院学生会日常工作规范.docx
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院学生会日常工作规范
院学生会日常工作规范
一工作证管理制度
1、凡院学生会成员均发给工作证，工作证限本人使用，不得转借他人。
2、凡在工作中（活动中心区域及参与院学生会各项工作时），持证人均须佩戴工作证。
3、持证人自觉接受全院师生民主监督，不得利用职权、佩戴工作证进行不正当活动。
4、工作证须妥为保存，如有损坏或遗失应立即向办公室报告并补办，工本费10元。
5、办公室负责制证工作，并实行统一监督、管理。
凡发现违反制度者，视情节轻重分别给予打扫卫生、书面检查、大会通报批评直至开除处分。
6、工作证制证时需写明发证日期，并需加盖“江西理工大学应用科学学院学生会”印章方才有效。
8、院学生会成员职务调整、被开除、自动退出或任期届满时，须将工作证交还院学生会办公室。
如要保留，须经主席团批准。
二请假制度
1、院学生会成员因事请假，主席须向团委老师请假，副主席须向主席请假，各部部长须向办公室主任请假，副部长及委员须向部长请假。
各部部长必须在活动或会议前将该部门所有请假条交到办公室，经签名批准后方可生效。
假条将交办公室存档。
2、请假超过一学期所召开会议和所组织活动总数三分之一者，取消评优资格。
3、凡院学生会组织的会议及活动，应出席而未出席者，作无故缺席处理。
4、院学生会成员无故缺席一次，提出口头警告；缺席三次者视为自动退出院学生会。
5、每次会议或活动后，办公室应及时将考勤情况登记在会议记录本上。
三值班制度
1、院学生会日常办公时间为每周一至周日（冬季：
19:
00——21:
00，夏季：
19：
30――21：
30，国家法定节假日除外）。
办公地点为学生会办公室。
2、各部门干部按规定依时值班，值班人员打扫办公室，保持环境整洁，并负责收取、整理文件和报纸，礼貌接待来访人员，遇到职权内无法处理的事情应及时向上级汇报。
3、办公期间进入办公室的学生干部应穿着整齐，佩戴工作证。
日常办公时间内应保持安静，不的抽烟，不得从事与学习、工作无关的活动。
4、各值班部门成员不得无故缺席值班，如因课程问题不能出席值班，应在开学两周内将课程表上交办公室说明情况以便办公室做好值班人员调配，如因临时变动不能出席值班，应以书面形式提前向办公室请假，或口头请假过后补交假条（此种请假形式只适用于紧急情况）。
5、值班人员可以利用办公区域进行工作及其他信息的交流，以加强沟通联系。
6、院学生会电脑是为学生会工作而设立的，不得私人随意使用；因工作需要使用电脑时，要注意杀毒。
7、办公室的一切财物归院学生会所有，出入人员应自觉爱护公共财物，注意节约用电，办公室财物不得外借（主席签字同意的除外）。
8、最后离开办公室的院学生会干部应关好电源，并关好门窗。
9、凡发现违反制度者，视情节轻重分别予以打扫卫生、书面检查、大会通报批评最高为开除处分。
四材料上交制度
1、工作计划、联系表：
各系学生分会办公室须在该系学生分会学期初正式开始工作一周内，将该系学期工作计划和干部联系表的电子档和纸制档送交院学生会办公室存档。
2、学期末工作总结：
各系学生分会办公室须在该系学生分会学期末结束工作一周内将学期工作总结的电子档和纸制档送交院学生会办公室存档。
3、团讯：
院学生会各部门（如果该部门在当月开展过活动）须在当月28日晚21：
00前将团讯电子档和纸制档上交办公室。
内容要求详细介绍活动的时间、地点、出席人员及活动过程、意义、影响等，另外须附加活动照片的电子档。
4、团学工作简报：
院学生会各部门、各系学生分会办公室须定期（每学年上学期双周五、下学期单周五19：
30—21：
00），向办公室上交半月内团学活动开展情况。
内容要求简洁准确，以一句话新闻的形式（时间、地点、人物、事件、结果）上报。
电子档或书面档案均可。
5、工作心得：
