Office 新功能.docx
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Office新功能
Office2013新功能
秘技1:
查看编辑PDF文档
秘技简介:
可以无视系统中是否已安装PDF文档查看和编辑工具,直接用Word2013搞定。
秘技招式:
由于工作关系,秦英每天都会接收到大量的邮件,其中一些重要的附件多采用PDF格式,虽然很多第三方软件可以支持PDF文档的浏览,但支持编辑PDF文档的免费软件却是不多,价值不菲的AdobeAcrobat自然更不在考虑之列。
现在好了,Word201提供了PDF文档的查看和编辑功能,她可以轻松地查看、编辑PDF文档。
用她自己的话说:
“安装个MicrosoftOffice就等于同时拥有了免费的AdobeAcrobat,这买卖看上去很划算。
”
右击任意一个PDF文档,从快捷菜单依次选择“打开方式→选择默认程序”,选择“Word(桌面)”作为PDF文档的默认打开方式。
以后,只要双击要编辑的PDF文档,该文档就会被自动载入到Word中(如图1),然后按照个人的意愿进行查看、编辑并另存为Word文档即可。
图1
秘技点评:
Word2013提供的PDF文档编辑功能,能给我们的日常学习、工作带来了极大便捷,但在实际的使用过程中我发现,该功能其实并非是万能的。
比如用幻灯片转换的PDF文件,用Word打开后,将只能得到一幅图片,而不能对其中的文字进行修改。
此外,Word2013提供的PDF查看功能很丰富,利用它,我们可轻松地为文档添加注释以及令其高亮标注等,这一点,我们在使用的过程中能够深刻地体会到。
秘技2:
触摸模式
秘技简介:
可以瞬间放大菜单命令和按钮的尺寸。
秘技招式:
现在的显示屏越来越大,但是软件上的按钮还是以前的大小,而Word2013中触摸模式的出现,很好地解决按钮大小一成不变这一问题。
第一步:
单击快速访问工具栏右侧的倒三角按钮,在出现的菜单中选择“触摸/鼠标模式”,相应的按钮(手指状)即会出现在快速访问工具栏。
第二步:
点击它,然后在出现的下拉菜单中选择“触摸”或“鼠标”,即可在两种模式进行切换。
如果选择前者,不仅可以瞬间放大屏幕菜单选项和按钮尺寸,而且可以让各个命令之间的间距同时放大(如图2),从而帮助用户实现精确点击。
图2秘技点评:
Excel2013、PowerPoint2013其实都提供了该功能。
不过,正像聪明的你所想像到的那样,该功能其实完全是针对平板电脑或其他触摸屏设备而设的,以防止那些粗手指的哥哥姐姐们因按钮或菜单命令项太小,而出现误按现象。
秘技3:
在文档界面直接完成搜索
秘技简介:
借助“BingNewsSearch”,可以在Word文档界面即时完成搜索操作,也可以将相应的搜索结果直接插入当前文档。
场景设计:
最近单位正在送审一份重要的报告,领导要求徐彬将报告中涉及的部分关键词插入详细的释义,以便他进行检查,这可让徐彬犯难了,总不成再另外搞一份大部头的解释文档吧?
幸好,Word2013可以通过嵌入“BingNewsSearch”让搜索结果实时嵌入Word文档。
在Word2013中,切换到“插入”选项卡,依次单击“应用程序→Office应用程序→查看全部”,这里自然需要使用WindowsLiveID登录,如果是第一次使用,那么请选择“在Office应用商店中查找更多应用程序”,随后会在浏览器上打开NewsSearch”。
完成安装之后,重新切换到“插入”选项卡,选择“应用程序→Office应用程序→查看全部”,刷新之后可以看到这里有一个名为“BingNewsSearch”的应用程序,点击右下角的“插入”按钮将其插入当前文档。
此时,当前文档的右侧会出现一个名为“BingNewsSearch”的窗格,领导并不需要作任何复杂的操作,复制、粘贴的操作都可以省略,他只需要在文档中拖拽选择相应的字、词或句子,中文、英文都行,所选定的内容会同步出现在右侧的搜索框,搜索结果也会同步更新(见图888)。
如果觉得某一项搜索结果不错,那么只需要点击“+”按钮,即可将其添加到Word文本的相应位置。
图888秘技点评:
虽然需要将文档转换为Word2013特有的文档格式,但借助“BingNewsSearch”,却能够让领导非常轻松的实现“搜索所见所得”的效果,领导的心情自然相当愉悦,也总算让徐彬松了一口气!
