excel有关单元格的运用操作技巧集合.docx

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excel有关单元格的运用操作技巧集合

excel有关单元格的运用操作技巧集合

借助名称一次选定单元格区域

    先用鼠标圈出一部分区域，再单击工作表左上角的“名称框”，输入该区域的名称，如“文萃编辑”。

以后无论工作区域的选定多么复杂，只要在名称框中键入特定的名称（如“文萃编辑”），然后按下回车键就行了。

而且，以后使用时也不用去重新选择，因为即使再在这个区域中插入新的栏或列，“文萃编辑”名称框所代表的区域也会自动扩大，你根本不用担心。

    取消名称定义

    自己定义的单元格名称不受任何限制，其数量的多少只取决于系统所使用的物理内存。

如果什么时候你想取消某个名称时，可以打开“插入”→“名称”→“定义”对话框，再删除定义的单元格名称即可。

这时，不仅可以删除己有的名称，也可以增加新的名称。

    自动调整单元格字号

    如果将某一列的宽度固定下来，那么往往会导致该列中某些单元格中的内容无法全部显示出来，此时可能你不得不重新设置它们的字体或字号大小。

不过，除此之外，还有一个好技巧：

选中相应单元格，选择“格式”→“设置单元格格式”，再单击“对齐”标签，然后选中“文本控制”选项组中的“缩小字体填充”复选框。

以后，当在这些单元格中输入数据时，即使输入数据的长度超过了单元格的宽度，Excel也会自动缩小字符的大小进行数据调整，以保证数据全部正常显示在单元格中，就不用你手工去更改了。

    快速设置单元格边框

右击Excel工具栏，再选中“边框”，使“边框”工具栏可见。

再选择其中的“绘图边框网格”工具，然后用鼠标拖动单元格区域，可以快速应用其中显示的线条样式和颜色。

    将单元格固定住

    设计计算公式时，往往需要在单元格内连续输入多个数值，从而查看引用此单元格的公式运算结果。

由于每次输入数值后回车，当前活动单元格均会下移。

此时可以采用以下技巧固定该单元格：

首先将该单元格选中，然后按住Ctrl键单击该单元格，当其周围出现实线框即可。

    关闭不请自来的智能标记

    如果对单元格中不请自来的智能标记不是很喜欢，可选择“工具”→“自动更正选项”，然后选择“智能标记”标签，再取消“给数据加上智能标记”复选框即可。

    关闭单元格错误检查智能标记

    单元格错误检查智能标记的作用是一旦发现有不符合有关规则的公式，就会显示该标签（有些类似于word中的拼写和语法检查），如果你想关闭它，可以选择“工具”→“选项”，再单击“错误检查”标签，然后取消“允许后台错误检查”复选框即可。

   让Excel助word一臂之力

    很多人只会使用word，而对Excel很少触及。

但很多时候，必须要制作一些格式比较标准的表格，这时，可借助Excel：

先启动Excel，做一个工作表，将其保存（如“工资”）。

再选中相应单元格内容，按下Ctrl+C键。

然后启动word，选择“编辑”→“选择性粘贴”，在弹出的“选择性粘贴”对话框中选中“粘贴链接”，然后在“形式”框中选择“带格式文本（RTF）”，单击“确定”按钮，将这个表格文件保存为“工资表格”。

以后要对文件作修改时，只要分别打开刚才保存的“工资表格”和“工资”两个文件，在“工资”工作表中做一些必要修改，然后在“工资表格”文件中用右键单击表格内任一地方，在弹出的菜单中选择“更新链接”，这时便可把在“工资”工作表中所做的改动在word表格中体现出来了。

