P45招标基础制度.docx
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P45招标基础制度
内部资料（注意保密，不得外传）
新城控股集团股份有限公司制度文件
营销采招体系管控及实施细则
文件编号：
XCKG-住开-YX-ZD-2017-01号
版本：
A/0
编制部门：
日期：
审核：
日期：
审批：
日期：
发布日期：
实施日期：
第一章总则
第一条目的
为提升供应商服务质量，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则选取供应商，规范新城控股住宅开发事业部的营销类供应商各环节业务的管控，特制订本制度。
第二条适用范围
本规定适用于新城控股集团住开事业部及其城市公司的所有营销类供应商的选择，包括但不仅限于代理类、制作类、宣传类、活动类、户外类、广告类等营销服务型供应商及资源型供应商。
第三条术语与定义
（一）供应商：
合作事宜对应的乙方公司。
（二）招标：
金额比较大或比较重要的合同事项进行公开招标，根据评分规则选择最优供应商进行合作。
（三）战略直委：
合作事项涉及乙方单位为总部战略供应商或经确认的区域战略供应商，且合作事项经方案审批流转完成的，可以直接与乙方进行合作。
（四）垄断直委：
合作事项涉及乙方单位对该资源享有垄断及排它权利的供应商，且合作事项经方案审批流转完成的，可以直接与乙方进行合作。
（五）比价直委：
合作事项金额相对较小，风险相对可控，为提高运营效率，可以在供应商库中选择同水平的3家供应商进行报价，可以直接与价格最低的乙方进行合作。
（六）目标成本：
单次营销事项所产生的最大成本要求。
（七）标底：
单次营销事项所产生的最大总价要求。
（八）标段：
同一事项需供应商中标的数量要求。
第四条职责分工
职责
项目
城市公司营销部
市场营销中心
财务管理中心
分管副总裁
总裁
编制、修订、解释本流程
参与
主责
视情况参与
审核
审批
供应商认证
发起
审核
供应商考察
发起
负责城市公司层面
负责营销中心层面
供应商入库
发起
负责城市公司层面
负责市场营销中心层面
招标方案编制
发起
按权限审批
按权限审批
按权限审批
按权限审批
按权限审批
招标组织（发标、答疑等）
发起
负责城市公司招投标
按招标要求参与
评标
发起
负责城市公司招投标
按招标要求参与
商务谈判
发起
负责城市公司招投标
按招标要求参与
定标
发起
负责城市公司招投标
按权限审批
按权限审批
按权限审批
按权限审批
合同/协议签订
按权限审批
按权限审批
按权限审批
按权限审批
按权限审批
按权限审批
供应商结算评估
主评
过程审核
过程审核
按权限审批
按权限审批
按权限审批
供应商年度评估
参与
主评
按要求参与
流程监督检查
主责
按要求参与
第二章指导原则
第五条实用性原则
充分考虑营销供应商类别的多样性和复杂性，按照不同的供应商类别，提供实用、可行的管理制度和工具，做到因类制宜，以保证供应商管理工作的顺利开展。
第六条风险可控原则
通过规范供应商管理的各个环节，有效规避可能存在的法律、经济风险和其他可能对我司产生不利影响的行为和现象。
第七条高效性原则
通过对供应商管理各个环节操作流程和审批流程的优化，有效提高管理的效率。
第八条分级管理原则
一类、二类及重点的供应商招标均由城市公司营销部主控。
第九条成本优先原则
所有供应商招标工作均以降本增效为原则
第三章管理要求
第十条供应商管理要求
（一）、供应商注册认证
所有供应商须通过公司外网采购平台（
（1）、供应商通过外网注册，应根据要求填写企业资质等信息，应确保信息真实有效。
所填报信息包含但不限于：
企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人信息、联系人信息、所提供产品或服务的相关资质文件、近三年完成或在进行的同类业绩清单等。
（2）、供应商注册完成后，发起认证审批，经城市公司供应商管理岗进行合规性审核后生效。
（3）、供应商认证审核要点：
企业三证信息的真实性及有效性；从事所填报产品或服务的资质文件完整性和一致性。
（二）、供应商考察
针对销售代理类（含中介）、广告企划类、印刷类以及其他需要机器厂房设备的供应商，城市公司营销部必须组织现场实地考察，按标准填写附件2：
