文书管理规定.docx

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文书管理规定

文书管理规定

  □   总则

   第一条   目的

   为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规则。

第贰条范围

本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司（含事业部、业务执行部

门）与外界来往的文书（包括电报）及关系企业（含公司内容）各部门间来往文书（包含签呈），自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。

   □ 承办部门

   第三条   总收发部门

   总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各公司（工厂）所在地的总收发由其所属总务部门办理。

总收发部门负责文书之收受及发送。

   第四条   管理部门

（一）总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。

（二）各公司（工厂）所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处（或总务部门）为管理部门。

（三）关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。

（四）管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。

   第五条   主办及会办部门

（一）文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。

（二）本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如表3.2.2：

表3.2.2

资料报送对象

主办部门

提供部门

备注

一、金融机构二、主管机构

（一）税务主管机构

（二）商业及证券主管机构（三）工厂主管机构（四）外汇贸易主管机构三、报界（新闻）资料四、业务往业客户（业务上需要及推广产品宣传资）五、股东及一般性客户（编制各公司或关系企业体年报）营业部门

财务部各 各公司会计处（科）法律事务室 各公司总经理或独立厂区之管理部门资材部秘书室营业部门   各公司总经理室（统一格式由各公司会商决定，如以企业体为主，则由各公司总经理室提供资料并由总管理处总经理室汇编）

各公司会计处（科） 各公司会计处（科）各公司会计处（科） 各公司会计处（科）及技术、工务部门各公司会计处（科）各公司总经理室由营业部门委请设计编制各公司及总管理处有关部门

    会：

法律事务室会：

法律事务室财务部如发布资料涉及公司业务政策事项应报告长核定后始得向外宣布。

（一）务求文字简要，设计新颖，以便作为企业宣传之辅助工具。

（二）编印前先会法律事务室

  □ 行文

   第六条行文类别

（一）函：

发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。

（二）公告：

就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。

   （三）便函：

关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。

   （四）签呈：

下级对上级有所请示或报告时使用。

   （五）电报：

业务处理须以电报行文时使用。

   （六）表格式公文：

政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。

   （七）其他：

   1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议   委员会规定程序实施。

   2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。

   第七条   行文名义、署名及印信借用

（一）对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：

   1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章：

   属政策性或影响公司重大权益的行文。

   2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章：

   对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。

   3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。

   ①对省政府、市政府所属二级机构等的行文。

   ②对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。

   ③对税务、金融机关的行文。

   ④总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文（但本款第六项另有规定者从其规定）。

 4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。

   对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。

营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。

5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。

营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。

6.以部门名义盖部门章：

   ①采购部门对厂商的行文。

   ②人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。

   7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。

   8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。

（二）关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印：

   1.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。

2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。

3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。

   4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。

   （三）公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务（如进出口、税务、关税、劳保、投标等），须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。

   （四）特定签署人及印信的文件从其规定。

   （五）需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。

   第八条   行文的判行权限

（一）以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。

（二）以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各公司对外行文得由经理（主任）判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理判行。

   （三）以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。

   （四）以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。

   （五）以部门名义行文者，应由部门主管判行。

   （六）以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。

（七）因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。

（八）固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文。

 □   文书处理程式

   Ⅰ.通则

   第九条   文书分类

（一）机密类：

具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。

（二）A类：

凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。

 （三）B类：

一般文书及经常性业务往来文书。

   （四）C类：

一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。

 （五）其他类：

与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。

   第十条   收发文登记单

（一）第一联为收（发）文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。

（二）第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。

   （三）第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。

   （四）第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。

   （五）第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。

   第十一条   收（发）文字号的制定管理

（一）对外行文的字号

   1.公司：

X1X2（X3）总字第○○○○号。

X1X2为公司简称；X3为地区别，不需

   分地区者省略；○○○○为公司收（发）文流水号。

   2.事业部（含直属部门）：

X1X2（X3）X4字第○○○○号（X4为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理）。

   3.营业部门：

由各公司总经理室制定。

（二）对关系企业行文的字号

   1.由各公司总经理室统一制定管理。

   2.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。

   （三）收发文编号

   1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。

“业务接洽便函”另行编定，亦采流水号码一文一号编列。

   2.复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。

   3.主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。

   Ⅱ.与外界来往文件

   第十二条   收文

（一）登记、分文

   来文由收发人员拆封后，于“收（发）文登记单”登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。

（二）文件的分送

   收发人员分发文件，应留存“收（发）文登记单”第一联，依收文编号之流水号码装订之。

其余第二、三、四、五联连同来文以“分文专用卷宗”送交经办部门主管核定“要”“否”答复及处理期限，记入“收（发）文登记单”第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于“分文专用卷宗”退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。

