LGW04 生产物资库存组作业指导书.docx

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LGW04生产物资库存组作业指导书

目录

1.目的-2-

2.适用范围-2-

3.编制根据-2-

4.释义-2-

5.机构与职责-3-

6.工作细则-7-

7.文档管理-15-

1.目的

根据管理局生产物资库存管理要求，结合库房物资管理工作界面，规范生产物资库存组精细化操作流程，指导库存物资工作的顺利进行，进而提高管理局仓储物资管理整体水平。

2.适用范围

中国海洋石油南海东部石油管理局惠州库房。

3.编制根据

3.1.《中国海洋石油总公司仓储物资管理办法》，LG-02-01，2013，总公司

3.2.《仓储物资和非仓储物资管理程序》，LG-P-03，2014，管理局

3.3.《海上返回物资管理程序》，LG-P-10，2014，管理局

4.释义

4.1.海上返回物资

已在海上平台、油轮及陆地终端进行使用或存储，需返回陆地存储或处理的物资。

4.1.转储物资

指因海上平台、油轮及陆地终端（以下简称“设施”）存储空间不足，需要转移到陆地仓库存放的物资。

4.2.退换物资

指各设施在物资接收时发现采购错误、交货错误、质量不合格或货物损坏等问题，需要向供应商更换的物资。

4.3.返修物资

指各设施使用并拆卸后，需送第三方维修、检测校验或保养的物资。

4.4.剩余物资

指工程建设、专项维修项目及生产过程中已领用但未使用的物资。

4.5.废品物资

指海上作业和生活过程中所产生的各类废旧物资，包括金属废品、有害废物、普通垃圾及各类资产报废物资。

其中有害废物包括油污品、危化品、医药废弃物等。

4.6.呆滞物资

由于设备升级、改造或无主机的库存备品、工具或其他仓储物资等无法利用的周转料和工程剩余物资，因生产计划变更等原因造成的无法使用，又不能改为其他用途的库存物资。

5.机构与职责

5.1.组织机构

根据管理局生产和现场设施物资物料特点，库房生产物资库存组组织机构如图5-1所示。

图5-1生产物资库存组组织结构图

5.2.职责分工

5.2.1.班组长

a.熟悉管理局有关仓储物资的管理程序，执行公司各项规章制度，不断完善班组工作细则；

b.制定本班组每天工作计划和人员安排；

c.组织、监督回船物资作业和日常管理；

d.参与重大作业的安全指导和监督，落实班组作业安全和质量工作；

e.督促班组成员完成安全绩效（“五想五不干”行为安全观察卡、安全隐患报告）管理要求；

f.对本组的安全隐患、作业安全事故进行分析、调查、总结、跟踪、落实；

g.建立和完善本班组作业JSA库，并不断完善和监督应用；

h.协调与其他班组及海上设施的合作关系，调动员工积极性；

i.制定培训计划并组织实施，开展岗位练兵；

j.成本控制和节能减排；

k.负责班组文件、报表、记录和台帐的管理；

l.及时统计分析收货效率，收集班组员工合理化建议，提出持续改进意见并报库房领导；

m.班组劳动纪律管理，完成员工绩效考评；

n.完成上级交办的其它任务。

5.2.2.需求协调员（专业材料员）

a.严格遵守执行公司各项规章制度；

b.熟悉管理局有关仓储物资的管理细则；

c.需要时，作为甲方专业工程师的后援和库管员的后援；

d.计划物资上架库位；

e.需求单转检货单并安排库管员检货，并对需求单的接收、处理情况统计；

f.库存补充、库存量控制、共享；

g.物资清理：

