商发票与入库单般配校验后与供给商结算、付款。3.1.4. 统签合同集采模式总部与供给商统签采买合同，并控制下级公司采买业务模式。主要特色：1） 总部一致与供给商签署采买合同；2） 下级公司只好依据总部签署的合同向供给商下达采买订单。文案大全适用文案统签合同集采模式供给商 公司公司 下级公司洽商合同 采买合同采

10、买订单 采买订单各公司采买 各公司采买业务流程 业务流程图注：1） 总部一致与供给商签署采买合同；2） 下级公司录入采买订单，并受总部采买合同的控制；3） 下级公司履行采买订单后，进入后续的采买业务流程。3.1.5. 怎样成立集采业务组织和集采业务规则成立集采采买组织：文案大全适用文案采买组织所属公司定义集采规则：确立物质由哪个公司负责集采。集采公司集采物质集采调拨关系定义：确立集采调拨业务规则及价钱规则。文案大全适用文案集采调拨文案大全适用文案3.2. 成立公司采买管理模式，规范采买业务流程3.2.1. 一般销售的商品采买一般采买供给商商品部门采买部门库管部门质价部财务部请购申请采买订单采买

11、订价成本确认单采买到货采买入库采买结算流物 采买发票及流商采买对付算结款 收款 付款单收图注：1)请购单能够由商品部门手工填写，也支持由销售订单导入；2)采买订单参照请购单生成，同时支持对订单进行仔细的业务状态管理；3)依据采买订单进行到货签收，生成到货单；4)库管员依据到货单中的合格品数目生成入库单；5)结算员依据入库单生成采买发票， 生成采买发票后进行结算， 生成成本确认单； 结算员对采买发票进行确认，确认后生成对付单，形成供给商对付款。3.2.2. 受托代销方式的采买业务受托代销是一种先销售后结算的采买模式，往常是依据销售数目进行采买结算。文案大全适用文案受托代销采买需求部门采买员库管员

12、财务人员供给商提出需求采买订单申请采买到货合格采买入库采买结算销售发票采买发票对付单付款收款图注：1） 请购单、采买、到货、入库等业务环节与一般采买基本一致；2） 采买结算： 查问销售发票， 依据销售状况与厂家进行采买结算， 系统自动生成采买发票般配采买入库进行采买结算；3） 依据采买发票确认对付，向厂家付款。3.2.3. 直运销售方式的采买业务公司直运销售无需进行实物的收发，即达成购销业务，由供给商直接将商品发给公司的客户；结算时，由购销两方分别与公司结算，开具购销发票，进行资本的划转。文案大全适用文案直运销售销售部门 采买员 库管员 财务人员销售订单 销售发票销售结算应收单收款单需求申请单

13、 采买订单 采买发票采买结算对付单付款单供给商 客户付款收款图注：1） 直运采买是由销售驱动采买的采买业务，销售部门先在销售管理中录入销售订单，销售订单审查后将推式请购单；2） 请购单、采买订单的办理与一般采买基本一致；3） 直运采买不必入库，货物直接从供给商发给销售客户，所以没有入库办理；4） 能够在实质结算的时候参照采买订单生成采买发票，直运采买的采买发票保留后，系统将自动生成一张结算单， 传存货核算系统， 确认采买成本； 直运采买的采买发票审查后，会将数据传到对付系统，生成一张对付单，形成对付账款；5） 直运销售业务发票结算，销售成本取自采买发票成本。3.2.4. 多配送中心收货方式的采

14、买业务跨地区经营的分销公司往常在全国有多个配送中心，支持地区市场的销售，但采买业务往常由公司一个采买部门进行一致采买；公司采买部就需要依据多个配送中心需求文案大全适用文案进行采买，而后分派到多个配送中心，往常能够经过订单到货安排，安排供给商在什么时间、送什么品种、多少量量到那个配送中心。主要特色：1） 多地区分销公司，全国多配送中心、多库房；2） 公司级的集中采买；3） 集中订货，但依据订单履行状况要求供给商向多个配送中心送货；4） 总部一致进行采买结算。分销型公司多配送中心收货的采买方式采买部 采买部 配送中心 1 配送中心 2 财务部计划员 采买员 库管员 库管员 对付成本会计采买计划 采

15、买合同请购单采买订单订单到货安排到货接收到货接收采买入库成本采买入库采买入库采买发票结算采买对付付款图注：1)往常销售部门依据销售计划拟订采买计划；2)采买部门依照采买计划进行请购、 向供给商订货； 采买订单往常为按月履行的大订单，便于供给商的生产备货；3) 采买部门或物流部门依据市场状况和配送中心的库存状况， 拟订到货计划安排， 并通知供给商依照到货计划送货；4)配送中心能够依照到货计划进行收货安排工作准备；5)供给商一致开票，系统中发票和各配送中心的采买入库单般配考证进行采买结算，文案大全适用文案确认对付，并依照对付进行付款。3.3. 怎样对供给商进行一致规范、正确评估基础设置查问历史交易

16、评估供给商评估结果对供给商的办理供给商存货关系设置供给商供货价钱 供给商供货质量供给商交货履约状况设置评估标准 评估供给商供给商排名 按物料的供给商排名能否合格候选供给商供给商冻结供给商从头评估能否合格解冻供给商图注：1） 成立供给商和存货关系，成立供给商评估基础；2） 设置供给商评估标准，以标准评估供给商；3） 查问已有历史采买交易中，查问供给商供货价钱、质量及交货履约状况；文案大全适用文案4） 冻结不合格供给商，控制不再与该供给商发生交易；5） 供给商从头评估合格后，将会从头归入公司候选供给商。3.4. 怎样获取合理采买价钱，有效控制采买成本采买价钱管理供给商计划员采买价钱管理员采买员请购

