档案管理制度初稿桌面1.docx

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档案管理制度初稿桌面1

广东省新台高速公路南延线工程

广东省新台高速公路南延线工程T合同段

档案管理制度

广东省长大公路工程有限公司

广东省新台高速公路南延线工程T合同段

二0一三年十一月七日

档案管理制度

一、编制目的：

为规范本建设项目的工程档案管理，加强工程内业资料编制质量，确保工程档案资料准确、系统、完整，为工程档案交（竣）工的顺利验收和移交奠定基础，按照公司实行标准化管理的目标，特制定本制度。

二、制定依据：

1、交通部颁发的现行公路工程标准、规范、规程；

2、国家档案局《国家重大建设项目归档要求与档案整理规范》；

3、交通部令2004年第3号《公路工程（竣）交工验收办法》；

4、粤交办函[2002]404号《广东省实施公路建设工程项目文件材料立卷归档管理办法》；

5、深汕西台建[2013]39号《新台高速公路南延线项目工程档案管理办法》；

6、长大公司四标一体程序文件。

三、组织机构

项目部成立工程内业档案管理小组

组长：

何军锋

副组长：

马小娟

组员：

肖琴洪森泉沈安琪练健雄

洪敏珊钟泽锋杨春云丁长鑫

四、编制要求

1、项目部的档案资料是指从项目部的组建、成立、施工过程到工程交竣工中形成的全部资料，包括文字、图片、图纸、图表、计算依据、声像等。

2、本项目档案资料日常管理由项目部档案室负责，项目部不设专职资料员（由质检员兼），工程技术人员应熟悉工程技术资料各种表格填写的要求、有关规范、标准，熟悉业务、责任心强、认真细致，负责资料的收集、整理、分发、归档、保管和上报工作。

3、施工表格采用新台南延线总监理工程师办公室编制的新台高速公路南延线工程施工表格、监理表格填写。

施工表格统一用喷墨打印机打印或按A4纸的规格印刷，不能采用复印表格。

4、表格内工程内容名称的填写：

分部、分项、单位工程的填写一律以部颁《公路工程质量检验评定标准》规定名称及本项目部的分部、分项工程划分标准为准。

工程档案资料的填写要求时间准确，记录数据真实，填写项目齐全，不允许漏记或事后补记。

图样清晰、图标整洁、字迹工整、不许涂改、编造，内容真实可靠。

一律采用碳素笔或黑色钢笔书写。

不得用易褪色的工具，并严禁使用彩色笔及铅笔书写、绘制。

5、记录表格式样内所有栏目均应填写内容，不允许空白。

如因某种原因不能填写，应在该栏目画上单杠线，可能时应有说明。

填写人应签全名和日期予以确认。

填写内容应及时、真实、完整、字迹清楚，不得随意涂改。

6、所有档案资料的中的相关项目部管理人员的签名必须由本人填写，不得代签或者漏签。

7、施工表格表头填写要求

项目名称：

新台高速公路南延线工程

施工单位：

广东省长大公路工程有限公司

监理单位：

广东华路交通科技有限公司

合同段：

T合同段公路等级：

高速公路

8、对公路工程施工表格资料的要求：

资料要有二套，①手写原始资料1份；②HDS系统录入电子版资料1份。

9、公路工程施工表格的填写内容及签名：

①施检表、检表对内签名（有关项目部人员签名）由施工员负责，自检意见一栏由工程技术部洪森泉负责填写；②施检表有关测量表格对内签名（有关项目部人员签名）及对外签名（监理签名）由测量班负责，自检意见一栏由测量主管负责填写；③评表对内签名（有关项目部人员签名）及对外签名（监理签名）由质检室负责，自检意见一栏由质检负责人刘伶利负责填写；④施检表、检表的对外签名（监理签名）由工程技术部洪森泉负责；⑤试验表对内签名（有关项目部人员签名）和对外签名（监理签名）由试验室负责，自检意见一栏由试验室负责填写。

10、公路工程施工表格资料的工作范围及时间规定：

①施工员把昨天的施工桩号、施工内容、施工时间、左幅（右幅）或是全幅在每天早上（8：

00）上报到质检室马小娟处，由马小娟整理后及时下发给工程技术部、测量班、试验室，并保留施工员上报的施工桩号、施工内容、施工时间、左幅（右幅）或是全幅；②施工员、测量员、质检员做好相应资料的填写、自检意见、相关人员的签名；③试验员做好外业相应资料的填写、自检意见、对内外相关人员的签名，并同时做好原材料资料的的填写、自检意见、对内外相关人员的签名；④2天内各部门负责人找监理签名；⑤监理签名后1天内交给档案室归档；