清理描述、重码、一码多物等情况；

h.盘点安排及问题解决；

i.呆滞物资清理、报废物资处理；

j.物资保养计划及实施；

k.完成班组长交办的其他工作。

5.2.3.机械组专业材料员

a.严格遵守执行公司各项规章制度；

b.熟悉管理局库房物资管理的细则；

c.做好各个设施维修作业计划，跟踪计划实施，提早做好材料准备；

d.监督准确及时备出自营油田各个项目所需的生产机械类材料；

e.监督并协助准确及时交接物资上架，做好SAP系统仓位更新；

f.监督并管理库存控制：

盘点，库房材料管理合理性建议；

g.根据库房规划合理安排货物的存放地点、相关入库报表、单据和货位编号；

h.负责核对物料的入库凭证，并核查相关入库手续、单证；

i.对保管区内的需出库货物及时做好出库记录，每天需有出库数量统计；

j.定期检查所保管的货物品种、数量、质量状况；

k.负责所保管物资的安全管理工作，严格执行防台，应急等仓库消防安全条例；

l.完成班组长交办的其他工作。

5.2.4.机械组库管员岗位职责

a.严格遵守执行公司各项规章制度；

b.熟悉管理局库房物资管理的细则；

c.交接物资上架准确，SAP系统及时更新。

d.下架物资SAP系统及时转账；

e.对保管区内的需出库货物及时做好出库记录

f.物资备料打包托盘（托盘上的件数）交接装船组签字确认。

g.库房物资盘点及库内物资整理；

h.完成班组长交办的其他工作。

5.2.5.电仪组专业材料员岗位职责

a.严格遵守执行公司各项规章制度；

b.熟悉管理局库房物资管理的细则；

c.做好各个设施维修作业计划，跟踪计划实施，提早做好材料准备；

d.监督准确及时准备好自营油田各个项目所需的生产机械类电仪类材料；

e.监督并协助准确及时交接物资上架做好SAP系统仓位更新；

f.监督并管理库存控制：

盘点，库房材料管理合理性建议；

g.根据库房规划合理安排货物的存放地点、相关入库报表、单据和货位编号；

h.负责核对物料的入库凭证，并核查相关入库手续、单证；

i.对保管区内的需出库货物及时做好出库记录，每天需有出库数量统计；

j.定期检查所保管的货物品种、数量、质量状况；

k.负责保管物资的安全管理工作，严格执行防台，应急等仓库消防安全条例；

l.完成班组长交办的其他工作。

5.2.6.电仪组库管员岗位职责

a.严格遵守执行公司各项规章制度；

b.熟悉管理局库房物资管理的细则；

c.交接物资上架准确，SAP系统及时更新；

d.下架物资SAP系统及时转账；

e.对保管区内的需出库货物及时做好出库记录；

f.物资备料打包托盘（托盘上的件数）交接装船组签字确认；

g.库房物资盘点及库内物资整理；

h.完成班组长交办的其他工作。

5.2.7.通用组专业材料员岗位职责

a.严格遵守执行公司各项规章制度；

b.熟悉管理局库房物资管理的细则；

c.做好各个设施维修作业计划，跟踪计划实施，提早做好材料准备；

d.监督准确及时准备好自营油田各个项目所需的生产通用类材料；

e.监督并协助准确及时交接物资上架做好SAP系统仓位更新；

f.监督并管理库存控制：

盘点，库房材料管理合理性建议；

g.根据库房规划合理安排货物的存放地点、相关入库报表、单据和货位编号；

h.负责核对物料的入库凭证，并核查相关入库手续、单证；

i.对保管区内的需出库货物及时做好出库记录，每天需有出库数量统计；

j.定期检查所保管的货物品种、数量、质量状况；

k.负责保管物资的安全管理工作，严格执行防台，应急等仓库消防安全条例；