    自由设置背景

    除了将单元格的文字字体设置得千变万化之外，也可以为单元格的表头部分准备一张漂亮的背景，这样也可以起到很好的美化作用：

首先选中需要设置背景色的单元格（如表头），选择“格式”→“单元格”，弹出“单元格格式”窗口。

这时单击“图案”选项卡，你就会看到花花绿绿的调色板，如果只想以单色彩为背景，那你只要从“颜色”框下面选择一种颜色，然后“确定”即可。

如果你要设置出具有个性带有图案的背景，这时你只要单击窗口下“图案”右边的下拉剪头，即可从弹出的窗口中选择你所需的图案样式和颜色了。

    快速向多个单元格输入内容

    有时需要给一张工作表（或是不同张工作表中）中的多个单元格输入相同的数据，这时可以选定这些单元格（如果不相邻，可以利用Ctrl键连续选择），然后开始输入相应数据，最后注意按下Ctrl+Enter键，这样其他被菜单元格中也同时输入了相同的内容！

    向多张工作表输入相同数据

    如果要向多张工作表中输入相同数据内容，只要先按下Ctrl键不松开，选定需要同时输入数据的工作表，然后在第一张工作表中选定需要输入数据的单元格或单元格区域，接下来输入数据，按一下Ctrl+Enter即会自动在所有选定工作表的相应单元格中输入相同的数据，特别方便。

    提示出错的单元格重新输入

    在输入大量单元格数据的过程时，出错在所难免。

如要输入某单位员工的年龄，而现在的单位员工的年龄基本都在18岁到60页之间。

有了这样的特性，就可以这样操作了：

首先选择年龄这一列单元格，选择“数据”→“有效性”，弹出“数据有效性”窗口，在“设置”选项窗口中，在“允许”栏下面选择“整数”，然后在下面的“数据”栏中输入“最小值”与“最大值”（如：

18和60）。

再选择“输入信息”标签，在“标题”框中输入“请输入18到60之间的整数”，然后再选择“出错警告”选项卡，在“样式”选项里面选择“警告”，然后在后面的“标题”里面输入警告信息，如“数据不在18到60之间，请重新输入！

”。

好，一切设置完好后，就可以单击“确定”了。

如果你在输入数据时，如果输入的数据不在18到60之间（如输入“1”），这时Excel将自动弹出警告窗口，让你重新输入。

    彻底删除单元格内容。

这时，可以选中单元格，再选择“编辑”→“清除”来彻底清除，选中此命令后，屏幕会显示出四个清除选项：

“全部”、“格式”、“内容”和“批注”，只要根据自己的需要进行选择性的清除即可。

    快速实现单元格的计算

在Excel表格中选中相应的单元格，会在状态栏发现其总和。

此时，用鼠标右击它，会弹出一个菜单，菜单中包括了好多计算项目，如最大值、最小值、平均值等，选择后即可得到相应的数值。

    快速实现繁简转换

    由于历史的原因，大陆和香港、澳门特别行政区和台湾省使用的汉字编码不一样，这就涉及到了一个简繁转换的问题。

在wordXP中，可以通过“工具”→“语言”→“中文简繁转换”来实现转换。

但这个功能在Excel中却没有，不过，可以从officeXP简繁转换加载宏”软件，程序下载后双击即可安装，除了界面是繁体中文外，其他没有什么特别之处，采取“一路回车”法即可安装成功。

    然后Excel中选中需要转换的单元格，例如A1:

C4。

再选择“工具”→“中文简繁转换”，然后选择“转换为简体中文”或“转换为繁体中文”选项即可。

   将单元格一列分为多列

    如果有一列资料需要分为多列，只要先将此列选中，然后再选择“数据”→“分列”，此时会出现一个对话框，选“固定宽度”或“分隔符号”。

如为前者则下一步后只要用鼠标轻点资料即可以按任意宽度进行分割了，如为后者则只要有明显的分隔符号即可，下一步后就可以自定义刚分的列的格式了，定好后就算完成了。

  快速设置最适合行高

    在Excel中，设置最适合行高一般人都是选择“格式”→“行”→“最适合行高”来完成的，相对繁琐了一些。

其实，只要单击表格最左上角，即可将表格全部选中，然后在第一行出现设置行高的十字图标志时双击即可完成。

    快速设置最适合列宽

    用鼠标单击表格最左上角，先将表格全部选中，然后在第一列出现设置列宽的十字图标志时双击即可完成。

    让文本换行

    每次在Excel单元格中输入一个值，再按下Enter键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不方便。

