内部成文信息管理规定.docx

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内部成文信息管理规定

XX有限公司

文件编号：

签发：

XXX

内部成文信息管理规定

1实施部门

本规定由综合管理部组织实施。

2目的和范围

2.1为规范公司内部成文信息的管理工作，加强成文信息的统一性、清晰性和操作指导性，明确公司成文信息的管理要求。

2.2本规定适用于公司级和部门级内部成文信息的管理。

2.3行政公文、图样和技术文件的管理参照《行政公文处理办法》、《产品图样和技术文件修改规定》和《产品设计图纸签署规定》执行，不适用本规定。

3规范性引用文件

3.1《制度建设管理规定》

3.2《行政公文处理管理规定》

3.3《企业档案管理规定》

4定义与术语

4.1内部成文信息

公司内部生成的需要控制和保持的有意义的关于产品、服务、过程、人员、组织、体系、资源的事实及其载体。

本规定以制度（文件）和记录区分表示成文信息的两种类别。

注1：

成文信息可以任何格式和载体存在，并可来自任何来源。

注2：

成文信息可涉及：

管理体系，包括相关过程；为组织运行而创建的信息（文件）；结果实现的证据（记录）。

4.2制度层级/类别

公司的制度层级/类别同《制度建设管理规定》定义。

5培训和资格

各部门负责人、负责制度管理和编制的人员必须学习和掌握本制度，包括制度的编制、会签、批准、发布、回收、培训、宣贯、执行、检查、修订、废止、汇编、归档以及记录的标识、填写、贮存、保存期限、处置的管理方法。

各级管理人员需了解、熟悉本规定。

6管理职责

6.1综合管理部（制度）

6.1.1公司制度管理的归口部门，组织各业务部门开展制度建设工作。

6.1.2根据公司制度体系建设要求，确定制度分类、格式要求和编号规则等。

6.1.3组织公司制度的初审与会审工作，做好制度的发布实施工作。

6.1.4督促各业务部门落实制度执行，组织协调处理制度执行中的相关事宜。

6.2综合管理部（法务）负责公司级制度的法律审核。

6.3综合管理部（秘书）负责公司级制度的发文。

6.4综合管理部（信息）负责与流程有关的信息系统建设。

6.5党群人事部负责公司制度的培训策划。

6.6各部门

6.6.1公司制度制定和执行的责任部门，负责起草和修订与本部门业务相关的公司级和部门级制度。

6.6.2每年度评价本部门编制的公司制度的适宜性、充分性、有效性，提出年度制度编制、修订计划。

6.6.3参与审核与本部门业务关联的制度并提出完善建议。

6.6.4负责部门级制度在OA网上保持更新，并报综合管理部备案。

6.6.5负责实施本部门编制制度的宣贯和培训工作。

6.6.6负责部门产生的记录的应用和控制。

7管理流程

7.1制度编制

7.1.1按照公司统一的格式，由编制部门或科室在规定时间内起草或修订制度的初稿并经校对。

7.1.2制度的层级及类型见附录三。

制度编写格式及模板见附录四。

公司级制度、记录由综合管理部编号，部门级制度、记录由各部门编号。

制度及附录表单编号的编制规则见附录六，公司各部门代码一览表见附录七。

7.1.3各级制度内容不得与国家法律法规、行业标准、企业标准、上级公司管理要求矛盾，如有相抵触的条款，以上级制度为准。

7.3.4公司制度应遵循规范、简明、务实、有效的原则，以及权、责相统一原则，从实际出发，实事求是，保证制度的可理解性和可操作性。

7.3.5制度编制人员要求有一定的工作技能与经验，熟悉体系标准及业务知识。

7.2制度会签

7.2.1公司级制度

7.2.1.1编制部门将部门负责人审核稿上传至“制度会签系统”，添加会签部门，进行制度流转会签，会签部门在收到初稿后5个工作日内向编制部门反馈会签意见，编制部门根据会签意见进行修订，形成送审稿。

