批发分销流程.docx

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批发分销流程

编号1.批发--新商品引进流程

起草人：

项目组起草日期：

2004年8月14日

审批人：

杨沂城审批日期：

2004年8月20日

修改版：

修改日期：

发放范围:

烟酒经营部、粮油副食经营部、乳品经营部、配送中心、连锁超市总经理、财务中心、信息中心、企管中心、总会计师、集团总经理

生效日期：

自2004年08月26日起

1.1.新品引进条件

1.各经营经理负责分管商品种类的销售额、毛利额、库存周转等指标，新品引进应以完成和超额完成以上指标为前提；

2.新品引进以主管商品类别为依据，杜绝“谁开发谁经营”的做法，各经营经理不能引进其他经营经理分管类别的商品；

3.在引进新品时，经营经理对供应商的合法性负责。

1.2.新品引进的主要范围

1.应季的新商品

2.传媒大力推荐的新商品

3.更新换代的商品

4.突出地方特色的商品

5.节日或重大事件有关的商品

6.顾客提出的有代表性的商品

7.自有品牌开发、设计的商品

8.供应商上门推荐的商品

9.展览、展销会上的新品

10.竞争对手引进的新品

1.3.引进新品应具备的条件

1.正确的进货渠道：

经营经理必须选择符合国家法律规定的供应商。

经营经理在选择供应商时应遵循减少中间环节的原则，优先选择直接生产厂家或中间环节少的供应商；

2.正确的商品：

九州连锁超市公司销售的商品必须符合与该商品有关的国际标准、国家标准、地方标准和九州连锁超市公司的收货标准；

3.正确的时间：

在九州连锁超市公司销售的商品按照季节性要求遵循早进早出的原则；

4.正确的数量：

在九州连锁超市公司销售的商品应货架陈列丰满，货源储备充足，且又不超过库存规定；

5.正确的价格：

九州连锁超市公司的敏感商品应在全市最低价；非敏感商品合理定价，以获取最大限度的毛利；

6.正确的地点：

引进的新品，经营部提前向门店下达新品通知单，以保证新品的陈列位置，检验新品的适销性。

1.4.新品的提出

1.供应商携样品、相关证件和相关经营员进行初次洽谈，洽谈结果及时向经营经理汇报;

2.经营经理根据公司新品引进入场标准确定是否进一步和供应商洽谈，并安排人员进行再次洽谈;

3.由经营经理安排人员进行市调，并形成《市调报告》，由经营经理初步审查确定;

4.经营经理审查、确定引进新品，并填写《新品引进申请单》和《供应商信息登记表》，报新品委员会研究;

5.经理在报批新品时应向新品委员会出示样品和产品相关的合法性文件，所报批样品和需退供应商的相关文件经营经理负责退还供应商，公司不保留样品；

6.新品委员会开会研究经营经理报批的申请单，是否同意合作条款，如确定引进由新品委员会委员签字确认后返回经营部，由经营经理与供应商签定《商品购销合同》；如不确定返回经营部继续洽谈；反之由经营部通知供应商;

7.经营经理安排有关人员填写《合同信息表》，报总经理审核签字确认；

8.经营经理负责确定首批订货量和送货日期；

9.经营人员将供应商信息、合同信息、新品引进申请单交录入中心录入;

10.录入中心负责录入供应商信息、合同信息、商品信息;

11.一进一出原则：

将确定各级商品的数量，新品引进应严格遵循这一原则；

12.新品引进前，经营经理通知门店对淘汰商品的处理意见，并在确保淘汰商品基本处理完毕后引进新品；

13.如淘汰商品导致淘汰供应商，经营经理应提前通知财务中心，以便财务中心结清账款；

14.在经营部下新品订单时，应在订单上注明“新品”,并通知相关部门；

15.经营经理应密切关注新品销售额、毛利、库存周转情况；

16.经营助理根据销售情况及时补货。

编号2.批发--滞销品淘汰流程

起草人：

项目组起草日期：

2004年8月14日

审批人：

杨沂城审批日期：

2004年8月20日

修改版：

修改日期：

发放范围：

烟酒经营部、粮油副食经营部、乳品经营部、配送中心、连锁超市总经理、财务中心、信息中心、企管中心、总会计师、集团总经理

生效日期：

自2004年08月26日起

1.滞销商品占压资金和空间，严重影响销售额、毛利和库存周转，严重损害公司利益;