不过，这时，可以选择“工具”→“选项”→“编辑”，然后取消“按Enter键移动活动单元格标识框”复选框即可。

    快速选定整个单元格范围

    如在Excel中有一列是客户的姓名，用户需要选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格，这时可以按下Ctrl+Shift+*键即可。

这一技巧不同于全选命令，全选命令将选择工作表中的全部单元格，包括那些你不打算使用的空白单元格。

    快速修改单元格次序

    在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。

具体操作方法是：

    首先用鼠标选定单元格，接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后就可以进行拖放操作了。

上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化，

    上下拆分单元格

    先把光标移到要作为子表的第一行的原表中的位置，再按下Shift+Ctrl+Enter组合键，即可将原表格分为上下两个独立的表格

    在Excel中设计彩色数字

    用户在使用Excel处理数据时，经常需要将某些数据以特殊的形式显示出来，这样可以起到醒目的作用，使浏览者一目了然。

如在某用户的Excel单元格中有“月工资”一栏，需要小于500的显示为绿色，大于500的显示为红色，则可以采用以下的方法来操作：

选中需要进行彩色设置的单元格区域，选择“格式”→“单元格”，在弹出的对话框中单击“数字”选项卡。

然后选择“分类”列表中的“自定义”选项，在“类型”框中输入“［绿色］［＜500；［红色］［＞＝500］”，最后单击“确定”按钮即可。

    小提示

    除了红色和绿色外，用户还可以使用六种颜色，它们分别是黑色、青色、蓝色、洋红、白色和黄色。

另外，“［＞＝120］”是条件设置，用户可用的条件运算符有：

“＞”、“＜”、“＞＝”、“＜＝”、“＝”、“＜＞”。

当有多个条件设置时，各条件设置以分号“；”作为间隔。

    快速调整文字方向

    用鼠标右键单击要改变文字方向的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“单元格格式”，选择弹出对话框中的“对齐”选项卡，在“方向”一栏中填入需要文字旋转的角度并按下“确定”按钮即可。

    绘制隐藏的单元格

    一般情况下，创建图表时，Excel会忽略隐藏的行和。

如果用户需要绘制隐藏的单元格，首先还是按照通常的方式创建图表，然后选择“工具”→“选项”，在弹出的对话框中选择“图表”标签，再清除“只绘制可见单元格数据”复选框即可。

    在工作表中隐藏所有零值

    在Excel默认情况下，零值将显示为0，这个值是一个比较特殊的数值。

如果工作表中包含了大量的零值，会使整个工作表显得十分凌乱。

如果要隐藏工作表中所有的零值，可以这样操作：

选择“工具”→“选项”，打开“选项”对话框，单击“视图”标签，在“窗口选项”里把“零值”复选框前面的对号去掉，单击“确定”按钮。

此时，可以看到原来显示有0的单元格全部变成了空白单元格。

    小提示

    若要在单元格里重新显示0，用上述方法把“零值”复选框前面的打上对号即可。

    隐藏部分零值

    有些时候可能需要有选择地隐藏部分零值，使隐藏的零值只会出现在编辑栏或正在编辑的单元格中，而不会被打印，这时候就要通过设置自定义数字格式来实现：

先按住Ctrl键用鼠标左键一一选定需要隐藏零值的单元格，然后选择“格式”→“单元格”，在“单元格格式”对话框选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，然后在右边的“类型”文本框中输入“0；_0；；@”，单击“确定”按钮。

    要将隐藏的零值重新显示出来，可选定单元格，然后在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中，单击“分类”列表中的“常规”选项，这样就可以应用默认的格式，隐藏的零值就会显示出来。

