最新会计报表处理系统操作步骤.docx

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最新会计报表处理系统操作步骤

会计报表处理系统操作步骤

总账操作流程

1、安装总账系统。

（使用setup文件安装系统）

2、增加新账套。

（启用“系统操作台”，增加操作员、建立新账套、设置操作员权限）

3、进入总账系统。

（启用“总账”账务系统）

4、从第4步建立会计科目开始到第8步设置凭证类别（即图中虚线所括部分），是对账套进行的初始设置，应该根据本企业的特点进行相应的设置。

5、从第9步到第12步是每月进行的日常业务。

当会计科目、各辅助项目录、期初余额及凭证类别等已录入完毕，就可以使用计算机进行填制凭证、记账了。

6、从第13步到第15步是月末需进行的工作，包括月末转账、对账、结账，以及对会计档案进行备份等。

总账系统快捷键

快捷键使用处功能

F1系统各处帮助

F2系统各处.参照

F3调用常用凭证、常用摘要选入常用凭证、常用摘要

F5填制凭证等增加单据

F6填制凭证等保存

F7系统各处查看会计日历

F8系统各处常用凭证切换科目；录入常用凭证分录

F9系统各处计算器

F11制单反算外币、汇率

F12审核凭证审核凭证

=制单计算借贷方差额

Ctrl+I系统各处增加（插入）记录

Ctrl+D系统各处删除记录

Ctrl+L制单显示/隐藏数据位线（除千分位线外）

Ctrl+K系统各处查询

Ctrl+H对账显示/隐藏菜单中【恢复记账前状态】功能

Ctrl+P系统各处打印

Alt+F4系统各处退出

会计报表处理系统

数据处理流程：

报表格式设计

填写计算数据

校验平衡

报表输出

制作一个报表的流程：

在以下步骤中，第一、二、四、七步是必需的，因为要完成一般的报表处理，一定要有启动系统建立报表、设计格式、数据处理、退出系统这些基本过程。

实际应用时，具体的操作步骤应视情况而定。

第一步启动UFO，建立报表

第二步设计报表的格式

第三步定义各类公式

第四步报表数据处理

第五步报表图形处理

第六步打印报表

第七步退出UFO

操作步骤：

一、启动UFO

1、“开始”——“所有程序”——“用友软件教育专版”——“财务系统”——“UFO表”

2、账套及时间初始设置：

输入相应的总账账套号及会计年度（如：

账套号888会计年度：

2010）

二、创建报表文件

启动报表系统后，点击“文件”——“新建”，就建立了一个报表文件，一张空的表格。

三、定义报表格式（以资产负债表为例）

1、设置报表尺寸

“格式”——“表尺寸”——行数（41）——列数（8）——确认

2、定义行高和列宽

“格式”——“表尺寸”——行高（输入相应数字）——列宽（输入相应数字）——确认

也可用鼠标定拖动的方法来设定，操作与EXCEL类似。

列宽应设置为能够放置最宽数据为原则，否则生成报表时会提示数据溢出的错误。

3、画表格线

选中画线区域——“格式”——“区域画线”：

选择相应线型及样式——确认

（注：

要取消表格线，选择相应的区域，在对话框中选相应的画线类型样式为“空线”即可。

）

4、定义组合单元

选定区域——“格式”——“组合单元”：

选择相应选项（整体组合、按行、列组合等）

5、设置单元属性和单元风格

选定区域——“格式”——“单元属性”——“字体”、“对齐”等。

设置单元类型及数据格式、对齐方式、字型、字体、字号、颜色及边框样式等。

*新建报表的所有单元的类型均默认为数值型，输入项目内容后即自动转变属性。

6、定义关键字

关键字有6种：

单位名称单位编号年季月日，另可自定义关键字。

同一表格中关键字只能定义一次，不能重复。

（1）设置关键字：

“数据”——“关键字”——“设置”：

选择相应选项——确认

（2）调整关键字位置：

是指关键字在某单元的起始位置，超长时可能会重叠，需设置偏移量来调整。

“数据”——“关键字”——“偏移”：

输入偏移量——确认

*如：

负数表示向左，否则相反。

偏移量150则向右移动150个单位，偏移量-20则向左移动20个单位。

7、输入项目内容

即输入标题、表头、表体项目、表尾等。

需在格式设计状态下进行各项内容的输入。

8、保存报表文件

设置完成后需点“文件”——“保存”对报表文件进行保存。

四、定义计算公式

两种办法定义计算公式：

直接输入公式和交互式输入公式

1、直接输入公式：

如F5=D5+B5

2、交互式输入公式：

（在向导的提示下，一步步输入计算公式）

选中单元——点编辑框中的“fx“——“函数向导”——“用友账务函数”：

相应函授名——下一步——“参照”——选择相应账套号会计年度（或默认）——“科目”——“期间”——“方向”——确认。

一般公式、函数的理解和输入：

（1）从本表或其他报表取数：

C4=3000对C4单元格赋值3000

C5=A6将A6的值填入C5

E20=D20-B20D20减去B20的值填入E20

B20=B6+B10+B15三个单元格相加的和填入B20

D20=TOTAL（B1：

B10）B1至B10求和，值填入D20

D10=D10@3第3张表格的D10单元的值填入本表D10（类似于表间相对引用）

E7=“利润表.erp“->D4@5将利润表第5张表格的D4单元数据填入E7

（2）从总账、明细账、辅助账等其他核算子系统取数：

（应使用报表处理系统定义的函数）

函数格式，（以QM函数为例）

点“fx”——定义公式（选函数向导）——用友账务函数——选“QM”——下一步——直接录入函数或点“参照”——选择相应内容——确认。

QM（科目编码，会计期间，[方向]，[账套号]，[会计年度]，[编码1]，[编码2]，[截止日期]）

其中：

[]是可选输入项，其他为必输入项。

例1：

B3=QC（“1001”，月，，，，，，）

获取默认账套，指定月份，1001（现金）科目的期初额填入B3。

例2：

D10=F|S（“5001”，月，“贷”，“200”，2005，，，）

获取2005年第200套账指定月份，5001（）贷方发生额填入D10。

单元格函数取数示例（以资产负债表为例）：

货币资金：

年初数=QC（”1001”,全年,,,2010,.,）+QC（”1002”,全年,,,,,,）+QC（“1009”,全年,,,,,,）

期末数=QM（”1001”,月,,,2010,,,）+QM（”1002”,月,,,年,,）+QM（“1009”,月,,,年,,）

短期投资:

