项目投标管理制度.docx

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项目投标管理制度

项目投标管理制度

1目的

为规范项目投标、投标文件制作检查、投标保证金的缴纳、退回、项目方案的制作检查流程，明确各环节的工作职责，特制定本制度。

2适用范围

公司所有的项目投标和项目方案的制作。

3定义

3.1投标：

是指法定代表人或者项目授权人等相关人员在项目开标日，携带投标文件、公司证件等资料，参与采购方（含政府采购中心或招标代理公司）组织的开标过程。

3.2投标文件：

指按照采购方发出的招标文件的要求，制作、准备的投标文书、公司资料及其它所有要求提交的资料。

4职责

4.1业务拓展部业务人员：

A.按照《项目信息采集表》的要求，通过与采购方沟通获取、现场勘察等方式，提供相应的信息资料给标书制作员；

B.根据标书制作员的要求，及时补充相关的准确信息。

C.负责招标项目的报名（需要报名时）。

参与开标，必要时作为公司的授权代表参加开标。

D.负责投标保证金退还手续的办理。

E.项目中标后，主导与业主方签订项目合同。

F.项目运作总结。

G.若项目中标，协助运营部项目进场（主要是与业主方的衔接协调）。

5.2业务拓展部标书制作员：

A.根据项目的具体情况，向业务员提供《项目信息采集表》。

B.了解当地的最低工资标准和社会保险缴纳标准，为项目报价收集素材。

C.根据项目开标的各时间节点，组织投标文件的制作。

基本原则是在开标日前两个工作日完成标书的制作和装订（特殊情形如采购变更等情况除外）。

对于项目方案的制作，要在业务员要求日期的前两天，完成电子文档的定稿。

D.根据制作投标文件和项目方案的需要，技术方案制作人员或者报价人员，要亲临作业现场进行勘察，确保技术方案有针对性，能有效决解作业区域实际存在的问题，使技术文件和报价贴合实际（报价基准由业务员提供业主预算为基准）。

E.投标保证金汇出手续的办理，退还的跟进和协调。

F.投标时所需要的公司原件借出、移交和归还手续的办理。

在开标现场，投标授权代表人要做好公司原件与开标组织方的移交，收回时要现场确认原件的数量、是否完整或损坏。

G.项目中标后，根据运营部的需要，整理好相关的资料给运营部，以方便运营部的进场准备工作。

H.项目总结。

4.3财务部

A.项目投标报名费、投标保证金的支付。

B.投标保证金退还的确认。

C.中标服务费的支付

D.履约保证金的支付。

E.履约保证金退还的确认。

F.投标文件、项目方案制作及投标过程中发生费用的支付或者报销。

G．按月收取业主方支付的保洁作业服务费。

4.4运营部

A.项目中标后，履约保证金支付手续的办理及退还手续的办理和跟进。

B.向业务拓展部提交进场需要的资料清单。

C.组织项目进场，项目运营。

D.关注业主对环卫现场要求的更新，争取多获得先进标段等荣誉证书。

4.5综合管理部

A.保存公司所有的证照、资质证书、荣誉证书、业绩合同、中标通知书等资料的原件。

B.对保存的公司原件进行台帐管理，对于需年检和有有效期的，要在台帐中注明到期时间，并根据各证照年审、换证所需要的时间，提前做好各证照的年检和换证工作，确保所有公司证照都处在有效期内。

