办公室管理制度用.docx
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办公室管理制度用
大黄山鸿基焦化有限责任公司综合办公室管理制度
制度名称
综合办管理制度
编号
HJJH/G-ZB-02
第一章总则……………………………………………………………1
第二章保密制度……………………………………………………1
第三章工作督办制度…………………………………………………4
第四章公司印签管理制度……………………………………………6
第五章档案管理制度…………………………………………………8
第六章办公环境管理规范……………………………………………8
第七章办公用品的管理………………………………………………9
第八章通信工具及费用的管理………………………………………12
第九章车辆的管理……………………………………………………13
第十章公司机关事务管理与服务……………………………………16
第十一章招待费用的管理……………………………………………17
第十二章职工浴室的管理……………………………………………18
第十三章职工宿舍的管理……………………………………………20
第十四章职工食堂的管理……………………………………………23
第十五章会议制度……………………………………………………27
第十六章公司行文规范………………………………………………29
第十七章外来人口管理办法…………………………………………32
第十八章夜间巡逻制度………………………………………………34
文件名称
综合办管理制度
文件编号
HJJH/G-ZB-02
页码
共35页第1页
第一章总则
第一条为切实加强公司行政工作的管理，全面提高行政管理水平，更好地为公司发展提供服务，特制定本制度。
第二条行政服务工作的宗旨是全心全意为公司经济工作服务，为公司员工服务。
第三条行政服务的指导思想是廉洁奉公，厉行节约，热情而不奢侈，少花钱多办事。
第四条本制度适用于新疆大黄山鸿基焦化有限责任公司及所属分支机构。
第二章保密制度
第五条为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。
第六条公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
第七条公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。
第八条公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。
第九条对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显着的部门或职员实行奖励。
第十条公司秘密包括本制度第六条规定的下列秘密事项：
一、公司重大决策中的秘密事项。
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综合办管理制度
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二、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
三、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
四、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
五、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
六、公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。
七、其他经公司确定应当保密的事项。
一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
第十一条公司秘密的密级分为"绝密"、"机密"、"秘密"三级。
绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。
第十二条公司秘级的确定：
一、公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；
二、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；
三、公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
第十三条属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第十一条、第
十二条的规定标明密级，并确定保密期限。
保密期限届满，自行解密。
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综合办管理制度
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HJJH/G-ZB-02
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第十四条属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑部门负责保密。
第十五条对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：
一、非经总经理或主管副总经理批准，不得复制或摘抄；
二、收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；
三、在设备完善的保险装置中保存。
第十六条属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采取相应的保密措施。
第十七条在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。
第十八条具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：
