采购管理应用方案.docx

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采购管理应用方案.docx

采购管理应用方案

一、建立采购基础资料

●目的与范围

建立采购员、供货商资料，此资料将用于采购单中。

●相关模块

采购管理

●作业方法

业务项目

内容及方法

部门/人员

电脑功能路径

建立采购员资料

按照采购员编码规则，建立采购员数据。

采购员

采购管理—基本设置—采购员资料维护

建立供应商资料

按照编码规则对供应商编码，为供应商编码并录入

采购员

采购管理—基本设置—供货商资料维护

查询供应商资料

综合查询—基本查询—供应商资料查询

二、采购价格处理

●目的与范围

建立物料采购价格资料。

在输入订单时，根据系统参数设置，以此价格作为采购订单的物料预设价格。

此功能特别适合供应商的物料采购价格变动较小的情况。

●相关模块

采购管理

系统维护—参数设置—采购设置

●作业方法

业务项目

内容及方法

部门/人员

电脑功能路径

建立采购价格资料

建立物料采购价格资料

采购员

采购管理—日常处理—采购询价维护

归档采购价格资料

将采购询价资料输出，进行归档处理

采购管理—系统报表—采购询价报表

●说明

1、如果在系统维护—系统设置－参数设置—采购设置中选择“新增时采用以采购询价资料的采购单价为默订值“，则在做采购单维护时，当新增某个物料，程序会自动取到采购管理—基本设置—采购询价维护中设置好的单价。

2、采购询价维护中，以询价日期+供应商编号+物料编号+采购批量四个字段组合作为唯一项。

也即只有这四项都相同时，系统才不允许输入。

只要其中有一项不同，系统认为都是可接受的。

因为，同一供应商、同一物料，只要它的询价日期或采购批量不同，都可能有不同的报价。

3、可通过在系统维护—系统设置－参数设置—采购设置中设置采购询价的参数，来决定供应商的询价资料是采用库存单位还是采购单位进行询价。

三、采购订单处理

●目的与范围

采购单建立，批准生效，收货，结单处理。

●相关模块

采购管理

●作业方法

业务项目

内容及方法

部门/人员

电脑功能路径

录入采购单

输入需采购的物料

采购员

采购管理—订单处理—采购单维护

审核采购单

核对采购合同原稿与已输入电脑的采购单内容是否一致

采购员

采购管理—系统报表—采购单核对报表

批准采购单

批准采购单，使该采购单在电脑中生效，并成为不能改动状态

采购主管

采购管理—状态维护—采购单批准

查询采购订单资料

综合查询—基本查询—采购订单查询

打印采购单

打印出采购单，发给供应商

采购员

采购管理—标准格式—采购单打印

采购单结单

对已完成收料的采购订单及未完成收料，但须中止的采购订单进行结单；已完成收料或超额收料的订单采用自动结单，未完成收料的采用强制结单

采购主管

采购管理—状态维护－采购单－自动结单

采购管理—状态维护－采购单强制结单

●说明

1、如果在系统维护—系统设置－参数设置—采购设置中选择“批准或取消批准，是否要经过锁定状态进行“，则所有的采购单审批都为二级审批制。

即采购单首先需锁定，然后再进行批准。

2、采购订单可由组别控制。

即在做采购单维护或供应商资料维护时，选择某一个供应商属于哪一个用户组别或某一张采购单属于某个用户组别，则在采购单维护、修改、锁定、批准采购单时，只有属于这个组别的用户，才可能看到采购单。