l.完成班组长交办的其他工作。

5.2.8.通用组库管员岗位职责

a.严格遵守执行公司各项规章制度；

b.熟悉管理局库房物资管理的细则；

c.交接物资上架准确，SAP系统及时更新；

d.下架物资SAP系统及时转账；

e.对保管区内的需出库货物及时做好出库记录；

f.物资备料打包托盘（托盘上的件数）交接装船组签字确认；

g.库房物资盘点及库内物资整理；

h.完成班组长交办的其他工作。

5.2.8库房管理材料员

a.严格遵守执行公司各项规章制度；

b.熟悉管理局库房物资管理的细则；

c.作为专业材料员的后援；

d.完成每日所有的仓储物资的上架、下架任务；

e.出海物资初包装和贴标签、与其它组交接；

f.物资存储准确率要求：

数量准确率99.99%以上，地址准确率99.99%以上；

g.负责仓库的6S管理，包括除尘；

h.负责仓库钥匙管理、包括门、窗、电的开和关；

i.负责来人登记；

j.完成班组长交办的其他工作。

6.工作细则

6.1.物资上架

6.1.1.新收订单物资

a.新收订单物资要求当天完成物资上架，最迟不能超过第二天中午，如量多不能及时完成物资上架要报告组长请求协助；

b.与收货组材料员交接，核对数量、检查标签、地址等是否正确；

c.核对现场物资标签，检查数量是否够、张贴的位置是否合适；

d.对还没地址的，与专业材料员协商存放位置安排；

e.把实际存放地址登记、交收货组录入系统；

f.上架前查看是否有现场设施的出海需求；

g.安排物资上架，如需要他人协助，可请专业材料员（优先）、工人、叉车等协助。

h.物资摆放要求：

Ø为方便出货按先进先出，物资放在底层或最里面；

Ø为了便于目视化整齐管理，物资摆放5或10排/层；

i.每日物资流水账记录；

j.相关文件复印存档并保管三年。

6.1.2.退回物资或修理物资修理物资由回货组处理

a.与回货组交接返回做库存的物资，交接工作要求当天完成，最迟不能超过第二天中午，如量多不能及时完成物资上架交接要报告组长请求协助；

b.新收订单物资要求当天完成物资上架，最迟不能超过第二天中午，如量多不能及时完成物资上架要报告组长请求协助；

c.与收货组回货组材料员交接，核对回船单数量、物资描述、检查标签、地址等是否正确；

d.核对现场物资标签，检查数量是否够、张贴的位置是否合适；根据管理局的43大类物资存放原则，合理进行编码和入库存放，并做好库存记录；

e.对还没地址系统储存仓位的，与专业材料员库管员协商存放位置安排；

f.把实际存放地址登记、交收货组并录入系统；

g.与回货组交接时，如有相关的证书检修报告等资料，需要一并接收，以备将来库存物资再次出海后附上送出。

h.上架前查看是否有要出海需求；

k.安排物资上架，如需要他人协助，可请专业材料员、工人、叉车等协助；

l.物资摆放要求：

Ø为方便出货按先进先出，物资放在底层或最里面；

Ø为了便于目视化整齐管理，物资摆放5或10排/层；

m.每日物资流水账记录；

n.相关文件复印存档并保管三年。

6.2.物资下架：

6.2.1.查询物资需求，如属于紧急物资，立即办理物资下架；

6.2.2.非紧急物资在物资下架需求时间前经济安排，一般要求一天内完成，最迟不能超过第二天中午，如量多，不能及时完成的，要报告组长请求协助。

6.2.3.下架：

a.对紧急的需求单，有必要时提醒装卸船组有关物资备料的完成时间，待具体完成后马上通知装卸船组；

b.如果数量有问题，需马上与专业材料员和工程师沟通，有必要时通知用户；