各工序对应表格填写时间必须统一，要求各部门做好沟通工作。

11、质检室建立施工资料动态管理台帐，要求将移交资料的内容、时间、数量、名称等及时做好动态管理，便于档案资料的收集、整理及归档管理。

12、变更文件由经营部（如设计院的设计后服务函、工程变更现场办公会议纪要）按要求收集原件，并保管、归档。

13、由综合部负责项目部的收发文工作，发文要有发文稿，收文要有传阅单。

发文必须以统一的红头文件、正式文号的形式，文号按年度来编流水号，不允许出现断号、重号，并按年度建立电子台账。

14、综合部要做好发文的电子版的收集整理工作，建立发文电子文件的台帐，电子文件的收集整理方法与纸质文件一样；要求公章扫描文件上，每次发送文件同时也要把电子版一起发给业主和监理；综合部同时也要做好批复文件电子版的收集整理工作。

15、质检室按监理单位已审批划分的单位、分部、分项工程，初步预立为若干案卷（预立卷盒）进行分类积累，并在盒封面和脊背贴上标签，标注单位工程名称、分部工程名称及分项工程编号，并按分部工程编号的顺序排列上架。

为了便于查找与利用，每个资料盒立放，即盒外脊背的标题宜摆设在文件柜平视范围内。

16、资料必须是原始记录或正本，资料应用阿拉伯数字逐页编排序号，档案室应制作封面。

17、工程照片必须图像清晰，事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素要详细说明；工程照片由工程技术部负责完成，按单位、分部、分项工程分类存放；工程照片统一用数码相机拍摄，并要在电脑中分类存放，要求每月1日移交上月工程照片给档案室存档。

18、施工日志用统一格式由施工员本人详细填写，不允许由他人代写，并要签上施工日志记录及施工员的姓名。

每月1日移交上月施工日志给档案室归档，项目领导对施工员的施工日志进行不定期检查，施工日志填写的要求：

①施工日志是工程施工中对有关施工过程、技术、管理工作的原始记录，是施工活动各方面综合的真实反映；②施工日志应从工程开始至工程竣工，施工负责人逐日进行填写；③填写时必须按照实事求是的原则，除要求记载的内容需要连续和完整外，尚应字迹清晰，记录用语规范；施工日志填写的主要内容：

 ⑴日期、天气情况（含阴、雨、晴、风力、温度及潮汐情况等）；⑵有关图纸、施工技术、工艺要求的变更情况及现场的实际落实情况，现场施工中发生变更情况应及时做好工程签证、并经有关人员签字；⑶工程施工的部位、内容、进度及重要部位的质量要求，实际施工方法及实施情况、自检记录以及技术交底和安全技术交底等记录；⑷隐蔽工程验收的部位、内容、存在的问题、处理方法、简图和特殊施工过程的质量控制情况；⑸材料、构件的进场时间、数量、质量情况、有无合格证及合格证的张数，按监理要求报验；⑹各种原材料、半成品取样送检的时间、数量，试块的制作时间、制作人、试验结果及其所用部位；⑺现场重要的施工会议、有关单位（如甲方、监理等）对施工提出的技术要求，安全、质量、环境、文明管理要求及工前、工后会实施情况；⑻混凝土现场预制或浇注过程中的原材料计量抽检，混凝土拌合物抽检及现场支胎、拆模及养护情况等；⑼工地的停水、停电、待料及因天气原因停工情况，现场的人员、机械设备调入、调出情况；⑽工地上的安全、质量、环境事故发生的时间，原因及整改措施等；⑾施工日志日期（天数）必须连续，如遇到雨天不能施工在施工日志中必须体现。

五、资料管理

1、所有档案资料要达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，并对其收集、整理、保管、统计和提供利用，逐步做到规范化管理，能够反映项目建设与管理活动的全过程，原则上归档文件为原件。

文件材料内容必须真实、准确，与工程实际相符。

字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。

建立健全完善的资料管理体系和资料流程，建立全面的资料分类体系，按照流程和分类对质量保证资料进行上报、收集、整理、归档。

2、资料管理工作应与项目施工管理工作同步进行，随时做好资料的收集、整理和保管,项目竣工验收时，应形成完整、系统的资料。

资料应按要求填写归档目录，移交要有手续（移交人填好移交手续、接收人签名，各方保存）。

3、项目部档案资料管理人员应及主动地、积极地、及时地做好资料的收集与整理，各相关的生产、技术、管理人员应给予积极的配合与支持，并主动及时地上交各类资料，不得无故拖延或私自留存。

