四川社会保险业务档案管理实施细则试行.docx

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四川社会保险业务档案管理实施细则试行

四川省社会保险业务档案管理实施细则（试行）

川人社办发[2012]439号，省人力资源和社会保障厅 四川省档案局2012年2月9日印发

　　第一章 总则

　　第一条 为加强全省社会保险业务档案管理，促进社会保险业务档案管理工作标准化和规范化，为参保单位、参保个人及社保经办机构提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》和《社会保险业务档案规定（试行）》等相关法律法规，结合我省实际，制定本实施细则。

　　第二条 依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育保险等社会保险业务的机构（以下简称社保经办机构），管理社会保险业务档案，适用本细则。

　　第三条 本细则所称社会保险业务档案，是指各级社保经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的文字材料、电子文档、图表、声像等不同门类和载体的历史记录。

　　第四条 社会保险业务档案管理工作由各级社保经办机构负责，并接受同级档案行政管理部门和人力资源社会保障行政部门的监督、检查和指导。

　　第二章 档案机构及其职责

　　第五条 各级社保经办机构应当明确分管档案工作的领导，设立档案科（室），配备专职或兼职社会保险业务档案管理人员，集中统一管理本机构业务工作中形成的全部档案，保证档案工作所需经费、场所和设施，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备，确保档案安全。

　　第六条 各级社保经办机构的档案科（室）及其社会保险业务档案管理人员，履行下列职责：

（一）制定和执行各项业务档案管理制度；

（二）指导本机构各职能部门做好社会保险业务文件材料的收集、整理、归档等工作；

　　（三）管理本机构社会保险业务档案；

　　（四）编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源，提高业务档案利用率，为参保单位和个人提供有效服务；

　　（五）参与社会保险业务档案价值鉴定和到期鉴定工作，并定期向同级国家综合档案馆移交档案。

　　第三章 档案的收集、整理和归档

　　第七条 社会保险业务档案的收集、整理、归档工作，以方便归档管理和检索利用为原则，谁经办、谁负责。

　　第八条 社会保险业务档案的分类方法为“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”。

同一市（州）分类方法应当统一。

　　第九条 各级社保经办机构应当按照《社会保险业务档案规定（试行）》，制定本机构《社会保险业务档案分类、归档范围与保管期限表》。

　　第十条 各级社保经办机构按照本机构《社会保险业务档案分类、归档范围与保管期限表》，准确划分归档范围，及时收集分散在各岗位人员手中已办结的各种形式和载体的文件材料、业务资料、财务和统计报表、凭证等，确保收集齐全、完整。

　　第十一条 文件材料收集要保持彼此之间的相互联系，保证衔接有序、内容完整、真实有效以及电子文件的正常读取。

每份材料应当按照主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序，做到数量准确，字迹、印章清晰，正文、附件、正本、副本齐全。

　　第十二条 社会保险业务档案以卷为单位进行整理。

　　按照“社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类”分类整理，根据每类文件材料的保管价值、所反映的业务环节、记载信息的类型等组卷。

　　第十三条 各类归档材料中属于社会保险业务档案的材料依照《社会保险业务档案管理规定》确定保管期限；基金管理类的材料依照《会计档案管理办法》确定保管期限；涉及电子类的材料依照《电子公文归档管理暂行办法》确定保管期限；其他文件材料依照《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》确定保管期限。

　　第十四条 案卷的排列，以全宗为单位，按不同保管期限、不同年度、不同业务类别排列。

排列方法要统一，保持相对固定，不可随意改动。

按照案卷的排列顺序编制案卷号，以固定案卷位置。

　　不同保管期限、不同年度、不同险种、不同类别的文件材料应当归入不同案卷，不得混合组卷。

　　第十五条 档号的编制，采用“全宗号—年度—目录号—案卷号”的结构形式，其中：

目录号的编排原则为保管期限代码+业务类别代码。

　　全宗号由各级国家综合档案馆编制，各级社保经办机构填写。

　　需要向同级国家档案馆移交进馆的业务档案，其案卷号按照同一保管期限、同一类别混年拉通号编制。

　　第十六条 年度、案卷号的编码用阿拉伯数字标识。

　　保管期限代码分别标识为：

Y（永久）、H（100年）、C（50年）、Z（30年）、D（10年）。

　　档案类别代码分别标识为：

gl（社会保险管理类）、zj（社会保险费征缴类）、yl（养老保险待遇类）、yb（医疗保险待遇类）、sb（失业保险待遇类）、gs（工伤保险待遇类）、sy（生育保险待遇类）、tj（社会保险业务统计报表类）、jh（社会保险稽核监管类）。