2.经营经理至少每周看一次畅滞销商品销售报表，了解滞销商品情况；

3.发现的滞销品要及时提出处理意见，报总经理批准后及时淘汰；

4.“一进一出”不等于“一出一进”，淘汰滞销品的同时不一定就要有新商品引进；

5.连锁公司超市总经理至少每周看一次畅滞销商品销售报表，督促经营经理及时淘汰滞销品；

6.淘汰滞销品时如导致淘汰供应商，通知财务部，以便做好账款结算工作；

7.在淘汰滞销品下电脑手工退货单后，督促供应商尽快将退货提走。

如供应商提走退货，相关经营部将淘汰的商品信息封存（在商品简要信息维护中的商品是否停止业务栏中打“√”）。

编号3.批发--配送中心收货流程

起草人：

项目组起草日期：

2004年8月14日

审批人：

杨沂城审批日期：

2004年8月20日

修改版：

修改日期：

发放范围：

烟酒经营部、粮油副食经营部、乳品经营部、配送中心、连锁超市总经理、财务中心、信息中心、企管中心、总会计师、集团总经理

生效日期：

自2004年08月26日起

3.1.收货条件

1.九州连锁超市公司的电脑商品订货单是向供应商订货的唯一凭证;

2.经营人员在电脑中下完订单后，以传真形式发给供应商，或将订单打印当面交供应商．如预付货款的,经营部在订货单右上角填写“预付款”字样;

3.供应商应严格按照订货单规定的日期送货（特殊情况可提前一天或拖后一天）。

除此之外九州集团有拒收货物的权利;

4.九州连锁超市公司的商品验收单与供应商发货单随货同行联（或供应商供货的原始单据）是供应商对帐的原始依据;

5.一张订单上的商品供应商不能分批送货;

6.配送中心不接收供应商的发票;

7.九州连锁超市公司配送中心的收货时间为：

8：

00至17：

00。

3.2.正常收货

1.供应商送货到达配送中心收货部后，送货人将九州集团的订货单交给录入中心;

2.录入员进入南京唐诚MIS系统订单查询界面，键入订货单号，核对电脑中是否已有此订单;

3.如有该订单,录入员在订单上或订单传真件上签字确认后交收货主管;

4.收货主管接到录入员签字后的订货单，将订货单和供应商发货单交收货员，收货员通知供应商卸货;

5.供应商将货物整齐的码放在收货区，收货员至少清点货物两遍。

其中箱装商品的开箱抽查应至少在10%以上，检查商品品种是否同订货单和供应商发货单一致，多出的拒收。

并检查商品规格、型号、质量和保质期，食品超过保质期五分之一以上的，不予收货。

检查完成后，收货员在订货单实收数量一栏填写实收数量，将货物拉入库房内待处理商品区，然后在订货单上签字、盖章和供应商发货单一起交录入中心;

6.录入员接到手续完备（有实收数量并盖章、签字）的订货单和供应商发货单后，录入员键入订货单号，自动生成验收单。

察看实收数量栏，如果实收数量与订货数量、供应商发货单数量相符，打印出一式三联验收单，经收货主管核对签字、盖章后，交录入员审核，录入员自留红联，将黄联交供应商，供应商离去;

7.如果实际收货数量与订货数量不符，收货录入员修改电脑中的验收单数量与供应商发货单数量相符，打印出一式三联验收单，收货主管核对签字、盖章后，交录入员审核，录入员自留红联，将黄联交供应商，供应商离去;

8.如订单上注明“预付款”的，应将验收单黄联由录入员次日上午10：

00前交相关经营部;

9.第二天上午10：

00前，收货录入员将前一天的收货汇总单打出，同供应商交来的发货单和带有实收数量的订货单、验收单的白联，按编号顺序整理好后，交录入审核员;

