工程监理档案管理细则.docx
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工程监理档案管理细则
工程监理档案管理细则
（2002年修订）
福建省建福工程建设监理有限公司
二00二年十月
工程监理档案管理细则
1、目的
通过制定和实施本公司工程监理档案管理细则，使公司的监理档案符合规定要求；为每一工程监理项目全过程的监理活动，提供可追溯的工程质量、投资、进度的控制记录和监督管理的可靠资料。
2、适用范围
本细则适用于本公司每一个工程项目监理活动所形成的工程监理档案的管理。
3、术语
工程监理档案是指在每项工程监理过程中形成的具有归档保存价值的文字、技术数据、图表等形式的原始记录。
4、职责
4.1档案组职责
4.1.1负责组织制定工程监理档案管理的规章制度并负责组织贯彻实施、业务指导、督促与检查。
4.1.2组织公司年度工程监理档案归档计划的实施。
4.1.3组织档案业务学习，不断提高档案人员的素质。
4.1.4组织工程监理档案的鉴定与销毁。
4.1.5负责档案库房建设，完善档案保管条件和保护设施。
4.1.6负责档案的移交、编目、保管、考核统计和利用工作。
4.2监管部职责
4.2.1会同档案组对项目监理部的工程监理资料的管理进行指导、检查和督促。
4.2.2负责检验各项目监理部待归档工程监理资料的规范性、完整性、有效性。
4.3项目总监理工程师职责
4.3.1认真贯彻档案管理部门对工程档案方面的有关规定，学习专业知识，不断提高业务素质。
4.3.2按《项目监理部内业资料整理办法》组织编制本项目工程监理资料的归档计划，并进行指导、监督、检查。
4.4各项目兼职资料员职责
4.4.1负责本工程监理资料的收集、整理、分类、编目、保管和统计工作。
4.4.2负责做好工程监理档案的分类、立卷工作、案卷质量要符合技术档案案卷质量的要求。
工程项目监理部监理档案分类按《工程项目监理部内业资料规存标准》执行。
4.4.3在工程竣工1个月内向公司档案组办理工程监理档案的移交工作。
5、工作程序
5.1业务培训：
视工作需要公司档案组不定期派出档案人员参加档案管理专业培训，以提高管理水平。
5.2检查与考核
5.2.1由监管部会同档案组每年对各项目监理部的工程监理资料的管理情况进行业务指导、检查与考核。
5.2.2检查、考核结果，应形成书面资料，进行通报。
5.3收集
5.3.1按照公司归档计划，在工程即将竣工前后必须将监理过程中形成的具有归档保存价值的文字、技术数据、图表、照片等形式的原始的监理记录收集齐全。
5.3.2归档文件的质量要求
5.3.2.1归档的工程文件应为原件。
5.3.2.2工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
5.3.2.3工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔等。
5.3.2.4工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
5.3.2.5工程文件中文字材料幅面尺寸规定宜为A4幅面（297mmx210mm）。
图纸宜采用国家标准图幅。
5.3.2.6所有竣工图纸应加盖竣工图章。
5.4整理、立卷
5.4.1在资料收集齐全的基础上进行分类整理完毕，并按规定方式进行编目、立卷归档。
5.4.2根据收集的档案资料，按照单位工程、分部工程、专业、阶段等的系统联系排系组卷。
5.4.3编写案卷页号
5.4.3.1案卷内档案材料均以有书写内容的页目编页号。
5.4.3.2页号编写位置
a）单面书写的档案在右下角编写页号。
b）双面书写的档案材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。
折叠后的图纸一律在右下角。
C）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
5.4.3.3案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外），卷内备考表不编写页号。
5.4.4卷内目录的编制
5.4.4.1卷内目录式样见附表Ｂ。
5.4.4.2卷内目录的项目包括：
序号文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注。
a）序号：
用阿拉伯数字从“1”起依次标注。
b）文件编号：
文件应填写文件号；质量记录应填写其编号；图样应填写图号。
c）责任者：
填写文件材料的直接编制部门或主要责任者，有多个责任者时选择主要两个责任者，其余同等代替。
d）文件材料题名：
亦称文件标题，应照实抄录。
e）日期：
填写编制文件材料的年、月、日。
f）页次：
填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页号。
g）备注：
填写需要补充、修改等情况的说明和解释。
5.4.4.3卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。
5.4.5卷内备考的编制
5.4.5.1卷内备考表的式样见附表C。
5.4.5.2卷内备考要标明案卷内科技文件材料的件数、页数（照片张数）以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