秘技4:
在文档中插入网络图片和多媒体
秘技简介:
支持来自O、Bing、SkyDriver中的图片和视频插入到文档中。
秘技招式:
为了让客户能直观地了解产品的性能,领导责令张鹏在编辑产品说明时(DOCX格式),最好能将已发存放在SkyDriver上的某段产品视频直接编辑到其中,这样,客户在接到该说明时,可以通过双击直接播放该视频,从而加深对产品的了解。
在以前,如果要完成这一任务,那么张鹏首先需要从网站下载视频,然后再将其作为一个链接插入Word文档,操作既相对繁琐而且也很不直观,浪费的时间和精力也是相当可观。
而现在即可利用Word2013提供的插入联机视频来实现。
第一步:
在保证连网的情况下,将光标定位到要插入网络视频的位置,然后在Word上方的功能区中,切换到“插入”标签,单击“媒体”工具栏中的“联机视频”按钮,打开“插入视频”对话框。
第二步:
在“必应Bing视频搜索”文本框中,输入要搜索的视频名称,单击右侧的“搜索”按钮,与此相关的视频就会出现在列表中,选中要插入的视频,单击“插入”按钮(如图6),该视频的缩略图即会被插入到文档中。
以后阅读者想令其播放的话,只需单击它即可。
图6
用同样的方法,在“插入”标签的“插图”工具栏中单击“联机图片”按钮,可在文档中插入由Bing搜索到的网络图片。
秘技扩展:
Word2013的插入网络视频功能,只支持DOCX格式的文档,如果你将文档保存成了Word97~2003的DOC格式,“媒体”工具栏中的“联机视频”按钮会变成不可用的灰色,这时只需将文档另存为DOCX格式,再进行编辑即可。
秘技点评:
Word2013的可插入网络视频功能,极大地丰富了文档内容,加强了文档的表现力。
同时其提供的插入网络图片功能,也给我们的日常的编辑操作带来了诸多便利。
这其中最直观的感受是,插入网络图片的过程被大大地简化了。
比如,先前我们要想在文档中插入一幅网络图片,常规的操作流程是,打开浏览器,搜索并下载相应的图片到本地,然后将其插入到文档中,现在,我们无需打开浏览器下载就能完成上述操作,其中的简与繁,想必所有朋友都会感受到。
Excel2013秘技篇秘技1:
填充、拆分、合并全自动
秘技简介:
可以实现数据的自动填充、自动拆分、自动合并,大大地提高了工作效率。
秘技招式:
好不容易将本学期期末考试成绩总表编排出来,交给领导审阅时,得到了两个意见:
最好将表格中的“姓”、“名”两列,合并为一个“姓名”列,即学生的姓和名不需要单独列出;二是修改速度要快,争取在二十分钟内解决问题。
这两个看上去十分简单的意见,却将小王愁坏了,因为他并非Excel高手,无法使用Excel一些高级功能,快速完成领导交给的任务。
如果采用手工一一修改的方式,光是全校五个级部一千多名学生的姓名,也够他忙半天的。
不过,幸亏小王使用的是Excel2013,这样,他利用其中的“快速填充”功能,只需几秒钟就将上述操作快速搞定了。
