试验检测报告档案管理办法.docx
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试验检测报告档案管理办法
试验检测报告档案管理办法(试行)
为进一步强化本所试验检测资料档案工作的目标管理,使我所试验检测报告档案工作向着标准化、规范化的方向全面发展,本着方便查阅、存档的原则,并根据近几年的工作实践,制订“试验检测报告档案管理办法”。
一、试验资料整理办法:
(一)试验检测资料应按工程大类及合同号分别归档。
工程大类按软基处理工程、路基桥涵工程、路面工程、附属工程划分,每一大类中按不同的施工合同号区分,同一施工合同号按不同试验检测项目归类,但标准试验如击实、配合比验证、级配等应按不同的合同号单独、单向归档。
(原始记录装订成册,单独存放)
(二)为了便于整理,表中件号(报告份数,一分为一件,如有复检,复检件与原件为1件,按时间及报告编号顺序排列。
抗压强度等,7天、28天算一份完整报告,装订在一起为一件,验证报告一整套算一份完整报告。
)每月列一标题。
(三)每月各室资料员将上月资料(原始报告)整理归档,待整个工程(或一个分项工程)完工后,将整理好的资料以盒为单位列一清单交生产办,由生产办审核合格后移交档案室统一管理。
(要填写移交清单,一式两份,双方各留一份)。
(四)验收资料,包括原始记录和报告单独集中归档,待项目完工后一同交回。
(质监站委托交工验收资料,每次验收完成后将质监站下发的验收路段桩号单、原始报告及原始记录一同交生产办,且报告按装订格式整理,交生产办统一装订并核算工作量,未及时交回造成工作量漏报的由验收检测负责人及室资料员负责)。
(五)地方道路及对外承担的委托试验检测要求同上,但必须单独归档存放,不得与高速公路项目混在一起,且原始记录也应单独使用另一本并写明地方道路名称或委托试验。
(地方道路按项目分类)
(六)委托检测中心做试验单独存放,按类分开(一个试验类别写一条目)。
(七)所交回正式资料,卷内目录一式两份,一份装在档案盒里,另一份交生产办且交回电子版一份。
档案盒侧面由各室资料员同一贴标签,标签的格式、字号大小按生产办的统一格式;档案号由生产办统一编写。
二、试验检测报告归档流程:
建立完整的试验资料建档、借阅、销毁的管理体系
(一)各室按“试验资料整理办法”的要求移交试验报告,建立完整有序的档案交接程序,制订“档案移交(接收)登记表(移交格式如附表1):
(二)建立档案借阅制度,设立试验检测报告档案的“借阅档案登记表”,确保档案的真实、精确、完整性;(借阅档案登记表格式如附表2);
(三)建立档案利用制度,设立制定“档案利用效果登记表”,对档案的使用情况实时跟踪,取长补短,更好地促进试验报告档案工作的改进。
(档案利用效果登记表格式如附表3);
四)生产办对库藏的档案,根据需要定期进行鉴定工作,对无
保存价值或失去保存价值的档案提出存毁意见,编制销毁清册,提出销毁申请或报告,待所领导审查并签署意见后报上级机关审批,待审批过后,指派专人销毁,防止失密。
并制订“档案销毁清册”。
(档案销毁清册格式见附表4);
三、本办法自公布之日起试行。
二零一五年三月十八日
档案移交(接收)登记表
骨口.序号
题名
年度
移交
(接收)
日期
文号或图号
页数
保管
期限
备注
借阅档案登记表
骨口.序号
日期
档号
题名
利用目的
借阅人
签字
归还
日期
备注
档案利用效果登记表
利用
日期
利用
部门
姓
名
档
号
案卷
或文件
题名
利用
目的
利用效果
档案销毁清册
批准人:
编制部门:
日期:
顺
序
号
题名
年度
档号
卷内文件
原期限
已保管年限
备注
件数
页数