10.录入审核员每周二、五和月底结帐前将订货单、供应商发货单随货同行联和验收单白联上交集团财务中心;

3.3.非正常收货的处理

1.收货员禁止接收超过订单数量和种类以外的商品;

2.实际到货数量如低于订单订货数量的50%，由配送中心经理决定是否收货;

3.无订单商品的收货

a.如供应商送货时无订单，配送中心无权收货，需通知相关经营经理。

经营经理如想收货，需经连锁超市公司总经理书面批准。

凭书面批准单补下订单，然后将订货单打出交供应商送货驾驶员;

b.配送中心在查询到电脑订单后按正式流程收货;

c.经营经理携现金经营的商品，按无订单商品流程办理;

编号4.批发--配送中心批发流程

起草人：

项目组起草日期：

2004年8月14日

审批人：

杨沂城审批日期：

2004年8月20日

修改版：

修改日期：

发放范围：

烟酒经营部、粮油副食经营部、乳品经营部、配送中心、连锁超市总经理、财务中心、信息中心、企管中心、总会计师、集团总经理

生效日期：

自2004年08月26日起

1.批发客户与批发中心相关人员洽谈批发相关事宜，确定批发商品和批发价格；

2.批发中心填写《批发客户信息表》和《售货单》，交批发中心主管签字确认；

3.批发中心主管签字确认后，由批发人员将《批发客户信息表》和《售货单》交录入员录入系统，录入员打印六联《批发分销系统批发单》交批发人员签字确认后交收银员收款；

4.批发客户现款结算的

a.收银员在批发六联单上盖“现金收讫”章，并将存根联传批发员；将批发单提货联、随货同行联、发票冲单联、结算联交顾客；将记帐联交会计；

b.收银主管在电脑中作《批发结算单》；

5.批发客户赊欠货款的

a.由业务经理同客户签定延期付款协议，协议中应明确帐期；

b.收银员根据延期付款协议在六联批发单上盖“转讫”章，结算联留存，其他联次传递同上；

c.业务人员根据协议中的帐期及时向客户索要欠款，到收款处领取批发单结算联时，填写批发结算联领取单后取走单据；

d.业务人员要回货款后将货款交收银员，并在批发结算联领取单上注明要回货款所属的批发单号；

e.收银主管根据批发结算联领取单上的批发单号及金额在电脑中作《批发结算单》；

f.收银主管每月月末同财务挂帐的应收帐款核对；

6.批发客户凭《批发单》提货联来配送中心提货，并向收货主管出示批发单提货联；

7.收货主管收回批发单提货联，并审核各种手续齐全无误后，安排收货员备货；

8.收货员备好货后，将货推到出货门口；

9.出库审核员按提货联上各种商品逐一点数，如一张《批发分销系统批发单》上的商品过多，需多次出货，出库审核员需在记录本上记录每次出货数量，最后加总同《批发分销系统批发单》上的数量核对无误后签字确认，将提货联交还收货员；

10.收货员在商品出库后将批发单的提货联交录入员在电脑中作“实物审核”，确定商品已出库，否则按外欠处理。

编号5.批发--批发中心收银流程

起草人：

项目组起草日期：

2004年8月14日

审批人：

杨沂城审批日期：

2004年8月20日

修改版：

修改日期：

发放范围：

烟酒经营部、粮油副食经营部、乳品经营部、配送中心、连锁超市总经理、财务中心、信息中心、企管中心、总会计师、集团总经理

生效日期：

自2004年08月26日起

1．下午下班前收银员数好班内收到的钱款后，扣除备用金，即为应交金额。

填写银行交款单，同钱款、票据一并装入收银袋，锁进金库；

2．第二天早晨上班，只取出备用金零钱准备工作；

3．下午两点银行来取钱时，收银员将钱款交银行人员，收回银行交款单交收银主管同电脑核对，填写销售日报表，每周二、五、月底结帐前由批发中心收银主管同其他票据一并交财务中心；