5.4.5.3卷内备考表排列在案卷内科技文件材料的尾页之后。
5.4.6案卷的装订
5.4.6.1案卷装订时必须取掉金属物。
5.4.6.2案卷内不同规格的科技文件材料或图纸要折叠为统一幅面（图纸采用风琴式折叠法，幅面为A4）。
5.4.6.3案卷材料要求左边、底边保持整齐，为了美观可以使右边翻口处整齐，但保证案卷材料不脱落。
5.4.6.4案卷左侧装订处留有20mm宽的装订低舌，采用三孔一线装订法，取中心点左右相距各80mm。
5.5移交
5.5.1每一个工程监理项目，所形成全部监理档案资料；在工程竣工后一个月内向公司档案组移交归档。
移交之前，由公司档案组与监管部对待移交的监理档案资料的完整性、分类准确性、有效性进行验收，经验收合格的方能办理移交手续。
对应交而缺少的资料应限期由责任人负责补齐。
5.5.2公司档案组与监管部对项目监理部档案验收时，应重点验收以下内容：
5.5.2.1工程档案齐全、系统、完整。
5.5.2.2工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。
5.5.2.3文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。
5.5.2.4文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。
5.5.3移交时应填写移交清单，其式样见附表F。
5.5.4移交清单的项目包括：
工程名称、建设单位、施工单位、建设周期、档案资料题名、份数、页数、移交单位、接收单位、移交人、接收人、移交时间、接收日期。
5.5.4.1工程名称：
填写工程项目的全称。
5.5.4.2建设单位：
即业主、填写工程项目所属的全称或通用简称。
5.5.4.3施工单位：
填写工程项目施工的单位。
5.5.4.4建设周期：
填写开工和竣工的日期。
5.5.4.5序号：
填写工程监理档案资料的卷数。
用阿拉伯数字从“1”起依次标注。
5.5.4.6档案资料题名：
填写案卷内文件材料的内容。
5.5.4.7页数：
填写案卷内文件材料的总页数。
5.5.4.8移交单位：
填写移交单位全称并加盖项目监理部公章。
5.5.4.9接收单位：
填写接收单位全称并加盖公章。
5.5.4.10移交人：
填写具有移交经办人的姓名。
5.5.4.11接收人：
填写具体接收经办人的姓名。
5.5.4.12移交日期：
填写档案资料移交时的具体时间。
5.5.4.13接收日期：
填写档案资料接收时的具体时间。
5.6鉴定与审核
5.6.1工程监理档案移交归档后，档案材料的内容是否符合有关规定，档案管理人员进行鉴定和审核，具体鉴定、审核验收表见附表I。
5.7分类、编号
5.7.1工程档案的代号为“C”。
5.7.2分类编号的构成：
C
序号
项目名称
001
九州麒麟
002
榕能建材公司
003
建材高级技术学校住宅楼
004
福清公安大楼
005
福建省再就业和社会服务中心
006
福建民政厅住宅
007
福清广播电视大楼
008
金明苑新村3#、5#、6#
009
金明苑新村2#、7#、8#、9#、10#
010
福泥公司四号窑工程
注：
项目编号按时间的先后顺序进行，以此类推。
二级目录：
01
02
03
04
05
06
综合
资料
质量
控制
资料
投资
控制
资料
进度
控制
资料
合同
管理
资料
协调
管理
资料
5.7.3工程监理档案的编号方法如下。
例：
C001-02-001
若同个监理合同有多个单位工程时，可在项目部编号以26个英文字母以区分不同的单位工程。
例：
金明苑新村有两个监理合同，第一个监理合同为3#、6#、2#、8#，第二个监理合同由7#、9#、10#，现对5#楼工程监理档案质量控制的编号方法如下：
C008B-02-001
5.8案卷封面的编制
5.8.1案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种方式。
5.8.2案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面的形式为案卷外封面。
5.8.3使用内封面时，应将内封面排列在卷内目录之前，再将案卷装入档案盒。
5.9案卷封面的编制
5.9.1案卷封面的式样见附表D；案卷脊背式样见附表Ｅ。
5.9.2案卷封面的内容应包括：
档案号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
5.9.2.1档案号：
填写档案的分类号、项目号和案卷顺序号。
5.9.2.2档案馆代号：
由档案馆填写。
5.9.2.3案卷题名：
填写卷内文件材料的内容。
文字要求简明、准确。
5.9.2.4编制单位：
填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。
5.9.2.5起止日期：
填写案卷内文件材料形成的起止日期。
5.9.2.6密级：
分为绝密、机密、秘密三种。
同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
5.9.2.7保管期限：
分为永久、长期、短期三种期限。
各类文件的期限详见附录A。
5.10工程监理档案登记用的材料规定
按《文书档案管理办法》执行。
5.11利用与统计
