华工大学城校区执行委员会秋季工作手册v1132.docx
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华工大学城校区执行委员会秋季工作手册v1132
华南理工大学学生会大学城校区执行委员会
2016年秋季工作手册
一、组织概况和架构
1.三自原则：
自我服务，自我管理，自我教育。
2.学生会口号：
服务立会，先锋团队。
3.架构设置：
4.各部门简介：
秘书部
作为学生会的信息枢纽，具有协调各个部门、负责学生会的日常行政事务、为学生会提供后勤保障以及指导各学院学生分会秘书工作的重要职能。
•制定、管理、规范学生会的各项规章制度并对各部门实行监督
•收集、管理学生会各类文档资料、档案
•统筹管理学生会各类物资并协助团工委管理部分校内资源
•负责各项会务，承办每年的全员大会
•负责每个学期的干部招聘、培训、考核、选拔和评优，考核各学院学生分会工作，进行科技文化节考核、红旗学生分会评比
“菁英汇”干部培训营：
由秘书部主办，各部门协办的培训营系列活动，旨在通过各类工作培训，提高学生会干部的工作能力，逐步使校学生会日常工作规范化和专业化；通过各类经验分享交流活动，加强学生会内部的沟通，并引导学生干部思考生活、学习、工作的意义。
联合培训营：
由校三大学生组织联合举办的大学城校区大型系列学生干部培训活动，包括开、闭幕式及多场专题培训讲座等。
旨在强强联合，整合优质资源，立足精英培育，追求创新发展。
培训营通过邀请知名校友、各界专业人士担任嘉宾，进行知识推广、经验分享，全面促进学生干部成长成才的同时，也进一步推动校三大学生组织间的沟通合作。
调研部
围绕调研和权益开展工作的职能部门。
对学校开展的各项活动进行调研，收集同学们的意见和建议，搭建学生与学校之间的交流平台，负责维护学生权益。
•开展专项调研，了解学生动态，为学校有关部门决策提供支持
•借助微博公众号、“华工学生权益”微信公众平台等途径收集同学们意见和建议，进行日常维权活动
•通过内部调研培训和权益培训等提高内部成员的发现并解决问题的能力
大学城校区“十大提案”：
鼓励学生对校园权益问题提出自己的观点及解决方案，优秀提案将在后续工作中持续跟进，助力学校发展。
“有需要，请找学生会”权益系列活动：
搭建师生沟通的平台，集广大学生之力，发现权益漏洞，通过走访各个职能部门，集中解决权益问题。
公共关系部
负责统一学生会对外的社会公众形象，建立与兄弟院校交流学习的平台，寻找与社会企业合作的机会，并肩负学生会组织内部联络沟通的使命。
•统一学生会对外一致的社会公众形象
•举办内部联欢晚会、高校联盟等活动联络学生会内部成员
•联系校内各学院分会，保持和各大高等院校良好的关系
•建立学生会和社会企业的良好关系，为学生会举办的活动联系赞助商
高校联盟活动：
是公共关系部承办的以多所学校学生会交流工作经验为目的的联谊活动，旨在建立与兄弟院校交流学习的平台。
女生工作部
着力于华园女生整体形象塑造的与传播，负责为广大女生服务的职能部门。
•塑造与传播华工女生的形象
•关爱女生，加强男女交流、开展有益于女生健康的活动
女生节：
女生工作部的主打活动，由校女工联合各学院，从3月7日起，打造女生的专属三月。
男女生交流节：
契合学生发展需求，通过大型户外互动活动，打破常规，让男女生们发现不一样的自己。
母亲节：
身处华园，心怀感恩，唤起同学们的家庭责任感。
校拍：
敏锐捕捉女生之美，借助微信平台，传播女生形象。
女生系列讲座：