4．如有差异，收银主管填写收银员长短款表，一并交集团财务中心；

5．收银主管查出哪个收银员长短款，通知收银员长短款数，让其回忆原因；

6．如短款无法找回，按公司规定处理。

编号6.批发--批发中心顾客退货业务流程

起草人：

项目组起草日期：

2004年8月14日

审批人：

杨沂城审批日期：

2004年8月20日

修改版：

修改日期：

发放范围：

烟酒经营部、粮油副食经营部、乳品经营部、配送中心、连锁超市总经理、财务中心、信息中心、企管中心、总会计师、集团总经理

生效日期：

自2004年08月26日起

6.1.总则

1、九州集团公司确定明确的批发商品退货原则，并在与批发顾客签订的协议中列明，批发中心业务人员严格遵守

2、批发中心应有标识牌对外公布《九州批发中心商品退换原则》

3、录入中心录入员和收款员负责批发中心商品退换的微机操作

6.2.退货原则

批发中心的商品退货原则以批发公司与客户签订的批发合同中的退货条款为准，并应符合以下基本条件

1．在退换商品时，必须出示批发商品时的批发单随货同行联和发票联且商品确属九州批发中心销售的商品（营销员确认）;

2．退换商品必须包装完整及附属部分不应缺少;

3.批发顾客在提走货物前，请检查所购商品是否完好无损，若商品有问题，批发中心当时无条件退换，在售出后发现破损的商品，九州不予退换;

4．食品保质期超过三分之二的商品，不予退货。

6.3.退货权限

批发客户的商品退换必须经批发部门相关业务人员根据合同规定确认签字后，方可办理退换手续。

区域经理的退货权限为1000元（含）以下

批发中心经理的退货权限为10000元（含）以下

超过10000元的商品退货，需经连锁超市公司总经理批准

6.4.退货程序

1、顾客接待

顾客找到批发业务人员，批发业务人员问明退换货原因，确认顾客的商品是否符合商品退换基本规定。

2、票据确认

请顾客出示批发单随货同行联和发票，核查需退换的商品是否与批发单上的商品描述、数量一致。

3、商品确认

核查商品是否符合退货条件后填写手工退货单，并根据退换货权限要求按级别由相关人员签字确认。

批发业务人员要在手工退货单上将除数量栏以外的退货商品信息全部填好后交顾客。

4、退货处理

a、顾客持手工退货单和需退货物到配送中心，将手工退货单和退货交收货主管，收货主管检查手工退货单上的授权签字无误后，安排收货员清点退货；

b、收货员按手工退货单上列明的商品明细同顾客一道清点相应商品，将数量填写在手工退货单数量栏内。

对于手工退货单以外的商品收货员无权接收；

c、退货清点完成后，收货员和顾客共同在手工退货单上签字，自留留存联，收货员将商品拉入库房相应位置码放，如有不能继续销售的商品应隔离出来，按公司相关规定处理。

收货员将其余三联传递给批发中心，并让顾客到批发中心办理退货手续。

d、如原批发单还没作结算的

1）顾客（营销员）将三联手工退货单交批发中心录入员，录入员按原批发单的批次作负《批发分销系统批发单》，打印一式六联，同退货单、红字协议一并交收银员；

2）收银员在批发单上加盖转讫章、个人名章，留存结算联、记帐联、手工退货单、协议。

e、如原批发单已作结算的

1）顾客（营销员）将三联手工退货单交批发中心收银主管，收银主管按原《批发结算单》的批次作《负批发结算单》并退款，同时在三联手工退货单上加盖《现金付讫》或《转讫》章及个人名章，自留二联手工退货单，将其他一联传录入员；

2）录入员根据手续齐全的手工退货单及原《批发结算单》的批次作负《批发分销系统批发单》一式六联交收银主管；

3）收银主管在负《批发分销系统批发单》上加盖《现金付讫》或《转讫》章及个人名章，自留记帐联，其他联次按规定传递。

f、收银员将手工退货单和电脑负批发单的记帐联（如原批发单未结算的附有红字协议）每周二、五、月底结帐前由批发中心收银主管同其他票据一并交财务中心，并在当天下班前将提货联交收货主管。

