2号行政文件.docx
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2号行政文件
总则
第一条为规范公司行政办公秩序，特制订本管理规定。
第二条本管理制度适用范围：
在总部办公的全体职员。
第三条本管理制度考核为“行政绩效考核”，由行政办主任监督执行。
第一章行政办公礼仪
第四条同事之间真诚待人、团结友爱、和睦相处、互帮互助。
第五条接待礼仪：
公司客户来访时，由办公室文员站起来，咨询来访客人来意后，引领其指定办公室。
若公司领导不方便见的客户，可以由前台进入会客厅或接待区，并为其送上茶水，接待客人要面带微笑，来访客人走后，公司前台立即清理茶杯和烟缸。
第六条前台倒茶礼仪：
对于董事长或总经理的重要客人接等时，把客人请入董事长或总经理办公室后应该立即为客人及董事长或总经理倒上茶水。
端茶要稳，步履要轻但不能飘，奉茶应先奉客人，并且要开口说话，说“请您用茶”之类的礼貌用语再加以微笑，不要把茶往客人面前冷冷的一放就走人。
第七条握手礼仪：
握手是坚定有力的，这能体现你的信心和热情，但不能太用力且时间过长；如果你的手上有污垢或者有水、汗，就不宜和别人握手了，但要主动向对方说明不握手的原因；上级与下级见面需要握手时，应待上级先伸手；男女见面需要握手时，待女士先伸手。
第八条名片礼仪：
递送名片时，应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并认真看一遍上面的内容，使对方感觉你很重视他；参加会议时，应该在会前或会后交换名片，不要在会中擅自与别人交换名片。
第九条在办公室工作，提倡穿职业装，在办公室里工作不能穿背心、短裤、凉鞋或拖鞋。
男士注意不要穿印花或大方格的衬衫或奇装异服；女士则不宜穿露、透、短的衣服或奇装异服。
第十条在办公室里对上司和同事们都要讲究礼貌。
“您好”、“早安”、“再会”之类的问候语要经常使用。
对上司不能直呼其名，应以姓+职务称呼；同事之间不能称兄弟道弟或乱叫外号，而应以姓名或职务相称。
第十一条行为要多加检点。
不要在公共办公地方吸烟；不要当众表演自己擅长的化妆术。
如很想吸烟或需要化妆，到指定区或指定办公室。
对在一起工作的女同事要尊重，不能同她们拉拉扯扯、打打闹闹，在工作中要讲男女平等。
第十二条办公时间不要随意离开工作岗位，窜岗；工作时间不准吃零食、打瞌睡、大声喧哗。
第十三条闲谈不要超过三分钟，接打私人电话时，声音尽量放低、长话短说，以免影响同事工作。
。
第十四条不要与同事谈论薪水、升降或他人隐私，不拉帮、不结派，不低毁他人。
遇到麻烦事，要首先报告自已直接上一级，不可越级上报。
第十五条去别的办公室拜访同事要注意礼貌。
有人在办公室时，需敲门，得到许可后，再进入，在他人办公室里，有工作说工作，不必闲聊；如办公室没人，不要动他人办公桌上的电脑、文件或其它物品。
第二章行政办公纪律
第十六条上班时间严禁吃早餐、吃零食、打瞌睡。
违者扣款10元。
第十七条注意办公室环境，严禁大声喧哗;上班时间不得翻阅与工作无关的书籍，不得拨打私人电话、打印私人材料等与工作无关事项。
违者扣款10元。
第十八条严禁讲脏话、严禁说消极话；严禁拉帮、结派；严禁私下议论；严禁诋毁他人；严禁与领导顶撞。
此条有情节严重者可由行政办主任作除名决定。
第十九条上班时间里，除查阅与工作相关资料外，不得浏览与工作无关网页或网站；不得利用QQ、MSN、Skype等网络聊天工具聊天（除与客户、公司内部人员沟通外），严禁看视频文件、严禁玩游戏。
违者扣款20元。
第二十条保持自己办公范围的清洁，做好工作区5S管理，爱护办公室内公有财产，如有损坏照价赔偿。
第二十一条上班期间，佩戴公司工作牌；坚守工作岗位，严禁串岗、脱岗聊天；午间休息时严禁大声喧哗、大声放音乐，以免影响他人休息。
违者扣款10元。
第二十二条不得随意动用他人办公用品，如有需要须经本人同意后方可，使用他人电脑或查阅文案时需有本人在场。
第二十三条下班最后离开公司人员须关闭电源开关及门窗。
视情况轻重罚款。
第三章办公室考勤、请休假、加班制度
