Office 新功能.docx

Office 新功能.docx

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Office新功能

Office2013新功能

秘技1：

查看编辑PDF文档

秘技简介：

可以无视系统中是否已安装PDF文档查看和编辑工具，直接用Word2013搞定。

秘技招式：

由于工作关系，秦英每天都会接收到大量的邮件，其中一些重要的附件多采用PDF格式，虽然很多第三方软件可以支持PDF文档的浏览，但支持编辑PDF文档的免费软件却是不多，价值不菲的AdobeAcrobat自然更不在考虑之列。

现在好了，Word201提供了PDF文档的查看和编辑功能，她可以轻松地查看、编辑PDF文档。

用她自己的话说：

“安装个MicrosoftOffice就等于同时拥有了免费的AdobeAcrobat，这买卖看上去很划算。

”

右击任意一个PDF文档，从快捷菜单依次选择“打开方式→选择默认程序”，选择“Word（桌面）”作为PDF文档的默认打开方式。

以后，只要双击要编辑的PDF文档，该文档就会被自动载入到Word中（如图1），然后按照个人的意愿进行查看、编辑并另存为Word文档即可。

图1

秘技点评：

Word2013提供的PDF文档编辑功能，能给我们的日常学习、工作带来了极大便捷，但在实际的使用过程中我发现，该功能其实并非是万能的。

比如用幻灯片转换的PDF文件，用Word打开后，将只能得到一幅图片，而不能对其中的文字进行修改。

此外，Word2013提供的PDF查看功能很丰富，利用它，我们可轻松地为文档添加注释以及令其高亮标注等，这一点，我们在使用的过程中能够深刻地体会到。

秘技2：

触摸模式

秘技简介：

可以瞬间放大菜单命令和按钮的尺寸。

秘技招式：

现在的显示屏越来越大，但是软件上的按钮还是以前的大小，而Word2013中触摸模式的出现，很好地解决按钮大小一成不变这一问题。

第一步：

单击快速访问工具栏右侧的倒三角按钮，在出现的菜单中选择“触摸/鼠标模式”，相应的按钮（手指状）即会出现在快速访问工具栏。

第二步：

点击它，然后在出现的下拉菜单中选择“触摸”或“鼠标”，即可在两种模式进行切换。

如果选择前者，不仅可以瞬间放大屏幕菜单选项和按钮尺寸，而且可以让各个命令之间的间距同时放大（如图2），从而帮助用户实现精确点击。

图2秘技点评：

Excel2013、PowerPoint2013其实都提供了该功能。

不过，正像聪明的你所想像到的那样，该功能其实完全是针对平板电脑或其他触摸屏设备而设的，以防止那些粗手指的哥哥姐姐们因按钮或菜单命令项太小，而出现误按现象。

秘技3：

在文档界面直接完成搜索

秘技简介：

借助“BingNewsSearch”，可以在Word文档界面即时完成搜索操作，也可以将相应的搜索结果直接插入当前文档。

场景设计：

最近单位正在送审一份重要的报告，领导要求徐彬将报告中涉及的部分关键词插入详细的释义，以便他进行检查，这可让徐彬犯难了，总不成再另外搞一份大部头的解释文档吧？

幸好，Word2013可以通过嵌入“BingNewsSearch”让搜索结果实时嵌入Word文档。

在Word2013中，切换到“插入”选项卡，依次单击“应用程序→Office应用程序→查看全部”，这里自然需要使用WindowsLiveID登录，如果是第一次使用，那么请选择“在Office应用商店中查找更多应用程序”，随后会在浏览器上打开NewsSearch”。

完成安装之后，重新切换到“插入”选项卡，选择“应用程序→Office应用程序→查看全部”，刷新之后可以看到这里有一个名为“BingNewsSearch”的应用程序，点击右下角的“插入”按钮将其插入当前文档。