当然，系统管理员的权限可不受此限制。

3、采购单维护能直接修改未批准或锁定状态的采购订单，如要对已批准的采购单进行修改，首先要取消采购单批准，具体参照更改采购订单部分。

4、自动结单：

指采购订单在完成足额收料后作结案处理，使之不再参与公司日常运作。

5、强制结单：

指采购合同在执行过程中没有按要求完成，但要中止其执行，作强制结案后使之不再生效。

6、已作自动结单或强制结单的采购单，在采购单查询和一般的采购报表中，都不再输出。

已结单的采购单，只在一些统计报表和与财务应付款方面相关的程序中输出。

7、采购单批准的动作也可由采购员直接进行操作，但在已打印出的采购单报表中，需由采购主管或采购经理签字确认。

四、更改采购订单

●目的与范围

对已批准或结单的采购订单进行修改。

●相关模块

采购管理

●作业方法

业务项目

内容及方法

部门/人员

电脑功能路径

取消结单

将采购订单的状态由结单改为批准

采购主管

采购管理—状态维护－采购单取消结单

取消订单批准

将采购订单的状态由批准改为未批准

采购主管

采购管理—状态维护－采购单取消批准

修改订单

修改采购订单资料

采购员

采购管理—日常处理—采购单维护

●说明

1、根据要修改的采购单的状态，须首先将订单状态转变为未批准，然后再进行修改。

如果当前订单已结单，则按取消结单—取消批准—修改订单顺序执行，如当前订单为批准状态，则按取消批准—修改订单的顺序作业。

修改后的订单要重新批准。

2、修改后订单数量不能小于已经收料的数量。

3、不能删除曾经发生过收料业务的订单项。

4、如果采购订单是执行二级审批制，则采购单取消批准之后，还需进行采购单取消锁定，采购订单才可修改。

五、补填采购价格

●目的与范围

补填采购价格为零的采购单的单价资料。

●相关模块

采购管理、库存管理

●作业方法

业务项目

内容及方法

部门/人员

电脑功能路径

补填采购价格

补齐采购单价

采购员

采购管理—日常处理－订单补价

●说明

1、向供应商下发采购单时，由于种种原因，如询价未回复、物料采购价格领导未批复、或此种物料本身就是事后补价的、等各种原因，导致订单在录入时没有输入采购单价。

而下发采购单之后，采购价格又得到了确认，此时，即可做订单补价的操作。

2、如果在补价时，采购单已发生了收料（完全收料或未完全收料），则还应在库存管理--价格处理--收料价格维护中进行补价处理。

3、补齐订单价格，是为采购应付款和成本核算中计算物料的移动加权平均价，为了取得单价资料而需做的工作。

4、订单补价程序会自动过滤出所有采购单价为0的采购订单行记录

六、采购单跟催及对帐处理

●目的与范围

采购单的跟进及收料安排。

●相关模块

采购管理

●作业方法

业务项目

内容及方法

部门/人员

电脑功能路径

查看、跟催采购订单

查看采购单的计划收货日期、到料情况、是否延期等资料，以便仓库为收货做准备

采购员

采购管理—系统报表—收货计划报表

销售管理—系统报表—延期采购单报表

综合查询—基本查询—采购单查询

收料对帐

周期性就收料情况与供应商对帐

采购员/财务

采购管理—标准格式—采购对帐单

●说明

七、申购单处理

●目的与范围

申购单建立、批准生效、转询价单或直接转采购单

●相关模块

采购管理

●作业方法

业务项目

内容及方法

部门/人员

电脑功能路径

填制或修改申购单

建立并输入申购项目

MC文员

采购管理—申购处理—申购单维护

批准申购单

批准使之在电脑中生效，并成为不能改动状态

MC主管

采购管理—申购维护—申购单批准

打印申购单

打印出申购单并签字，作为采购的依据

MC文员

采购管理—申购维护—物料申购单报表

申购单结单

申购单完成处理后进行结单处理

MC文员

采购管理—申购处理－申购单结单

查询申购物料的采购情况

了解所申购物料的采购等情况

采购管理—申购处理－申购物料采购状况报表

查询已结单的申购单

采购管理—申购处理－申购单结单资料查询

●说明

1、申购单转采购单，可分两种情况，实际使用时，可根据具体情况进行调整，各自的流为：

a、申购单维护――＞申购单批准－－＞询价单维护――＞询价回复维护――＞采购单产生；