第二十四条上班时间：
每周一至周六休息日：
星期日
上午工作时间
9：
00—12：
00（冬季）
8：
30—12：
00（夏季）
午餐及午休
12：
00—13：
00（冬季）
12：
00—14：
00（夏季）
下午工作时间
13：
00—17:
00（冬季）
13：
00—17:
30（夏季）
节假日：
元旦、春节、劳动节、端午、中秋、国庆节等法定节假日，总经办届时提前通知具体休假办法；公司可对法定节休息时间进行适当调整补休。
第二十五条 考勤打卡由办公室文员监督执行。
每月月底办公室文员统计全行政人员考勤后交往行政办备案，再由行政办交往人力资源部，人力资源部记录相关信息后（作为月度、季度、年度绩效参考指标），再交往公司财务部作为核算其工作薪资参考指标。
第二十六条迟到、早退、旷工规定
行政考勤扣罚规定【部门经理、厨师长（含）以上扣罚翻倍】
迟到
迟到1-30分钟，扣罚10元。
当月累积到第三次者，按旷工一次处理。
迟到30-60分钟，扣罚20元。
迟到1小时以上，扣罚50元。
早退
早退1-30分钟，扣罚10元。
当月累积到第三次者，按旷工一次处理。
早退30-60分钟，扣罚20元。
早退2小时以上，扣罚50元。
旷工
旷工一次，扣罚80元。
月度累积两次者，按行政降级或除名处理。
季度累积三次者，按行政降级或除名处理。
说明：
1、扣罚以现金交到财务部；迟到、早退、旷工超出上限次者，由行政办主任作除名处理。
2、请人打卡或代人打卡者，当事人一次扣罚80元，监督文员扣20元。
第二十七条请休假程序
（一）
请假月底将请假单交到人事部记录相关信息
请假程序
直接领导批准
先由本人填写《员工请假单》，经直接上一级领导签字同意后，送行政办公室备案，方能离开岗位。
确有特殊情况不能及时办理请假手续的，需及时电话告知直接上一级部门负责人，并电话告知行政办公室主任，经同意返岗后及时补办请假手续，否则按旷工处理；请假不满半天以半天计，超过半天不满一天按一天计。
部门经理以下人员请假，由部门经理签字同意并到行政部备案；部门经理请假由总经理批准，行政办公室备案。
每月月底由行政办将行政人员考勤交到人力资源部备案，再由人力资源部将考勤交往财务部。
未经批准或未办理手续擅自离开工作岗位的，按旷工处理。
员工请假后需提前返岗的，要及时办理销假手续；如需延长假期，须向部门领导申请，并通知行政部，事后补办手续，方能按事假处理，否则将按旷工处理。
因请假超出规定休假时间的，以工资单位基数扣出。
（二）休假（祥细规定见公司人力资源部管理制度说明）
员工的休假包括法定假日、婚假、产假、丧假、调/补休假。
调/补休假需填表格，经直接上一级领导签字同意，行政办备案后方能调/补休假，否则以旷工处理。
第二十八条加班规定
（一）公司原则上不提倡加班，若有紧急事务要处理，必需加班的，由本人填写《加班申请单》，经直接上一级领导及总经理批准同意后，送行政办公室备案。
（二）公司总经理另行通知行政办人员必须加班时，由总经理签字另行向行政办证明加班事宜。
（三）加班一般以倒休形式予以补偿，因工作需要不能以倒休形式补偿的，由直接上一级领导和总经理签字批准可予以加班费补偿。
补偿标准为工资单位基数。
第四章行政人员外出办公制度
第二十九条外出办公人员，必须经所在部门经理同意认可后，到行政办登记备案填写外出办公时间、地点、事由，并在考勤本上填写外出办公时间、地点。
第三十条因早晨上班前需直接外出办公的，可在晨会前电话告知行政办主任，返回公司后必须填写“外出公办未打卡解释单”将办公事宜填写祥细，交给行政办签字后，前台见到签字后的解释单后收集存档（月底一并交给行政办），然后由前台文员在未打卡处填写“因公外出办公未打卡”字样。
如果没有及时填写“外出公办未打卡解释单”或没有得到行政办签字，按迟到或旷工处理。
第三十一条中途外出办公，履行第二十九条手续后，如果在计划时间内或下班前没有赶回来，第二天必须填写“外出公办未打卡解释单”，将昨天外出办公事情内容、经过，所需时间等填写祥细，交给行政办主任签字后，前台见到签字的解释单后收集存档（月底一并交给行政办），然后由前台文员在未打卡处填写“因公外出办公未打卡”字样。