7.2.2部门级制度

7.2.2.1经审核后的制度初稿以“部门级制度文件会签单”（见附录八）的形式添加各科室或作业区流转会签，必要时添加相关专业部门会签（必要时指该制度的内容涉及到相关专业内容，部门内无法确定时），会签科室或作业区在收到初稿后5个工作日内向编制部门相关科室反馈会签意见，相关科室根据会签意见进行修订，形成送审稿。

7.2.3综合管理部及归口部门对制度文件的可操作性、适应性、符合性、合规性、公平性、效益性进行审核，审核通过后方可定稿发布。

7.3制度批准

7.3.1公司级制度

7.3.1.1综合管理部行政管理室（秘书）根据制度的层级进行制度送审，由相关的权力机构或权力人审批。

通常由公司分管领导审定，总经理批准。

涉及公司“三重一大”事项决策的制度，须按“三重一大”相关规定进行决策通过，并经授权人签批。

7.3.2部门级制度

7.3.2.1根据制度的层级进行制度送审，由部门负责人审批。

7.4制度发布、回收

7.4.1总则

7.4.1.1公司级制度由综合管理部行政管理室（秘书）以公司发文形式下发通知，综合管理部行政管理室（制度）发布文件；部门级制度由部门管理室发布，同时报综合管理部行政管理室（制度）备案。

7.4.1.2各部门必须做好制度版本的控制，确保所有适用人员得到现行有效版本，制度产生的部门应建立“文件有效版本控制清单”（见附录九）；原则上公司使用的受控文件的形式为电子文件。

7.4.2电子文件的发放、回收

7.4.2.1公司级和部门级规章制度的电子文件分别由综合管理部行政管理室（制度）和部门体系员存放在公司OA网上，并负责在网上保持文件的最新版本，废止的文件及时从OA网删除。

当文件发生变更时，归口部门应及时在OA网发布通知。

7.4.2.2各部门体系管理员负责识别并传达至本部门相关岗位，确保所有应得文件的人员，获得最新有效版本。

7.4.2.3各部门可在公司OA网上得到文件的最新版，自行下载的电子文件只能作为工作参考。

7.4.3文本文件的发放、回收

7.4.3.1如需使用公司级和部门级制度的文本文件，应加盖受控章，受控章样式见附录十，发放时在“管理体系文件收发记录表”（见附录十一）发放栏上签收，版本更新后收回旧版本，并在“管理体系文件收发记录表”（见附录十一）回收栏签收，有最新文件时发放最新受控文件。

7.4.3.2各部门体系管理员负责识别并传达至本部门相关岗位，确保所有应得文件的人员，获得最新有效版本。

自行复印的文本文件只能作为工作参考。

7.4.4各责任部门应将作废的文件及时清出；如因法律或其他要求需保留的已作废文件（包括已存档的文件），无论电子还是文本文件，应作出明确的“作废参考”的标识，另类存放，以免误用。

7.5制度培训、宣贯

7.5.1制度编制部门会同党群人事部负责公司制度的培训策划，制度编制部门或科室负责制度的说明、解读和培训工作，并组织和指导制度的落实与执行工作。

7.6制度执行及执行情况检查

7.6.1各部门必须严格按照制度要求执行，并负责检查制度的宣贯、执行情况。

7.6.2综合管理部、品质精度部、安环保卫部、生产保障部等制度发布或监督部门按照职责分工对制度的执行情况进行监督检查，提出整改意见或改进建议。

7.6.3制度编制部门或科室需根据制度的控制矩阵编制相应的评价要求，定期对制度有效性进行评价。

7.7制度评审

7.7.1公司各业务部门根据公司每年的制度评价工作以及公司管理的新要求，每年12月对本部门编制的制度进行适宜性、充分性、有效性评审，提出下一年度制度的新增、修订和废止的计划，报综合管理部行政管理室（制度）汇总，并按审批后的计划开展具体的制度编写、修订、废止工作。