b、申购单维护――＞申购单批准――＞申购单直转采购单

2、只有已经批准的申购单才可打印申购单报表。

3、如果是使用“申购单直转采购单”的模式，则需转为采购单的物料需有供应商的采购询价资料。

八、更改申购单

●目的与范围

对已批准或结单的申购单进行修改。

●相关模块

采购管理

●作业方法

业务项目

内容及方法

部门/人员

电脑功能路径

取消结单

将订单的状态由结单改为批准

MC主管

采购管理—申购处理－申购单取消结单

取消批准订单

将订单的状态由批准改为未批准

MC主管

采购管理—申购处理－申购单取消批准

修改订单

修改订单资料

MC文员

采购管理—申购处理—申购单维护

●说明

1.根据要修改的申购单的状态，须首先将订单状态转变为未批准，然后再进行修改。

2.如果当前订单已结单，则按取消结单—取消批准—修改订单顺序执行。

3.如当前订单为批准状态，则按取消批准—修改订单的顺序作业。

4.修改后的订单要重新批准。

5.已转入采购的申购单不能修改。

九、申购询价处理

●目的与范围

向供应商查询所申购物料的价格资料。

●相关模块

采购管理

●作业方法

业务项目

内容及方法

部门/人员

电脑功能路径

建立询价单

根据已批准的申购单填制询价单

采购员

采购管理—申购处理－询价单维护

打印询价单

输出询价单，并发给供应商，要求供应商报价

采购员

采购管理—申购处理－申购询价报表

记录供应商报价资料

登记供应商回复的价格资料

采购员

采购管理—申购处理—询价单回复维护

查询超期未复的询价单

采购管理—申购处理—询价回复超期报表

●说明

1、某一张申购单可对多个供应商进行询价，但最后生成采购单时，则一张申购单只能有一个相对应的供应商。

一十、申购项目的采购处理

●目的与范围

根据供应商回复的询价资料，对申购的物料生成采购单。

●相关模块

采购管理

●作业方法

业务项目

内容及方法

部门/人员

电脑功能路径

采购已进行了物料的个别询价的申购项目

此申购项目已进行个别的询价，采购是根据询价的结果进行

采购员

采购管理—申购处理－采购单产生

采购没有单独进行询价的申购项目

此申购项目没有进行询价，价格资料来自以前的供应商询价资料

采购员

采购管理—申购处理－申购单直转采购单

查询申购物料的采购情况

了解所申购物料的采购等情况

采购管理—申购处理－申购物料采购状况报表

●说明

使用“申购单直转采购单”，则需转为采购单的物料需有供应商的采购询价资料。

一十一、消耗品、低值易耗品的采购

●目的与范围

对于消耗品及在生产中起着重要作用但又不记入产品结构清单的生产辅料可采取再订货点分析（ROP）和安全库存的方法生成采购单。

●相关模块

采购管理

●作业方法

业务项目

内容及方法

部门/人员

电脑功能路径

设置物料的再订货点

建立生产辅料的再订货点（ROP）

MC文员

采购管理－再订货点－ROP项目维护

打印按再订货点采购的项目

输出按再订货点采购的物料项目

MC文员

采购管理－再订货点－ROP项目报表

计算按再订货点方法采购的项目需求

计算其需采购数量

MC主管

采购管理－再订货点－再订货点分析

打印再订货点的分析结果

输出再订货点项目的供应需求，可作为采购依据

采购管理－再订货点－再订货点分析

将订货需求转成申购单

将计算所得供应需求转入申购单

采购管理－再订货点－再订货点分析

●说明

1.再订货点（Re-OrderPoint）：

相当于一条水平线，当安全库存低于水平线时，表示须采购物料了

2.ROP适用于物料需求非常稳定的情况,物料的库存降低到再定货点时，系统便会提醒您该下单了，下单的数量就是采购批量,否则该物料的供应将处于随时可能缺货的状态。

十二、采购分析及报表

●目的与范围

通过报表对采购业务进行分析，及评核采购工作。

●相关模块

采购管理

●作业方法

业务项目

内容及方法

部门/人员

电脑功能路径

查询分析采购单的综合情况

查询或输出采购单的基本情况

采购管理—系统报表—采购单综合报表

采购管理—系统报表—采购结单综合报表

综合查询—基本查询—采购单查询

对采购单进行分类

按采购单编号、供应商编号、物料编号、订单类型、交货日期分类分析物料采购情况