如果没有及时填写“外出公办未打卡解释单”或没有得到行政办签字，按早退处理。
补打卡程序
行政办主任签字认可案室办公室文员填写
“因公外出办公未打卡”
第三十二条外出办公人员需外出公办时，必须将本岗位日常事务，向本部门其它同事或领导交待清楚，并请他们可代为处理。
第三十三条异地多日出差办公，另行见“人事管理制度”说明。
第五章办公室发文处理程序
第三十四条公司办公室所发出的一切文件材料，统称发文。
发文处理包括:
拟稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。
发文程序图
所涉及
部门签字送总经办签发打印申请用章由办公室
文员归档
（拟稿）（会签）（核稿）（签发）（编号）（打印）（校对）（用印）（分发）（归档）
（一）拟稿。
就是草拟文件的初稿。
这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。
（二）会签。
各职能部门需以公司名义发文时，部门负责人在公文稿纸“核稿”栏签字；凡涉及到其他有关部门事宜，要事先与有关部门会签，核稿或会签后送办公室。
（三）核稿。
即对文件草稿进行审核。
由办公室分管文字的负责人在草稿未送主管审批之前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。
（四）签发。
签发是公司总经理对文稿的最后审批，文件草稿经总经理签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。
（五）编号。
文稿经总经理签发后，然后由行政办编号登记，防止发文混乱。
编号应按公文格式新规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成，如，重鹅餐字（××××）××第×号。
（六）打印。
对经总经理签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到：
必须以经总经理签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准；注意排版格式，版面安排要美观大方、赏心悦目；注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。
对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。
（七）校对。
校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是办公室的一项重要工作职责。
要坚持三校制度。
一校由起草者进行。
二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。
校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也仔细审查，把住文件制发的最后一关。
（八）用印。
即在制成的公文上加盖公司或部门印章，这是公文生效取信的凭证。
用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”。
此项由发文部门执行。
（九）分发。
发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错，此项由办公室文员执行。
（十）归挡。
这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同文稿一起，按正文在上、草稿在下的顺序收集起来，年终按文书档案管理的要求，整理归档。
此项公司文员留原搞，整理归入档案框。
第六章文件、档案、印章管理
第三十五条公司内部已签发的文件由核稿人在行政办登记，按第三十一条归档处理。
外来的文件或传真由办公室文书负责签收，并按要求及时送达指定部门。
第三十六条档案管理
（一）档案管理范畴：