院学生会各部门负责人须在每月月底将所有人员工作心得交至办公室，经分管主席批阅后再由办公室发回各部门。
心得内容要求简单介绍该月的工作、学习、生活等方面的情况，体裁不限。
6、活动档案：
各类活动完成一周内将活动策划书、活动策划评审报告、活动结果、活动总结评审报告、活动总结交至院学生会办公室存档。
7、团学工作积极分子申报表及个人照片：
院学生会各部门、各系学生分会应在每月月底确定当月团学积极分子人选，领取申报表后认真填写，经分管主席签字后在每月25日晚21：
00前统一上交院学生会办公室。
同时，须上交本人5寸红底照片一张，照片背面须注明姓名及部门名称或所在系。
8、团学工作积极分子名额：
各系学生分会为4名；院学生会各部门（除社联）总人数多于或等于15人为2名，低于15人为1名；社团联合会为7名。
9、会议记录：
学生会各部门每月13和28号上交本个月内的部门会议记录，由办公室整理后一并上交团委组织部。
10、学生会办公室在各部门的会议记录中提炼上半月工作总结简报和下半月工作计划，并及时张贴于大学生活动中心的公示板上。
五印章管理制度
1、凡是院学生会上报、下发和对外交流的正式文件均须加盖院学生会公章。
2、公章由办公室主任负责保管。
主席团有公章使用权，其他干部需使用印章时，必须获得主席或副主席批准，经办公室核实方可使用。
3、公章加盖方法：
1）一般会议性通知，由办公室加盖印章。
2）各部门需要以院学生会名义下发各系的正式文件，由各部部长交分管副主席审阅后，由分管副主席加注批准意见后办公室加盖印章。
3）院学生会大型活动正式文件和对外交流正式文件，必须由主席审阅后加注批准意见，办公室方可加盖印章。
4、盖章前办公室人员必须仔细阅读文件，对一些行文不规范（字迹潦草、有明显涂改痕迹、表达不清、落款单位不明）的文件，可以拒绝加盖印章。
六例会制度
1、主席团例会制度
1）主席团例会定于每周星期一中午12：
40由主席召集主席团成员召开。
2）会议由主席主持，交流讨论信息，安排本周的工作任务。
3）主席因事不能到会，则需要委托一位副主席召集主席团成员开会，会后须向主席汇报开会内容。
4）重大工作、活动决策，应由主席团集体讨论决定，并由主席负责向团委老师请示批准。
5）如有特殊情况应根据实际需要召开主席团会议。
6）办公室主任负责会议记录。
2、部长例会制度
1）部长例会定于单周周四晚21：
00在院学生会会议室召开，若有特殊情况需作出调整的，由主席团另行决定。
工作期间视工作需要可另行不定期召开部长例会。
2）与会人员不得无故缺席、迟到或早退。
因故不能到会的，当以书面形式向办公室请假。
否则根据相应制度进行处理。
3）与会人员必须穿戴整齐，佩戴工作证，提前十分钟到场。
4）部长例会由主席团主持，主席团根据会议议程听取各部部长汇报上一周的工作情况，布置本周工作任务，并由分管副主席对主管部门的工作进行补充、总结，作出指导。
5）部长例会过程中，与会者可对院学生会各方面工作进行讨论，最终由主席团决议。
6）会前征得办公室同意的前提下，各部部长可安排本部门其他成员列席会议。
列席会议的干部对会议所讨论的问题可以提出自己的看法。
7）办公室负责考勤工作，并作会议记录。
3、部长扩大会议制度
1）部长扩大会议出席人员为院学生会主席主席团成员、各职能部门正、副部长。
2）会议时间、地点由院学生会主席团决定。
3）会议由院学生会主席主持，商讨阶段时间内学生会的工作活动情况，布置接下来的工作任务。
4）与会人员必须穿戴整齐，佩戴工作证，提前十分钟到场。
5）与会人员不得无故缺席、迟到或早退。
如有特殊情况，应指定其他成员代为出席并提前向院学生会办公室请假。
6）办公室负责考勤，并做会议记录。
4、部门例会制度
1）部门例会出席人员为该部门正副部长、委员及相关成员。
2）会议原则上每两周召开一次，时间、地点由部长确定，并邀请分管副主席出席。
3）会议目的是对部门内部工作进行总结，布置近期工作任务。