    条件隐藏零值

    利用条件格式也可以实现有选择地隐藏部分零值：

首先选中包含零值的单元格，选择“格式”→“条件格式”，在“条件1”的第一个框中选择“单元格数值”，第二个框中选择“等于”，在第三个框中输入0，然后单击“格式”按钮，设置“字体”的颜色为“白色”即可。

    如果要显示出隐藏的零值，请先选中隐藏零值的单元格，然后选择“格式”菜单中“条件格式”，单击“删除”按钮，在弹出的“选定要删除的条件”对话框中选择“条件1”即可。

    使用公式将零值显示为空白

    还可以使用IF函数来判断单元格是否为零值，如果是的话就返回空白单元格，例如公式“=IF（A2-A3=0，""，A2-A3）”，如果A2等于A3，那么它们相减的值为零，则返回一个空白单元格；如果A2不等于A3，则返回它们相减的差值。

    批量调整列宽或行高

    对于相邻的多列，在其列标号处用鼠标选中整列，并将鼠标移至选中区域内，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中可以进行多列的插入与删除操作；将鼠标移至选中区域内任何一列的列标号处，当鼠标变成十字体时，按下左键并拖动，则可将选中所有列的宽度调成相同的尺寸。

此时双击左键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸，以和每列中输入最多内容的单元格相匹配。

行的操作与上述列的操作基本相同。

    对于不相邻的多列，先按下Ctrl键并配合鼠标的选择，就可以选中需要的列了，然后就可以进行与相邻列相同的调整操作了。

    批量设置格式

    选中需要设置格式的单元格（连续选定或者以“Ctrl”键配合鼠标选定），将鼠标移至选中的任何区域内，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“单元格格式”，并进行相应的设置即可。

    选择一组单元格（或行、列）

    配合键盘和鼠标，可以选取表格中一组连续的单元格（或行、列）：

先用鼠标选中第一个单元格，按下Shift键，在最末一个单元格处单击鼠标左键，即可选中这两个单元格之间所有的部分。

    随时了解特定单元格数据变化

    有时，出于某种需要，希望能随时了解到特定单元格的数据变化情况，如果每次都去重复查找确实相当麻烦，这时可以使用Excel的“监窗口口”：

如果想将某个单元格添加到监窗口口，只要右击该单元格，选择“添加监视点”，就会弹出所示的监窗口口，这个监窗口口将一直停留在工作表的顶层，不管你查看工作簿的任意位置，监窗口口都会在屏幕上显示。

当然，监窗口口也象其他工具栏一样，你可以任意拖动到其他位置，甚至放到Excel的菜单之上。

如果你对某个单元格不想继续监视，只要在监窗口口中选中该单元格，然后单击“删除监视”按钮即可。

    小知识

    什么是“监窗口口”

    简单地说，这一功能可以让在一个比较小的却永远位于顶层的窗口中监控到某些特殊单元格中的数据变化情况，甚至当那些单元格位于其他工作簿或当前工作簿屏幕以外的位置也可以，只要被监视单元格中的数值发生了更新，你可以立即从监窗口口中观察到这些情况，这样就用不到再吃力的滚动鼠标或者单击滚动条了。

    快速复制周围单元格内容

    选中下面的一个单元格，按下Ctrl+'（单引号）组合键，则可将上一单元格的内容复制下来；选中下面多个单元格（或一行），按下Ctrl+D组合键，可以将上面相应单元格的内容复制下来；选中右面一个单元格（或多个单元格或一列），按下Ctrl+R组合键，则可将左边相应单元格中的内容复制过来。

   快速打开“单元格格式”对话框

    按下Ctrl+1组合键，可以快速打开“单元格格式”对话框。

    快速选至最右边单元格

    按下Ctrl+End组合键，快速选中有文本区域的最右下一个单元格（该单元格中不一定有字符）。

    快速回到A1单元格

    按下Ctrl+Home组合键，快速选中A1单元格。

    快速复制内容

    按下Ctrl+Insert组合键，可以快速将单元格中的内容复制到剪贴板中，与按Ctrl+C组合键不同的是，当选中另一个单元格时，只要按下Enter键，即可将上述复制的内容粘贴到该单元格中。