此时，当前文档的右侧会出现一个名为“BingNewsSearch”的窗格，领导并不需要作任何复杂的操作，复制、粘贴的操作都可以省略，他只需要在文档中拖拽选择相应的字、词或句子，中文、英文都行，所选定的内容会同步出现在右侧的搜索框，搜索结果也会同步更新（见图888）。

如果觉得某一项搜索结果不错，那么只需要点击“＋”按钮，即可将其添加到Word文本的相应位置。

图888秘技点评：

虽然需要将文档转换为Word2013特有的文档格式，但借助“BingNewsSearch”，却能够让领导非常轻松的实现“搜索所见所得”的效果，领导的心情自然相当愉悦，也总算让徐彬松了一口气！

秘技4：

在文档中插入网络图片和多媒体

秘技简介：

支持来自O、Bing、SkyDriver中的图片和视频插入到文档中。

秘技招式：

为了让客户能直观地了解产品的性能，领导责令张鹏在编辑产品说明时（DOCX格式），最好能将已发存放在SkyDriver上的某段产品视频直接编辑到其中，这样，客户在接到该说明时，可以通过双击直接播放该视频，从而加深对产品的了解。

在以前，如果要完成这一任务，那么张鹏首先需要从网站下载视频，然后再将其作为一个链接插入Word文档，操作既相对繁琐而且也很不直观，浪费的时间和精力也是相当可观。

而现在即可利用Word2013提供的插入联机视频来实现。

第一步：

在保证连网的情况下，将光标定位到要插入网络视频的位置，然后在Word上方的功能区中，切换到“插入”标签，单击“媒体”工具栏中的“联机视频”按钮，打开“插入视频”对话框。

第二步：

在“必应Bing视频搜索”文本框中，输入要搜索的视频名称，单击右侧的“搜索”按钮，与此相关的视频就会出现在列表中，选中要插入的视频，单击“插入”按钮（如图6），该视频的缩略图即会被插入到文档中。

以后阅读者想令其播放的话，只需单击它即可。

图6

用同样的方法，在“插入”标签的“插图”工具栏中单击“联机图片”按钮，可在文档中插入由Bing搜索到的网络图片。

秘技扩展：

Word2013的插入网络视频功能，只支持DOCX格式的文档，如果你将文档保存成了Word97~2003的DOC格式，“媒体”工具栏中的“联机视频”按钮会变成不可用的灰色，这时只需将文档另存为DOCX格式，再进行编辑即可。

秘技点评：

Word2013的可插入网络视频功能，极大地丰富了文档内容，加强了文档的表现力。

同时其提供的插入网络图片功能，也给我们的日常的编辑操作带来了诸多便利。

这其中最直观的感受是，插入网络图片的过程被大大地简化了。

比如，先前我们要想在文档中插入一幅网络图片，常规的操作流程是，打开浏览器，搜索并下载相应的图片到本地，然后将其插入到文档中，现在，我们无需打开浏览器下载就能完成上述操作，其中的简与繁，想必所有朋友都会感受到。

Excel2013秘技篇秘技1：

填充、拆分、合并全自动

秘技简介：

可以实现数据的自动填充、自动拆分、自动合并，大大地提高了工作效率。

秘技招式：

好不容易将本学期期末考试成绩总表编排出来，交给领导审阅时，得到了两个意见：

最好将表格中的“姓”、“名”两列，合并为一个“姓名”列，即学生的姓和名不需要单独列出；二是修改速度要快，争取在二十分钟内解决问题。

这两个看上去十分简单的意见，却将小王愁坏了，因为他并非Excel高手，无法使用Excel一些高级功能，快速完成领导交给的任务。

如果采用手工一一修改的方式，光是全校五个级部一千多名学生的姓名，也够他忙半天的。

不过，幸亏小王使用的是Excel2013，这样，他利用其中的“快速填充”功能，只需几秒钟就将上述操作快速搞定了。

快速填充功能的特点在于，它能智能分析用户的操作，并可在用户需要的时候，快速地这些操作应用到相应的单元格中。

第一步：

假设“姓”、“名”两列分别对应C、D列，在D列右侧插入一列E，将其标题设置为“姓名”，然后在该列的前三个单元格中，分别输入对应姓、名合并后的学生姓名。

第二步：

选中第三个单元格以及其下所有需要输入学生姓名的单元格，在Excel主界面中，切换到“数据”标签，在“数据工具”工具栏中，单击“快速填充”按钮，所有学生的姓名将自动输入到所选单元格中（图14）。