由护理板块和安全板块组成，优化女生生活。
生活部
引领学校文化风尚，服务学生日常生活的职能部门。
切实维护同学们的权益，旨在打造文明和谐的校园环境，倡导积极健康的生活姿态。
•管理饭堂监督委员会，监督改进饭堂的服务，促进同学与饭堂之间的沟通理解，营造良好的就餐环境
“我爱我家”社区文化节系列活动：
和宿文部合办，旨在营造和谐文明的社区氛围，打造美食嘉年华品牌活动，开展美食DIY比赛和饭堂大厨手艺展示活动。
安全文明活动月系列活动：
旨在引导同学们形成良好的生活习惯，培养同学们的安全文明意识，包括安全文明大闯关、光盘行动、安全文明电子海报设计大赛等子活动。
团支部风采大赛：
由北校生活部主办，南校生活部协办，旨在为全校各团支部提供一个风采展示的平台，促进各支部之间的交流，营造和谐校园氛围。
宿舍管理与文化建设部
管理学生宿舍生活，营造温馨和谐宿舍氛围的职能部门。
•收集和反馈同学们对宿舍管理的意见与建议，及时与学校相关部门沟通
•联系学院宿舍系统开展宿舍内务评比，促进同学们养成良好的卫生习惯
“我爱我家”社区文化节系列活动：
和生活部合办，本部门主要负责开幕式，为接下来的子活动形成良好开端，预告、兼顾统筹子活动的开展。
旨在营造和谐文明的社区氛围，为营造温馨生活环境、打造经典寝室文化而努力，子活动有家园美化设计大赛、校园吉尼斯、服装设计大赛、宿舍创意照片大赛等。
校级文明宿舍评比活动：
本部门的品牌活动之一，面向全校，规模盛大，以宿舍为单位，分为初赛复赛，往年参与宿舍数量达到600个之多，以宿舍整洁程度、装饰氛围、和谐文化建设为标准进行评比，旨在于营造温馨和谐的宿舍氛围，打造特色宿舍文化。
体育部
组织和管理学生体育活动的职能部门。
负责规划和组织各类普及性强或专业度高的体育活动,增强同学们的身体素质并进一步促进我校体育事业的蓬勃发展。
•与学院体育部及各类体育协会建立密切联系，共同开展丰富多彩的体育活动
•协助学生会其他部门开展工作，共同完成学生会的各项任务
全民健身系列活动：
体育部每学年开展的活动都以“全民参与”为原则，比赛内容与参与方式的多样化，鼓励更多的同学参加体育类活动以达到锻炼身体的目的。
全民健身系列活动中，既有以班级为单位参与的班级体育嘉年华和以小分队形式参加的定向越野大赛等零门槛的趣味体育类活动；也有高水平院队之间进行的具有观赏性的竞技性体育类活动，如：
院际篮球联赛、院际足球联赛等。
文化艺术部
组织和管理学生文艺活动的职能部门。
•负责规划和组织各类文化艺术类活动，开展各类文艺活动的台前幕后工作
•发现和培养校园内文艺活跃分子，加强文艺队伍的建设
“寻找新声Dai”校园歌手大赛：
令许多同学实现了音乐梦想，并为华工输送了大量优秀歌唱人才。
“舞跃华园”校园舞蹈大赛：
让华工学子用舞姿诠释青春，为学校挖掘出了更多舞蹈新星。
信息中心
负责收集、处理和发布学生会工作信息及校内活动信息的职能部门。
负责学生会内部的新闻报道、视频制作、公众号建设。
•微信组，学生会活动信息的发布，大学城校区执委会公众号的运营管理，校学生会官方微博的管理
•新闻组，追踪校园时事，报道校内新闻，采访先进人物，关注校园热点
•技术组，负责学生会招新宣传等活动视频，《南苑》、《百步梯》的排版设计，微网页制作
《百步梯》：
作为校刊和迎新特刊，由信息中心主编，每一期都力求创新和突破，为每一位新生展现全面的华南理工大学。
《南苑》：
作为学生会会刊，由信息中心主编，每年一期，为全校学生展现校学生会风采。
宣传部