快速填充功能的特点在于,它能智能分析用户的操作,并可在用户需要的时候,快速地这些操作应用到相应的单元格中。
第一步:
假设“姓”、“名”两列分别对应C、D列,在D列右侧插入一列E,将其标题设置为“姓名”,然后在该列的前三个单元格中,分别输入对应姓、名合并后的学生姓名。
第二步:
选中第三个单元格以及其下所有需要输入学生姓名的单元格,在Excel主界面中,切换到“数据”标签,在“数据工具”工具栏中,单击“快速填充”按钮,所有学生的姓名将自动输入到所选单元格中(图14)。
输入完毕,再将C和D列删除,“姓”、“名”两列的合并工作就完成了。
图14秘技点评:
Excel2013的快速填充功能,可帮助我们快速实现很多操作,比如将几列中的数据自动合并成一列,或从某列中拆分出相应信息并形成单独列,以及将先前单元格中的公式瞬间应用到所选定的单元格中等。
当然,这些还只是快速填充功能的一小部分,有关更多的功能,还需要我们在日常的使用过程中,自行学习、探索。
秘技2:
数据分析,瞬间可就
秘技简介:
集中了格式、图表、汇总、表、迷你图等五大功能,可以一键调用,帮助我们在最短的时间内完成相应的操作。
秘技招式:
考试成绩录入完成后,领导要求李东将成绩为60及以下的单元格,应用某种方式突出显示,以便领导能更好地了解全校学生的“瘸科”情况,从而督促相应教师制订出切实可行的辅导方案,其实领导的这一意图,利用Excel2013可轻松完成。
比如此例中,小王想对学生成绩进行分析,并对60分及以下的单元格进行标注,可以这样操作。
第一步:
选中各科成绩所在的单元格并右击,在弹出的右键菜单中选择“快速分析”,打开相应的对话框,切换到“格式”标签,单击“大于”按钮(如图15)。
打开“大于”对话框。
图15第二步:
在“为大于以下值的单元格设置格式”文本框中,设置数值为60,然后单击“设置为”项右侧的下拉箭头,在出现的下拉菜单中选择一种自己喜欢的标注方式(如用色块填充单元格或赋予文字以不同颜色等。
如图16),确认后,所选区域所有大于60的数值即会被标注上指定的格式,反过来说,由于不大于该数值的单元格不会发生变化,所以也就非常容易识别了。
图16
秘技点评:
和快速填充功能相比,Excel2013的快速分析功能更强大,利用它,我们可快速为所选单元加上相应格式,或者在表格中插入相应图表、应用各种汇总公式等,由于其中分析功能都由程序自行完成,我们要做的就是选择合适的格式或图例即可,所以即使是Excel菜鸟,也可轻松打造出十分专业的表格。
秘技3:
插入应用程序
秘技简介:
可根据自己的需要,为Excel表格插入一些收费或免费的应用程序,比如Gauge、DocstocPreminm、DictionaryMerriam和BingMaps等。
秘技招式:
为了突出公司的人性化管理,准确而直观地了解每个员工的籍贯信息,老板向赵霖提出一个看似苛刻的要求,能否在员工名单表格中添加进一幅地图?