采购管理—系统报表—采购单分类报表

统计采购应付款

计算采购的应付款情况

采购管理—系统报表—采购应付款

按月统计物料采购数量

按月份统计各种物料的采购情况

采购管理—系统报表—采购月统计报表

十三、采购来料处理

●目的与范围

将采购来的物料接收到质检区，并通知质检部门进行检验；然后根据质检结果，决定是否入库。

并将不合格的物料退回给供应商。

●相关模块

库存管理

采购管理

质量管理

●作业方法

业务项目

内容及方法

部门/人员

电脑功能路径

收到供应商送货

建立收料交易记录，将来料过数到指定IQC仓区：

对已有采购单的项目用计划收料，没有采购单的项目用非计划收料

仓管员

库存管理—日常处理—计划收料/非计划收料

归档供应商送货及退货的情况

仓管员

库存管理—系统报表—物料接收/退料报表

打印质检通知单

用多联纸打印质检通知单,通知质检人员检验

仓管员

库存管理—日常处理—计划收料/非计划收料

将合格物料入库

根据质检结果，将合格物料由质检仓转入相应的物料仓

仓管员

库存管理—日常处理—来料入库

归档来料的入库情况

仓管员

库存管理—系统报表—物料转移报表—来料入库

拒收不合格物料

根据质检结果，将不合格物料由质检仓转入退料仓，以便以后退回供应商

仓管员

库存管理—日常处理—来料坏料转移

归档来料不合格情况

库存管理—系统报表—物料转移报表—来料坏料转移

将不合格物料退回供应商

记录从退料仓退回物料给供应商的物料数量。

计划收料项目使用计划退料，非计划收料项目使用非计划退料

仓库管理员

库存管理—日常处理—计划退料/非计划退料

●说明

1、建议应该尽量用计划模式处理绝大部分的收、退料，非计划模式用于非生产性物料的采购或未下采购的生产性物料的紧急采购。

2、在计划收料／非计划收料操作时，在主记录状态下，需正确地选择是对哪一个供应商进行收料。

3、计划收料／非计划收料，当已经通过来料质检维护的引入功能引入了计划收料／非计划收料的资料，则计划收料／非计划收料的资料将成为不可修改、不可删除的状态。

4、计划收料／非计划收料时的仓区选择，系统默认取系统维护-系统设置-系统参数-库存管理中已设置好的系统默认质检仓区、仓位。

5、以通过在系统维护-系统设置-系统参数-库存管理。

中设置参数来决定在计划收料时是否允许收料数量大于采购订单数量。

系统默认为收料数量可大于采购单数量。

6、可以通过在系统维护-系统设置-系统参数-库存管理。

中设置参数来决定在计划收料时是以库存单位进行收料还是以采购单位进行收料。

系统默认为以库存单位进行收料。

7、计划退料/非计划退料，如果是质检不合格的物料，在维护行记录时，它的子类型处以它默认的“非生产退料“选项；如果是已入库，在生产线发现是由于供应商来料不良的物料，在维护行记录时，请在它的子类型处选择“生产退料”选项；

●相关方案

采购单处理

十四、来料质检

●目的与范围

质检部门根据验收通知单，对来料进行检验，填写检验结果以决定是入库或拒收。

●相关模块

质量管理

库存管理

●作业方法

业务项目

内容及方法

部门/人员

电脑功能路径

引入计划收料或非计划收料资料

根据仓管员的报检单，在系统中引入收料资料

质检人员

质量管理—来料质检—产生来料检验单

对来料进行检验并在检验通知上记录检验结果

质检人员

手工作业

将质检结果录入系统

将检验通知单上的质检结果输入系统作为入库或拒收的依据

质检人员

质量管理—来料质检—来料检验报告维护

根据检验结果产生入库或拒收记录

产生出入库或拒收记录以进行入库或拒收处理,并记录相应的交易编号

质检人员

质量管理—来料质检—产生入库（坏料转移）单

将检验单交回收料人员进行下一步的处理

质检人员

手工作业

●说明

1、所有需质检的物料，都需首先在产品管理-工程维护-物料质量资料程序中维护物料的相关质检参数资料。

2、所有需进行检验的物料，在做产生来料检验单之前，都需在质量管理-基本设置物料与检验组关系维护程序中维护好物料的检验项目。

3、产生入库（坏料转移）单的组别，请选择接收物料的仓管员所在的组。

●相关方案

采购来料处理

十五、来料价格处理

●目的与范围

根据需要调整每笔来料的价格。