   （三）文件交办

   经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入“收（发）文登记单”第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。

   （四）文件处理

   1.经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。

   2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于“收（发）文登记单”第四、五联记要联记要栏（如不敷使用时，得以“文书签办单”补充，签办单随同“收（发）文登记单”第五联流程处理），并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文（复文时需附复文稿）经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。

经办部门主管于文件判行后，将“收（发）文登记单”第三联抽出销案。

   3.收发人员收到办妥的来文及“收（发）文登记单”第四、五联时：

   ①如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。

   ②如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案（如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催），再将第四联退还经办人。

经办部门如业务需要，可以复文底本留存。

   4.来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。

   第十三条   主动发文

（一）拟稿、登记

   经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附“收（发）文登记单”一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。

（二）发文处理

收发人员收到发文文件、原稿“收（发）文登记单”（一式五联），即将发文文件及原稿送请监印人员用印。

文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号的流水号装订；无须待复文件，第二、三联即予销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催；第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。

第十四条 外界复文的处理

   收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的第二联销案，将销案日期转记原发文的第一联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号。

   Ⅲ.关系企业来往文件

   第十五条   行文方式

（一）正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。

一般性的规定、通知、

公告等函件无需复文时，发文部门仍办理发文手续，受文部门则依下列方式处理：

   1.主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续。

   2.总管理处各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文，其转交所属部门时，所属部门免办收文手续。

   3.受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期先后顺序归档。

（二）以“业务接洽便函”行文者，依第十六条规定办理。

   （三）各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转文重印延误时效。

 第十六条   业务接洽便函之处理

（一）发文

经办人发文时，应将接洽内容列记于“业务接洽便函”第一联，并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管判行后另依式填写三联连同第一联呈主管主管签署，一并送收发人员编号并记载于“收（发）文编号登记表”再送监印人员用印后，由收发人员将“业务接洽便函”第二、三、四联送交受文部门，第一联则依待复日期之先后整理以备稽催。

（二）收文

   受文部门的收发人员收到“业务接洽便函”第二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文号码并记载“收（发）文编号登记表”将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将二、三联交由经办人承办，第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理，以备稽催。

   （三）复文

   经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预定保存期限（如需签办，则以“文书签办单”办理，签办单连同“业务接洽便函”第三联处理），经主管判行后，依式填写于第二联，一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期，将第二联送交受文部门（原发文部门），第三、四联编定档号填记于档号栏后；第三联依其类别归档；第四联依收文流水编号的顺序存查。

如未结案，则第四联按待复日期先后整理以备稽催。

   （四）回文处理

   发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时，于原暂存的第一联注记复文的收文时间；第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限送收发人员抽出第一联销案，再一并编定档号填记于档号栏，第一联依发文流水编号的顺序装订存查，第二联依其类别存档，如未结案，第一联需加注复文部门要求的待复日期，并按此日期的先后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。

 □   文书处理方式

   第十七条   文书结构

（一）公告：

以“主旨”“依据”“公告事项”三段式斟酌运用。

（二）函、签呈：

以“主旨”、“说明”、“办法”、“请求、拟办或建议”三段式斟酌运用。

 （三）业务接洽便函：

以公文三段式或以条例方式逐点叙述。

   （四）采用语体文以达到“简、浅、明、确”的要求，可用表格处理的尽量利用表格。

   第十八条   信函处理

（一）指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能办认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。

（二）指名经副理以上人员的信函，迳送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规则办理。

   第十九条   签呈处理

（一）经办人因特殊案件的处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。

（二）经办人签拟后层呈主管核示，如需呈转经（副）理级以上主管核示者（各公司经理室、总经理室以及总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者）则于厂（处）长（部、室主管）签示后，由厂（处）、部（室）收发人员登记于“签呈事务备查表”转呈经（副）理以上主管（各公司经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长）核示，于核示后由厂（处）部（室）收发人员转记“批示”情形，呈送厂（处）长（部室主管）核阅后，交由经办人依示办理，但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查。

经办人办妥后，将签呈交由厂（处）、部（室）收发人员编定档号填记于签呈及“签呈事务备查表”后，签呈依其类别归档。

签呈内容不宜为公众周知者，应指定专人专案签办。

   第二十条   合约处理

（一）订立或修改合约时，经办部门拟稿后判行前，应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。

判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。

（二）固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。

（三）合约书签约代表原稿、正本的保管部门规定如下表3.2.3:

合约书类别

签约代表人

正本及原稿保管部门

资材买卖合约书资材统购合约书资材外购合约书资材托工合约书工程修造合约书营业买卖合约书 聘约及定期契约人员工合约书其他合约书

公司总经理或事业部经理总管理处资材部管理公司总经理或事业部经理公司总经理或事业部经理公司总经理或事业部经理公司总经理、事业部经理或营业处处长事业部经理各公司视业务需自行订定

