文秘学讲义.docx

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文秘学讲义

应用文常用术语

开端用语：

主要用于文章开头，表示发语、引据。

为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。

称谓用语用于表示人称或对单位的称谓

第一人称：

我、我单位、本人、本公司、我们。

第二人称：

你、你局、贵公司。

第三人称：

他、该公司、该项目

递送用语：

用于表示文、物递送方向

上行：

报、呈。

平行：

送。

下行：

发、颁发、颁布、印发、发布、下达。

引叙用语：

用于复文引据悉、接、顷接、据、收悉。

拟办用语：

用于审批拟办拟办。

责成、交办、试办、办理、执行。

审批：

同意、照办、批准、可行、原则同意。

经办用语：

用于表明进程。

经、业经、已经、兹经。

过渡用语：

用于承上启下。

鉴于、为此、对此，为使、对于、关于。

期请用语：

用于表示期望请求。

上行：

请、恳请、拟请、特请。

平行：

请、拟请、特请、务请、如蒙。

下行：

希、望、尚望、请、希予、勿误。

第一章文秘学

文秘工作古已有之，源远流长。

在我国，文秘工作已有近3000年的历史。

如今，秘书这一职位是我国党政机关、企事业单位普遍设置的一个行政职位，在世界范围内也成为最广泛的社会职业之一，在政府工作、企业工作和其他工作中起着不可或缺的重要最用。

但是，作为研究文秘工作规律的文秘学，还是一门年轻的学科，确立中国特色的文秘学理论体系，仍旧是一项艰巨的工作。

第一节文秘学的涵义

文秘学是一门以秘书工作和秘书活动为学科对象的新兴社会科学，它以研究秘书的全部职能为中心，从理论与实务两方面对文秘工作内容、职责、

一、秘书的涵义

秘书，是一种职务名称，指处于枢纽地位，主要以办公、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。

（一）“秘书”词义演变

“秘书”一词，由来已久。

但在我国古代，秘书是指物而不是指人，最早出现“秘书”一词，当在汉代。

《汉书》中多处述及：

“光禄大夫刘向校中秘书”（《汉书·成帝纪》），“诏向领校中五经秘书”（《汉书·刘向传》），“游博学有俊材，……与刘向校秘书”（《汉书·叙传》）。

这里的“秘书”，都是指宫中秘藏之书。

可见，“秘书”起始是指物，不是指人。

此后，“秘书”一词，逐渐由物及人。

公元2世纪，东汉桓帝时，开始设置“秘书监”，既是指国家的藏书机构，也是官职的名称，其职位相当于皇家图书馆长或档案馆长。

魏晋南北朝时，有“秘书丞”和“秘书郎”，仍是掌管典籍的官员。

唐设“秘书郎”，分管“经、史、子、集”。

纵观古代冠以秘书的官署和官员，一般多指掌经史图籍的机构和官吏，与现代秘书的涵义不同。

我国自古以来，就有类似现代的文秘工作，也有相当于现代秘书长、秘书的职位，这些职位名目繁多，如中书令、中书舍人、翰林学士、掌书记、主薄、录事、书吏、文案、稿案师等，一般不用“秘书”这个名称。

“秘书”一词比较接近于现代的涵义，始于辛亥革命以后。

当时的南京临时政府仿效欧美国家设置秘书处，各省督府设秘书员。

文秘工作的体制与工作职责已大体与现代秘书相近。

秘书，在国外，也有不同的涵义。

秘书的英文词是“secretary”，有两种译义：

一为大臣，一为书记。

前者指英、美和英联邦国家主管政府机关事务得部长或常务副部长，如“TheSecretaryofState”,在英国即为国务大臣，也称国务秘书，在美国即国务卿。

后者“书记”，原指从事文字记录的人员，后泛指文书和事务工作人员。

在美国职业分类中，秘书属于“一般管理、文书、事务”职业大类。

这一职业大类的名称正能概括说明秘书的职责和工作内容。

在西方发达国家，秘书是一种走俏的带有激烈竞争性的职业。

美国高等文秘学校、设秘书专业或开设秘书课程的高等院校就有1300多所。

国际职业秘书组织（ProfessionalSecretariesInternational）是以欧美发达国家为主的跨国秘书组织，它给秘书下的定义是“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手”。