负责学生会对外形象设计及管理的职能部门。
•对学生会各项活动进行宣传策划和包装推广
•对学生会视觉识别系统进行管理及再发展
•对宣传栏海报、横幅等宣传物品进行设计、制作、形式创新及管理
•围绕学校各阶段的中心工作和各项活动开展宣传发动和形象策划工作
•校学生会新媒体小组的中坚力量，负责学生会与公众号部分栏目制作，策划与宣传校园风采
海报设计大赛：
和不同部门合办、分为线上或手绘两种形式的海报创作比赛。
同期设有海报制作点评及指导，让同学们能做出更好的平面设计。
学术科技部
是学生会组织和管理学生学术、科技、创新创业的职能部门。
•规划和组织学术类比赛、知识讲座等各种学术活动
•协助学校组织科技文化节等重大科技活动
•协助学生创新创业与科技实践基地开展学生创业实践活动
“辩在华园”大学城校区院际辩论赛：
来自九个学院的辩论队旁征博引、唇枪舌战、碰撞出思维的火花，角逐大学城校区“冠军”席位，并与五山校区“冠军”决一高低。
“南华闻道”学术系列讲座：
通过邀请各领域社会名流和专业学者来校进行演讲交流，带领同学们感受社会人生百态和学问博大精深，提高同学们的个人涵养，繁荣校园文化。
“学风建设”之“华园思韵”征文活动：
通过开展系列征文活动（主题征文、趣味征文、主题讲座），在华工校内引领文学风尚，最后以讲座的形式邀请专家名师莅临分享文学魅力。
“学风建设”之“书香华园”读书分享会：
通过邀请学者、作家和同学们分享写书、品书的心得体会，以帮助学生增长知识，增强人文修养与内涵和感受读书的快乐。
学生创新创业与科技实践基地：
以扶持大学生自主创业为核心目标，鼓励、激发学生进行创新创业活动，致力于打造创业指导培训和综合服务为一体的创业孵化平台。
礼仪队
负责校内各类大型活动的颁奖、接待和出席礼仪的队伍。
以服务为宗旨，担任大型活动的礼仪工作，彰显着学生会的良好形象。
礼仪队以服务为宗旨，以提高学生综合素质为目的，已发展成为一支高素质、高涵养、高水平的专业礼仪队伍。
礼仪队定期开展相关培训，担任大型活动的礼仪工作。
裁判团
负责校内各类重要体育赛事的裁判工作。
裁判团负责吹罚的赛事有院际篮球联赛、院际足球联赛等，致力于保障每场篮球比赛和足球比赛的公平，培养出色的篮球裁判和足球裁判，推动校内篮球事业以及足球事业的发展。
主持人队
主要负责学校各种晚会、比赛、庆典和讲座等活动的主持工作，积极配合学校，为学校大型活动提供优质的主持人才，服务校园文化活动。
主持人队主导着聚光灯，把握着整个舞台的脉动，汇集了华园最具实力的主持人才，致力于为学校大型活动提供优质的主持服务。
网络队
学生会负责网页相关项目开发的团队，致力于线上平台的搭建，网站的开发、运营和维护，为校学生会大学城校区执委会的大型活动提供线上平台的技术支持。
“入门培训”：
前端学习利用HTML5+CSS3+Javascript进行网页制作和设计前台交互。
后台学习采用MySql数据库+PHP/Python-Django进行网站服务器程序的开发。
为校学生会培养更多WEB项目开发的专业人才。
二、项目申报审批、物资借用和场地申请流程：
1.活动申请事项
（1）认真填写“活动策划书”（见附录一）；
（2）一般单项活动（不多于两个部门合办）提前10个工作日，大型单项活动（超过三个，包括三个部门合办）、大型系列活动月提前20个工作日，交主管常委初审。
经主管常委初审后，于两个工作日之内到C1-117交给黄佳老师审批；