《供应商实地考察表》，考察通过后，可加入供应商库，并完善相应档案信息；实地考察内容应包含但不限于如下内容：
供应商业绩、公司组织架构、公司综合实力及服务质量；供应商现有机器设备、厂房、机房等实际情况；供应商成本控制能力。
（三）、供应商入库
1、供应商在在外网注册后，审核岗人员需要在明源内网中审核供应商的注册信息，审核通过后才能进行后续的业务交互。
2、入库审核步骤包括：
1、供应商注册完成并形成待审核的外网注册准供应商；2、分配资料审核人，完成供应资料审核；3、发起人上传供应商实地考察表；4、对资料齐全正规的外网注册供应商审核入库。
（操作示例见附件3：
新城集团采购平台供应商审核指引）
3、外网注册的供应商，若已完成入库，后续资料如涉及变更，供应商须在外网调整，提交后由内部对应资料审核人员进行相应审核。
第十一条招标管理要求
（一）、招标适用范围
一级分类
二级分类
三级分类
合同性质
服务型
供应商
代理类
营销企划，销售代理，分销，中介，物业管理，其他代理
单次合同
制作类
印刷，喷绘，效果图，宣传片，模型，礼品，花卉，其他制作
单次合作金额≧20万
单次合同
宣传类
横幅，短信，CALL客，行销，派单，其他宣传
其他
年度框架合同
活动类
活动公司
（二）招标过程要求
1、时间要求
（1）、单次招标为该推广动作开始前尽早展开，确保事项进行时合同审批完成。
（2）、年度招标为每年12月份，为下一年度供应商合作进行筛选。
2、招标小组成员
（1）、招标小组人数必须由来自二个及以上直接业务部门的人员组成，原则上≧6人，≦9人。
应划分为技术组、商务组，每组人数均≧3人。
（2）、与投标单位有利害关系的人员不得作为招标小组成员。
（3）、组成
类别
职责内容
组长
副组长
组员
一类招标
营销企划、销售代理供应商定标
城市公司总经理
城市公司营销第一负责人
特别重要事项需市场营销中心相关人员列席
城市公司成本及采购条线负责人
城市公司营销部相关人员
二类招标
单次合作金额≧20万元制作类、活动类定标
城市公司营销第一负责人
城市公司营销部经理
城市公司成本及采购条线相关人员
城市公司营销部相关人员
地方类招标
年度供应商招标定标工作
项目公司总经理
城市公司营销部经理
城市公司营销部相关人员
3、招标公告
（1）、招标公告约定此次合同事项的核心内容、合作周期、对乙方要求等。
（2）、招标公告按标准填写参照附件4：
《招标公告模板》。
4、入围单位
（1）、要求
入围单位应在同一水平线上具有可比性和竞争性，必须为审核资质通过的公司供应商库中单位，且必须为1个标段≧3家、2个标段≧5家、3个标段≧7家，原则同一事项不得超过3个标段。
若出现以下情况：
区域同类型、同品质供应商有限，无法达到3家、5家和7家的要求；项目公司需区域同类型、同品质供应商进行区域协作或资源整合类合同；因区域特殊情况必须引入3个以上标段的可以根据实际情况进行供应商设置要求。
（2）、注意事项
部门经理及以上管理人员和招标负责人员，原则上不允许推荐投标单位，如因业务需要推荐投标单位的，应不得影响评标、定标工作。
5、招标文件
（1）、评分办法
采用“综合评分法”，具体商务标及技术标比例根据实际需要制定；
指导建议：
制作类、喷绘类等以价格为主导的事项，商务标占比不得低于70%；广告代理、其它设计类等以效果为主导的事项，商务标不得低于40%；技术和商务同等重要的销售代理和中介渠道类资源型事项，商务标不得低于50%（原则上技术水平相差较小的供应商优先考虑商务标占优势的）；以上因区域特殊情况的可以给总部报备，采用适合区域特点的商务标和技术标占比办法。
（2）、招标文件编写
除集团统一引进的具有区域性合作潜质的供应商招标文件由市场营销中心编制外，城市公司营销部负责其他所有供应商招标文件的编写。
（3）、招标文件重点
招标文件应详细规定可量化及考评的技术要求、工期、付款方式、评标办法、注意事项等相关内容。
（4）、流程指引
项目公司营销部策划人员发起审批，“明源系统”中“招标方案审批”，经项目营销负责人、项目公司总经理、城市公司营销部（策划、分管）审核、城市公司总经理等（具体以EKP设置为准）。
重点提示：
为确保招标审批工作的顺利进行，在流程发起前，应就流程相关附件与各招标小组成员充分沟通，达成一致。
6、发标、答疑
（1）、发标