车辆行驶证的年检，由使用部门自行负责。

C.原件的借出和归还登记、查验等管理工作。

5工作内容

5.1项目方案

5.1.1获取项目信息

业务员根据所获取的信息，填写《项目信息采集表》，并注明方案需要完成的时间，经业务部负责人签字审核后，发给标书制作员。

标书制作人员对《项目信息采集表》进行核对，对于信息遗漏或不完整、不清楚的，与业务员沟通及时补充完整。

5.1.2作业区域的现场勘察

业务员要对作业现场进行勘察，若业务员认为有必要让标书制作人员进入现场勘察的，业务部可邀请相关人员进行现场勘察，所产生的费用由业务承包费用中承担。

勘察现场时应详细填写《现场勘察记录表》。

5.1.3项目方案的制作

标书制作人员收到业务员的《项目信息采集表》和《现场勘察记录表》后，确认信息收集和现场勘察的信息全面、完整。

开始制作项目方案。

A.根据业务部要求的时间，填写《标书、方案制作进度跟踪表》，确保方案制作稳步推进。

B.投标主管每天确认方案制作的实际进展是否与《标书、方案制作进度跟踪表》计划的进度一致，一旦方案制作受阻或者滞后，应立即解决。

要求方案电子版本最终定稿日期，比业务员要求的日期至少提前两天。

C.方案的制作中，所有用到的扫描电子文档，必须采用彩色扫描，图片应清晰、完整。

同类的扫描文档前面，必须编辑所放文档的目录，如在放置公司荣誉证书扫描件前，先编辑所要放置荣誉证书的目录，图片放置顺序与目录顺序一致。

文档的编排序号，按照ISO：

9001质量管理体系中关于文件编写序号规则要求编排，如1、1.1、1.2；2、2.1、2.2......方案成型时，商务部分、技术部分和报价部分，正文内容选用12号宋体字，标题选用18号宋体加粗字体，副标题选用16号宋体加粗字体。