编号7.批发--配送中心向供应商退货流程

起草人：

项目组起草日期：

2004年8月14日

审批人：

杨沂城审批日期：

2004年8月20日

修改版：

1修改日期：

发放范围：

大厦超市、收货部；各自营门店；配送中心；各经营经理；连锁超市公司总经理；财务中心；信息中心；企管中心；总会计师；集团总经理

生效日期：

自2004年08月26日起

7.1.退货条件

1．经营部进入唐诚商业MIS连锁总部系统录入退货通知单（并注明退货日期），并通过传真或当面交给供应商；

2.电脑已生效退货单是向供应商退货和与供应商对帐的唯一凭证。

7.2.退货程序

1.经营部最少提前2天将退货通知单交配送中心收货主管转退货员；

2.退货员根据退货通知单准备配送中心的退货；

3.供应商领取退货时，退货员把商品搬到收货区，同供应商一起点数，然后由供应商和退货员在退货通知单上一道签字确认，退货员将带有实退数量和签字的退货通知单交收货录入员；

4.收货录入员根据手续完备（有实退数量，并签字盖章）的退货通知单，录入退货信息，产生一式三联电脑退货单，交退货员核对签字盖章后，交录入员审核,录入员留存电脑退货单的黄联；将红联交退货员转交供应商，供应商离去或办理退货手续。

退货需我方送货、办理托运、发集装箱的，由经营部办理退货手续；

5.第二天上午10：

00前收货录入员将退货通知单和电脑已生效退货单的白联交录入审核员。

录入审核员在每周星期二、五和月底结帐前将退货通知单和电脑退货单白联交集团财务中心。

在所有的票据交接过程中，各部门自备票据交接签收本请票据接收人签字；

编号8.批发--商品报损业务流程

起草人：

项目组起草日期：

2004年8月14日

审批人：

杨沂城审批日期：

2004年8月20日

修改版：

修改日期：

发放范围：

烟酒经营部、粮油副食经营部、乳品经营部、配送中心、连锁超市总经理、财务中心、信息中心、企管中心、总会计师、集团总经理

生效日期：

自2004年08月26日起

8.1.报损条件

1.正常损坏、破碎且不能退回厂家、不能再销售的商品;