7.7.2因外部环境变化、公司业务变化或组织机构调整等特殊情况下需要全面梳理公司制度的，由综合管理部组织各业务部门人员成立工作小组，对制度进行集中评审，并开展制度编写、修订、废止工作。

7.7.3体系运行过程中，各部门发现制度缺失或不适用的情况，及时进行编写、修订、废止工作。

7.8制度修订、废止

7.8.1制度的修订、废止由编制部门或科室发起。

7.8.2制度编制部门应填写“管理制度改/废发文说明”（见附录十二），并附在制度的首页。

7.8.3修订或废止制度后重新按照7.1至7.7条款流转。

制度修订、废止时的会签部门须与制度制定时的会签部门一致。

7.8.4由于错字、编号、页码等非原则性错误（即不会引起误解）需要修改文件时，可直接修改。

7.9制度汇编与归档

7.9.1综合管理部适时对所有制度进行汇编。

7.9.2制度相关记录应妥善保管。

制度记录包括以下基本内容：

制度新增/修订/废止的申请、制度收发记录、文件会签/审批单、制度文本、制度培训记录、制度检查和评价报告等。

制度发文记录由综合管理部（秘书）按公司《企业档案管理规定》要求归档。

7.9.3公司制度汇编及制度档案属于公司内部资料，未经总经理批准严禁对外提供。

7.10记录管理

7.10.1记录填写的基本要求

7.10.1.1记录应填写及时，内容准确完整，字迹应清晰，能准确识别，签全名；不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，用划线方式更改，并签名，注上日期。

7.10.2记录的贮存要求

7.10.2.1各部门对所需使用的记录建立编号登记，由专人管理并每年发布一次“记录清单”（见附录十三）。

7.10.2.2记录文件产生部门应将记录妥善保存，编目，易于查阅和使用。

7.10.3记录的保存期限要求

7.10.3.1记录的保存时间应满足顾客要求（合同、技术协议）和法律法规的要求，应与产品的寿命周期相适应。

7.10.4记录处置要求

7.10.4.1记录经原部门确定为无保留价值时，可办理销毁手续，销毁应核对无误并经部门负责人审签。

对于需要销毁的记录，填写“记录销毁登记表”（见附录十四），注明记录编号和时间区段及销毁理由简述。

8不相容职责分离表

业务职能

制度的立改废

制度的会签

制度的审核

制度的批准

制度的立改废

×

×

×

制度的会签

×

×

制度的审核

×

制度的批准

×：

表示不相容事项

9检查与考核

无

10其它

10.1.1本制度自印发之日起实行。

执行中如有问题，请及时提出，以便协调、修改、补充、完善。

本制度解释权属综合管理部。

10.1.2本制度发布时《文件控制程序》Q/O:

04-02.40.01-2015和《记录控制程序》Q/O:

04-02.40.02-2015同时废止。

11附录

附录一：

内部成文信息管理流程图

附录二：

制度建设控制矩阵

附录三：

制度的层级及类型

附录四：

制度编写格式及模板

附录五：

流程图编制说明

附录六：

制度及附录表单编号的编制规则

附录七：

公司各部门代码一览表

附录八：

部门级制度文件会签单

附录九：

文件有效版本控制清单

附录十：

受控章样式

附录十一：

管理体系文件收发记录表

附录十二：

管理制度改/废发文说明

附录十三：

记录清单

附录十四：

记录销毁登记表

编制：

日期：

校对：

日期：

审核：

日期：

会签：

日期：

审定：

日期：

批准：

日期：

附录一：

内部成文信息管理流程图

附录二：

制度建设控制矩阵

序

号

控制目标编号

控制目标

风险描述

控制措施描述

1

C-ABC-03-ZG-51-2017-01

确保管理制度编制流程有序高效

1、公司制度建设责任不明确，导致管理制度管理混乱。

2、公司管理制度的审核审批流程不合理，导致内容不具操作性，影响公司正常经营管理。

1、综合管理部是公司制度建设的归口管理部门，负责定期组织各部门对制度文件进行修订和编写。

2、公司各部门负责分管职责内管理制度的起草、制订、完善、组织流转/会签等工作。

3、对于需要修订的制度，应当由相关业务根据实际情况进行修订，制度文件修订到发布的整个程序与制度文件编制的程序相同。

2

C-ABC-03-ZG-51-2017-02

确保管理制度符合国家相关法律法规

1、公司管理制度与国家相关法规条例相冲突，导致日常经营管理不符合法律法规。

2、公司未定期对管理制度进行补充修订，导致制度文件落后，不符合公司生产经营管理现状和国家相关法规条例。

1、各部门应在其职能范围内对国家现行或地方性法律法规进行收集，并加以辨识使用，指导各自职能范围内制度文件建立的合法性、合规性。

2、经综合管理部（制度）领导审核无误的制度文件，提交综合管理部（秘书）对制度文件进行核稿，核稿的重点是：

是否需要行文；是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规；是否与有关部门、单位协商、会签；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规范等。

