采购小组管理职责.docx

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采购小组管理职责

北京国都机场物业管理有限公司写字楼物业服务分公司

工程采买管理系统文件

一.目的

为实现北京国都机场物业管理有限公司写字楼物业服务分公司

（以下简称“写字楼物业”）的规范采买行为，确实提升采买管理水

平，合理降低采买成本，躲避采买风险，特制定本规定。

二.合用范围

本规定合用于写字楼物业各职能部门及各项目部。

三.术语

1采买

指以合同、估算和报价等有偿获得工程的行为，包含购买、租借、拜托、雇用等。

2工程

指建设工程和绿化工程。

建设工程种类包含建筑物的新建、改建、扩建、装饰、拆掉、修

缮等。

工程内容包含项目的勘探、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设施、资料等。

绿化工程项目指绿地改造、翻新、新建、补植、喷灌等。

3采买小组

采买小组由业务发展部、财务部、综合办公室和各用户单位负责人构成。

采买小组为特别设机构，办公室设在业务发展部，业务发展

部分管领导作为采买小组的牵头组织者，决定采纳会议或联签形式行

使职责。

4用户单位

指写字楼物业采买项目需求的各项目部。

5协议供给商

指物业公司指定的五家施工单位，经过询价或招标方式确认的或

切合直接采买条件确立的。

四.原则

1规范运作、降低采买成本

规范公司内部采买流程。

运用大规模集约化采买等手段，不短优先内部供给链，减少中间环节，提升采买资本使用效率，实现采买成本最小化。

2合法合规

采买活动严格依照国家有关法律、法例，国都机场公司公司和北京国都机场物业管理有限公司有关规定进行操作。

3竞争性原则

采买活动应有三家以上同品位的供给商参加，公正地对待每一位合作供给商。

4保密原则

采买活动的有关人员不得流露采买价钱、售后服务等有关信息。

五.管理职责

1分公司经理

签署采买项目的评审表、直采表及需求表；

审批采买有关制度。

2采买小组

负责组织评审、介绍采买项目合作供给商；负责组织召开评审会、确立供给商。

3业务发展部

负责供给商管理工作；

负责组织实行分公司范围内的项目招标工作，组织召开采买项目评审会；

负责分公司采买有关制度的拟订；

负责拟订分公司年度采买计划；

负责各项采买合同中的法律条款的审查工作；负责采买合同的报审工作；

参加相应采买项目的评审、监察、查收等工作；负责限额内采买项目的资料存档。

4财务部

负责供给财务方面的咨询；

负责供给与采买项目有关的年度估算信息；负责审查采买合同中的财务条款；

参加相应采买项目的评审、查收、结算等工作。

5综合办公室

接受并办理对采买活动中存在问题的投诉；

负责对采买行为进行监察；

参加相应采买项目的评审、监察、查收等工作。

6用户单位

按分公司采买管理制度进行工程类自主采买活动并接受业务发

展部的指导和监察；

负责对供给商所供给的采买项目进行平时监察、管理、评论及

查完工作；

参加相应采买项目的评审、监察、查收等工作。

六.采买管理内容

1采买限额标准管理

2000元由（含2000元）以下的由分公司自主采买；

2000元以上50000元以下（含50000元）由分公司在物业公司

指定的五家供给商中招标比价采买；

50000元以上的上报需求表，走物业公司采买流程。

2采买方式管理

依据采买项目内容、采买限额标准以及所购产品对服务、安全的

影响程度，分公司将集中采买分为：

直接采买、比价采买、上报需求

由物业公司采买。

分公司全部采买都应依照以上采买方式进行。

3直接采买

直接采买简称“直采”。

是指向一家供给商直接购买产品的采买

方式。

4比价采买

是指经过对三家或三家以上的指定供给商的报价及其所供给产

品的性能进行比较，确立性价比最优供给商的采买方式。

七.管理程序

1采买需求提出

用户单位依据年度维修计划或经批复的呈批件，提出采买需求；建设工程项目采买需求需列明项目所需要达到的使用要求、项

目履行应切合及达到的技术标准、项目实行过程的基本工艺、售后服务要求、备品、查收要求、详细工程量等内容；

采买需求经用户单位经理署名确认后，提交业务发展部。

2采买方式确立

依据确认的工程采买需讨状况并联合采买方式合用范围，由业务

发展部确立相应的采买方式。

详细见《写字楼物业服务分公司工程采买管理系统文件》。

工程采买原则上以比价或上报物业公司的采买方式为主。

3供给商确立

详细拜见《写字楼物业服务分公司工程采买管理系统文件》。

4合同审批、签署

项目评审结果经分公司经理署名或比价评审会联签同意后，业务

发展部以口头方式通知参加供给商；

5查收

业务发展部组织财务部、综合办公室、用户单位及供给商共同

对建设工程项目进行查收。

此中：

合格的建设工程项目，参加查收人员署名确认及供给商署名盖

章确认。

不合格的建设工程项目，待整顿完美后再次查收。

6资料存档

业务发展部采买项目负责人将本次采买全部资料进行存档。

八.附则

1如遇紧迫采买项目、专业性较强且购买数目较少（采买金额在2000

元以下的）可由用户单位在业务发展部的监察下进行资助采买，但须

由分公司经理同意。

2本规定由业务发展部负责解说。

3本规定自觉布之日起履行。

九.有关支持文件

1《国都机场公司公司集中采买管理手册（试行）》

2《国都机场公司公司招招标采买管理方法（试行）》

3《北京国都机场物业管理有限公司采买管理系统文件》

十.有关表格

1《工程项目需求确认表》

2《签到表》

3《直采项目评审表》

4《比价项目评审表》

5《工程完工查收单》

《工程项目需求确认表》

项目名称：

部门：

经办人：

项目依照估计金额（元）

项目需求：

项目部负责人建议：

注：

本项目需求确认表合用于工程维修类项目

《签到表》

项目名称：

地址：

日期：

姓名部门职务联系电话备注

《直采项目评审表》

项目名称：

用户单位

经办人

项目依照

估计金额（元）

项目需求及直采原因：

使用部门建议：

分公司采买小组建议：

分管经理建议：

经理建议：

《比价项目评审表》

项目名称：

报价单位一

北京顺义建筑公司公司公司八公司

价钱

报价:

元

报价单位二

北京顺义建筑公司公司公司十三公司

价钱

报价:

元

报价单位三

山东省费县开创立筑安装有限公司

价钱

报价:

元

报价单位四

北京东方兆立建筑装饰有限公司

价钱

报价：

元

依照评审方法，分公司采买小组进行了评审，结果以下：

最后经集体商讨，一致介绍为该

项目的中标单位，为该项目的备选单

位。

分公司采买小组建议：

《工程完工查收单》

工程名称

工程地址

工程内容

用户单位

施工单位

承包方式零落维修

承包范围包工包料

完工日期

查收日期

估算价钱结算价钱

查收建议

业务发展

财务部施工单位

部

综合办公

用户单位

室