    快速加粗/取消文字

    按Ctrl+B或Ctrl+2组合键，可以使单元格中的文本加粗或取消加粗。

    设置/取消倾斜文本

    按Ctrl+I或Ctrl+3组合键，可以使单元格中的文本倾斜或取消倾斜。

    设置/取消下划线

    按Ctrl+U或Ctrl+4组合键，可以给单元格中的文本加上或取消下划线。

    一次选中批注单元格

    按下Ctrl+Shift+O（字母O）组合键，可以一次性选定所有带批注的单元格。

    快速设置/取消单元格边框

    按下Ctrl+Shift+7组合键，则可快速给所菜单元格区域加上边框。

按下Ctrl+Shift+-组合键，取消边框。

    隐藏/显示单元行

    按下Ctrl+9组合键，则隐藏光标所在行，在没有进行其他操作时，立即按下Ctrl+Shift+9组合键，则取消隐藏行。

    隐藏/显示单元列

    按下Ctrl+0（零）组合键，则隐藏光标所在列，在没有进行其他操作时，立即按下Ctrl+Shift+0，则取消隐藏列。

    快速取消拆分窗口

    如果用户需要取消工作表中拆分窗口的操作，只要双击分割条即可。

    快速选定单元格区域

    单击选定单元格区域的起始单元格（或单元格区域），将鼠标指针指向选定单元格（或单元格区域）的一边，当鼠标指针由白色十字体状变成白色箭头时，按住Shift键的同时双击鼠标左键。

此时，从鼠标指针指向选定单元格（或单元格区域）的那一边（上、下、左、右）起，到工作表区域内另一端的所有非空白单元格就会被全部选中。

    快速进入编辑状态

    用户需要编辑修改单元格中的内容时，只要用鼠标双击单元格，即可快速进入编辑状态。

在单元格中双击某一单独的字符，则将该字符所在的字选中。

在工作表标签上双击，即可对工作表名称进行编辑。

    制作中式表格

    按中式封闭表格的习惯，表格的边框线要比其他部分粗。

实现此效果的方法是：

首先选中需要设置表格线的区域，单击“格式”→“单元格”，打开“单元格格式”对话框的“边框”选项卡。

在“线条样式”框内选择合适的线形，然后单击“预置”下的“内部”按钮，即可在预览框内看到设置好的内部表格线。

接着在“线条样式”框内选择一种较粗的线形，再单击“预置”下的“外边框”按钮，就可以设置好表格的外边框。

如果想打印彩色表格线，可在选择好线形后打开“颜色”下拉列表，从调色板中选择喜欢的颜色。

以上工作完成后，列标题和数据区域就成为一个完整的封闭表格。

    绘制斜线单元格

    中式封闭表格经常使用斜线单元格，Excel对此的支持比较弱。

不过，可以打开Excel的“边框”选项卡，这里有两个斜线按钮，它们可以在单元格中画左、右斜线。

     清除数据时跳过隐藏的单元格

    在清除数据时如果选区中包含了隐藏的行或列，这部分隐藏的行和列中的数据也会同时被清除，如果不想清除隐藏区域中的数据该如何操作呢？

选中要清除的数据区域，按F5键，单击“定位条件”按钮，选择“可见单元格”，按Delete键清除。

显示隐藏的行或列，怎么样？

数据一个没少吧。

       在单元格中打钩

       很多朋友在Excel单元格中打“√”号都是通过插入符号命令来插入的，试试下面的方法：

按住Alt键不放再输入小数字键盘上的数字41420，松开Alt键即可。

       有趣的Shift键

       在Excel中按住Shift键可以使某些按钮的功能发生改变：

打印和打印预览功能交换，升序和降序功能交换，左对齐和右对齐功能交换，居中对齐和合并居中功能交换，增加和减少小数位数功能交换，增加和减少缩进量功能交换，增大和减少字号功能交换等等。