招标方案经流程审批通过后，可向入围单位发放标书，同时做好书面记录。
（2）、答疑
投标单位对招标文件内容无法理解或招标文件存在模糊、错误、遗漏的，应书面提交问题清单，经办部门起草答疑文件，经招标小组会签后，下发所有入围单位。
7、开标、评标
（1）、开标要求
、应在招标文件规定的时间、地点公开进行。
②、开标必须有招标小组成员商务标、技术标各至少三人参加。
③、开标时应检查标书密封情况，按递交投标文件的逆序公开唱标并记录，投标单位授权委托人对开标结果签字确认。
、具体要求按照《招标文件》中详细规定进行。
（2）、评标要求
、招标小组组长主持评标工作，评标过程中招标小组成员应全程参与，确因特殊情况无法参加须授权胜任人员参加，报招标小组组长批准。
禁止XX的人员参加评标并签署意见。
招标小组成员要独立行使职权、承担责任，禁止私下串通、人为操控及代替打分。
②、严禁在开标后变更评标办法。
③、必须进行深入、全面的标函分析，具备定标条件的必须定标，确实不具备定标条件的应进行清标，且清标次数不能超过2次。
、开标后禁止接受个别投标单位的优惠降价，进行单独议标；但开标后允许三家在公平、公正前提下继续进行整体议价，择最低价中标。
（3）、评审内容及流程
、初步评审：
初步评审不合格，按无效投标处理。
包括但不限于以下内容：
1）、按照招标文件的规定打印或填写、装订，字迹清晰；
2）、投标文件上法定代表人或获授权代表的署名及投标单位的公司印鉴齐全；
3）、按照招标文件要求填写各清单项目的单价及总价；
4）、提供招标文件要求的其他有关投标资料；
5）、符合招标文件的各项实质性要求，无重大偏离。
②、技术标评审：
技术标评委进行技术标评审并会签，若确定为不合格，则按无效投标处理。
包括但不限于以下内容：
1）、投标人资历及经验评审；
2）、投标人服务表现能力评审；
3）、投标人合作计划评审；
③、商务标评审：
如对投标总价做出分析认为确已实质上低于成本价，则按无效投标处理并会签。
商务标评委对有效投标文件进行商务标评审并会签，包括但不限于以下内容：
1）、投标总价及单价合理；
2）、未提出偏离招标文件要求的特别声明；
3）、符合招标文件规定的其他条件。
8、定标结果
（1）、时间要求
招标工作结束后第一时间发起定标结果审批。
（2）、金额要求
定标金额不得超过该事项目标成本，也不得超过该事项标底；若同时多家中标的，多家中标单位中标金额之和为定标金额。
9、违规事项
（1）、围标事项：
2家或多家关联供应商联合参与同一事项招标，采用抬高价格拉大价差的方式使其中一家供应商中标的行为为围标；城市公司必须前置严查及提防此类事件发生，若产生围标则在联合巡检中予以扣分处理。
（2）、串标事项：
策划人员串通供应商，违规泄露招标相关核心内容，帮助供应商中标的为串标；串标事项一经发现，相关人员根据情节轻重予以严肃处理。
（3）、其它违规：
为规避招标时间及费用问题，过程中弄虚作假，扰乱正常招标秩序的一经发现，相关人员根据情节轻重予以严肃处理。
10、其它说明
（1）、营销招标采取线上线下同步进行的方式，线上流转需以线下招投标过程文件为前提；相关招标系统文件参照附件5招标管理工具。
（2）、特殊项目特殊原因确实无法严格按照招标管理办法中规定进行招标的，须提前请示集团市场营销中心及总裁室，得到明确答复后再根据实际情况执行。
第十二条直委管理要求
通过免招标即直委方式确定供应商分三种情况：
战略直委、垄断直委与比价直委。
（一）、直委适用范围
1、战略直委
（1）、住开总部营销中心通过战略招标甄选并签订战略框架协议的供应商，住开下辖所有城市公司营销部门可根据自身需要与此类供应商直接委托进行免招标申请，物业公司新城悦无需招标可直接作为战略供应商。
（2）、对住开营销中心授权的下辖城市公司营销部门进行战略招标甄选并签订战略框架协议的供应商，授权城市公司经与营销中心报备后可根据自身需要与此类供应商直接委托进行免招标申请，授权城市公司战略供应商只限授权城市公司进行直接委托，不可垮区域和城市。
2、垄断直委
（1）、首轮经过招标拟定合作供应商（合作周期不得低于3个月），后续涉续约事项的可以根据城市公司评估情况，以效率为先为原则经与中心报备后可以直接走垄断直委（续约合同周期也不得超过3个月），具体效果评估见附件6：
供应商效果评估报告要求。
