办公自动化OA详细解决方案.docx

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办公自动化OA详细解决方案

办公自动化（OA）系统

详细解决方案

二○一三年九月

前言

随着知识经济的到来，如何加快企业内部信息的交流，改进企业业务流程和管理模式，提高运行效率，降低成本，提高竞争力，将是摆在企业管理者面前的重要课题。

而借助办公自动化（OA）软件将有效快捷的帮助企业完成管理水平的大幅提升。

目前国内办公软件应用方面的市场需求与日俱增，办公自动化（OA:

OFFICEAUTOMATION）就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。

一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。

协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。

由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。

这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

办公自动化建设是现代化办公的需要，现代计算机网络及通信技术，为实现办公自动化提供了物质条件。

技术转化为应用，需要管理上的创新。

领导支持、有效的行政协调是成功的保证。

办公自动化是一个不断发展的概念，因此办公自动化建设是一项长期的任务。

改变传统的办公方式，改变人们的思维方式和工作习惯，不能急于求成，要循序渐进。

随着知识经济时代的来临，办公自动化将具有广阔的发展空间和应用前景。

1.办公自动化介绍

随着Internet/Intranet和Web技术的日益普及和推广，使得Internet/Intranet正逐渐成为企业信息化建设的有力工具。

凭借Microsoft、UNIX等系统平台上的开发经验，成功地推出了基于Internet/Intranet平台的企业级网络办公自动化应用软件----OfficeAssistant。

该软件采用Browser/Server模式，完全基于Internet/Intranet平台，针对企事业单位内部的管理流程，设计而成的一套方便、稳定、实用的办公自动化软件。

其友好的界面、严谨的管理结构，充分担当起了机构中各个管理层的各项工作，不仅是企事业单位员工工作中的优秀助手，同时更是帮助有关领导做出英明决策的左右手。

它能使最复杂、繁琐的办公室事务变得自动化、流程化、数字化，大大提高了公司各部门的工作效率。

办公自动化采用纯WEB技术，即：

在客户端不必安装专用代码，系统功能全部在服务器端集中实现和管理，系统维护升级难度和工作量明显降低，真正做到客户端零维护，使系统可用性和易维护性与传统方式相比有了质的飞跃。