一、选择具备保密条件的会议场所；
二、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会
议的人员予以指定；
三、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；
四、确定会议内容是否传达及传达范围。
第十九条不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
第二十条公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立
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即作出处理。
第二十一条出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下：
一、泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；
二、违反本制度第十四条、第十六条、第十七条、第十八条、第十九条
规定的秘密内容的；
三、已泄露公司秘密但采取补救措施的。
第二十二条出现下列情况之一的，予以辞退并酌情要求赔偿经济损失。
一、故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；
二、二、违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘
密的；
三、利用职权强制他人违反保密规定的。
第二十三条本制度规定的泄密是指下列行为之一：
一、使公司秘密被不应知悉者知悉的；
二、使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知
悉的。
第三章工作督办制度
第二十四条督办工作的原则：
坚持实事求是、分工合作、适时督办的原则。
通过督办，使机关各项工作责任到人，做到事事有人承办、有人负责，提高工作效率。
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第二十五条督办工作的主体：
办公室是本公司政务工作督办的职能部门。
办公室在公司领导的指导下，围绕当前公司的工作中心，开展督办工作；各部室领导协助办公室做好督办工作。
第二十六条督办工作的主要任务：
一、督促检查公司的各项政策、措施的贯彻落实情况；
二、督促检查公司的常务会议、工作会议和文件的决议、决定和重大决策、重要工作部署的贯彻落实情况；
三、督促检查公司领导的重要指示、批示事项的办理落实情况；
四、督促检查上级政府部门交办事项的落实情况；
五、督促检查公司的其他重要工作。
第二十七条督办工作的程序：
一、建立科学的登记制度
（一）对上级的工作部署、重要指示及来文、来电交办事项和同级机关、外地单位来文、来函、来电商办事项要逐个进行分类登记，并根据领导批示情况及时转交承办部门办理；
（二）对本公司各项目标工作、决策、决定和确定的各项工作任务及领导交办事项要进行认真登记，并根据本公司各部门工作情况及领导批示及时转交有关部门办理；
二、完善督办手续
（一）对各项工作在交付承办部门承办时应完善登记、签收手续，文件转到何部门、应当何时上报结果等，应有明确记录；
（二）对转交各部门承办的事项要分轻重缓急进行及时催办，历次催办的过程、情况，应有所记录；
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（三）注意反馈信息，在督办中善于发现新经验、新情况、新问题，并及时向上级反映，对办事不利、推诿扯皮的个别现象，在查清情况时要及时向上级汇报；
（四）对办结事项，要及时将办结情况向上级汇报，并将办结事项资料（文稿）及时移交档案室归档。
第二十八条督办工作的要求
一、督办工作要严格执行保密工作规定，不得随意泄露机密事项的承办过程和办结结果；
二、建立督办工作通报制度。
对贯彻落实工作做的好的，要及时进行总结，并对典型的经验通报推广；对贯彻落实工作做的差的，要查明原因，通报批评；对造成严重后果的，要追究有关人员的责任；
三、各部室要服从督办人员对各项工作的检查和督促，不得顶住不办。
第二十九条督办工作的实施
各部室的负责人均为督办事项的责任人，办公室是督办工作的全面实施者，带头遵守督办制度。
第四章公司印签管理制度
第三十条印签的种类
一、印签：
公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。
二、职章：
刻有公司董事长或总经理职衔的印章。
三、部门章：
刻有公司部门名称的印章。
其中不对外单位的部门章可加
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注“对内专用”。
四、职衔签字章：
刻有董事长及总经理职衔及签名的印信。
第三十一条印签的使用规定
一、对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政，税务、金融等机构以公司名义的行文，盖公司印章或总经理职章。
二、以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名的，盖总经理职衔章。
三、以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者，盖经理职衔章。
四、各部门于经办业务权责范围内及对于公、民营企业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。
第三十二条印签的监印
一、总经理职章及特定业务专用章需由总经理核定本公司的监印。
二、总经理职衔签字章核定由管理部主管为监印人员。
三、经理职衔签字章及部门章需由经理指定监印人员。
第三十三条印签盖用
一、文件需用印时，应先填写“用印申请单”，经主管核准后，连同审核的文件稿等交监印人用印。
二、监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加盖使用的印鉴存栏。
第三十四条各种印鉴由监印人负责保管，如有遗失或误用情况，由监印人全权负责。
第三十五条监印人对未经批示文件，不得擅自用印，违者将受处分。