（2）、供应商为政府垄断或独家垄断经营的资源型供应商，可直接委托进行免招标申请。
一级分类
二级分类
三级分类
合同性质
服务型供应商
活动类
活动场地，联合商家，其他活动类
单次合同
资源型
供应商
户外类
户外，LED，电梯，楼宇液晶，灯箱，公交广告，车身广告，其他户外
广告类
报纸，电视，电梯，网络，直邮，夹报，其他广告
3、比价直委
一级分类
二级分类
三级分类
合同性质
服务型
供应商
制作类
印刷，喷绘，效果图，宣传片，模型，礼品，花卉，其他制作
单次合作金额＜20万
宣传类
横幅，短信，CALL客，行销，派单，其他宣传
活动类
活动公司
单次合同估算金额<20万元且不在年度框架合同范围内的营销服务型供应商可根据实际情况通过比价委托方式确定。
（二）、直委要求
1、战略直委
战略直委除物业公司（新城悦）外其它均以住开营销中心下发的说明文件为准；城市公司战略供应商务必于营销中心报备同意后方可生效。
2、垄断直委
续约走垄断直委的务必提供效果评估文件，先行报备营销中心确认后方可进行流程申请。
户外、广告类供应商必须确定为一手资源供应商或具有独家代理资质的供应商，提供资源性证明及由成本部门参与洽谈的营销价格洽谈记录表。
3、比价直委
项目公司营销部在合格供方信息库中选择至少3家供应商进行询价，提供至少三家同等事项的盖章版报价单，正式谈判需项目公司成本部门参与，最终谈判结果由两个部门共同签字确认，形成营销价格洽谈记录表。
若确因区域供应商数量限制无法进行3家比价的，需在方案审批及入围审批环节进行说明，经营销中心审核确认后再进行流转。
4、其它要求
所有直委类型定标金额不得超过该事项目标成本，也不得超过该事项标底；若同时多家中标的，多家中标单位中标金额之和为定标金额。
（三）、违规事项
1、所有营销类直委（战略、垄断直委与比价直委），严禁拆分标段。
以下情况可视为拆分标段：
（1）、未经招标，一年内与同一合作方发生相同业务三次以上，且累计金额达到10万元；
（2）、未经招标，一个月内与同一合作方发生相同业务两次以上，且累计金额达到5万元。
属上述范围的营销类业务，项目公司不得签订合同。
确有特殊原因，项目公司需上报市场营销中心总经理审核，分管副总裁批准后方可执行。
2、所有直委审批金额必须准确，严禁弄虚作假，否则以重大策划事故进行处罚。
第十三条免招采管理要求
（一）、免招采适用范围
1、新进城市
新进城市明源系统尚未建立，可进行免采招系统申请。
2、新开项目明源流程尚无搭建
新增项目需开设明源，在明源系统搭建完成期间，若事项特别紧急的可以申请进行免招采。
（二）、免招采要求
免招采是指可以不通过采招制度，经免招采流程审批完成后可以直接签订合同；但免招采仅可免去线上明源审核流程，根据事项要求项目必须进行线下招标或直委，以此作为基础附件进行免招采申请（EKP免招标合同审批单）。
（三）、特殊说明
特殊项目特殊原因确实无法严格按照招采管理办法中规定进行招标或直委的，须提前请示集团市场营销中心及总裁室，得到明确答复后再根据实际情况执行。
第四章附则
第十四条制度解释
本管理制度解释权归新城控股集团住宅开发事业部市场营销中心所有。
第十五条生效实施
本制度自发布之日起实施，其他相关管理制度、办法若与本制度冲突，以本制度为准。
第十六条附则
附件1：
供应商外网注册导引
附件2：
供应商实地考察表
附件3：
新城集团采购平台供应商审核指引
附件4：
营销类招标公告
附件5招标管理工具-1：
《招标工作计划》
附件5招标管理工具-2：
《入围标准及入围名单》
附件5招标管理工具-3：
《招标小组成员名单》
附件5招标管理工具-4：
《评标办法》
附件5招标管理工具-5：
《招标文件》
附件5招标管理工具-6：
《招标回标记录表》
附件5招标管理工具-7：
《招标小组成员签到表》
附件5招标管理工具-8：
《技术标评分表》
附件5招标管理工具-9：
《商务标评分表》
附件5招标管理工具-10：
《综合评分表》
附件5招标管理工具-11：
《二次议价表》
附件5招标管理工具-12：
《二次议价商务标评分表》
附件5招标管理工具-13：
《二次议价综合评分表》
附件5招标管理工具-14：
《定标结果表》
附件6：
供应商效果后评估报告要求
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