4）若分管副主系不能参加部门例会，会议之后，部长应及时向分管副主席汇报会议情况。
5）与会人员必须穿戴整齐，佩戴工作证，提前十分钟到场。
6）与会人员不得无故缺席、迟到或早退。
如有特殊情况，应以书面形式向部长请假，否则一概以缺席处理。
七活动宣传制度
1、院学生会各部门应指定专人负责宣传工作。
2、院学生会各部门应在应科苑论坛（）以部门名义申请一个固定帐号，以便更广泛的宣传部门活动。
部门活动经相关领导审批通过后须及时在论坛发帖子做预告宣传，并借此途径广泛征求广大师生意见、建议。
活动开展过程中及时将活动进展、活动进程、活动图片和活动结果等内容分阶段以帖子形式进行宣传。
宣传工作与活动开展同步进行。
发帖时注意语言要生动活拨，内容要准确无误。
每一个参与活动的群体，如策划者、组织者、参与者等，应尽可能全面的展示他们的风采。
3、校园海报宣传（详见院学生会海报管理制度）
4、校园广播宣传
如需校园广播宣传，需经主席或分管主席批准，后自拟广播稿提交院团委老师审批，批准后方可送交院团委广播站广播宣传。
八档案管理制度
1、院学生会档案分三类：
1）学生干部档案：
主要汇载院学生会各届、各部门干部的基本情况，包括工作业绩、考评成绩、表现，任职及奖惩等情况。
同时还收录学生会部门设置、部门干部职务等情况。
2）学生会活动档案：
收录学生会各部门组织的各类活动计划、活动实施方案、活动总结及反映活动的摄影、摄像资料、录音资料。
3）学生会文件档案：
收录学生会各类管理制度、有关政策、文件及其他文书材料（活动通知、会议文件、工作指示、决定、决议、意见等）。
2、活动档案提交办法：
1）内容要求：
①活动策划书②活动策划评审报告③活动总结④活动总结评审报告⑤活动新闻稿。
对于比赛类活动，必须注明各轮次的战况及获胜方。
2）形式要求：
对于各部门活动档案，应一式两份，并将其中一份提交办公室备案，另一份留存于分管的副主席处，以备学期工作鉴定用。
3）档案上缴日期：
在该项活动结束后1周内。
4）档案上交时由办公室主任签字登记，然后装订成册，经该部门部长核对签字后存档。
九财物管理制度
1、院学生会各部门在消费之前须先向相关负责人提出申请（购置的物品价格在20元以内的由部门负责人审核，报分管副主席批准；价格在20~50元的须报主席批准；价格在50元以上者须上报团委老师批准），消费后尽快将发票、收据交到办公室分管副主任处汇总。
20元以上要求上交正式发票。
发票、收据背面应注明消费时间和消费原因，要有经手人签名、部门负责人签名、分管主席签名。
2、办公室只报销院团委、学生会、社团联合会各部门的日常办公经费开支，专项活动经费应按照活动流程报团委老师审批。
3、车费、餐饮费不属于办公经费。
特殊情况需报销车费时，只受理公交票，出租车票一律不予报销。
4、打印、复印须先在工作时间（周一至周五8：
00－11：
30；14：
30－17：
00）内到团委办公室向老师申请打印凭条，先可在团委办公室打印，后去主楼九楼文印室复印。
确有特殊原因需在外打印、复印的，必须报主席或团委老师批准。
5、专项活动需要制作喷绘、横幅、刻字等宣传材料的，须通过院团委老师开具证明，到指定地点制作，擅自制作的一律不予报销。
6、各部门如需添置办公用品，须递交书面申请报告，经主席团审核，报团委老师批准后方可购买。
7、购置办公用品后须及时向办公室报告，办公室做好财产登记工作。
8、每学期初由办公室对各部门进行财产登记与核对，财产登记表经各部门部长以及办公室主任确认签字后送交团委存档。
9、每届任职期间如有财产丢失，各部门须原价赔偿。
如有财产损坏，各部门须尽力修缮，无力修缮时应尽快向团委老师汇报，以待学院安排人员修理。
10、在活动开展过程中需向团委申请借用场地或器材的，应事先拟好借条，由活动负责人签字后，到团委审批。
数码相机、DV、音响等特殊器材需由团委指定专人负责，不得擅自使用。