公司各种具有保存价值和详细记录公司运转情况的原始记录。
包括人事档案、财务报表、文件、图片、技术资料、合同、会议纪录等。
（二）财务报表、各类商业合同等财务档案由财务部负责管理。
（三）人事档案的管理由人力资源部负责管理。
（四）厨政部档案由厨政部负责管理。
（五）其它档案均由办公室文员负责管理，并按档案管理办法造册，分类存放。
（六）档案管理员应严格执行保密制度，不得将档案私自外借，带出公司和对外泄漏档案内容。
部门经理以下职员须经部门经理同意，可以到档案室查阅本部门文件资料；部门经理要查阅档案须经总经理批准，可以查阅公司部门资料。
（七）属于机密性质的档案未经董事长批准，任何人不得借阅。
（八）未经批准，任何人不得复印机密档案，将机密档案带出公司。
（九）根据档案性质确定保管期限，年终清理登记，经鉴定需销毁的文件，编制文件销毁清单，报总经理批准后销毁。
第三十七条印章使用与管理
（一）以公司行文的文件，盖公司公章；以部门行文的文件，盖部门章；财务盖章的使用，见“公司章程”规定。
（二）文件需用印时，应先填写“用章申请单”，经主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监管人员用印。
（三）监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加盖使用的印信存盘。
第三十八条各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人负责。
第三十九条监印人对未经批准核发文件，不得擅自用印，违者视情况扣罚。
第七章会议管理
第四十条会议主要包括公司旬会、部门经理碰头、总结会、部门专题会等。
行政办公室应及时发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人、讨论的议题等内容。
与会人员要在会前围绕议题做好充分的准备，有些重大问题尽可能会前交换意见，统一认识，会中正式讨论决定。
不得无故缺席，特殊情况必须事先向行政办说明；参会人员要严格遵守会议的开始时间，并严格遵守会议纪律；迟到人员记入会议记录。
会议迟到或缺席按10-30元扣罚。
第四十一条会议纪律：
发言时不可长篇大论；不可一直缄默；不可取用不正确的资料；不要只做期待性预测或只谈抽象概念；不可对发言者吹毛求疵，不可做人身攻击；不可随意打断他人发言；不可不懂装懂，不入正题；会议期间严禁吸烟，不可随意中途离席（此项违者扣罚10元）；会议期间将手机关机或调成静音（手机响动，扣罚10元）。
第四十二条会议记录
与会人员必须自带笔、笔记本做会议记录；会后由办公室文员当天完成会议纪要，会议纪要必须准确、清楚，充分表达会议讨论的情况；会议纪要的结论经与会人员确认无误，经行政部审核后，会议纪要送达相关部门。
第四十三条议定事项的跟进、催办和反馈
会后会议议定事项由各部门领导分解到所在部门落实办理。
行政办指定专人负责催办并收集情况，可按照会议纪要，填写有关事项催办卡片，办结事项及时向直接上一级领导反馈，并按月做出总结报告。
此项为PDCA循环的重要依据与组成部分。
第八章办公接、打电话规定
第四十四条办公室办公电话严禁拨打私人电话。
各部门用手机接、打私人电话时，严禁煲电话粥，应长话短说，并且声音尽压低或到外面接打私人电话，以免影响其他同事工作。
第四十五条公司前台文员接、打电话必须说普通话，注意礼貌、语速、语气、并记下来电信息等。
（一）电话礼仪要求：
当电话响铃响第三声前，拿起话筒，通话时先问候，并自报公司、部门。
应说“您好！
鹅掌门公司”或者说“您好！
我是鹅掌门公司前台，有什么能帮您的吗？
”。
如果有没有听清或没有听懂，可以请对方再说一遍，应说“对不起，X先生（X小姐），刚才我没有听清，请您再说一遍好吗？
”
（二）与对方通话时，前台能处理的问题，前台有效处理。
如果不能处理的或是比较重要的事情，应该说“请您稍等，对于这个问题，我请我们X经理与您沟通”。