（3）指导老师审批通过后，申请户外场地和宣传张贴的填写“校园文化活动申请表”（见附录二），申请物资填写“物资借用申请表”或“校学生会物资申请表”（见附录三、附录十二）。
若需申请借用胶凳，还需填写“承诺书”（见附录四）。
2.场地和物资申请
申请项目
申请流程
备注
教学课室
1.填写“教室借用申请表”（见附录五）；
2.到C1-118找余琼莎老师签字；
3.到C1-118团工委盖章；
4.到图书馆一楼注册中心拿批条；
5.提前两天将批条交至楼管处。
1.注册中心的办公时间为周一至周五：
9:
00-12:
00
14:
00-17:
00；
2.活动前两天将批条交至楼管处；
3.学生活动可使用教室时间为每周四下午，周四、周五晚上和周六周日全天；
4.模拟法庭仅限于开幕式、闭幕式、演讲辩论比赛、师生交流会等会议和学术报告活动使用。
模拟法庭
1.提前7个工作日到法学院B9北204
（2）办理预约登记，只能预约本教学周及下一教学周之内日期；
2.填写“教室借用申请表”，到C1-118找余琼莎老师签字，盖团工委章；
3.提前3天凭签字盖章的教室借用申请表联系模拟法庭管理员确认登记，签承诺书（一式两份）；
4.到B9北204
（1）找赵苗苗老师签字（承诺书、申请表）；
5.到B9北204
（2）法学院团委办公室盖章；
6.到图书馆一楼注册中心打单并将保证金与承诺书提前两天一同交至楼管处。
7.活动结束清理现场之后，联系模拟法庭管理员给预留的承诺书签字，于楼管处取回保证金。
空调开放
1.填写“华南理工大学大学城校区中央空调使用申请表”（见附录六）；
2.到C1-117找黄佳老师签字并盖章；
3.需提前一个工作日把表格交到B1-413大学城校区后勤管理办公室综合科。
1.此表用于在非正常供冷时间使用中央空调；
2.表格要由所在单位的党政领导签字（手写），并加盖部门公章；
3.B1-413大学城校区后勤管理办公室联系电话：
39380146。
申请项目
申请流程
备注
第一、二饭堂门前空地
1.填写“校园文化活动申请表”（见附录二）；
2.到C1-118找余琼莎老师签字；
3.到C1-118团工委盖章；
4.到体育馆147房后勤办场馆中心盖章，并且交一份活动申请表复印件、活动负责人学生证或一卡通复印件以及“体育场地清洁保证书”（见附录七）；
1.在使用场地的过程中，务必把申请表带到场地，方便保安或者楼管的检查。
2.如需用电，交一份复印件至C6栋架空层由物业维修部安排用电。
体育场地
宣传品的悬挂、张贴及派送地点
4.根据户外海报实际张贴数量索取盖章标签并贴在海报上。
生活区宿舍活动室
1.填写“学生宿舍活动室借用申请表”（见附录八）；
2.到C5一楼宿管办盖章；
3.将申请表交至楼管处。
宿管办的办公时间为
周一至周五的
9:
00-12:
00
14:
00-17:
00
18:
00-19:
30。
C1、C2一楼会议室
1.填写“教室借用申请表”（见附录五）；
2.到C1-118找余琼莎老师签字；
物资
申请流程
备注
桌子、帐篷
太阳伞
1.填写“物资借用申请表”（见附录三）；
2.到C1-118找余琼莎老师签字；
3.到C1-118团工委盖章；
4.到C3架空层学生会办公室领取物资。
1.值班时间：
C1-118每周一至周五
9:
00-12:
00，
14:
00-17:
00；
校学生会办公室
（C3架空层）每天：
17:
30-18:
30；
C9东每天：
9:
00-12:
00，
14:
00-17:
00
法定节假日除外。
2.借用物资需要押学生证或大学城一卡通。