D.方案电子文本的检查分为三个层次：

自查、互查和总查。

自查：

就是负责商务、技术、报价的人员，对自己所负责制作的内容进行自检、自纠。

互查：

就是自己检查别人制作的内容，即商务负责人检查报价内容，技术负责人检查商务内容，报价负责人检查技术内容。

总查：

方案的电子文稿成型后，对完整的方案进行检查。

总查由投标主管进行。

E.检查记录互查和总查的结果，要详细记录在《标书、方案检查记录表》中，检查人和责任人都需签名确认。

对于检查发现的问题，相应的负责人要立即进行纠正。

F.方案经审核后，交标书制作员打印装订。

5.1.4方案的打印和装订

A.方案批量打印装订前，应先打印一份，进行检查：

a.有无空白页。

b.版面是否完整，纸张是否有褶皱。

c.页码是否完整。

d.打印颜色是否正常，纸质是否符合要求。

e.以上各项均符合要求，再根据需要的份数进行打印。

B.业务员要对方案详细阅读，以方便回答业主方针对方案提出的问题。

5.2投标文件

5.2.1投标信息的获取

对于业务部前期跟进、运作的项目，业务员要在即将挂网公示的前夕，通知标书制作员具体挂网公示时间，以方便跟进。

5.2.2项目报名

A.项目挂网后，标书制作员要根据报名的截止日期，立即与部门领导沟通确定授权代表，并根据招标公告的要求准备报名所需要的资料。

B.如果报名需要带相关的原件，由标书制作员向管理部办理原件借出手续：

借出原件的名称、份数、使用地点、使用人、借出日期等，借出经办人和借证人均需签字存档。

C.标书制作员在邮寄原件给业务员时，应附上原件清单和份数，并签名，且预留业务员签收和回寄签名的位置。

D.业务员收到报名资料和所需要的原件后，立即报名购买招标文件。

招标文件分为纸质文件和电子文档，业务员收到电子文档后，应第一时间发给投标主管。

在报名资料快递来不及的情况下，投标主管可安排人员把资料送去报名。

5.2.4投标文件制作

5.2.4.1制作《标书、方案制作进度跟踪表》

A.投标主管根据招标文件上注明的开标日期，填写《标书、方案制作进度跟踪表》，要求标书电子版本最终定稿日期，比开标日期至少提前两个工作日。

B.投标主管每天确认标书制作的实际进展是否与《标书、方案制作进度跟踪表》计划的进度一致，一旦方案制作受阻或者滞后，应立即解决。

确保标书制作稳步推进。

5.2.4.2阅读招标文件

在收到业务员的招标文件后，负责商务、技术和报价的人员应人手一份，认真阅读招标文件。

6.2.4.3标书的制作要求

A.标书商务负责人员要特别关注：

a.对参与投标公司的资质要求、评分标准中商务部分的要求。

b.投标保证金的数量、到账日期要求、汇款要求。

c.需要带到开标现场的原件。

d.授权委托书、法人身份证明书、开标一览表、承诺书等证明材料的封装要求、提交方式。

E.标书正、副本的份数、装订方式、密封要求等。

f.其它与商务标制作有关的要求。

g.投标保证金的汇出，商务负责人负责投标保证金汇出手续的办理，并跟进到账情况。

B.标书技术负责人要特别关注：

a.车辆的数量和排班要求；人员的数量和排班要求。

b.车辆、人员作业时间的要求。

c.作业内容的要求

d.作业质量的要求。

e.道路情况的说明和现场勘察资料。

f.关于作业和管理、质量的要求。

g.其他与技术标制作有关的要求。

C.标书报价负责人要特别关注：

a.要求的人员、车辆数量。

b.车辆作业时间、人工保洁时间的要求。

c.工人待遇、福利的要求。

d.作业质量的要求。

e.其他与报价有关的要求。

5.2.4.3标书制作中所有用到的扫描电子文档，必须采用彩色扫描，图片要清晰、完整。

同类的扫描文档前面，必须编辑所放文档的目录，如在放置公司荣誉证书扫描件前，先编辑所要放置荣誉证书的目录。

图片放置顺序与目录顺序一致。

文档的编排序号，按照ISO：

9001质量管理体系中关于文件编写序号规则的要求编排，如1、1.1、1.2；2、2.1、2.2......方案成型时，商务部分、技术部分和报价部分，正文内容选用12号宋体字，标题选用18号宋体加粗字体，副标题选用16号宋体加粗字体。

5.2.4.4标书的检查

标书的检查分为电子文档的检查和纸质文档的检查两部分

A.标书电子文档的检查

电子文本的检查分为三个层次：

自查、互查和总查。

自查：

就是负责商务部分、技术部分、报价部分的人员，对自己所负责制作的内容进行自检、自纠。

互查：

就是自己检查别人制作的部分，即商务负责人检查报价部分，技术负责人检查商务部分，报价负责人检查技术部分。

总查：

方案的电子文稿成型后，对完整的方案进行检查。

总查由投标主管进行。

B.检查记录

互查和总查的结果，要详细记录在《标书、方案检查记录表》中，检查人和责任人都需签名确认。

对于检查发现的问题，相应的负责人要立即进行纠正。

5.2.4.5标书的打印

投标主管安排专人负责标书的打印，并安排相应的人员协助。

A.纸质文档的检查

a.有无空白页。

b.版面是否完整，纸张是否有褶皱。

c.页码是否完整。

d.打印颜色是否正常，纸质是否符合要求。

e.以上各项均符合要求，再根据需要的份数进行打印。

B.标书的签字、盖章

a.在彩色打印的标书的每一页进行盖章。

b.在盖章的同时，把需要授权代表和法人签字的地方按顺序签字。

签字的地方，要加盖公章。

c.签完字、盖好章后，要逐页的再检查一次，确定无误后，根据正、副本数量的要求进行彩色复印。

每本标书的封面都要盖章，并需要盖骑缝章。

以上检查的结果记录在《标书、方案检查记录表》中，并签字确认。

5.2.4.6标书封装

A.根据招标文件中关于正本、副本、开标一览表、法人授权委托书、法人身份证明书等的包装要求，对标书进行包装。

包装要求方正、整齐、美观。

B.按照招标文件的要求贴上封条。

封条的书写要符合招标文件的要求。

C.封套上所有缝的位置，都要盖上骑缝章。

D.对于开标时需要的原件，若招标文件有包装的要求，要按要求包装。

若没有具体要求，包装要能充分保护证件。

里面要附上原件的清单，包装外面要贴上公司名称、项目名称等信息。

5.2.4.7标书的运输

标书和原件的运输时应用行李箱装好，避免标书在箱内移动。

同时还应带上公章、牛皮纸、封条、双面胶等物品备用，在标书个别地方运输损坏时修复。

5.3开标

A.参与开标时，授权代表应至少提前半小时到达开标现场，办理相关手续。

B.唱标时，对各参与单位的报价，应做好详细的记录。

C.退还原件时，要当场核对确认，防止原件丢失和损坏。

在开标过程中，授权代表对原件负责。

5.4原件的退还

开完标后，授权代表要把原件还给标书制作人。

签收人与授权代表要当面确认。

签收人回公司后，将原件还给管理部。

管理部经办人确认签收后，需在原件借出记录表上签字。

5.5投标保证金的退还及履约保证金的支付

5.5.1开标结束后，应安排专人负责跟进投标保证金的退还，并建立台帐跟进。

对于没有中标的标段，跟进人应于招标结果公示后第二个工作日，咨询投标保证金的退还手续。

若需要去现场办理退还手续的，则要求业务员前去办理。

跟进人要及时与财务沟通，确认投标保证金的到账情况。

5.5.2对于中标的标段，若采购方要求将投标保证金转为履约保证金。

则有几个原则：

a.甲方写收据的付款方要是本公司。