3、综合管理部应当每年通过跟踪监督、内部审核、管理评审等对公司现有制度文件的充分性、适宜性及有效性进行评审。

3

C-ABC-03-ZG-51-2017-03

确保管理制度编制科学合理

1、公司管理制度编制范围不合理，导致管理制度重复或缺失，影响日常管理效率。

2、管理制度未按公司相关规定进行统一编号，易导致制度文件管理混乱。

1、公司各部门负责对制度文件初稿进行内部流转与会签，并提出相关修改意见。

2、综合管理部（制度）审核制度文件初稿是否有流程图、内容是否合理、意见是否得到统一，审核无误后制作红头发文单。

3、综合管理部对制度文件的可操作性、适应性、符合性、合规性、公平性、效益性进行审核，审核通过后方可定稿。

4、综合管理部（秘书）对制度文件进行统一发文编号，制作行政发文，由业务分管副总经理审核后，送总经理签发。

5、综合管理部（制度）负责将综合管理部（秘书）制作的行政发文存档，上传至OA网，并及时更新现有的制度文件，避免新旧制度的混淆与不统一。

4

C-ABC-03-ZG-51-2017-04

确保制度执行有效

1、公司未对管理制度进行培训学习，导致日常工作未能遵循制度规定，影响日常管理效率。

2、公司未定期对制度执行情况进行监督与评价，无法确定制度已得到有效执行。

1、党群人事部负责公司级制度的培训策划，制度编制部门负责制度的说明、解读和培训工作，并组织和指导制度的落实与执行工作。

2、各部门必须严格按照制度要求执行具体操作，并负责检查制度的执行情况。

3、综合管理部、制度发布归口部门等监督部门按照职责分工对制度的实施情况进行监督检查，并对违反制度的行为及时进行查处。

4、综合管理部督促相关部门对制度审核过程中发现的问题进行整改、跟踪、反馈；组织相关部门修订完善制度。

附录三：

制度的层级

制度层级

编制依据

文件类型

内容

审批层级

基本管理

制度

《公司法》等相关法律要求

章程

管理制度

规则

公司基础治理架构层级的管理文件，如：

公司章程、股东大会议事规则等。

董事会

基础业务

制度

相关法律法规

上级公司管理制度

基础制度

管理制度

规则

管理规定

重要业务、体系、流程的全面总体描述的文件，如：

全面预算管理制度。

党委会

总办会

专项制度

基础业务制度

管理规定

管理办法

某一专项业务、流程描述的文件，如：

技术与价格审查管理办法。

党委书记

总经理

具体制度

操作规范

基础业务制度

专项制度

管理办法

实施细则

工作指引

某一项具体操作业务、流程描述的文件，如银行票据使用管理办法。

分管领导

具体制度

操作规范

公司各项制度

管理办法

实施细则

部门内部管理和作业的文件。

部长

制度的类型

制度类型

含义

流程类制度

描述、定义和规范某一项流程或按一定顺序开展某项业务的管理制度，有明确的流程开始与结束，可以画出具体的流程图

法规类制度

描述某一业务的管理原则、规范和禁止事项等的制度

职能类制度

用于描述某项具体业务范围内各方的职能职责

备注：

流程类制度必须按照附录三规定的格式进行编写。

法规类、职能类制度可以参照流程类制度格式编写，也可以按章节、条款等其他适合的格式编写

附录四：

制度编写格式及模板

序号

要素内容

具体要求

注意点

适用范围

1

实施部门

◆本制度由XX部组织实施；

◆该要素必须描述

◆明确实施部门

◆公司

2

目的和范围

◆本制度……；

◆本制度适用于……；

◆该要素必须描述

◆避免罗嗦，直切主题

◆公司

◆部门

3

规范性引用文件

◆一经引用便成为制度应用时必要的文件；

◆应给出年号以及完整的名称；

◆引用文件的排列顺序为：

国家标准、行业标准、企业标准、国内有关文件、ISO标准、IEC标准或文件。

◆该要素可以没有

◆参考文献和法律等不在此范围

◆未标注年号的文件以最新版为准

◆公司

◆部门

4

定义和术语

◆在不同的语境中有不同的解释，或者不是一看就懂的术语，应通过定义有关概念予以明确；

◆对于通用词或技术术语，只有在特定含义时，才应对它进行定义；

◆不采用要求的形式，也不包含要求。

◆该要素可以没有

◆避免矛盾

◆公司

◆部门

5

培训和资格

◆规定有关人员对本规定学习和培训的要求；

◆规定有关人员对执行本规定所具备资格和能力的要求。

◆该要素必须描述

◆公司

◆部门

6

管理职责

◆按业务范围规定管理职责时，应规定有关部门的工作范围及职责；

◆规定管理职责时，应确定工作范围、职责与权限，主管业务部门及有关部门之间的分工界限。

◆该要素必须描述

◆一个部门一个条款

◆仅规定部门的职责，不分到科室

◆不描述管理细节

◆公司

◆部门

7

管理流程

◆明确处理的事情步骤；

◆按照事情发生的顺序；

◆规定该管理活动所涉及的全部内容和应达到的要求、采取的措施和方法；

◆需要信息反馈的事项，应规定信息反馈渠道、内容、时间和信息处理程序、期限，对有争议的信息应规定仲裁的权限。