系统设计使各模块可独立存在；整个软件易拆分，易组装，灵活方便；良好的系统开放能力和可扩展性，同时可根据各个不同企事业特点，为其量身定制其业务模块。

2.办公自动化特点

●完全基于浏览器界面、安装方便，客户端只需安装大众的IE浏览器，且操作简单、方便，只要懂上网便能得心应手使用该软件，不需要做额外的使用培训。

●设置灵活、完善的安全管理和审批、工作流机制，可灵活设置审批路径、审批权限等工作流程。

●具有良好的适应性，客户端零维护，避免了C/S模式麻烦的系统维护过程，系统管理员从此不再需要两头奔波。

●方便的系统流程和配置管理。

●提供用户权限、数据加密、并结合操作系统、数据库的安全管理机制，为系统正常运转提供安全保障。

●良好的系统开放能力和可扩展性，使企业轻松架构Internet应用。

3.办公自动化的优点

3.1提高团队工作效率

●确保随时随地访问重要文件

●自动管理文档的团队更新版本

●随时随地与团队成员交流

●共享联系人和日程安排

3.2节约开支

●完全基于浏览器，简单易用，节约培训费用

●减少昂贵的会议、电话和交通开支

3.3实现一步到位的办公自动化

●具备国际标准的功能模块，覆盖企业信息化的各个方面

●在同一个应用中，保存您的电子邮件、待办事宜、通讯录、文档、日程安排、项目的所有信息

●工作流管理，简单易用，适用性强，可由客户随意定制

●可推出无线办公功能

4.系统功能清单

办公自动化系统功能清单

分类

子功能

功能描述

公文管理

公文管理

收文管理

进行收文拟办、核签，审核，批示，批复意见填报，收文办理，归档等工作。

发文管理

实现企业发文工作中的全部业务工作。

收文督办

对收到的公文进行多条件的检索。

发文督办

对发文进行多条件的检索。

收文查询

对收到的公文进行多条件的检索。

发文查询

对发文进行多条件的检索。

代理人设定

按部门提供选择代理人的信息,把自己的工作指定给所选择的工作人员。

系统设置

模板管理

能够根据公司的实际需要建立、编辑、删除模板，具有分类检索。

字典管理

为了收文、发文管理中主题词、秘密等级、紧急程度、文件种类、签署意见等方便录入所设置。

第一类别词

模块自由构造主题词。

构造秘密等级、紧急程度、文件种类、签署意见。

第二类别词

模块自由构造主题词。

构造秘密等级、紧急程度、文件种类、签署意见。

类属词

模块自由构造主题词。

构造秘密等级、紧急程度、文件种类、签署意见。

类型词

模块自由构造主题词。

构造秘密等级、紧急程度、文件种类、签署意见。

档案管理

档案批复

借阅批复

具有借阅批复权限的人，对档案借阅申请进行批复，及可查看自己的审批情况。

借阅收回

档案管理员对到期的档案完成收回。

档案维护

文件登记

对公文办理完成需要归档的文件进行登记；也可以登记没有电子文档的档案文件。

文件归档

档案管理员对登记的文件进行归档操作。

档案整理

由档案管理员对归档的文件进行操作整理。

销毁清册

经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置。

案卷浏览

以[一级目录-卷宗-文件]的层次浏览档案文件。

文件查询

根据标题、关键词、年度、责任者、文号、保管期限、密级等条件来查找所需档案。

系统设置

全宗设置

设置全宗号，全宗名称。

档案目录

在一个全宗内应按统一的方案分类，并保持分类体系的稳定性。

案卷设置

在一个全宗内，由互有联系的若干文件组合成的放入卷夹。

存放地设置

案卷的存放地址，包括档案室、框架、书格。

保管期限

根据档案价值确定的档案应该保存的时间。

密级设置

文件保密程度的等级。

载体类型

档案存放形式即载体类型。

责任者设置

对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。

权限设置

对每个档案类型指定档案管理员及审批领导。

流程模板管理

对模板进行增加、修改、删除操作。

流程管理

对流程进行新增、修改、删除操作。

流程定义

对流程节点进行增加定义。

个人

办公

借阅申请

填写个人申请文件的详细信息。

借阅查询

查看借阅文件所处的状态。

日程安排

使用个人日程安排功能查询、新增、编辑和删除个人的日程安排。

名片管理

使用名片管理查询、新增、编辑和删除单位或个人的常用电话和信息。

记事本

使用个人记事本查询、新增、编辑和删除个人的文件。

电子邮件

实现电子邮件的收发、转发、管理。

系统

管理

上传人员管理

通过选择不同的组织机构进行维护人员的设定。

权限管理

设置操作人员权限的功能，部门、人员信息由办公自动化系统提供。

权限分为角色权限和业务权限。

编码规则

对基础数据的编码进行分级设置。

进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。

审核角色设定

用于设置公文审核流程的帐户，主要设置部门负责人，厂办领导，厂长三种帐户。

流程设定

用户可根据实际的业务流程自己定义计算机中的公文办理流程。

编码规则设定

对基础数据的编码进行分级设置。

公文维护

公文维护实现了收文管理、发文管理以及公文审批。

5.软件功能

5.1个人桌面

个人桌面是为提高员工的日常工作效率提供的个性化服务功能。

在这里，员工可以及时了解需要办理的各项事务，查看最新新闻、进行自己的工作日程安排，管理个人名片夹，收发电子邮件，同时可以修改个人的登录口令等。

5.2办公邮件

办公邮件管理主要功能是发送、接收、回复和转发内部邮件，将极大的方便公司内部工作人员的工作，解决日常文件传递问题，加快信息的传递和交流。

5.3信息中心

信息中心是通过计算机网络进行员工之间、部门之间进行信息交流与共享的公共平台。

在这里，用户可以根据本身实际情况自行定义信息栏目名称（如新闻、公告、大事记、机关介绍、规章制度、奖惩通报。

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）、层次结构（可进行下级栏目设置，如按部门设置新闻公告栏目、按类别设置规章制度、按主题设置机构介绍、人员介绍。