　　第十七条 归档文件材料装订前应当进行修整。

去除金属物，修裱破损或纸张幅面过小影响装订的文件，超大幅面（超过A4）纸张折叠成A4纸张大小，不耐久字迹材料和热敏材料作复印处理。

　　装订均按“三孔一线”。

装订时应按照正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；凭证在前，单据在后；经办机构的材料在前，参保者提供的材料在后；结论性材料在前，证据性材料在后的顺序排列。

　　第十八条 整理后的案卷，按照附件式样填写案卷封面（图<一>），案卷背脊（图<二>）、卷内文件目录（图<三>）、卷内备考表（图<四>）、案卷目录（图<五>）、案卷目录封面（图<六>）。

　　第十九条 整理后的文件材料，经社会保险业务档案管理人员检查，符合质量要求的及时移交档案室，并严格履行签字手续；不符合质量要求的，退回文件材料形成部门或经办人员整改，合格后方可移交归档。

　　第二十条 社会保险业务档案管理人员应当认真检查归档文件整理质量，按年度和类别排序后，以从左向右、自上而下的顺序将案卷上架定位，并在框架上标明档案类别、保管期限、目录号、起止年度、起止案卷号等。

　　第二十一条 各级社保经办机构应当建立计算机检索目录，并分别按照卷或件标准式样打印卷内文件目录、案卷目录、全引目录、备考表等。

可根据工作需要，编制其他检索工具，建立社保业务档案检索工具体系，便于查找和利用。

　　第四章 档案的保管和利用

　　第二十二条 各级社保经办机构应按国家有关规定配置专用档案库房。

档案库房应当具备防火、防盗、防有害生物、防有害气体的条件和设施，严禁在库房周围存放易燃易爆物品。

　　光盘、移动硬盘等特殊载体档案应当采取防磁等特殊保护措施。

对破损、虫蛀、变质的档案，应当及时进行修补、复制或作其他技术处理。

　　第二十三条 各级社保经办机构应当制定社会保险业务档案查阅利用制度，按规定提供档案查阅利用服务，并做好查阅利用登记。

　　第五章 档案的鉴定、销毁和移交

　　第二十四条 社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。

鉴定工作由社保经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组进行鉴定并提出处理意见。

需要继续保存的，应当重新确定保管期限；无保存价值的应按规定销毁。

经鉴定后确需销毁的档案，应按规定清点核对，编制销毁清册，经社保经办机构主要负责人批准并报同级人力资源社会保障行政部门备案后，由鉴定小组两名以上人员送指定销毁点进行销毁。

监销手续和销毁清册永久保存。

　　第二十五条 各级社保经办机构应当按照规定，将永久保存的社会保险业务档案定期向同级国家综合档案馆移交。

　　第六章 奖励与惩罚

　　第二十六条 在社会保险业务档案工作中做出显著成绩的社保经办机构和个人，由省档案行政管理部门、省人力资源社会保障行政部门予以通报表彰。

　　第二十七条 社保经办机构有下列行为之一的，由县级以上档案行政管理部门责令限期改正；对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员，由县级以上人力资源社会保险行政部门或同级监察纪检部门依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：

（一）不按规定归档和移交档案的；

（二）伪造、篡改、隐匿、擅自销毁档案的；

　　（三）玩忽职守，造成档案遗失、损毁的；

　　（四）违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或个人信息的；

　　（五）其他违反《档案法》和国家有关档案法律、法规的行为。

　　第七章 附则

　　第二十八条 本细则自2013年1月1日起实施。