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第三十六条印鉴遗失时除立即向上级备案外，并应依法公告作废。
第五章档案管理制度
第三十七条归档范围
公司规划、年度计划、财务、审计、统计、劳资、人事档案、会议记录、决议、决定、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料和图片、录相带、录音带等音像资料。
第三十八条档案管理由专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
第三十九条档案分门别类，摆放整齐、通风。
第四十条档案的借阅：
一、总经理、办公室主任以上人员借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。
二、公司其他员工需借阅档案时，要经部门同意，报办公室主任同意后，办理借阅手续。
三、借阅档案必须爱护，严禁涂改，注意安全和保密，严禁私自翻印、转借或遗失。
因工作需要复印密级档案，必须经总经理批准方可摘录、复印,一般档案由办公室主任批准方可复印。
四、人事档案除人事部门外,任何人不得查阅。
五、档案的保管期限及销毁按国家有关规定办理。
第六章办公环境管理规范
第四十一条爱惜公司财产,对个人所用办公桌、椅及其它办公用品必
须爱护,对办公室及配套设施、微机等物品要进行严格管理,不得损坏,由专人保管,人定物,谁使用谁负责,如有损坏,照价赔偿。
第四十二条职员每天早晨工作前清洁个人办公区的卫生，每周组织一
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次办公室的卫生大清扫，每月组织一次办公室较为彻底的卫生清扫。
第四十三条接、打电话要文明礼貌用语,接待顾客语言要和善。
打电话要掌握简、短、省的原则,上班时间无重要事情不得进入传真室接、打私人电话。
第四十四条职员着装要整洁,任何人上班时间不准吃口香糖，不准穿短裤、短裙、旅游鞋、拖鞋等服式进入办公楼（办公室）。
第四十五条在办公室不准有高声喧哗和争吵现象,同志间要团结友爱,维护本公司形象。
第四十六条每个职员在下班时注意把电灯、电脑、热水器等电器电源断开,房门锁好,每天下班前必须严格检查一遍。
第四十七条共同保持楼层卫生间清洁卫生，废纸进篓,茶渍、烟头等杂物不准倒入痰盂和水池内,便后及时冲洗,楼内停水时,严禁大、小便。
第四十八条上班时间不得阅读报纸、杂志或上网聊天，严禁在办公楼内四处流窜,不得随意离开办公桌乱走动或围扰聚众闲聊。
第四十九条公司花卉由卫生员统一管理，其他职员不得随意浇花或将水杯中剩水倒入花盆中。
第七章办公用品的管理
第五十条办公用品是公司开展各项工作的物资保证，办公用品的管理以防止浪费，提高利用效益为原则。
一、办公用品分为办公用品、文具用品、消耗用品、公共用品四大类：
（一）办公用品：
指办公桌椅、公文柜、计算机、电话等；
（二）文具用品：
各类笔、尺、文件夹、修正液、印台、胶带、订书机、计算器等；
（三）消耗用品：
各种纸张、招待用品等；
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（四）公共用品：
指各类沙发、茶几桌椅、热水器、复印机等；
二、办公用品的申请、审批、购买
（一）办公用品（含临时发生的急需使用物品）的申请、审批及购买统一由综合办公室办理。
综合办公室根据各部门的需要拟定采购计划，经总经理审批后，按批准的品种及数量及时购买。
（二）办公用品的采购及使用应本着既满足工作需要又不浪费的原则。
（三）办公用品的入库及管理
1、办公室要建立《物品保管明细台帐》，并指定专人负责登记；
2、办公用品的入库：
办公用品购回后，要按照申请计划与发货票进行认真的核对，品种、规格、数量要相符，质量要合格，并将进货品种、数量及价格等情况，详细登记在《物品保管明细台帐》上，做到账目清楚，帐实相符，属于固定资产的要建立卡片；
3、办公用品的保管：
管理人员必须清楚准确地掌握种种物品的发放与库存情况，对所保管的物品每年要进行两次清查（年中、年未），帐物必须相符，对所管物品必须做到库房整洁，放置有序，防止丢失，杜绝浪费，并对各部门使用情况经常检查，发现问题及时汇报。
第五十一条办公用品的配备
一、办公用品的配备
（一）办公用品的配备实行“谁使用，谁负责”的原则，使用者有不可推卸的保管和维护责任；
（二）公司综合办公室要按部门、办公室建立《办公用品配备清单》，一式两份，由使用人、办公室各留一份，做为年中、年未清查及移交的依据；
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（三）使用人发生了人事变动时，要按《办公用品配备清单》所列品种、数量一一办理移交；对短缺部分按质论价，由使用者赔偿后，方可办理工资等有关手续，任何人不得擅自调配和使用。
二、文具用品的配备
（一）文具用品分为消耗品、管制品两类：
１、消耗品：
指各类用笔、胶水、胶带、刀片、大头针、曲别针、橡皮、口取纸、复写纸、信笺纸、印油、修正液、订书针、档案袋等；
２、管制品：
指订书机、打孔机、计算器、剪刀、印台、文件夹、算盘等。
（二）消耗品的领用依据各部门实际人数和数量进行确定，定期发放；
（三）管制品的领用须由各部门提出申请，并指定专人保管，不得丢失、损坏；所发物品要达到一定的使用期限，需要更换时交旧领新；
（四）新进人员到职后，凭所属部门办公用品申请单领取，人员离职后，交回办公室。
三、消耗用品的配备
（一）消耗用品应做到保障供应，防止浪费，根据消耗部门、范围、人员控制使用；
（二）招待用品的使用，要从严控制，购买时由总经理批准后，统一由综合办公室具体承办，各部门不得私自办理。
四、公共用品的配备
各部门根据需要提出书面报告，由公司总经理审批后，按实际需要配
备，各部门对所用公共用品有管理和维护的责任。
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第五十二条办公用品的领用
办公用品的领用，一定要严格按照管理规定办理，先由各部门根据实际情况提出书面申请，经综合办公室主任审核后办理，由领用人在《物品保管明细帐》上签字后，方予发放。