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），设置各个栏目的发布管理人员、修改删除人员，并可将指定栏目设置为默认栏目，即进入信息中心后的默认显示栏目；员工可以查看组织中的最新消息，各种规章制度等等，使用常用链接可以及时访问所关心的Web站点。

功能包括：

信息栏目管理、信息发布管理、信息中心、常用链接管理、常用链接。

5.4工作计划

工作计划管理可针对整个组织机构、部门或具体的工程项目进行管理。

管理人员可以使用本功能制订整个机构工作计划、部门工作计划或项目工作计划，同时将这些计划分解到具体的执行人员；并可以随时检查计划的执行情况及其相关费用情况。

员工根据分配到的工作计划，可以定期上传相应的工作报告，填写工作日志，同时可以上传相应的附件。

工作计划管理的处理流程时：

首先设置、建立相应的计划类别和报告类别；然后即可制订相应的工作计划并进行计划的分解、指定相应的执行负责人；执行负责人填写相应的工作报告和工作日志；计划的制订人员（发布人）可随时检查计划的执行情况及其相关费用情况，对员工完成的任务进行检查，考评和管理；当员工执行完某个工作计划时，可提出完成申请，由计划的发布人负责核准。

5.5公文流转

公文流转以用于处理日常工作中的单位内外部的各种公文，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。

公文管理模块相对传统公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理效率和准确性，用户操作简便易行。

公文流转包括了公文的发文草拟、发文审核、发文会签、发文签发、发文登记、发文传阅、收文签收登记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办、公文归档销毁、公文查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程定制等。

公文流转中，用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限，在拟制、登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑，可以进行跳签、插签、退签、撤销等处理。

5.6会议管理

会议管理是对单位内的相关会议及其内容进行登记和管理，同时可以查询显示会议室的相关信息，可以向参加会议的有关人员发送会议通知。

功能包括：

会议室管理、会议室查询、会议登记、会议通知、会议纪要、会议信息查询。

5.7审批登记

审批登记是具有相关管理权限的人员对员工提出的各种申请进行审批、登记处理，用户可以根据本单位的实际情况，自定义员工申请类别，并对其设置相应的审批流程，使工作流程的设置更加适应单位的实际情况及今后发展的需要。

审批登记功能包括：

事务审批、事务登记、事务打印、申请类别设置。

5.8档案管理

文档管理是对组织机构中的各类电子文档进行相应的管理，使员工能够及时方便地查询到自己所需要的相关信息。

在文档管理中，管理员可对文档进行分类，对各个文档类别指定相应的发布权限和查询权限。

5.9系统管理

组织机构、员工、职位是办公自动化的基本信息组成部分，在各个机构下设置相应的职位，每个职位可以具有不同的操作权限，通过建立员工与相应职位的对应关系，实现对员工操作权限的统一管理。

系统管理是为OA系统的正常运行提供管理功能，通过系统管理中机构配置管理功能建立起组织机构的管理体系结构。

系统管理还包括审批流程设置，在日常办公事务中员工要提出各种申请，经过相关的领导审批核准，之后要进行相关业务的登记处理，办公自动化充分利用计算机网络的优势，用户可自行预先设置各种申请业务的审批流程，对于员工的申请系统自动提示行应的审批人员进行处理；同时提供相关业务的登记功能，从而大大提高了组织内部的办公效率。

6.系统环境要求

6.1应用服务器要求

✓服务器：

双核XEON处理器及以上

✓内存：

2014MB以上

✓操作系统：

MicrosoftWindows2003ServerSp4

✓WWW服务器：

MicrosoftIIS6.0

✓数据库：

MicrosoftSqlServer2000Sp4

✓至少需要50GB以上磁盘空间

6.2客户机要求

✓奔腾以上计算机

✓IE5.0或更高版本。

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