这大致上反映了国外秘书的职能作用，也说明了我国现代秘书的职责与国外的基本相通之处。

（二）秘书分类

从各个不同的角度出发，秘书大致可以分为以下几类：

1、以经济支取和服务对象来分，有公务秘书与私人秘书之分。

公务秘书是指在国家行政部门、企事业单位或社会团体中从事公务的秘书，其工资由上述部门支付，服务对象是集体。

这种秘书的工作重点在于机关内部和领导者个人。

私人秘书一般指由个人出钱雇佣，专门为个人服务的秘书。

需要注意的是，为重要领导人或高级科研、教育人员配备的秘书不是私人秘书，而是公务秘书。

因为，领导人代表的是集体，是集体意愿的体现，所以，表面上秘书为领导服务的，而实质上是在为集体、为国家服务。

同样道理，高级科研和教育人员也是为国家和集体工作的，为他们做配备的秘书人员实质上也不是为个人服务。

另外，从这些秘书的经济支取来看，他们的工资不是由私人支付的，而是由国家和集体支付的，因此，他们只是公务秘书中的不同分工而已。

现阶段，我国较多的是公务秘书，但随着社会的发展和经济体制改革的深入，私人秘书的需求也越来越大。

2、以工作内容来分，有行政秘书、机要秘书、事务秘书、外文秘书（或翻译秘书）、专业秘书等之分。

这些秘书各自负责一个方面，平时以自己的工作内容为主，但遇到特殊情况又能协同处理，所以他们的工作程式是既分又合，分合相兼。

3、以担任的职位来分，有秘书长、办公厅（室）主任、秘书科长、股长、科员、办事员等之分。

这种分类仅仅表明的是秘书部门的领导层次，而不带专业性质。

二、文秘工作

概括来说，文秘工作就是在国家机关、人民团体、企事业单位里，各级领导在进行管理过程中必不可缺少的辅助性工作。

它主要在收集信息、制定决策、贯彻指令、起草文件、管理文书档案、接待信访等方面对领导起辅助作用。

文秘工作人员是各级领导最直接的助手。

文秘工作机构是个办事机构，不是决策机构。

各级领导之所以需要秘书来辅助自己进行管理，并不是领导的主观愿望决定的，而是由社会实践的客观需要决定的。

因为不论是一个局、一个公司、一个企业、或者是一个人民团体，其所管理的系统、单位和部门比较多，情况比较复杂，领导者为了及时了解情况、制定决策、指导工作，必须有个得力的助手。

这助手就是秘书，或是文秘机构。

文秘工作是社会实践的客观需要，任何一级领导，离开辅助性质的文秘工作，就很难进行有效的管理。

文秘工作的任务

文秘工作的任务从政府单位、公司、企业的实际情况分析，主要有以下几个方面：

1、协助领导收集掌握信息。

领导机关的根本任务是决策，而信息是决策的基础，要保证决策正确，就必须收集和掌握大量信息。

2、协助领导制定决策、下达管理指令。

领导机关的根本任务是制定决策。

决策的内容很泛，凡长远规划，年、季、月度生产计划，就某项问题作出决议、决定和规定等等，都是决策。

秘书和秘书书机构在制定决策过程担任协同辅助的任务，没有直接参与决策的权力。

3、协助领导办理文件起草和文书档案工作。

任何一级领导机关，为了指导下级的工作或向上级反映工作情况和问题，都要形成各种各样的文件。

要保证文件的质量比较好，就需要培养一支具有马列主义理论基础、通晓党和政府的方针政策、熟悉本业务的基础知识、具有较高的文字修养的秘书队伍，来承担文件起草和文件质量的把关工作。