17、申请自动询价自制能否存在有效询价询报价单价钱否选择供给商停止询价不询价否报价接受报价是能否存在价钱审批单采买合同自制是价钱审批单采买订单图注：1）计划员提出请购申请；2）采买价钱管理员依据请购申请询价，同时，也能够自制询报价单；3）选择询价供给商，供给商报价后，磋商最后采买价钱，形成价钱审批单；4）价钱审批单价钱除来自询报价单外，会获取采买合同价钱，同时，也可自自制询报价单；5）依据价钱审批单价钱形成采买订单价钱；6）采买订单除了能够经过价钱审批单中的信息生成外，也能够取历史采买价钱和已存在的价钱审批单信息生成，进而能够减少比价过程。文案大全适用文案3.5. 怎样掌控公司全局库存，合理控制库存

18、水平；为公司各领导层及有关岗位职工及时供给多角度的报表。现存量查问：多公司查问动向库存查问：动向库存多物料属性库存管理，包含多计量、批次、保值期、自由项、序列号、条形码等：文案大全适用文案3.6. 怎样有效地规范和控制集中采买业务流程规范流程：成立规范业务流程，保证公司业务运作的规范性。流程可控：公司在办理业务时，将会遇到业务规则的控制。文案大全适用文案控制票据控制点控制条件流程可调：依据公司业务发展需要，实现业务流程及时调整。先货后票和先票后货的流程能够调整3.7. 怎样及 时 、正确地掌控公司采买业务履行状况为领导层及有关岗位职工及时供给多角度的报表。文案大全适用文案多公司 多角度文案大全

19、适用文案5.4. 集采平台建立价钱管理合同管理采买计划退货管理价保留理销售管理库存管理采买管理质量管理返利管理信誉管理采买价钱内部交易供给商管理应收管理发运管理存货核算对付管理资本管理全面估算总账网络报表归并报表UAP 应用平台主要功能：1） 合同管理：反应公司与供给商签署的采买合同及其履行状况，并可实现对详细采买业务的控制；2） 供给商管理：成立供给商的查核、评估系统，对供给商进行合理的评估；3） 采买计划：拟订公司年度采买计划，指导公司采买业务履行；4） 采买价钱：经过询报比价，确立物质采买价钱，作为采买履行的依照；5） 采买管理：以采买订单为核心，反应公司采买业务运作，并供给多种查问、剖

20、析报表；6） 内部交易：办理公司内部交易的物流、商流、资本流，经过业务共同，使得交易信文案大全适用文案息在各方获取及时反应；7） 库存管理：从数目角度管理物质的进出库业务及特别业务， 及时反应公司现有库存及估计库存，供给各样库存剖析报表；8） 存货核算：从资本角度管理物质的入库业务，计算物质成本；9） 发运管理：经过发运计划、发运单等一致协召公司公司的物质运输，并经过计算相关的运输花费实现与财务的集成应用；10） 质量管理： 定义的合格品范围， 对采买到货物质进行质量查验， 并依据查验结果对货物进行办理。5.5. 方案优势剖析5.1 供给公司供给商管理平台公司一致管理供给商：选择公司分派供给商

21、评估供给商：文案大全适用文案计算得分5.2 支持集采集结管理模式由总部达成收货入库和收票结算：集收 集结5.3. 支持分采集结管理模式由提出需求申请公司收货入库，总部达成收票结算：文案大全适用文案分收 集结5.4. 支持分收分结管理模式提出需求申请公司达成收货入库和收票结算：分收 分结文案大全适用文案5.5. 支持统签合同采买模式总部一致签署采买合同，分派到下级公司，控制下级公司采买业务：集采公司所控制的下级公司5.6. 支持优良优价采买确立优良优价标准：依据查验结果计算实质入库数目：文案大全适用文案计算结果计算实质入库数目依据查验结果，依照优良优价标准计算采买价钱：计算价钱实质价钱文案大全适

22、用文案5.7. 实现多配送中心收货选择配送中心图注：在采买订单中进行到货计划安排，确立向哪些配送中心配货。5.8. 支持公司间业务票据的共同由总部触发的公司间调拨业务：设定调拨公司由销售订单生触发的公司间调拨业务：文案大全适用文案销售订单触发 设定调拨公司5.9. 供给较完好的采买价钱管理系统确立询价物质：生成价钱审批单：文案大全适用文案依照审批后的价钱下达采买订单：5.10. 鉴于角色的权限分派用户权限分派波及到三个方面：1）设置角色关系公司：文案大全适用文案分派公司2）为角色分派权限：3）为用户分派角色：文案大全适用文案5.11. 及时的例外事件管理，支持多种预警功能保质期邻近预警：库龄预警：文案大全适用文案采买到货预警：文案大全适用文案5.12. 支持审批流，知足公司管理要求图注： 采买订单支持公司采买员审批的流程； 当采买金额超出 10000 万元时， 转由总部采买员审批。5.6. 价值剖析辅助公司成立了公司级供给商管理平台， 一致对供给商进行资质审查、 评估，使得供给商的管理更为科学、合理；充足发挥了集中采买的规模优势，降低了采买价钱；经过集中掌控主要物质的库存， 使得物质分配更为合理， 库存水平显然降落， 资本占用更趋合理；实现了对采买价钱履行状况及时、动向剖析，有效地控制采买成本；采买业务办理流程更为规范、合理，采买破绽渐渐减少。文案大全