如果没有领导在公司，前台遇到不能处理的事情，前台应弄清“谁来的电话（Who），打电话找谁（Whom），来电的内容（What）、来电的原因（Why）、来电提到的地点（Where）、时间（When）”等，一边通话，一边把以上信息记录在“接听电话记录专用本”上，待行政部领导回公司后，及时把电话记录向行政办或相关领导汇报。
（三）当对方要找XX部门领导时，应说“请您稍等，我帮您请XX经理来接”,这时轻轻放下电话，迅速请XX领导来接。
如果能直接喊XX领导来听电话，这时用手捂住话筒，叫XX领导来接电话，但不能直呼XX领导的姓名，应以姓+职务称呼。
（四）巧妙帮助董事长或总经理过滤电话。
先礼貌了解对方单位、姓名，因何事找董事长/总经理，有没预约等，然后跟董事长/总经理沟通，将对方单位、姓名、事宜告诉领导，经得同意后再转接，如董事长/总经理不愿意接听，应婉言谢绝；如果董事长/总经理正在开会时，事宜紧急应及时通知董事长/总经理接听；如事情不紧急，可使用电话留言；如果是推销用品电话，自已尽量婉言拒绝。
（五）接电话时，通话时不要对着话筒发出咳嗽声或吐痰声；语速适中，声音适中，表达要清楚，简明扼要，吐字清晰，切忌说话矫揉造作，嗲声嗲气。
（六）接电话时，不可在电话里与对方聊天，严禁在电话里与对方嬉闹；通话时不能吃零食，或打电脑等，更不能同时与公司其它同事聊天。
违者扣罚20元。
（七）通话完毕后，应说“谢谢您的来电，再见！
”待对方挂断电话后，再轻轻放下电话。
严禁先挂断对方电话；严禁摔电话。
第九章办公用品采购、领用、保管制度
第四十六条公司物资采购原则上由行政办公室统一购买，属特殊物资经行政办同意，可由申购部门自行购买。
申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意、行政办公室批准；300元以上（含300元）部门经理同意，办公室批准，总经理批准。
物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下四种方式。
定点：
公司定大型超市或大型批发市场进行物品采购；定时：
每月月初进行物品采购；定量：
动态调整，保证常备物资库存的合理性；特殊物品：
选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。
第四十七条行政办指定采购员负责物资采购、保管、整理、建立台账；公司财务部负责监督入库、月中或月底盘库。
对于已发放到部门的固定资产（包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等）的管理，由部门经理签定质量保证书，行政办每月底对固定资产进行全面盘点（由二人以上参加），核对财产数量及破损数量。
对数量减少或人为破损经核实后，由行政办出对其负责人提出处理意见上报总经理。
第四十八条办公用品申领
各部门依需要提出申领低值易耗品申领计划，须填写《申领单》，行政办批准、财务部总监批准后，由行政办指定人员采购或到常用办公用品处领取；如果是价值较高的或固定资产须由总经理签字批准。
第四十九条：
其它
员工离开公司后，在办理移交手续时，需把领用的计算器、U盘等交还行政部，若有损坏或丢失，负责赔偿。
办公用固定资产的报废，须经行政办主任、总经理批准可实施。
第十章行政办公人员“行政绩效考核”
第五十条行政办公人员中的“行政绩效考核”是行政人员工作中各项绩效考核的一部分，其权重分别为：
行政总厨20%、行政办主任40%、财务会计、出纳人员30%、加盟中心经理10%、人力资源经理30%、培训主管20%、前台文员60%。
第五十一条本“行政办公管理制度”中，对于违规人员进行现金扣罚与本“考核”没有直接关联，可以单独执行，也可以两者同时进行。
第五十二条具体考核维度见“公司绩效考核方案”中“行政办公绩效考核”。
第五十三条本制度由总经办、行政办共同商定，半年修订一次。
第五十四条本“行政办公管理制度”经总经理签字后实施。
第五十五条本“行政办公管理制度”由公司行政办公室负责解释。
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