音响、投影
4.找C1学工办凭申请表领取物资。
胶凳
4.填写“承诺书”（见附录四）
5.凭申请表和承诺书到C9东领取物资。
学生会专用帐篷、会旗、工作服、
台签、展架、红布等
1.填写“校学生会物资申请表”（见附录十二）；
2.登陆学生会办公自动化（OA）系统上传申请表审批；
3.审批通过之后，将校学生会物资申请表打印并请主管常委签字，再到C3架空层校学生会办公室做好登记。
除消耗性物资只需出示部门部长委员证领取外，其他物资暂压证件领取。
借用物资时押学生证或大学城一卡通。
工具箱
消耗性物资
消耗性物资不需归还，各部门自己保存。
3.物资的领取与归还流程（桌子、帐篷、太阳伞类）
（1）物资领取
A.将申请表交给C3学生会办公室值班人员并押下学生证或大学城一卡通；
B.在值班人员登记好以后到C3架空层仓库领取物资；
C.检查过物资是否完好、确认签名后即可领走物资，并注意保管。
（2）物资归还
A.将物资搬回到C3架空层仓库；
B.将其放在指定区域并由秘书部值班人员检查物资是否完好；到学生会办公室领回学生证或大学城一卡通。
C.如果物资损坏，请将物资搬到C6维修部进行维修，维修好后搬回仓库，方可取回所压证件。
4.校学生会各部门工作申请流程
申报部门
申请项目
申请流程
调研部
专项委托调研
（1）请提前两周将填写完毕的“专项委托调研申请表”及调研背景相关资料发送至调研部指定邮箱。
（2）详细信息请参阅附录十三“调研部专项委托调研申请规范”。
公共关系部
活动赞助
（1）请根据活动时间提前30个工作日以上将填写完毕的“活动赞助申请表”及活动策划书一同发送至公共关系部邮箱，并联系公共关系部部长。
（2）详细信息请参阅附录十四“公共关系部赞助申请规范”。
信息中心
微信平台使用
（1）活动宣传类和活动报道类推文需在推送的前2日发送申请表与微信素材至信息中心部门邮箱，线上活动类推文需提前一周发送申请表至信息中心指定邮箱。
（2）详细信息请参阅附录十五“信息中心微信推送管理规范”。
新闻采编
（1）请于活动开始前一周周日的19:
00之前将填写完毕的“新闻申请表”及活动策划书发送至信息中心指定邮箱。
（2）详细信息请参阅附录十六“信息中心新闻申请规范”。
视频制作
（1）请至少提前15日将填写完毕的“视频制作申请表”、活动策划书及相关素材发送至信息中心指定邮箱。
（2）详细信息请参阅附录十七“信息中心视频制作申请规范”。
宣传部
宣传物资
（1）请至少提前15日（大型立体物资请至少提前30日）将填写完毕的“宣传物资申请表”发送至宣传部指定邮箱。
（2）详细信息请参阅附录十八“宣传部宣传物资申请规范”。
礼仪队
礼仪活动
（1）请至少提前7个工作日将填写完毕的“礼仪活动申请表”发送至礼仪队部门邮箱，并联系礼仪队队长。
（2）详细信息请参阅附录十九“礼仪队礼仪活动申请规范”。
三、办公室日常管理
1.钥匙使用制度：
委员和秘书部全体人员可在C3楼管处凭工作证借用办公室的钥匙。
仓库钥匙仅由秘书部全体人员凭工作证（钥匙卡）使用。
钥匙使用完毕，离开时应及时归还至C3楼管处。
2.C3架空层物资的暂时放置：
如举办时间跨度较长，物资较多的大型活动需在C3架空层寄存物资。
各部门应将物资整齐地靠墙堆放在会议室门前过道规划区域，同时注明部门名称及活动名称，物资堆放不可阻碍正常通行。
各部门均配备有架空层钥匙，请从在取出和存放物资后及时锁好架空层。
（办公室及会议室使用管理办法，详见附录二十）
3.工作服使用规范：