十一工作汇报制度
1、活动策划前应及时填写活动《策划评审报告》并逐级审核。
2、活动策划中途应及时向上级汇报活动进度。
3、活动开展前几个小时应及时向上级汇报活动相关事宜的最后准备情况。
4、活动结束后应及时向上级逐级汇报活动开展情况以及活动结果，并填写《活动总结报告》。
5、在日常工作中所有学生干部均应养成及时反馈的习惯，加强联系沟通，防止工作脱节。
十二赞助制度
1、全院拉赞助的统一标准、申报赞助的程序及相关规定。
具体标准：
1）涉及到设展点时原则上经费不得低于1000元。
2）活动冠名权不得低于1500元。
3）单挂横幅按照每条200元为标准实行（特殊情况例外）。
4）寻求赞助商时，对一些类似网吧、营业性舞厅、酒吧、迪厅以及一些食品类的展销进行相关限制和特殊规定。
申报程序：
1）寻求赞助前需经相对应的部门（如学生会外联机构对应主席团，社团外联部对应社团联合会）批准方可进行拉赞助的工作。
2）达成赞助意向之后，需经院团委审核，报学工办、校务办、保卫办批准，方可进行宣传工作。
3）具体的宣传方式需向院学生会外联部通告。
相关规定：
1）及时并如实填写赞助申报表、宣传情况登记表。
2）宣传物品在得到允许设置后，必须由相应的部门进行维护和管理，确保其整洁美观，同时做到及时拆卸和回收。
3）设立展点须有学工办、校务办、保卫办联合开出的证明，否则将视为违规操作，院学生会有权立即停止其宣传活动。
2、由于部门特殊性，各外联机构在学期前须向院学生会外联部上交本学期的工作计划，以便对全院外联工作做到统一管理。
建立学期赞助情况登记制度及申报制度，请各相关部门如实填写赞助情况登记表及申报表，并及时将表交到院学生会外联部。
3、当各部门与某一商家达成初步意向后，应通告院学生会外联部，以便院学生会外联部及时做好备案工作。
1）工作开展本着以学校整体利益为前提，当出现外联工作冲突时，由院学生会主席团进行调解，报院团委老师进行指导。
协调原则：
本着利于全院大局发展为前提；以与商家商谈时间先后为依据，标准为各外联机构向院学生会外联部通告时间先后为准；在时间先后相一致时，采取各部门公平竞争。
竞争双方不得相互诋毁，由商家自己选择，避免院内各级学生组织产生矛盾同时有损学院形象。
2）外联部是个比较特殊的部门，工作中可能会出现经费来往的问题，各外联机构必须做到部门内部经费的公开化、透明化，杜绝不良风气，维护学生会的整体形象。
3）各外联机构开展工作时，应诚实守信，所承诺的事宜应对学校负责，对商家负责，避免与商家发生经济纠纷。
外联注意事项：
（1）各个活动开展以前,必须提前一到两个月拿出周密而详细的赞助策划书,再加上必要的宣传计划、筹备计划、资金分配等。
及时交于主席团审批,经批准之后,才可进行下一步工作。
对未经申请而私自寻求商家赞助活动的部门干部,院学生会将追究其责任并照章给予相应的惩罚。
（2）在与商家洽谈时,要以学院的形象为重,不得做出有辱应科院形象的事情。
同时要注意在答应商家所提出的条件的时候,尽量避免太浓的商业气息。
委员要与部长保持密切的联系,出现任何问题及时汇报。
（3）针对不同的商家我们给出不同的赞助方案，根据商家要求制定合作意向书。
（4）资金洽谈成功以后,从商家那提取物资时,要及时开具收讫凭证,回到学校将资金及相关资料及时交给团委老师进行审核,保证物资使用透明化。
（5）与商家谈好条件后，要确实对商家负责，落实对商家的承诺。
使商家的投资确实物有所值，引导商家和学院建立长期的合作关系，为今后的学生工作提供再利用资源。
（6）在拉赞助的时委员应保持与部长、副部长的密切联系，在与商家洽谈时，应谨慎对待不可麻痹大意，要时时刻刻以学院品牌为重，遇棘手问题时及时向领导老师汇报不可妄自承诺。
十三海报管理制度
1、院学生会宣传部是宣传栏的管理者和监督者，院学生会宣传部、书画协会是海报管理的执行者，有权处理宣传栏中一切不合格的海报。