年初数=QC（”1101”,全年,,,年,,）+QC（”1102”,全年,,,年,,）

期末数=QM（”1101”,月,,,年,,）+QM（”1102”,月,,,年,,）

应收票据:

年初数=QC（”1111”,全年,,,年,,）

期末数=QM（”1111”,月,,,年,,）

固定资产净值:

年初数=?

C26-?

C27）期末数=?

D26-?

D27）

流动资产合计:

年初数=ptotal（?

C7:

?

C19）期末数=ptotal（?

D7:

?

D19）

资产总计:

年初数=?

C20+?

C24+?

C34+?

C39+?

C42）

期末数=?

D20+?

D24+?

D34+?

D39+?

D42）

短期借款:

年初数=QC（”2101”,全年,,,年,,）期末数=QM（”2101”,月,,,年,,）

应付票据:

年初数=QC（”2111”,全年,,,年,,）期末数=QM（”2111”,月,,,年,,）

应付账款:

年初数=QC（”2121”,全年,,,年,,）期末数=QM（”2121”,月,,,年,,）

流动负债合计:

年初数=ptotal（?

G7:

G21）期末数=ptotal（?

H7:

?

H21）

负责和所有者权益（或股东权益）总计:

年初数=?

G32+?

G42期末数=?

H32+?

H42

五、定义审核公式

1、报表审核公式

在会计报表中有些数据之间往往会存在某种对应关系，如资产负债表的资产合计应等于负责与所有者权益的和，这种关系被称为钩稽关系。

实际工作中，利用钩稽关系对报表进行检查是保证报表正确性的重要手段。

2、定义审核公式

审核公式的定义就是用逻辑表达式把要检查的所有钩稽关系以审核公式的形式预先存入计算机，为检查所编制报表的正确性。

审核公式的格式：

（比较运算符有：

=><>=<=<>）

算术或表元表达式比较运算符算术或表元表达式[MESS“说明信息”]

如：

C41=G41MESS“期初资产总计不等于期初负债他和所有者权益总计”

报表C41单元的值必须等于G41的值，否则，在屏幕上显示出“期初资产总计不等于期初负债国所有者权益总计”的提示信息。

3、审核

“数据”——“编辑公式”——“审核公式”在对话框中输入审核公式如上例——确定。

在以上报表设置后，就可生成报表了。

生成报表时必须确定日期，资产负债表和利润表须在月末结账以后才能生成。

六、生成报表

1、设置报表与账簿之间的对应关系

设置报表与账簿之间的关系简称为账套初始，生成报表之须前指定报表数据来源的账套和会计年度。

“数据”——“账套初始”：

输入账套号、会计年度——确认。

（此操作系统首次登陆时已设定）

2、输入关键字

“数据“——“关键字”——“录入”输入相应内容——确认——“是否重算”——“是”

3、重新计算报表

“数据”——“表页重算”——“是”

整表计算是所有表页重新计算表页重算是当前表页重新计算

4、审核报表

“数据”——“审核”系统自动对报表数据进行审核

按照审核公式审核表内关系，如错修改后需重新计算、审核报表，直到不出任何错误为止，报表正确。

七、报表输出

报表编制好后，就可输出。

1、报表输出的内容

（1）输出报表结构（表样）只输出报表结构和格式，不输出数据

（2）输出编制完整的报表报表的所有内容

（3）输出能被其他处理系统接收的数据如DBF或TXT等文件形式输出

2、报表输出的方式

（1）屏幕显示

（2）打印机输出（打印）（3）磁盘输出（另存）（4）网络输出（供网络用户使用）

3、打印设置

使用“打印设置”功能，可根据需要设置页边距、页眉、页脚、纸张大小、纸张来源等。

八、调用报表模板

UFO提供的报表模板包括了19个行业的70多张标准财务报表（包括现金流量表），也可以包含用户自定义的模板。

用户可以根据所在行业挑选相应的报表套用其格式及计算公式。

操作步骤：

1、先确认是“格式状态”（点取“格式/数据”按钮，进入格式状态）；

2、“格式”——“报表模板”——行业（选择相应行业）——财务报表（选择表格名称）——确认

再重复第六步步报表生成的操作即可获得相应报表，生成相应报表后要对新表格进行保存操作。

常用功能键

键盘作用

帮助键。

在任何状态下，显示帮助内容。

在没有菜单项和对话框被激活时，按F1键弹出“帮助主题”窗口；在有菜单项和对话框被激活时，按F1键弹出与当前操作相关的帮助内容。

+菜单字母用来选择菜单，激活菜单上的指定菜单项。

不单独起作用，只有与其它键组合才起作用。

在对话框中各个选项之间正向转换。

在对话框中各个选项之间逆向转换。

在输入时，放弃已输入内容；在对话框时，等同于取消按钮。

数据处理时,到上一屏。

数据处理时,到下一屏。

<←Backspace>删除当前光标前一个字符。