        添加监视点　实时监控Excel的单元格

       Excel的“添加监视点”可以让您对某些特殊的单元格进行实时监控。

即使这些单元格位于其它工作簿或本工作簿的屏幕以外位置也能实现，只要对所监控的单元格的数据进行修改，立刻可在监视窗口中观察到，无需再左、右、上、下点击拉动滚动条来进行切换。

      实现方法:

鼠标右键单击需进行监视的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“添加监视点（W）”，在出现的“监视窗口”中就会把该单元格列入监控范围。

       编辑提示:

你也可以通过这个窗口来添加监视点。

假如您不喜欢这样的浮动窗口方式，将该“监视窗口”拉到工具栏位置，“监视窗口”就会自动插入到工具栏与单元格表单中间。

       如果您不需要这个监视点了，既可鼠标右键单击单元格通过快捷菜单来删除，也可在“监视窗口”选中该监视点，然后点击“删除监视”按钮即可。

        Excel的同一单元格中为中文添加拼音注释

    由于工作的需要，经常要为中文添加拼音，这样可以为某些生僻的汉字加上拼音注释。

假如是在word中倒也非常简单，但Excel2000/2002中不仅没有提供“拼音指南”这一工具，而且当希望在同一单元格中同时显示拼音和中文字符时，只能先输入拼音，然后按下Alt＋Enter键接着输入中文，真是麻烦死了。

    1．激活拼音信息的显示模式

    其实，我们可以利用Excel2000/2002内置的“拼音信息”功能来达到这一目的。

首先选中需要输入拼音的单元格区域，然后在“格式”菜单中选择“拼音信息”项，从子菜单中勾选“显示或隐藏”命令，这样就可以为该单元格区域激活拼音信息的显示模式，否则即使输入后也处于隐藏状态。

图1输入中文和拼音

    2．编辑拼音

    接下来，我们就可以正常键入中文，然后从“格式→拼音信息”菜单中选择“编辑”命令，现在就可以直接在单元格的上半部区域输入相应的拼音了，效果如图1所示。

    3．调整拼音与中文文字的融合度

    一般情况下，由于拼音缺省使用半角字符，而且又缺省使用左对齐模式，因此看起来不是那么美观。

建议从“格式→拼音信息”菜单中打开“设置”对话框，这里不仅可以调整拼音的字体、字形、字号、下划线、颜色等格式，更妙的是还可以在“设置”选项卡中重新设置拼音与文字的对齐状态，例如左对齐、居中、分散对齐等，如图2所示，建议选择“分散对齐”，这样拼音与文字就可以一一对应了。

图2“拼音属性”对话框

    假如你已经更新至Excel2003，请执行“格式”菜单的“拼音指南”工具，选择“编辑”命令即可为单元格中的文字添加拼音，但默认设置却是隐藏拼音，因此我们还需要手工设置为“显示”模式才行。

      Excel中样式的两种使用方法

    在Excel中有许多技巧不仅可以提高我们的工作效率，还会带来特殊的编辑效果。

比如说使用条件格式就可以让满足不同条件的内容，以不同的格式显示，让我们一目了然。

今天我们就来看一看Excel样式的几种使用方法，掌握了这几种方法，在某些时候会给我们带来很大的方便。

　　根据单元格直接创建样式

　　1．增加样式工具。

右键单击工具栏，在弹出的菜单中选择“自定义”，就会弹出自定义对话框，选择“命令”选项卡，在“类别”一栏中选择“格式”，在右边的“命令”中选择“样式...”（如下图所示），并把“样式...”图表拖动到“格式”工具栏中，放在“字体”工具的后面。

　　2．根据单元格创建样式。

在我们设置好一个单元格的格式之后，就可以简单又迅速的将其格式以样式的形式保存起来。

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