说明书系统管理.docx

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说明书系统管理

6.0说明书—系统管理

目录

1功能简介3

2部门管理3

2.1导入部门4

2.2新建部门5

2.3同级部门排序5

2.4导出部门5

3用户账号6

3.1导入账号6

3.2查看个人资料7

3.3新建账号7

3.4修改账号8

3.5删除账号8

3.6账号设置8

3.7批量设置10

3.8激活和停用10

3.9用户账号查询11

3.10初始化密码11

3.11用户排序12

4权限组设置13

4.1权限组设置13

4.2用户设置13

4.3设置功能14

4.4二级管理组14

5公共通讯组14

6权限设置15

6.1工作管理权限15

6.2任务设置15

6.2.1权限设置16

6.2.2参数设置16

6.2.3人员范围17

6.2.4类别设置17

7基础数据设置17

7.1系统数据设置17

7.2系统管理员设置19

7.3信息模块设置19

7.4文档设置21

7.4.1文档类型设置21

7.4.2文档模板设置21

7.4.3项目规则设置22

7.5数据源设置23

7.6相册管理23

7.7领导信息设置24

8后台数据设置24

9系统日志25

1功能简介

系统管理模块是针对OA系统功能的整体设置。

系统管理模块通常只对负责维护OA系统的管理人员开放，对于其他OA用户不给予该模块的可见权限和修改权限。

OA系统安装完毕后，由OA管理员负责建立组织架构、录入人员，并建立不同人员对应的岗位树。

当部门、人员、岗位都设置完毕后，根据单位的实际状况，给不同人员分配对应的权限，确保对应人员管理对应负责的部门。

对应全体人员公用的功能，可优先在基础数据设置中进行设置。

具体的设置方法请参照下面具体说明。

2部门管理

部门管理是按照单位各部门之间的隶属关系建立的，可以对同级部门进行排序，也可以调整不同部门的上下级隶属关系，还可以设置和调整各部门对应的人员。

2.1导入部门

将企业的部门按照特定格式制成excel文件，可直接导入到oa系统当中直接使用，无需另行建立。

单击【导入】按钮，显示部门导入设置界面。

点击“下载模板”，打开模板，显示模板内容。

可按照各部门的隶属关系，按照此表格式建立具体的部门架构表。

根据上级部门和部门信息，确定部门间的隶属关系，智能类型是关联部门和岗位的纽带，建立好表格以后，在点击“导入”，可把组织机构表直接导入到oa系统当中。

2.2新建部门

在部门管理里，点击【新建】按钮，可以创建新的部门信息。

包括部门名称、编号、职能类型、上级部门、部门正负职及秘书人员。

保存后可以在右侧结构图中查看新建的部门。

2.3同级部门排序

单击【同级部门排序】按钮，可对同级部门进行排序。

根据所填入的顺序号保存后，可以部门间的排序信息，下次查看时会按当前顺序显示。

2.4导出部门

单击【导出部门】按钮，可将部门架构以excel表格的形式导出到本地。

3用户账号

用户帐号用于对系统中的用户进行管理。

能够添加、修改、停用、删除用户以及对某个或某些用户进行初始化密码、查看个人资料、账号设置等操作。

用户id就是用户登录系统时输入的账号。

先建立的用户账号，密码为初始化密码，统一为“123456”。

在基础数据设置中，可在用户在登录系统时，强制修改初始化密码。

（即用户必须修改初始化密码，原用户密码为123456，用户必须更换成新的密码，方可进入系统）

如勾选了密码校验强度为弱时禁止保存则对密码设置进行强度校验。

3.1导入账号

将企业的各部门人员按照特定格式制成excel文件，可直接导入到oa系统当中直接使用，无需另行建立。

单击【导入帐号】按钮，显示部门导入设置界面。

点击“下载模板”，打开模板，显示模板内容。

可按照各部门的人员表，按照此表格式建立具体的部门人员表。

第一列填写所属部门，第二列使用人员的姓名，第三列填写登陆id。

使用人员，通过登陆ID访问oa系统。

3.2查看个人资料

单击用户所在行，单击[用户ID]按钮，显示具体的个人资料，该画面中的信息只能查看不能修改。

3.3新建账号

如有新增帐号则点击“新建帐号”进入到新建帐号界面，选择新用户所在的部门，写好姓名及登录ID保存即可。

3.4修改账号

修改账号功能可能调整用户所在的部门、姓名及用户ID信息。

3.5删除账号

如不需要某用户帐号需要删除，则勾选此用户直接点删除帐号即可。

3.6账号设置

如对具体帐号做详细设置则需要勾选此帐号点击“帐号设置”按钮，进入设置页面，此处可以设置的内容由用户信息、签章设置、用户权限设置、登录模式、个人考勤、可用空间设置、客户端设置，具体说明如下：