第八章通信工具及费用的管理
第五十三条公司的通信工具指电话机、传真机，由综合办公室统一管理。
第五十四条公司高管人员办公室、各部部长办公室每室一部固定电话，各业务办公室原则上一室配备一部。
第五十五条：
公司各级管理人员办公室电话、住宅电话、移动电话话费（含座机费）补贴标准：
见表
电话费核定标准（单位：
元/月/人）
职务
办公室
住宅
移动电话
董事长、总经理
200
100
400
副总经理、财务总监
200
80
300
供销部
部长
500
60
400
副部长
50
150
原料采购员
—
100
材料采购员
—
100
销售员
—
100
设备工程部
部长
400
60
300
各专业工程师
—
100
电修作业长
—
80
综合办公室
主任
500
60
300
秘书
—
100
后勤、保卫干事
—
50
驾驶员
—
50
文件名称
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文件编号
HJJH/G-ZB-02
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职务
办公室
住宅
移动电话
生产技术部
部长
100
50
150
各专业工程师
—
100
人力资源部
部长
100
50
150
办公室业务
—
—
计划财务部
部长
100
50
150
办公室业务
—
—
运输分公司
经理
200
50
200
副经理
50
150
调度
—
100
焦化分厂
厂长
100
50
200
调度长
100
50
150
各作业区作业长
50
－
80
调度室（机房）
100
－
－
综合调度室
50
－
－
备注：
1．各部（室）固定电话配备数量由综合办公室根据实际需要核定。
2．办公楼值班室、宿舍楼标准间、宿舍楼值班室、食堂、各作业区生产车间电话均设置为内线电话，由综合办公室按月统一核销坐机费。
第五十六条住宅电话费按以上核定标准按月造册，发放给个人，移动电话费在核定的限额内按月凭缴费单据核销，结余不奖；办公室固定电话话费在核定的限额内核销，超支部分由部门自理。
第五十七条公司员工不得使用办公室电话拨打私人电话，一经发现罚款100元。
第五十八条公司各部门不得私自购买通信工具，公司各部（室）、各作业区、各生产车间需要增加配备电话的，由综合办公室根据实际需要统一核定数量，报主管领导审批后，统一购置。
第九章车辆的管理
第五十九条车辆管理的原则：
一、公司车辆由综合办公室统一管理，统一调度；
文件名称
综合办管理制度
文件编号
HJJH/G-ZB-02
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共35页第14页
二、引进竞争机制和激励机制，调动司机工作积极性，积极实行团结向上的运行机制；
三、加强全面管理，提高服务质量、服务水平和安全管理水平。
第六十条车辆管理的范围：
一、公司车辆首先保证公司领导公务活动及业务部门工作用车；
二、下列情况由综合办公室酌情安排用车：
（一）各部门因业务需要外出办事，路程较远；
（二）因公外出受时间限制；
（三）外出购买公物数量较多，不便携带；
（四）员工因病或员工直系亲属办理丧事等特殊情况；
（五）其他特殊情况。
三、外单位借用车辆必须经公司主管综合办公室领导同意后方可派车。
第六十一条因公用车必须由各业务部门负责人填写《用车申请单》，交综合办公室审核派车，司机凭签署完整的《派车单》出车。
第六十二条司机每日填写行车日志，并将《派车单》及时交回综合办公室，司机凭行车日志填写出差费补贴单，交综合办公室主任审批。
第六十三条公司领导及下属各部门用车由综合办公室统一调配。
在工作时间以外和节假日确因业务工作需要用车的必须经主管办公室领导同意，并签署《派车单》后，方可使用，违者按出私车论处，对司机予以200元处罚。
第六十四条为节约开支、降低成本，凡40公里以内有直达公交车的一
般不予派车，特殊情况，如任务紧急或携带机密文件、贵重物品等可由部门领导同意告知办公室同意后方可派车。
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综合办管理制度
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共2页第15页
第六十五条乘车人有义务监督驾驶员的服务质量，安全行车情况。
乘车人提出与业务不相关的用车，驾驶员可拒绝服务。
第六十六条驾驶员出车归队后，应及时向办公室汇报，以便掌握归队时间及车辆动态，用车结束后及时交回《派车单》。
第六十七条长途用车（离开驻地外出2天以上），必须经主管综合办公室工作的领导批准，签署《派车单》后方可出车。
未经允许不得出车。
第六十八条车辆的保养、维修必须在指定的厂家，由司机提出建议或申请，综合办公室主任批准后实施。
一次性费用支出在3000元以内者，由综合办主任签批。
3000元以上者，须报董事长或总经理审批后进行。
第六十九条公司所属车辆均在指定油库加油，凭驾驶员签字的凭证与油库结算。
特殊情况，如停电、加班等，经同意可在其它油库加油。
长途用车加油等车辆费用先由驾驶员自行支付，回公司后凭乘车人签字证明的票据方可核销。
第七十条行车及成本指标：
办公室核算人员核算其服务时间、行驶里程、出车次数，参考有关费用标准，考核各单车油料盈亏、费用支出状况。
超出自付，节约年终奖励。
用油规定：
考斯特１5升／百公里，别克１0升／百公里，别克商务13升／百公里，起亚15升／百公里，皮卡１0升／百公里。
第七十一条司机应做好以下工作：
一、司机应遵守公司各项规章制度及上述有关条款规定，服从安排，
确保行车安全，认真完成，认真负责，驾驶车辆的日常清洁检查、保养，及时向办公室反映车辆的完好状况。
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二、司机应按作息时间表提前十分钟到达指定地点，保证按时出车，不得借故不出车或拖延出车时间。
三、司机要保证车辆内外的清洁卫生，每天清洁一次，每周大扫除一次。
四、坚守工作岗位，接到出车通知单后，要认真检查车辆，按时
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