协助领导起草各种文件是秘书的主要职责。

4、协助领导做好各种会议的准备工作和组织工作。

为保证会议的顺利召开和会议质量，秘书和文秘机构要协助领导做大量的组织准备工作。

例如起草会议文件，确定参加会议的成员，安排会议议程，组织好会议中间的讨论，编写会议简报，做好会议记录，写好会议总结或纪要，以及安排好参加会议人员的生活等工作。

除上述各项任务外，秘书和文秘机构还要承担领导交办的各项事项。

从某种意义上讲，文秘机构也可以叫做“不管部”，就是说，凡是其他职能部门都不管的事，领导都可以交给秘书或文秘机构去办。

秘书和文秘机构必须明确这是自己的职责。

（二）文秘工作的特点

文秘工作的性质和任务，决定了文秘工作具有以下四个特点：

辅助性

文秘工作既然是各级领导在管理过程中的辅助工作，它的全部活动内容只能对领导工作起到辅助作用。

也就是说，它在处理任何问题的时候，都只能根据领导的决定、决议、提示精神办理，而不能代替领导做决定。

它对本机关工作中的问题可以提出解决的方案，但这些方案只有经过领导研究决定采用后，作为领导机构的决定、决议去执行。

文秘工作虽然是辅助性工作，但秘书人员在认识自己的工作性质、任务、特点之后，应该积极主动的帮助领导工作，而不是消极等待领导反配任务。

服务性

文秘工作人员和文秘工作机构的主要工作，是为机关的领导干部和领导班子进行管理工作服务的，文秘工作的出发点和作用是为领导在进行工作中创造方便条件，以提高工作效率和工作质量，而不能成为领导工作中的累赘，妨碍领导提高工作效率和质量。

3、全面性

秘书是领导的助手，其工作是为领导工作服务的，它的工作内容和活动方式必然具有鲜明的综合性、全面性。

文秘工作的内容涉及到本机关的全部工作，凡是领导抓的工作，秘书都要了解、辅助。

文秘工作的活动范围也是全面的，秘书要参加各种会议，上下级各种会议都有必要参加，这是由文秘工作的性质决定的。

4、机密性

文秘工作是给各级领导核心服务的，它是各级领导干部的参谋和助手，经常参与与研究各种机密问题，又负责各种机密文件的起草和保管工作，因而文秘工作具有高度的机密性。

每个文秘工作人员都应该熟知保密制度的内容，并模范地执行它，养成保守机密的习惯。

三、文秘学

文秘学，又称秘书学，是研究文秘工作内在规律及其应用的科学，是一门综合性的应用学科。

文秘工作是文秘学研究的基础和本源，离开了对文秘工作实践的考察、归纳和总结，文秘学就成了无源之水，无本之木，也失去了文秘学研究的意义。

（一）文秘学的性质

文秘学，从学科大类来说，属于社会科学范畴。

在社会科学诸多门类中，文秘学应当归属于管理科学。

文秘学又是一门独立的综合性的应用科学。

文秘工作离不开领导活动，反之，领导在决策指挥与管理全局的过程中，也离不开辅助性质的文秘工作。

因此，文秘工作也是一种管理工作，但它不同于一般的管理，是一种特殊的管理活动，即带有辅助性质的管理，简言之，即辅助管理。

文秘学作为研究辅助管理的学科，有自己独特的研究对象，它要揭示文秘工作的内在规律性，理所当然的，它作为一门独立的学科而成为管理科学中的一枝新秀。

秘书所具有的综合性和应用性的特点，也构成了它又是一门综合性的应用学科。

文秘学的特点

文秘学具有政治性、综合性与应用性的特点。

1、政治性。

一般来说，社会科学都具有政治倾向性，文秘学更不能例外。

文秘工作为领导服务，与领导活动紧密相连。

领导与领导活动，总是执行并服务于一定政治集团的路线、方针与政策。

中国社会主义文秘学的研究，必须坚持党的基本路线，坚持改革开放，促进社会主义现代化建设现代文明建设，决不允许偏离这个根本方向。

2、综合性。

文秘学以文秘工作为研究对象，文秘工作的综合性决定了文秘学的综合性。

同时，研究文秘学所吸收运用的相关学科知识相当宽泛，涉及到管理学、领导科学、信息科学、文书学、档案学、社会学、行政性、写作学、公共关系学、社会心理学等。

文秘学吸纳相关学科知识综合运用而自成体系，形成了文秘学综合性的特点。

应用性。

文秘学的应用性表现在文秘学的研究是为了直接指导文秘工作的实践。

文秘学是文秘工作实践的理论升华，它既要指导文秘工作的实践，同时也受到文秘工作实践的检验。

文秘学研究的终极目的，是为了促进文秘工作的科学化管理，提高文秘工作的质量和效率。

文秘学的应用性还体现在文秘学的研究内容，包括了对文秘工作的具体任务、业务范围与方法技能的研究和探讨。

当前，在改革开放，建立社会主义市场经济体制过程中，对文秘工作也提出了更高的要求。

文秘学更应注意研究新情况，提出新问题，总结新经验，促进文秘工作的改革和发展。

文秘学的研究范围和研究现状

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