输入完毕，再将C和D列删除，“姓”、“名”两列的合并工作就完成了。

图14秘技点评：

Excel2013的快速填充功能，可帮助我们快速实现很多操作，比如将几列中的数据自动合并成一列，或从某列中拆分出相应信息并形成单独列，以及将先前单元格中的公式瞬间应用到所选定的单元格中等。

当然，这些还只是快速填充功能的一小部分，有关更多的功能，还需要我们在日常的使用过程中，自行学习、探索。

秘技2：

数据分析，瞬间可就

秘技简介：

集中了格式、图表、汇总、表、迷你图等五大功能，可以一键调用，帮助我们在最短的时间内完成相应的操作。

秘技招式：

考试成绩录入完成后，领导要求李东将成绩为60及以下的单元格，应用某种方式突出显示，以便领导能更好地了解全校学生的“瘸科”情况，从而督促相应教师制订出切实可行的辅导方案，其实领导的这一意图，利用Excel2013可轻松完成。

比如此例中，小王想对学生成绩进行分析，并对60分及以下的单元格进行标注，可以这样操作。

第一步：

选中各科成绩所在的单元格并右击，在弹出的右键菜单中选择“快速分析”，打开相应的对话框，切换到“格式”标签，单击“大于”按钮（如图15）。

打开“大于”对话框。

图15第二步：

在“为大于以下值的单元格设置格式”文本框中，设置数值为60，然后单击“设置为”项右侧的下拉箭头，在出现的下拉菜单中选择一种自己喜欢的标注方式（如用色块填充单元格或赋予文字以不同颜色等。

如图16），确认后，所选区域所有大于60的数值即会被标注上指定的格式，反过来说，由于不大于该数值的单元格不会发生变化，所以也就非常容易识别了。

图16

秘技点评：

和快速填充功能相比，Excel2013的快速分析功能更强大，利用它，我们可快速为所选单元加上相应格式，或者在表格中插入相应图表、应用各种汇总公式等，由于其中分析功能都由程序自行完成，我们要做的就是选择合适的格式或图例即可，所以即使是Excel菜鸟，也可轻松打造出十分专业的表格。

秘技3：

插入应用程序

秘技简介：

可根据自己的需要，为Excel表格插入一些收费或免费的应用程序，比如Gauge、DocstocPreminm、DictionaryMerriam和BingMaps等。

秘技招式：

为了突出公司的人性化管理，准确而直观地了解每个员工的籍贯信息，老板向赵霖提出一个看似苛刻的要求，能否在员工名单表格中添加进一幅地图？

具体要求是，当他在表格中选定某员工的地址时，该地址会同步显示在地图上。

老板的这一看似荒唐的要求，被赵霖利用Excel2013提供的插入程序功能轻松地搞定了。

打开员工信息表，切换到“插入”标签，单击“应用程序”工具栏中的“Office应用程序”按钮，然后在出现的菜单中选择“查看全部”，打开相应的对话框，单击“Office应用商店”按钮，屏幕上就会出现相关的站点，使用Microsoft帐户登录，在搜索框输入“BingMaps”进行搜索，点击“Add”按钮将其添加到Excel2003（如图17）。

图17以后，无论是老板在浏览员工信息时，还是在赵霖要输入员工籍贯时，如果他们想让地图自动定位到相应位置，都可以在“Office的应用程序”窗口找到并单击已经安装的BingMaps应用程序，加载Bing地图。