2.不能降价销售的商品。

8.2.报损程序

1.由配送中心收货主管手工填写一式三联“商品损溢报告单”签字后根据各级人员处理权限报相关人员签字后交连锁超市公司库存审计。

库存审计报经营经理确认（注明“能退厂”或“不能退厂”字样）后，将能的退厂报损单退回原单位；

2.凡不能退厂库存审计根据报损单查看实物，核实后将报废商品当场销毁，并在“商品损溢报告单”上签字；

3.库存审计根据手续完备的“商品损溢报告单”录入审核并打印一联“商品报损单”；

4.库存审计在手工“商品损溢报告单”逐联加盖“录讫”后留存第三联，第一联传仓库/门店，第二联和微机打印的“商品报损单”于当天下午4：

00前交集团财务中心。

8.3.各级人员的处理权限

1.100元（含）以下由配送中心经理自行处理；100元以上经总经理签字批准后处理。

报损金额计入各自部位；

2.因配送中心未及时向经营经理上报的过期商品、经营经理未及时拿处理意见的过期商品各部门要追究当事人的责任；削价后仍处理不了或不能再销售的商品报总经理签字后处理；

3.报损时间为每月10日以前。

编号9.批发--商品削价业务流程

起草人：

项目组起草日期：

2004年8月14日

审批人：

杨沂城审批日期：

2004年8月20日

修改版：

修改日期：

发放范围：

烟酒经营部、粮油副食经营部、乳品经营部、配送中心、连锁超市总经理、财务中心、信息中心、企管中心、总会计师、集团总经理

生效日期：

自2004年08月26日起

9.1.削价的条件

1.无法退厂的滞销商品；

2.厂家削价的商品除外。

9.2.削价程序

1.配送中心将“有问题商品催调单”报相关经营部；

2.经营部对需要削价的商品填写一式三联“商品削价明细表”（包括执行时间）报经营总经理签批；

3.经营部将审批后的商品削价明细表留存一联，一联传录入中心，一联传批发中心；

4.录入中心根据手续齐全的商品削价明细表录入商品变价单。

编号10.批发--批发商品预收货款流程

起草人：

项目组起草日期：

2004年9月7日

审批人：

杨沂城审批日期：

2004年9月7日

修改版：

修改日期：

发放范围：

烟酒经营部、粮油副食经营部、乳品经营部、配送中心、连锁超市总经理、财务中心、信息中心、企管中心、总会计师、集团总经理

生效日期：

自2004年09月08日起

1.批发客户与相关人员洽谈批发事宜，确定批发商品和批发价格；

2.预收货款，并将预收款交财务中心，经营部记流水帐备查；

3.批发人员填写《批发客户信息表》和《售货单》，交批发中心主管签字确认；

4.批发中心主管签字确认后，由批发人员将《批发客户信息表》和《售货单》交录入员录入系统，录入员打印六联《批发分销系统批发单》交批发人员签字确认后传收银员；

5.收银员根据《批发分销系统批发单》要求业务人员开具协议，经营部经理和业务员在协议上签字，并注明预收款金额、本次协议金额以及余额；

6.收银员根据协议在《批发分销系统批发单》上盖“转讫”章，并将存根联传批发人员；将批发单提货联、随货同行联、发票冲单联、结算联交顾客；将记帐联交会计；

7.收银主管在电脑中作《批发结算单》；

8.批发客户凭《批发分销系统批发单》提货联来配送中心提货，并向收货主管出示批发单提货联；

9.收货主管收回批发单提货联，并审核各种手续齐全无误后，安排收货员备货；

10.收货员备好货后，将货推到出货门口；

11.出库审核员按提货联上各种商品逐一点数，如一张《批发分销系统批发单》上的商品过多，需多次出货，出库审核员需在记录本上记录每次出货数量，最后加总同《批发分销系统批发单》上的数量核对无误后签字确认，将提货联交还收货员；

12.收货员在商品出库后将批发单的提货联交录入员在电脑中作“实物审核”，确定商品已出库，否则按外欠处理。

13.客户凭发票冲单联作为开具增值税发票的依据。

14.会计要及时核对财务帐和MIS帐，做到帐帐、帐实相符。

编号11.批发-内部调拨业务流程

起草人：

项目组起草日期：

2004年9月17日

审批人：

杨沂城审批日期：

2004年9月18日

修改版：

修改日期：

发放范围：

烟酒经营部、粮油副食经营部、乳品经营部、配送中心、连锁超市总经理、财务中心、信息中心、企管中心、总会计师、集团总经理

生效日期：

自2004年09月21日起

1.业务员填写调拨申请单交录入员，录入员在电脑中做商品出库单，将商品由仓库出库到部门库存；

2.录入员根据调拨申请单在电脑中做商品调拨单，将商品由部门库存调拨到指定的部门，打印一式三联，经营部经理或主管签字后，录入员留存白联，另两联交业务员；

3.业务员持红、黄联商品调拨单到仓库办理转货手续，与收货主管共同在调拨单上签字后将商品转走,收货主管留存红联，业务员留存黄联。

编号12.批发分销-财务付款流程

起草人：

财务中心起草日期：

2004年9月30日

审批人：

杨沂城审批日期：

2004年10月10日

修改版：

修改日期：

发放范围：

各采购部；配送中心；连锁超市公司总经理；财务中心；信息中心；企管中心；总会计师；集团总经理

生效日期：

自2004年11月20日起

12.1.付款条件

1、财务中心负责对供应商的付款;

2、采购经理的所有采购合同需报财务中心一份备查;

3、除财务中心结算人员外，任何其他部门人员不得接收供应商的结款发票;

4、如供应商的商品有质量或其他问题，不应该支付供应商货款的情况，采购经理必须随时通知财务中心结算员;

5、经销帐期及代销商品付款日期为每月10日，预付款的日期为每周五，承兑为每月月底报下月承兑申请;

6、每月2日前，供应商向九州集团财务中心结算员提交增值税发票。

逾期不提交货款增值税发票的供应商不能及时结帐，责任由供应商自负;

7、财务结算员付款严格按电脑中合同付款，各采购部门合同内容要录入正确，如因合同的