公司总经理室、事业部经理室或该厂区文书管理部门总管理处资材部资材管理科公司总经理室、事业部经理室或该厂区文书管理部门公司总经理室、事业部经理室或该厂区文书管理部门公司总经理室、事业部经理室或该厂区文书管理部门公司总经理室、事业部经理室或该厂区文书管理部门公司总经理室、事业部经理室或该厂区文书管理部门人事部门或该厂区文书管理部门公司总经理室、事业部经理室或该厂区文书管理部门

   保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档。

其他业务有关部门均以副本留存备用。

   第二十一条   副本及图书处理

   副本视同正式文书，应依规定处理、归档；各类图书应指定部门集中管理。

   第二十二条   电报处理

   电报视同文书，依本规则办理。

   第二十三条   文书处理要点

（一）经办文书遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影本层呈处理。

（二）为利文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注意见，避免只签名而无意见。

   （三）经办、会稿、核稿等人员之答名，应清晰可辨，不得潦草难认。

   （四）经办文书应视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门应照会办理，会稿案件会办部门应按速件处理之。

   第二十四条   文件处理期限

（一）收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。

（二）分文人员的分文时期，由各公司视其收文数量自行订定。

    （三）经办人员的处理期限。

   1.速件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。

   2.一般案件由部门主管斟酌经办人的工作量，指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。

   3.来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。

   4.计划、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件部门主管应斟酌实际需要分别规定其处理期限。

   5.监印人员原则上于当天完成用印。

   6.文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。

   7.签呈案件，按分层负责的决行层次，由各公司自行订定时限。

   第二十五条   文件稽催

（一）经办人如未能如期办妥文件，应于处理期限届满前，经请示部门主管同意后，以口头通知文书收发人员更改处理期限。

（二）收发人员应按日检查催办联，到期未见办妥销案者，应先以口头通知经办部门主管，如再俟一天仍不见办妥销案者，应即以“文书催办单”一式二联，送经办部门主管交由经办人填注“拟完成日期”及“迟延原因”经主管批核后，经办部门自存一份，一份送还收发人员继续依期稽催，收发人员应随时将稽催情形记录于稽催联。

   第二十六条   发送方式

   文书发送方式分为专送、邮寄（平信、限时、挂号、航空）

   电报（寻常、加急、书信、打字）及集运等，经办人应于文书底稿上注明。

   第二十七条   文件递送

（一）呈阅文件的递送方式

   文件呈阅、呈判、会办时，如为普通案件以浅灰色卷宗递送，如系机密，紧急或A类案件，则以桔红色卷宗递送。

（二）部门间文件的递送

   1.发文及受文部门在同一厂区内，可以文件直接递送，如需签收者，可以自存联送请请受文部门签收后取回稽催。

   2.发文及受文部门在不同厂区者，发文部门收发人员需将文件依受文部门地区别以（处）、部（室）为单位装入“内部信封”予以递送，“内部信封”仅书写受文部门的厂、处、部、室名称不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆封分发。

   3.各公司于各办公地区应设一文件“寄送中心”，总公司为各公司总经理室，各公司（工厂）所在地为总务部门，各“寄送中心”得规定每日截止收件时间，以便整理集中装运。

   4.收发人员将文件递交“寄送中心”后，“寄送中心”人员应将同一受文部门之厂（处）部（室）的文件集中整理，开具“文件递送清单”一式三联，第一联自存，第二、三联

连同文件汇总装入地区别专用“文件袋”寄送。

收文地区之“寄送中心”人员收到“文件袋”拆开后，即以“文件递送清单”第二、三联连同文件送交各厂（处）收发人员签收后留存第二联，第三联以当天“文件袋”送还原发文的“寄送中心”存查。

   5.总管理处各部、室、中心寄送各厂区的文件，一律递交各公司的“寄送中心登记转送。

   6.总公司各“寄送中心”的“文件袋”，需于下午五时前送交总管理处总务部门统一运寄。

   7.原则上文件应随到随送，不得积压，“寄送中心”人员须于每日上午上班后30分钟内将“文件袋”内文件分送各厂（处）、部（室）收发人员签收。

   □   印信

   Ⅰ.印信种类

   第二十八条   种类

（一）公章：

各公司向主管机构登记之公司印鉴及特定业务专用之公司印信。

（二）职章：

〖ZK（〗1.董事长、各公司总经理刻有公司名衔及职别的印信。

   2.刻有职别及特定业务专用的主管印信。

〖ZK）〗

   （三）职衔签字章：

各公司厂、处长以上主管刻有职衔及签名的印信。

   （四）部门章：

刻有公司及部门名衔之印信。

如为不得对企业外行文之部门，