2、院团委学生会各部门海报申请须持申请单，申请单由院学生会宣传部提供。
3、普通海报申请单要求提前二天交至院学生会宣传部，大型活动策划书要求提前七天交至院学生会宣传部。
4、海报申请单要求各部门部长或分管副主席签字，否则将不予办理。
5、海报申请单内容要求简洁明了、语句清晰，不得出现错字、漏字及语法错误，否则院学生会宣传部有权在不改变主题前提下对其内容进行修改；申请单上要注明张贴日期与地点。
6、海报申请如要用到宣传板，借用宣传板须写借条，借条要求部长或分管副主席签字，并注明归还日期。
宣传板若损坏，由借用者负责。
7、海报要求经过审核盖章方可张贴，否则视为不合格海报，监督者和执行者都有权撕毁，并上报管理部门。
8、对海报盖章时间和地点，一律在周一至周六晚上值班时间在院学生会宣传部办公盖章审核，星期天不值班，其它特殊情况请联系相关负责人另行安排。
9、海报在盖章之前要仔细检查有无错误，并在海报左下角标注保留天数。
普通海报保留三天，大型活动海报最多保留五天。
一经发现海报保留日期超出期限，监督者和执行者有权撕毁。
10、对于商业海报，未经院团委学生会批准和盖章的，一律不准张贴，对那些已张贴并未经批准的的商业性海报及信息纸一经发现一律予以撕毁。
11、对于有关学生组织的重要通知、招聘、公示，未经上级领导批准不得贴于寝室门口等不规范地点，特殊情况确需在寝室门口张贴的，须加盖学工办公章方为有效。
12、对于宣传栏中已经张贴的未过期的海报，不得撕毁或覆盖，如遇宣传栏中没有空位，须找海报张贴时间相比更久的海报覆盖，并及时与覆盖海报所属部门协调。
13、海报张贴前应再次检查海报内容是否有错误，排版是否美观。
14、主楼前张贴海报应看清宣传栏所属部门，不得随意张贴。
十四一般活动流程
1、基本活动流程：
1）提交活动策划评审报告：
院学生会各部门在任何活动开始准备之初，须向办公室领取《活动策划评审报告》。
认真填写后，送交分管主席、主席、团委老师逐级审核，非特殊情况外不得越级上报。
各系学生分会承办院学生会活动，须向办公室领取《活动策划评审报告》，认真填写后，然后送交系学生分会主席、院学生会主席、系团总支、院团委逐级审查，非特殊情况不得越级上报。
逐级审阅合格后在活动开展前交一份活动策划书到办公室存档。
2）提交活动策划书：
院学生会各部门计划开展活动前，须先拟定一份详细完善的活动策划书，然后送交分管主席、主席、团委老师逐级审查并签字，非特殊情况外不得越级上报。
3）组织活动的开展：
依照活动策划书的安排将活动有序的开展下来，并在活动开展过程中及时将活动材料、活动照片、活动通讯予以保留或发布。
4）活动总结：
活动完成后需上交一份书面活动总结及相关需存档的材料到办公室存档。
5）活动总结评审报告：
院学生会各部门或系学生分会在活动结束后三天内，须向办公室领取《活动总结报告》。
认真填写后，送交分管主席、主席逐级审核。
6）活动宣传参照《活动宣传制度》认真执行。
2、文艺类活动流程：
1）评审报告
要求：
活动时间、地点、内容、目的、活动流程、奖项设置及礼品分配、开展形式、活动预算，并上报院学生会主席团审核，经批准后方可开展。
2）活动前期准备
①准备活动策划书，明确晚会主题，确定其要表现的思想内容。
把握全局思想，总领大体方向。
（需有赞助的活动至少提前一个月拉赞助）。
②如果需要从校外请人，需尽早做准备，进行联系。
③联系活动场地（文化广场、学术报告厅、图书馆大厅、主楼大厅、阶梯教室等），并且提前一周申请。
④晚会前期宣传参照《活动宣传制度》认真执行
3）举办晚会
⑴前一周左右开始制作节目单，确定好节目的具体来源，节目的形式与内容尽量切合主题。
做好后拿给主席和团委老师审阅。
⑵如果邀请校内外媒体，需提前一至二周前往联系。
⑶提前一星期设计好舞台，购买材料，在晚会前两周预定场地，晚会当日上午或下午布置好舞台。
⑷若要请评委（嘉宾），需与主席和团委老师及早商定评委（嘉宾）人选，尽快与其联系。
