采购部部管理制度及工作流程.doc
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采购部部管理制度及工作流程
目录
一、采购部部组织架构及人员编制
二、采购部部各岗位说明书
三、采购部部管理制度
采购部部组织架构与责权
部门
采购部
部门负责人
采购部经理
直属领导
采购部总监
部门结构组织图
编制
采购部经理
采购专员
采购专员
部门经理1人
部门专员1名
职责
1、结合企业实际情况和发展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工作绩效。
。
2、根据企业管理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度，规范采购作业
3、在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购计划与采购预算，指导采购活动。
4、根据采购计划进行市场调研，选择、评审、考核供应商，建立并完善供应商档案
5、建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购绩效。
6.组织合同评审，签订采购合同，建立采购合同台账并分类管理，监督合同的执行。
7.监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，严格控制采购进度，确保供应及时。
8.建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验、认证，确保采购物资符合企业要求。
9.严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析，有效控制采购成本。
10.定期对部门采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购采购计划主管
采购办公室
采购计划专员
采购预算专员
采购专员
A
采购主管
采购合同主管
采购专员
B
采购
合同
专员
采购
结算专员
文员
供应商质量
专员
采购成本控制专员
采购部经理
过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购绩效。
权力
1、建立采购部规章制度，并对公司的发展、规划提出建议
2、设定采购方式、支配额度内资金
3、代表公司选择、评估、确定合格的供应商
4、在计划范围内，代表公司对外签署采购合同
5、对于不合格的供应商，有索赔、解除供应关系的权力
6.对请购方式、手续权限、进度控制有监督权。
7.在不影响公司正常经营的情况下，有对外进行物资调配的权力。
8.有处理公司废旧物资、损坏物资的权力。
9.对本部门员工的奖惩、职位调动、晋级及工作任务的重新分配有建议权
10.其他相关权力。
相关职责
编制人数
审核人员
批准人员
编制日期
审核日期
批准日期
第二章采购部部职位说明书
安徽大地园林工程有限公司－采购部部经理说明书
一：
基本资料
岗位名称
大地园林采购部部经理
有无兼职
直接上级
总经理
所在部门
采购部
直接下级
采购专员
二、工作描述：
1、制定采购部规章制度2、采购计划规划，采购预算，管理开发供应商，市场价格控制，采购进度控制等
主要职责与工作任务
序号
具体工作
占用时间
重要性
1
执行采购战略，制定并完善采购部门的规章制度，经总经理审批后执行。
10%
1
2
根据企业经营计划，制订物资采购计划与采购预算，以满足经营活动的需要，降低库存成本
10%
2
3
监督并参与大批量订货业务的洽谈工作，监督采购合同的执行和落实情况
15%
7
4
参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度，对不合格供应商进行处理
5%
8
5
组织对采购物资的市场行情进行跟踪，负责采购价格的控制工作，并预测价格变化趋势
15%
3
6
主持采购招标、合同评审工作，签订采购合同，监督执行情况，建立合同台账
5%
9
7
负责采购进度控制，指导监督跟单、催货工作，进行采购交期管理，确保采购及时
10%
5
8
审核年度、季度、月度需求计划，统一采购，减少开支，提高资金运营效率
5%
4
9
负责采购物资的废料、质量事故的预防与处理工作，定期编制采购报告并呈上级领导审阅
5%
10
10
负责进行紧急采购，参与采购物资的验收，出现问题及时与供应商联系，协商处理办法
5%
6
11
负责采购人员的绩效、培训等管理工作
5%
12
12
负责本部门的日常管理以及和与其他部门间的协调工作完成领导交办的任务
5%
11
13
完成上级领导交办的其他任务
5%
13
工作权限：
1、财务权限：
在预算范围内，符合费用报销项目及批准额度的有财务申报权：
三、任职资格
u年龄：
28岁-35岁
u学历：
人力资源管理、行政管理等相关专业本科以上学历
u经验要求：
8年以上企业管理工作经验，至少5年以上园林企业高级管理岗位工作经验
u婚姻状况：
未婚
u知识要求：
具备优秀的社交能力、协调组织能力、专业知识能力、谈判能力、判断能力、决策能力、计划能力、强烈的责任心，事业心，良好的敬业精神和职业道德操守。