这样，当老板想查看某员工在地图上的位置时，他只需选中该员工所在的城市或地区，相应的位置就会出现在Bing地图上。

同样，赵霖在输入员工籍贯时，也会随着输入，自动定位到相应位置（如图18）。

图18秘技点评：

Office2013提供的插入应用程序功能，在一定程度上丰富了表格功能，而且Office应用商店中的程序数量，还在不断地增加中。

不过略微遗憾的是，迄今为止，商店中还没有为中国用户设计的程序，所有程序皆为英文，而且适用范围也和国内用户的需求有一定差异。

比如上面讲的Bing地图，就存在服务器反应缓慢，对中文支持不好等缺点。

所以在使用Bing地图来定位地名时，最好使用相关城市的汉语拼音，否则定位结果可能令我们失望。

PowerPoint2013秘技篇秘技1：

一键更换主题

秘技简介：

这里所说的一键换主题并不是指PowerPoint的皮肤，而是文档的主题。

只要一键即可为整个演示文档更换各种内置主题，轻松而方便。

秘技招式：

由于推广的需要，张佳需要在多个产品发布会上，演示同一个幻灯作品，但这样一来，问题就出现，因为有许多入会人员，是出于想全面了解该产品的愿望，反复参加了多次发布会，很显然，对于这样的用户来说，一成不变的幻灯模式，并不能引起他们的最大注意（至少没有新鲜感了嘛），于是张佳想，能不能让同一个演示作品，在不同的发布会上，都能以一种全新的面貌出现呢？

以前张佳要达到这一目的，唯一的办法就是对作品重新设计，并将它们逐一保存。

不过现在好了，因为他使用了PowerPoint2013。

借助于它提供的一键更换主题功能，他可以在瞬间让作品改头换面。

演示时切换到“设计”标签，在其中的“主题”工具栏中，我们可看到程序提供的11大主题，选择其中任何一个，演示文稿中的所有元素（包括：

颜色、字体、效果、布局、文本属性、段落属性、设计元素、照片和纹理等）就会发生改变，非常方便（如图24）。

图24秘技扩展：

除了可直接应用程序内置的主题外，高级用户还可以通过单击“主题”工具栏右侧的下拉箭头，在出现的下拉菜单中，对主题的颜色、字体、效果和背景等项进行修改。

修改后的主题可以直接保存，方便下次调用。

秘技点评：

一款设计精良的主题，能给我们的演示加分不少，而新版Office2013中加入的这个一键更换主题的功能，从很大程度上减轻了用户的操作强度。

秘技3：

通过超链接发送给其他人共享

秘技简介：

可以将编辑完成的演示文档通过超链接发送给其他人查看，而查看的用户不需要在自己的电脑上安装PowerPoint或任何其他产品。

秘技招式：

周林忽然接到老板的电话，让他把最近编辑完成的《公司发展规划》演示文档，火速发送到老板的PC中，以便老板能在即将召开的企业会议上演示播放。

考虑到老板的PC中并未安装Office或WPS办公套件，如果单纯传过文件去恐怕无法实现演示，所以周林灵机一动，用传递超级链接的方式最终完美地完成了任务。

第一步：

打开编辑完成的文档，在主界面中单击“文件”按钮，切换到相应界面，选择左侧的“共享”项，然后在中间的“共享”栏中选择“联机演示”，此时界面右侧会出现一个“联机演示”窗格，根据自己的需要，确定是否要勾选“启用远程查看器下载演示文稿”（如果勾选该项，远程演示该文档的用户可以直接将文档下载到本机保存），单击“联机演示”按钮（如图26）。

图26第二步：

PowerPoint会自动将该文档上传服务器。

上传完毕，会生成一个链接地址（如图27），接下来周林只需单击“复制链接”按钮复制该地址，然后将其通过QQ或邮件的方式告诉老板，老板点击后，即可在打开的IE浏览器中看到“正在等待演示开始”的字样。

这时，周林只需在如图27所示的对话框中单击“启动演示文稿”按钮，老板PC的浏览上就会出现相应画面，演示结束，周林再单击“结束演示文稿”按钮（或按下ESC键），结束演示即可。