◆该要素必须描述

◆避免没有逻辑性

◆不说大话、空话，尽量避免“定期”“适时”等词语

◆公司

◆部门

8

不相容职责分离表

◆明确各流程中的不相容事项。

◆该要素可以没有

◆由同一岗位承担会存在风险的职责必须分开。

◆公司

◆部门

9

检查与考核

◆规定有关管理部门和人员执行和完成管理事项检查与考核的程序、内容、方法、时间和结果处理等；

◆明确按某项标准或规定检查与考核。

◆该要素可以没有

◆公司

◆部门

10

其它

◆明确制度解释部门或科室等；

◆明确制度替代与废止情况（若换版）；

◆明确制度历次版本发布情况（若换版）；

◆该要素必须描述

◆如需替代相关文件，需说明。

◆如存在疑义，需说明解释部门。

◆公司

◆部门

11

附录

◆附录、管理流程图可另附在正文后。

◆设定为：

附录一、附录二等

◆公司

◆部门

12

编制、校对、审核、会签、审定、批准

◆编制、校对、审核、会签、审定、批准人员名单及日期。

◆该要素必须描述

◆如有多人会签、审核的，以实际结束日期为准。

◆公司

◆部门

13

流程图

◆上行为涉及的各个部门，左侧为具体事项；

◆原则上使用Visio（跨职能流程图）格式；具体参照流程图绘制说明。

◆需有输入和输出。

◆流程图必须绘制（除管理条例类制度）

◆检查管理程序是否可行

◆公司

◆部门

14

控制矩阵

◆按流程顺序明确关键控制点及文档记录；

◆提出控制目标、控制措施、控制频率等要求。

◆该要素必须描述

◆是检查内控执行情况的主要依据

◆公司

◆部门

15

表单

◆明确制度涉及到的相关表单；

◆表单的制定要考虑通用性与专用性要求。

◆该要素可以没有

◆是检查制度执行情况的主要依据

◆公司

◆部门

16

字体等格式要求

◆加上表头：

公司级“上海外高桥造船海洋工程有限公司”、部门级“上海外高桥造船海洋工程有限公司XX部”，23号黑体、单倍行距、分散对齐；文件编号和签发人行小四号、宋体、45磅行距；直线0.75磅、居中（表头各行段前、段后都为0行）；

◆标题行小二号、黑体、加粗、居中、段前段后1行、24磅行距；

◆正文第一层序号使用“1、2……”、TimesNewRoman字体；

◆下层序号使用“1.1、1.2……”、“1.1.1、1.1.2……”、TimesNewRoman字体、序号与文字间空2格；

◆正文中带序号的段落无缩进，不带序号的段落缩进2字符；

◆带第一层序号的段落，黑体、加粗、段前1行；

◆第二层带序号段落为标题行的，宋体、加粗；

◆正文使用宋体、小四号、行距24磅。

◆公司

◆部门

17

页脚

◆页边距上下为2.54厘米，左右为3厘米；

◆页脚添加“共页第页”格式的页码，宋体，小五号，右对齐。

◆公司

◆部门

　　　　　　　　　公司制度模板

XX有限公司

文件编号：

ABC-00-XX-00-0000签发：

0.75磅，居中

XXXXXXXX制度/规定

1实施部门

本制度由XX部门组织实施。

第一层带序号段落黑体、加粗、段前1行

2目的和范围

本制度旨在

本制度适用于

序号后空2格

3规范性引用文件

3.1《XXX》文号

4定义域术语

4.1XXX

5培训和资格

XXXXXXXXXXX

第二层带序号段落为标题行的，宋体、加粗

6管理职责

6.1XXX

不带序号的段落首行缩进2字符

6.1.1XXX

XXXXXXXXXXXXX

6.1.2XXX

带序号段落首行无缩进

6.1.2.1XXXXXXXXXX

6.1.2.2XXXXXXXXXX

6.2XXX

6.2.1XXXX

7管理流程

XXXXXXXXXXX

8不相容职责分离表

XXXXXXXXXXX

9检查与考核

XXXXXXXXXXX

10其它

10．1本制度自印发之日起实行。

执行中如有问题，请及时提出，以便协调、修改、补充、完善。

本制度解释权属XXXX。

10．2本制度发布时ABC-02-XX-XX-XXXX《XXXXXX》同时废止。

11附录

附录一：

XXXX管理流程图

附录二：

XXXX控制矩阵

附录三：

XXXX表单

……

编制：

日期：

年月日

校对：

日期：

年月日

审核：

日期：

年月日

会签：

日期：

年月日

审定：

日期：

年月日

批准：

日期：

年月日

（模板）附录一：

XXXX管理流程图

（模板）附录二：

XXXX控制矩阵

序号

控制目标编号

控制目标

风险描述

控制措施描述

C-制度编号-风险序号

附录五：

流程图绘制说明

流程图是一种工具，可用来了解、分析和归档公司各项专业业务，具有较强的操作指导性，一张流程图显示了将特定输入转化为所要求的输出的一系列的步骤。

通过流程的不断优化，在一定程度上能够提高企业的工作效率。

一、流程图绘制标志

1、开始与结束标志

开始与结束标志是个椭圆形符号。

用来表示