⑸根据资金情况和老师意见决定比赛奖品设定，在正式比赛前三天购买奖品。
⑹与影音工作室及其他相关部门配合完成会场及舞台背景的设计，并在晚会前二天将所有节目的光碟交到影音工作室，晚会前一天与其工作人员协调好时间，准备次日布置会场。
⑺主持人的选择要和晚会的风格相符，选定好主持人后需向上级主管部门汇报并得到同意后方可使用。
并做好主持稿的审定。
⑻晚会前两天做好晚会人员分工，并在晚会前一天开会，布置晚会当晚人员分工。
⑼联系好摄影、摄像人员，以便宣传及存档。
⑽提前一至二天，给节目演员开会，强调注意事项。
⑾对晚会节目进行一次彩排，彩排原则是真实模仿现场，会场布置完毕后，安排全体演员、主持人第二次彩排。
⑿晚会开始前，保证5人值班，以免因天气原因及其他使得各种财产损坏或被盗。
台下观众，严禁携带易燃易爆等危险物品入场。
⒀各相关部门在晚会当天需提前一小时到场，为提高效率可根据任务需要分批到场，再次落实工作任务，熟悉工作场地，晚会开始前半小时工作人员各就各位。
演员至少要提前半小时到场，如演员较多，可分批到场，但需注意到场准时。
⒁工作人员安排分前场后场：
前场主要为秩序维持，观众入口处治安维持，观众入口发放礼品，前场幻灯片及追光。
后场，灯光，音响，左右后台秩序维持，道具，演员签到，演员催场等。
⒂晚会进行期间任何工作人员不得擅自离场，做好晚会颁奖领导（嘉宾）的邀请。
⒃结束后送行领导、嘉宾，组织工作人员、演员合影，之后组织各部工作人员打扫会场、清扫舞台等善后工作。
4）活动后
⑴当天写好一句话简讯报院学生会办公室；一天内将文字图片等资料上传到学院论坛；三天内将活动通讯材料交给广播站、院报、网络中心进行报道。
⑵活动结束三天之内，写出活动总结，经分管副主席审批，交学生会办公室存档。
⑶整理活动中所有的文档，整理好后交给办公室用于备份存档。
⑷整理相片，将有关相片报送团委。
⑸整理活动中所购买的道具物品，交学生会办公室登记储存。
⑹一周内整理活动中的所有发票，报账。
⑺可制作活动宣传展板。
3、体育健身类活动流程：
1）评审报告
要求：
活动时间、地点、内容、目的、赛程、奖项设置、开展形式、活动预算，并上报院学生会主席团审核，经批准后方可开展。
2）活动前期准备
⑴准备活动策划书，明确比赛主题，确定其主要的项目和具体赛程。
把握全局，总领大体方向。
需有赞助的活动至少提前一个月左右交活动策划书给外联部，请求拉赞助。
同时以张贴海报的形式，通知各参赛队准时报名，在报名时应把参赛队员的详细资料记录下来，便于有关事宜能及时互相通知、联系。
⑵如果需要从校外请人（裁判、专业人员等），经主席团同意后，需尽早做联系工作。
⑶联系活动场地（风雨球场、灯光球场、健身房、羽毛球场、室内球场等）以及比赛用品的租借或是购买，购买体育比赛用品前需向主席团申报，经批准后方可购买。
同时提前一至两周左右，填写大型活动申请书。
⑷裁判的邀请。
事先安排好比赛裁判员，要对裁判员进行相应的考核，并要求他们在判罚时能做到公平、公开、公正的原则，不受参赛人员和现场观众的影响。
⑸准备工作做好以后，按预定的时间开始比赛，在比赛期间要求队员做到文明参赛、服从裁判、尊重对方并注意体育器材的维护和管理。
同时，确保队员之间不发生冲突，器材不发生损坏。
如是团体参赛，为防止参赛人员发生冲突，建议要求其向赛事主办方预付罚金，以避免出现不良行为。
⑹比赛前期宣传参照《活动宣传制度》认真执行
3）活动开展
⑴在活动之前，部门开会制定出一份完整的策划书并将其存档。
⑵策划书制定好后，复印好若干份，分送给外联部、各参赛队及其它相关部门。
⑶组织报名完成后，及时通知各参赛队员到指定地点抽签，在抽签时应做到公平、公开、公正，确保不出现任何徇私舞弊现象。
⑷在比赛期间如出现突发事件应及时通知到各参赛队员，以便问题能及时协调
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