●签章设置：

允许用户修改个人签章，勾选后用户可以在个人设置—签章设置中上传签章文件和签章图片。

上传个人签章文件指的是上传.esp的文件；上传个人签章图片指的是上传.bmp的文件。

●用户权限设置：

允许发送给全体用户如果勾选可以在选人界面出现全体人员的按钮，并能点击发送给全体人员。

登陆模式设置：

●使用IP认证，可限制可用地址段，填写好具体的IP地址段后，被设置的人只能在该段局域网内登陆OA。

●使用内网认证（按照内部IP地址段设置进行认证）：

此处设置于系统管理—基础数据设置—基础数据设置—内部IP地址段设定相关联，在内部IP地址段设定中设置好起始IP和终止IP后，在指定用户中勾选内网认证，即此用户只能按照设置的内部IP地址段内的局域网登录。

●使用MAC地址认证：

可以设置此用户只能用哪个固定电脑登陆，绑定此电脑MAC地址。

●必须使用USBKEY登陆：

勾选此选项用户只能插入USBKEY登录。

个人考勤设置：

可以限制此用户只能用设置的IP地址段电脑考勤。

勾选使用IP认证，并设置具体地址段即可。

●可用空间设置：

可以设置个人文件柜可用空间（MB）、电子邮件可用空间（MB）、每次上传附件最大容量（KB）大小，其不填写或是内容为0，表示不限制容量。

●客户端设置：

可以设置此用户是否允许使用OA助手登录，并设置助手的刷新频率；可以设置手机OA绑定具体手机的MAC地址。

3.7批量设置

因为在企业中，很多人员做类似的工作，也具有相同的权限。

所以一些共性的设置，可通过批量设置来统一管理。

选中需要设置的人员，单击“批量设置”按钮，显示批量的用户设置界面。

对于签章设置、用户权限设置、登陆模式、个人考勤设置、可用空间设置、客户端设置的方法用单个的个人帐号修改设置方法完全一致。

当上面的列举的这些设置完毕后，可通过“当前设置适用于以下所选用户”添加具体的人员，然后保存。

则选中的人员在用户帐号的设置完全和上面的设置相同，不必一一设置。

3.8激活和停用

对于不需要使用OA帐号人员可以调整其激活状态，选择激活或是停用即可，停用后的帐号不占用用户数。

具体的激活和停用点激活状态的按钮即可。

3.9用户账号查询

如果人员太多不便于查看，可进行查询。

用户帐号可以按照四中模式进行查询，分别是激活状态（激活、非激活、全部状态）、部门（选择具体部门）、姓名及用户ID查询。

3.10初始化密码

如果用户的密码遗失，可以通过初始化密码的方式获得系统默认密码。

系统默认密码是123456。

在用户帐号画面中选中需要初始化密码的用户，单击“初始化密码”按钮，弹出系统提示信息“密码初始化成功，初始化密码为123456”。

此时，被选中用户的密码被初始化，用户可使用初始化密码登录系统。

3.11用户排序

通常，单位领导的用户帐号是排在上方的，可通过用户排序实现。

单击“用户排序”按钮，显示用户排序界面。

在每个用户后面的顺序一列，可输入具体的阿拉伯整数。

数字越小，则排名越靠前，9999是系统默认序号。

所以总经理一般设为1，副总设为2，其他人员按隶属关系向下依次类推。

如只需排列某部门内部，则可以选择具体部门，排序列表就会将具体部门人员列出，按照顺序调整顺序号即可。

序号设置完成后，单击“保存”按钮，则所有用户ID按刚设定的排序号排列。

序号设置完成后，单击“保存”按钮，则所有用户ID按刚设定的排序号排列。

4权限组设置

权限组是对界面显示菜单、功能项的权限设置。

可控制菜单界面中的任意按钮，不同权限的人员登录oa系统后显示的桌面和菜单是不同的。

权限组可设置人员的权限，可对不同部门、不同人员进行不同的权限划分。

设置的不同的权限组，将相应权限的人员添加到权限组中。

权限组设置也引入了二级管理员设置，可以对应为二级管理员设置管理权限及管理人员。

4.1权限组设置

为不同分组用户设置不同权限组，除管理员以外用户只能看到自己设置的权限组。

4.2用户设置

为不同权限组分配所属用户，这些用户拥有该权限组的所属功能。