工作服为红马夹，要求身穿有袖上衣、过膝长裤，红马夹的拉链不得低于脖颈于15cm，不得穿拖鞋和其他会露出脚趾的鞋进入工作现场。
4.OA平台：
学生会使用“今目标企业工作平台”作为办公平台（网址
四、会务管理规范
1.会议纪律：
与会者应提前15分钟到场签到，穿有袖上衣及过膝长裤，不准穿拖鞋及其他会露出脚趾的鞋进入会场，通讯工具必须调为静音或振动状态。
2.会议室申请：
各部门若要临时加开会议，部门内务人员须在前一天的22：
00前发送会议室借用申请到办公自动化（OA）平台，并于开会当天值班时间到办公室领取会议室钥匙。
（会议室申请使用规范，见附录九）
3.卫生轮值：
办公室、一号、二号、三号会议室的清洁维护由各部门轮流负责，各部门在例会之后要做好场地的整理和清洁工作。
每个部门都有分配清洁办公场所的工作。
（2016年下半年卫生轮值安排表，见附录二十一）
五、经费使用管理
1.活动策划书、经费预算申请表和经费支出明细表须上传至办公自动化（OA）平台，由秘书部财务人员审批。
2.经费开支必须根据支出明细如实开具发票。
（1）背书使用黑色签字笔或钢笔，具体内容如下：
经手人：
（经费实际使用人）
证明人：
（部门主管常委签名证明）
用途：
（经费详细用途，包括项目、单价、数量、金额）
总金额：
（经费总金额，需大写，例：
捌拾玖圆整）
时间：
（经费使用日期，例：
二〇一六年五月一日）
（2）注意事项：
A.发票顾客名称必须填写“华南理工大学”。
销售发票上“品名规格”必须列清所购物品名称。
B.单张发票的金额尽量不要超过200元，开具的发票金额应是不全部相同的（如182元，190元等各种金额的发票）。
对于200元以上的发票，必须用银联刷卡付，然后交发票时连同银行账单一起上交。
定额发票无特别限制。
C.发票必须为国税或地税才能报销，收据无效。
如无特别理由，外地发票（广州市以外）一律不予以报销。
3.各部门在申报审批通过之后，于每周二的秘书部值班时间将写好背书、有主管常委签名的发票、有黄佳老师签字的活动策划（见附录一）、有主管常委和委员签字的经费预算申请表（见附录十）和经费支出明细表（见附录十一）共四份材料交至C3校学生会办公室，再由秘书部上报团工委处报销。
六、学生会文件模板使用规范
1.文件标题采用方正小标宋简体，加粗，三号字体并居中；正文采用仿宋，小四号字体，间距1.5倍行距，段前段后无空行，对齐方式为两端对齐；字母或数字采用TimesNewRoman字体，字号为小四号，半角；标点符号采用仿宋，字号为小四号，全角。
文章标题及各级小标题为1.5倍行距，段前段后间距均设为0.5行。
2.通知形式文件需要有称呼以及落款。
落款人若为校学生会大学城校区执委会则应写为“华南理工大学学生会大学城校区执行委员会”或者“校学生会大学城校区执委会”，并需盖上公章。
落款时间需以大写形式，例：
二〇一六年十月一日。
七、学生会通知模板使用规范
1.通知开头采用：
“尊敬的XX您好，我是校学生会XX部的XX（职称）XX（姓名）”；
通知结尾采用：
“收到请回复，谢谢。
【校学生会XX部】”。
2.通知内容应该尽量简洁明了，没有歧义。
例：
尊敬的XX您好，我是校学生会XX部的干事XX，XXX活动将于10月16日（本周日）19:
00在XXX举办，请您提前十五分钟到场，收到请回复，谢谢。
【校学生会XX部】
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