按《文书档案管理办法》执行。
5.12鉴定和销毁
按《文书档案管理办法》执行。
6、建筑工程监理文件归档范围和保管期限（见附录A）
7、附表
7.1《卷内目录》（附表Ｂ）按《文书档案管理办法》7.１表
7.2《备考表》（附表Ｃ）按《文书档案管理办法》7.２表
7.3《案卷封面表式》（附表Ｄ）按《文书档案管理办法》7.３表
7.4《案卷脊背》（附表Ｅ）按《文书档案管理办法》7.４表
7.5《工程技术档案移交清单》（附表Ｆ）按《文书档案管理办法》
7.５表
7.6《档案利用登记表》（附表Ｇ）按《文书档案管理办法》7.６表
7.7《档案统计报表》（附表Ｈ）按《文书档案管理办法》7.７表
7.8《监理工程竣工档案验收表》（附表Ｉ）
序号
归档文件
保存单位和保管单位
建设单位
监理单位
城建档案馆
1
工程监理招投标文件
长期
暂存
√
2
监理委托合同
长期
长期
√
3
监理规划
长期
短期
√
4
监理实施细则
长期
短期
√
5
监理部总控制计划
长期
短期
6
监理月报
长期
长期
√
7
监理会议纪要
长期
长期
√
8
工程开工/复工审批表
长期
长期
√
9
工程开工/复工暂停令
长期
长期
√
10
不合格项目通知
长期
长期
√
11
质量故事报告及处理意见
长期
长期
√
12
预付款报审与支付
短期
暂存
13
月付款报审与支付
短期
暂存
14
设计变更、洽商费用报审与签认
长期
暂存
15
工程竣工决算审核意见书
长期
暂存
√
16
监理通知
长期
长期
17
工程延期报告及审批
永久
长期
√
18
费用索赔报告及审批
长期
长期
19
合同争议、违约报告及处理意见
永久
长期
√
20
合同变更材料
长期
长期
√
21
专题总结
长期
短期
22
月报总结
长期
短期
23
监理工作总结
长期
长期
√
24
工程质量评估报告
长期
长期
√
25
检验批、分项、分部（子分部）工程验收记录
长期
长期
√
26
基础、主体工程验收记录
永久
长期
√
27
幕墙工程验收记录
永久
长期
√
28
施工承包合同、施工单位管理机构
长期
暂存
√
29
施工图纸、设计变更、设计会审记录
永久
暂存
√
30
施工材料质量证明文件及试验报告
长期
暂存
√
31
监理日记
暂存
32
施工组织设计
长期
暂存
33
其他与监理相关的施工文件
暂存
附录A建设工程监理文件归档范围和保管期限表
注：
永久是指工程档案需永久保存；长期是指保存期限等于该工程的使用寿命；短期是指保存限期20年以下；暂存是指保存限期半年以下。
打“√”表示应向城建档案管移交。
附表7.1卷内目录式样附表B
卷内目录
序号
文件
编号
责任者
文件题名
日期
页次
备注
附表7.2卷内备考表式样附表C
卷内备考表
本案卷共有文件资料页，其中：
文字材料页，图样材料页，照片张。
说明
立卷人：
年月日
审核人：
年月日
附表7.3案卷封面式样附表D
档号
档案馆代号
案卷题名
编制单位
编制日期
密级保管期限
共卷第卷
附表7.4
附表E案卷脊背式样
档号
案卷题名
附表7.５
档案（工程监理）资料移交清单
附表Ｆ
序号
档案资料题名
份数
页数
备注
移交单位：
接收单位：
移交人：
接收人：
交接日期：
年月日
附表7.4
D表
档号：
公司名称：
类目名称：
案卷标题：
日期：
年月日~年月日
保管期限：
本案卷共件，共页
编制单位：
编制日期：
年月日
密级：
附表7.６
档案利用登记表
附表Ｇ
利用者
查阅时间
年月日
借出时间
年月日
归还日期
年月日
档号
档案名称
复印档案
页
利用对象（人次）
利用档案用途
利用档案效益（直接或间接）
行
政
管
理
人
员
监
理
项
目
部
技
术
人
员
基
本
建
设
科
学
技
术
文
化
教
育
历
史
研
究
落
实
政
策
平
息
纠
纷
资
质
取
证
经济效益
社
会
效
益
（次）
节
约
时
间
（天）
节
约
资
金
（万元）
节
约
劳
力
（个）
利
用
效
益
实
例
附表7.７
档案统计报表
附表Ｈ
填报单位：
年度：
室存档案
室存永久
长期档案
本年接收档案
档案编目情况
全
宗
案
卷
录音
录像
影片
档案
照
片
档
案
底
图
突微胶片
永久
长期
案卷
录音
录
像
影
片
档
案
照片档案
底图
案
卷
目录
全
引
目
录
分
类
目
录
专题目录
重要文件
目录
平
片
开
窗
片
卷
片
簿
式
卡
片
式
簿
式
卡
片
式
个
卷
盘
张
张
张
张
米
卷
卷
卷
盘
张
张
本
本
条
本
张
本
张
单位负责人：
制表人：
填报日期：
年月日
附表7.８
监理工作竣工档案鉴定验收表
附表Ｉ
建设单位：
施工单位：
工程名称：
分部
工程
分项
名称
详见台帐：
本保管单位：
总计张
其中：
技术文件材料张。
竣工图纸张。
工程照片张。
单位工程（项目）负责人（职称）：
年月日
对执行监理工程施工及验收规范的鉴定意见
项
目
监
理
部
审查人：
日期：
公
司
监
管
部
审查人：
日期：
对贯彻执行《工程项目档案资料管理细则》的验收意见
项
目
监
理
部
（1）完整率：
%
（2）准确率：
%
（3）系统性：
%
（4）案卷质量：
%
审查人：
日期：
公
司
档
案
组
（1）完整率：
%
（2）准确率：
%
（3）系统性：
%
（4）案卷质量：
%
审查人：
日期：
项目总监理工程师：
总工程师：
升级会员 