具体要求是,当他在表格中选定某员工的地址时,该地址会同步显示在地图上。
老板的这一看似荒唐的要求,被赵霖利用Excel2013提供的插入程序功能轻松地搞定了。
打开员工信息表,切换到“插入”标签,单击“应用程序”工具栏中的“Office应用程序”按钮,然后在出现的菜单中选择“查看全部”,打开相应的对话框,单击“Office应用商店”按钮,屏幕上就会出现相关的站点,使用Microsoft帐户登录,在搜索框输入“BingMaps”进行搜索,点击“Add”按钮将其添加到Excel2003(如图17)。
图17以后,无论是老板在浏览员工信息时,还是在赵霖要输入员工籍贯时,如果他们想让地图自动定位到相应位置,都可以在“Office的应用程序”窗口找到并单击已经安装的BingMaps应用程序,加载Bing地图。
这样,当老板想查看某员工在地图上的位置时,他只需选中该员工所在的城市或地区,相应的位置就会出现在Bing地图上。
同样,赵霖在输入员工籍贯时,也会随着输入,自动定位到相应位置(如图18)。
图18秘技点评:
Office2013提供的插入应用程序功能,在一定程度上丰富了表格功能,而且Office应用商店中的程序数量,还在不断地增加中。
不过略微遗憾的是,迄今为止,商店中还没有为中国用户设计的程序,所有程序皆为英文,而且适用范围也和国内用户的需求有一定差异。
比如上面讲的Bing地图,就存在服务器反应缓慢,对中文支持不好等缺点。
所以在使用Bing地图来定位地名时,最好使用相关城市的汉语拼音,否则定位结果可能令我们失望。
PowerPoint2013秘技篇秘技1:
一键更换主题
秘技简介:
这里所说的一键换主题并不是指PowerPoint的皮肤,而是文档的主题。
只要一键即可为整个演示文档更换各种内置主题,轻松而方便。
秘技招式:
由于推广的需要,张佳需要在多个产品发布会上,演示同一个幻灯作品,但这样一来,问题就出现,因为有许多入会人员,是出于想全面了解该产品的愿望,反复参加了多次发布会,很显然,对于这样的用户来说,一成不变的幻灯模式,并不能引起他们的最大注意(至少没有新鲜感了嘛),于是张佳想,能不能让同一个演示作品,在不同的发布会上,都能以一种全新的面貌出现呢?
以前张佳要达到这一目的,唯一的办法就是对作品重新设计,并将它们逐一保存。
不过现在好了,因为他使用了PowerPoint2013。
借助于它提供的一键更换主题功能,他可以在瞬间让作品改头换面。
演示时切换到“设计”标签,在其中的“主题”工具栏中,我们可看到程序提供的11大主题,选择其中任何一个,演示文稿中的所有元素(包括:
颜色、字体、效果、布局、文本属性、段落属性、设计元素、照片和纹理等)就会发生改变,非常方便(如图24)。
图24秘技扩展:
除了可直接应用程序内置的主题外,高级用户还可以通过单击“主题”工具栏右侧的下拉箭头,在出现的下拉菜单中,对主题的颜色、字体、效果和背景等项进行修改。
修改后的主题可以直接保存,方便下次调用。
秘技点评:
一款设计精良的主题,能给我们的演示加分不少,而新版Office2013中加入的这个一键更换主题的功能,从很大程度上减轻了用户的操作强度。
秘技3:
通过超链接发送给其他人共享
秘技简介:
可以将编辑完成的演示文档通过超链接发送给其他人查看,而查看的用户不需要在自己的电脑上安装PowerPoint或任何其他产品。
秘技招式:
周林忽然接到老板的电话,让他把最近编辑完成的《公司发展规划》演示文档,火速发送到老板的PC中,以便老板能在即将召开的企业会议上演示播放。
考虑到老板的PC中并未安装Office或WPS办公套件,如果单纯传过文件去恐怕无法实现演示,所以周林灵机一动,用传递超级链接的方式最终完美地完成了任务。
第一步:
打开编辑完成的文档,在主界面中单击“文件”按钮,切换到相应界面,选择左侧的“共享”项,然后在中间的“共享”栏中选择“联机演示”,此时界面右侧会出现一个“联机演示”窗格,根据自己的需要,确定是否要勾选“启用远程查看器下载演示文稿”(如果勾选该项,远程演示该文档的用户可以直接将文档下载到本机保存),单击“联机演示”按钮(如图26)。
图26第二步:
PowerPoint会自动将该文档上传服务器。
上传完毕,会生成一个链接地址(如图27),接下来周林只需单击“复制链接”按钮复制该地址,然后将其通过QQ或邮件的方式告诉老板,老板点击后,即可在打开的IE浏览器中看到“正在等待演示开始”的字样。
这时,周林只需在如图27所示的对话框中单击“启动演示文稿”按钮,老板PC的浏览上就会出现相应画面,演示结束,周林再单击“结束演示文稿”按钮(或按下ESC键),结束演示即可。