c.安排物资下架，如需要他人协助，可请专业材料员、工人、叉车等协助；

d.按“实物帐物资优先出库”、“先进先出”的原则检货；

e.按需求单分开检货和包装，包装的方法、标签要求：

Ø对于捡选出的材料，按照设施的不同，采取适合的包装方式；

Ø对于易碎的、危险物品、防潮等物资，需单独粘贴相应标识；

Ø在包装箱显著位置，贴上生产/钻井/油轮标签；

Ø在标签上清晰注明设施名称、接收人员信息、包装的件数编号、重量等；

f.化学品、油品先装篮；

g.把初包装好的物资移到W1库备料区（或料棚门口）；

h.在相关的纸质材料上注明包装件数、重量、包装箱号、库房外地址、注意事项等等，然后存放到备料区的资料柜作为装船单的附件；

6.2.4.账目系统转移

i.货物移交到备料区后，立即在MAXIMO系统做船单录入；

j.按SAP操作手册要求，在出船当天或第二天的10点前，把物资账目转移到目的地设施；

k.有必要时，应以书面的形式通知接收人员，对转账凭证进行接收；

l.做好每日流水账记录；

m.相关文件复印存档并保管三年。

6.3.在库管理

6.3.1.补库

a.按照管理局MRP管理细则，对通用物资和启用MRP管理的设备备件，负责库存控制和及时补库；

b.协助海上/陆地工程师以及作业区相关人员，对现有库存进行回顾，了解设施上设备更新情况，库存数量的合理性等，做好每年相应库存量的增减工作，以便对库存量做到最优；

6.3.2.库存统计

a.每月通过系统对库房内各个库存情况进行统计汇总，并使用书面形式提交汇总报告；

b.对于库存量增加很多的部分，给予分析并书面给予解释；

c.对于长期不使用，三年未有进出记录的材料应运行报告，以半年为结点汇总上报；

6.3.3.物资合理储存的要求

a.厂家的推荐存储要求

Ø库存管理员有责任阅读制造商提供的手册，根据其规定和要求在库房内适当的区域存储材料；

Ø对于特殊的材料，没有参照手册，可联系最终用户给出建议或咨询物资工程师，并按要求存储物资；

b.温度条件要求

Ø对橡胶制造、精密仪器、电子产品等物资需要储存在恒温仓库；

Ø对于防潮湿的材料也应存储在恒温仓库；

Ø库存管理员有责任防止由于气候可能给材料带来的损坏。

c.防紫外线要求

Ø对于橡胶制品等需防紫外线的物资最好存放在库房里、料棚里；

Ø不得不存放在场地而需防紫外线的物资，一定要用帆布覆盖；

Ø覆盖时注意中间要高，防止中间积聚水，平时定期揭盖检查，保证透气防潮。

d.防锈防腐要求

Ø对于库外存放的管材，应在堆垛前在丝扣端涂抹丝扣油，以防止长时间户外存放后生锈等；

Ø定期（半年）检查一次。

6.3.4.保养计划

a.对有寿命物资、怕潮、怕高温、怕紫外线等物资入库时，需要记录其寿命起始时间和到期时间；

b.根据厂家推荐和实际经验，对特别物资（如管材、马达等）制定保养计划并落实措施实施保养。

6.3.5.呆滞物资清理

a.报告

对属于呆滞物资类型的物资，经由项目负责人以及主管部门专家逐一确认后，可做报废物资处理，走报废流程。

b.处置

Ø对一般生活垃圾，由装卸船组按照协议/合同规定的废料处置，由指定垃圾处理商完成处理；

Ø对于危险化学品报废物资的处置，按照协议/合同规定，由有危险化学品处理资质的公司进行回收、处理或共同监督销毁；

Ø对于金属废料/垃圾，按照协议/合同规定，经由主管部门审批，交由指定公司采取竟标方式，寻求有资质的处理商处理。

6.3.6.物资报废及数量调整

a.物资报废及数量调整发生主要有以下几种情况:

Ø化学药剂、橡胶类物资等存储物资超过其使用年限；

Ø收/发货物时出现差异，而导致盘点过程中发现数量与系统内数量不相符的；

Ø物资在库内搬运或转换库位运输过程中造成损坏；

Ø物资丢失情况。

b.应采取以下步骤处理：

Ø应填写库存材料调整表，表中说明数量变更的具体原因及其调整物资的单价/总价；

Ø提交库房总监签署并获相关领导批复；

Ø待领导批复后，在系统内销账；

Ø打印销账记录并与批复的调整表装订，存放在指定的文件夹中。

6.3.7.仓储物资借出/借入管理

a.库存材料的借出

Ø库存材料的借出，需求者应以书面形式提出申请，在获得相关部门经理或主管的书面批准，金额超过2000RMB的需要更高层次的批准；

Ø在获得批准后，应准备相应的批文、协议、交付签收单；

Ø应在批文、协议中，详细描述借出货物的信息，并标注货物退还时间和退还时应有的状态；

Ø再由库房主管、总监审查后，交由该项目负责材料人员提货，并登记到借出记录中；

Ø系统内更新应在一个工作日内完成；

Ø退还货物的接收同样应在系统内更新；

Ø借出物资的文件存档应由专业材料员专人管理，退还货物后，应从借出文档中取出相关的文档，存到返回文档中，并盖章表示此交易完成，同时签名与日期；

Ø负责人应定期（每月一次）察看文档，对于借出的材料在商定时间没有归还，应有责任追踪并向上级汇报；

Ø对于追踪后，确定无法归还，应根据实际情况以书面的形式向上级主管部门汇报，并根据指令在系统内销账；

b.库存材料的借入

Ø根据作业需求，由外借入的物资同样需要建立文档进行跟踪；

Ø在库存无货的情况下借入物资，应在库存补库到达后，及时归还借方；

Ø保留相关书面协议在文档中，并在库存补库到达后，及时在系统内销账；

Ø物资主管应保持与货物需求者之间的联系，接收相关指令，并按指令与借出方的要求操作；

Ø定期（每月一次）察看借入记录，对于过期未归还的材料追踪。

6.3.8.库存盘点/审计管理

a.盘点分类：

Ø日常盘点：

每次货物进库，出库时都要作一个复查（double-check），即对货物进出库后剩余材料数量的清点，做到不断发现问题，及时解决问题；

Ø定期盘点：

做好年度的盘点计划，专业材料员要定期（季度）对库存物资抽盘，抽盘数量一年里可覆盖所有库存材料；

Ø年中及年终盘点：

财务部门以自查的形式提前一个月对整个库房物资进行盘点，发现问题并找出问题所在，并及时处理。

b.盘点实施步骤：

Ø库房组与财务部事先准备好盘点单,要求已经编号并且连号；

Ø确定盘点时间，仓库冻结一切库存的收、发、移动操作；

Ø物资管理材料员负责协调具体的盘点工作,由其领取盘点单；

Ø仓库,财务部分别指定每一个存储区域的盘点负责人；

Ø要求每一个区域都有相应的盘点员和财务复核人员,由财务人员担任该区域的盘点组长；

Ø将盘点清单发放到每一个盘点区域的盘点人员；

Ø实施盘点，由盘点人员进行盘点，财务人员复核；

Ø财务人员收取汇总所有盘点清单；

Ø系统内与库存账目核对，导出差异清单；

Ø对存在差异的项目进行复查；

Ø对实际存在差异的项目，确认产生的原因，并出据详细书面报告；

Ø商务合同部和财务部出盘点报告；

Ø财务及领导对差异调查报告及差异调整申请审批；

Ø仓库作库存差异调整；

Ø财务部根据审批情况作库存财务帐差调整；

Ø盘点文件存档。

7.文档管理

7.1.汇集和制定统一的生产物资库存组记录表格，并规定填写和标识方法；

7.2.所有文档按顺序和序号存放，船单按照年、月、日、船次顺序依次存档，以备日后查询；

7.3.各种记录必须及时填写，相关检查验收的证书、表格存放原件，需要时用复印件；

7.4.工作活动的记录内容应填写完整、字迹清楚、标识明确，不得涂改，具备检查和可追溯性；

7.5.记录应妥善保存，按期整理记录资料，编写目录和标识，按归档制度存档；

7.6.建立生产物资库存组管理工作记录清单，标明管理活动所形成的记录名称、填写岗位、保管单位、保管期限和保存地点等；

7.7.三年以上的集中存储，三年以内的如空间允许，存放在装生产物资库存组办公室内；

【正文结束】

附件