4、项目部资料管理应按施工准备、施工过程、竣工验收三个阶段：

Ⅰ、施工准备阶段

⑴设计文件：

保存设计文件、设计图纸及设计技术交底资料由（由工程技术部建立技术台帐1）；

⑵设计审查和现场调查：

保存设计审查意见书及业主回复意见，调查资料及业主回复等；

⑶施工组织设计：

保存总体施组、单位工程施组；

⑷施工方案：

保存特殊过程、关键工程、控制性工程等的实施性施工方案；

⑸标准规范：

保存各类施工规范，标准、定型图，并按盒归档，建立台帐（由工程部技术部和质检部各自建立技术台帐2）；

⑹测量成果：

保存交接桩记录，工程复测、定测资料及放样测量资料；

⑺试验资料：

保存材料取样、土工实验、配合比实验资料等单独成盒归档，并建立台帐（由试验室建立技术台帐3）；

⑻开工报告：

根据本项目单位、分部、分项工程编制开工报告，并建立台帐（由工程部技术部建立技术台帐4）；

Ⅱ、施工阶段

⑴作业指导书：

保存关键工序作业指导书；

⑵技术交底：

保存各类技术交底（三级技术交底和安全交底），并建立台帐（由工程部技术部和安全部建立各自技术台帐5）；

⑶变更设计：

保存各变更设计，并建立台帐（由经营部建立技术台帐6）；

⑷隐蔽检查：

保存各类隐蔽工程检查证，并建立台帐（由质检室建立技术台帐7）；

⑸过程试验：

保存各类过程施工试验资料，并建立台帐（由试验室建立技术台帐8）；

⑹质量评定：

保存检验批、分项、分部、单位工程质量评定，并建立台帐（由质检室建立技术台帐9）；

⑺技术创新：

保存技术创新过程中的收集资料、数据、图片等以及各类技术总结、QC或工法等；

⑻施工日志：

保存施工日志；

⑼各类原始记录：

保存施工过程中产生的如混凝土施工记录、挖（钻）孔桩成桩记录、涵洞施工记录、预应力梁张拉记录等各类原始资料；

⑽安全质量信息台账：

保存各类安全质量通知书、通报、安全质量事故等内容及制定相应整改措施（由安全部建立技术台帐10）；

⑾环境管理：

保存环境管理体系运行过程中的有关资料；

⑿安全管理：

保存安全管理体系运行过程中的有关资料；

⒀质量管理：

保存质量管理体系及各种质量管理制度；

⒁材料合格证：

保存所有材料合格证，并建立归档台帐（由试验室技术台帐11）；

⒂工程数量：

保存设计、合同、最终审核、责任成本、收方计价数量及变更设计数量。

Ⅲ、竣工验收阶段

⑴单位工程竣工资料：

随施工进度逐步完成，当一项单位工程完工后，按建设单位文件要求及时按单位工程收集整理竣工文件，绘制竣工图，以保证整个工程竣工后竣工资料的及时移交。

六、档案室管理要求：

1档案室内的档案柜要统一编号，入库的档案要按大类有系统地上架排列，做到存放有序，查找有据，实行科学管理。

2、要爱护档案，在整理、搬移、上架和提取利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要即时修补。

3、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等“七防”措施，严格控制库内的温度，保持库内清洁，每月全面清扫一次。

4、档案库要实行专人管理，工作人员要熟悉档案室室内布局及用电情况等，并经常检查是否完好，离开库房时要注意关闭落锁，关闭电源。

5、检测、试验人员须查阅技术资料（外借）要办理借阅手续，未经领导同意，不能随意复制试验、检测报告或原始记录。

资料员应严格遵守技术保密制度，未经同意，不得向与试验、检测工作无关人员借出技术资料。

技术资料存档时要办理交接手续，填写“技术资料交接单”，统一编号，以便查找。

档案管理人员调动时，必须办理档案交接手续。

七、各部室档案管理职责：

（一）综合部档案管理职责

1.负责文件的收、发管理工作，并做好文件的分类、整理及归档工作；

2.参与工程竣工资料的整理、编制工作；

（二）经营部档案管理的职责

1.负责变更资料的收集、分类、整理、归档、保管、管理工作；

2.负责建立变更台帐；

（三）试验室档案管理的职责

1．负责试验资料的收集、分类、整理及归档工作；

2．负责各种试验台帐的收集、保管、管理工作；

（四）质检室档案管理职责

1、负责竣工资料的编制、整理和归档工作；

2、建立施工资料动态管理台帐。

（五）工程技术部档案管理的职责

1．负责施工资料的编制、管理、整理及归档工作；

2．负责图纸的发送、保管和整理及各种资料的收集、整理和归档工作；

3．负责施工过程中变更资料的收集、并完成竣工图的编制；

4．负责施工日志的填写，施工日志统一用业主规定的格式详细填写，不允许漏项，并签上施工日志记录及施工员的姓名；

5．负责施工组织设计、开工报告、技术方案的收集、保管、整理及归档工作；

6．负责施工过程中相片的收集、保管、整理及归档工作；

7．参与工程竣工资料的整理、编制、验收管理工作。

（六）安全部档案管理的职责

1、负责安全日志、安全技术交底的编制、整理和归档工作；

2、建立安全生立管理台帐。

八、档案管理奖惩办法：

项目部成立档案管理工作小组，每月对质检员、施工员、试验员、测量员等以及各个部门的资料编写、收集、整理情况进行督促检查，发现问题，立即实施整改。

在项目部每周例会上档案室提出各部室资料完成情况，完成情况与当月效益工资挂勾。

广东省长大公路工程有限公司

新台高速公路南延线工程T合同段项目部

二0一三年十二月