u能力要求：
在团队管理方面有极强的领导技巧和才能；善于协调、沟通；良好的敬业精神和职业道德操守。
◆其它要求：
认同公司的企业文化，有超强的学习力
一、采购绩效考核制度
制度
名称
采购绩效考核制度
编号
执行部门
第1章总则
第1条目的
为保证公司所需物资的供应及时，确保采购质量，提高员工的工作绩效和工作积极性，从而提高公司整体绩效，最终实现公司战略目标，特制定本采购绩效考核制度。
第2条考核对象
本制度适用于采购部所有正式员工，下列人员不列入年度考核实施范围。
1试用期人员；
2停薪留职及复职未达半年者；
3连续缺岗天数达30天以上者。
第3条考核实施的意义和作用
1确保公司采购目标达成；
2提供绩效改进的依据；
3作为员工个人或部门的奖惩参考之一；
4为员工职位变动、教育与培训提供较为有效的参考；
5提高采购人员的工作积极性。
第2章考核实施时间与职责分工
第4条考核分为月度考核、半年度考核及年度考核三种，具体实施时间如下表所示
考核实施时间
考核类别
考核实施时间
考核结果应用
月度考核
次月5日
与每月工资挂钩
季度考核
下一季度第一个月的10日前
薪资调整、培训计划制订的依据、职位调整、季度奖金
年度考核
次年1月1日前
薪资调整、年度培训计划制订的依据、职位调整、年度奖金
第5条职责分工
1被考核者的直接上级作为考核最主要的负责人之一，必须对下属的工作表现做出客观公正的评价，并有效地利用绩效考核，不断提升自己的管理水平及管理效果。
2人力资源部工作人员应对考核工作进行组织、协调和监控。
3被考核者的同事及被考核者本人须积极参与公司的绩效管理工作。
4具体职责划分如下表所示。
职责划分表
人员
职责
采购部经理
1．考核结果的审核、审批
2．组织、实施本部门的员工绩效考核工作，客观公正地对下属进行评估
3．与下属进行沟通，帮助下属认识到工作中存在的问题，并与下属共同制订绩效改进计划和培训发展计划
被考核者
1．学习和了解公司的绩效考核制度
2．积极配合部门主管讨论并制订本人的绩效改进计划和标准
3．针对绩效考核中出现的问题，积极主动地与财务主管或人力资源部进行沟通
人力资源部工作人员
1．绩效考核工作前期的宣传、培训、组织
2．考核过程中的监督、指导
3．考核结果的汇总、整理
4．应用绩效评估结果进行相关的人事决策
第6条外部相关人员工作
1供应商
由于采购人员的工作与供应商联系紧密，因此供应商的意见也可以作为采购人员绩效评估的一个参考依据。
2外界管理顾问
为避免企业内各部门之间的本位主义，也可以聘请外界管理顾问来为采购人员作采购绩效评估。
第3章考核实施
第7条考核内容
1采购工作业绩考核指标
采购工作业绩考核指标工作业绩考核指标如下表所示。
采购工作业绩考核指标
考核指标
具体指标
质量指标
进料验收指标
在制品验收指标
数量指标
储存费用指标
呆料、废料处理损失指标
时间指标
紧急采购费用指标
停工断料损失指标
价格指标
实际价格与标准成本的差额
实际成本与过去移动平均价格的差额
采购效率（活动）指标
采购金额
新供应商开发个数
错误采购次数
订单处理的时间
采购计划完成率
管理类指标
部门人员流动率
部门协作满意度
2人事考核人事考核主要包括以下两大方面：
（1）考勤；
（2）个人行为鉴定，主要是指被评估者在日常工作中因违反公司相关制度而被惩罚，或有突出性的工作表现而被肯定，并以此进行绩效评定的结果。
第8条考核方法
根据职位说明书，相关负责人应等分别确定各岗位、各部门的考核内容与评分标准并编制表格，根据员工的实际工作成果实施考核。
第4章绩效考核面谈
第9条绩效面谈是提高绩效的有效途径，各部门主管必须在考核结束后七日内安排绩效面谈。
第10条绩效面谈记录的内容将作为员工下一步绩效改进的目标和培训安排的参考。
第6章考核纪律
第11条考核须遵循公正、公平的原则、上级领导必须认真、负责，否则将给予降职、扣除当月绩效奖或扣分处理。
第12条各部门负责人要认真组织，慎重打分，凡在考核中消极应付，公司将给予其扣分甚至扣除全月绩效和岗位津贴等处分。
第13条考核工作必须在规定的时间内按时完成。
第14条凡弄虚作假者,一律按公司相关规定给予办法执相应的处理。
第5章考核申诉
第15条提交申诉。
1被考核人如对考核结果不清楚或持有异议，可以采取书面形式向人力资源部绩效考核管理人员申诉。
2员工可以书面形式提交申诉书，内容包括申诉人姓名、所在部门、申诉事项、申诉理由等
第16条申诉受理。
人力资源部绩效考核管理人员接到员工申诉后，应在三个工作日内做出是否受理的答复。
对于申诉事项无客观事实依据，仅凭主观臆断的申诉不予受理。
第17条申述处理。
首先由所在部门考核管理负责人对员工申诉内容进行调查，然后与员工直接上级、共同上级、所在部门负责人进行协调、沟通。
不能协调的，可上报公司人力资源部，请其协助处理进行协调。
第18条申诉处理答复。
人力资源部应在接到申诉书的五个工作日内明确答复申诉人。
第6章附则
第19条公司人力资源部负责本制度的制定、修改、废除等工作，报总经理审批后组织实施。
第20条本制度自颁布之日起实施。
编制人员
审核人员
批准人员
编制日期
审核日期
批准日期
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