4.3设置功能

为权限组分配所能查看的系统里的功能菜单。

4.4二级管理组

二级管理员由一级管理员分配，可以设置多个管理人员，并为其分配可管理范围。

5公共通讯组

通迅组是为了在发送短消息、通知等让用户快速地进行人员选择，把常用人员放到一个组内。

公共通迅组所有人都可以使用，一般由管理员进行设定。

6权限设置

6.1工作管理权限

工作管理权限放置在系统管理—权限设置下，进入工作管理权限菜单后即可增加查看权限的人及查看范围和所应用的模块。

设置后查看人即可查看授权范围内他人的日程、计划、日记、任务中的信息。

6.2任务设置

任务管理的权限划分的非常清晰，包括权限设置、参数设置、人员设置、列表设置。

6.2.1权限设置

任务权限设置中涵盖了“提交人反馈”、“提交进度”、“延期申请”、“延期申请批准”、“责任人变更”、“监控人变更”、“参阅人变更”、“添加子任务”、“任务终止”、“任务变更”、“强制信息修改”等11个功能权限，并可以分别设置到全部人眼、分配人、责任人、监控人、参阅人、任务责任人直接上级、任务责任人的角色中拥有哪些权限。

6.2.2参数设置

参数设置中提供了关于任务管理中相关功能的开关、使用方式及提醒方式，使得任务管理功能更加灵活多变。

如可以设置是否能同时新建任务和子任务、是否设置任务监控人、是否需要任务接收、任务延期是否需要确认、任务结束前多长时间发送提醒、任务变更是否需要发送提醒、任务完成是否需要分配、任务完成是否需要考核、任务考核完成是否发送提醒以及相应的提醒设置功能。

6.2.3人员范围

增加了任务管理不同角色人员的选择范围。

6.2.4类别设置

增加了任务类别设置，新任务可以选择相应类别。

7基础数据设置

在软件使用之初，可以对系统的一些基础数据进行设置。

7.1系统数据设置

系统数据设置模块分为三大模块：

系统常用设置、系统默认数据设置、菜单及文字项设置，在划分区域后使整个功能简洁明了。

●公司格言设置：

可以对公司格言进行设置，设置后可以在门户中看到。

●公共网址设置：

可以对大家经常去的公共网址进行设置，设置后可在软件中直接登录网址。

●登录设置：

可以设置三种登录形式，即开启图形码验证、使用USBKEY、使用唯一ID登录。

●全文检索——索引设置：

可对软件内的文档建立索引，建立后可以提高对文档的查询速度。

●密码设置：

可以决定是否要开启初始密码强制修改功能，以及在设置密码时时候校验强度。

●单点登陆设置：

可以实现与其他系统登陆界面的对接。

●公章维护：

可以上传公司公章并且设定可使用人员，在审批时先关人员可以直接调用上传的公章。

●审批提醒方式设置：

可以是短信、电子邮件、手机短信提醒审批人员进行审批动作。

●领导信箱匿名发送：

可以设定是否允许向领导发送匿名邮件。

●系统默认用户设置：

可以设置所有帐号所共有的一些功能，设置好后，新建用户时一些共有功能将按此处所设置的功能赋予相应的权限。

●签章设置：

可以设置是否允许用户修改个人签章。

●用户权限设置：

可以设置是否允许发送给全体用户，如果允许发送给全体用户，则在发送消息等模块选择人员时会有全体人员按钮，如果不允许则无此按钮。

登陆模式：

●使用IP认证可用地址段限制为：

可以控制外网访问地址，在地址段中输入地址后，如果不是在输入地址段内的外网地址无法登录软件。

●使用内网认证：

可以控制是否启用内网认证，如果启用需和内部IP地址段设定功能一起使用。

●使用MAC地址认证：

可以让每个用户和自己的电脑MAC地址绑定在一起，用户无法在非绑定自己用户的电脑上登录。

●必须使用USBKEY登录：

可以控制用户必须使用USBKEY登录。

●个人考勤设置：

可以控制外网考勤地址，在地址段内输入地址，如果非该地址段内的地址不可以外网考勤。

●可用空间：

可以控制个人文件柜、电子邮件、每次上传附件的大小。

●客户端设置：

如果使用OA助手可以在此控制OA助手的刷新频率，如果是有手机客户端可以和手机店址绑定。

●实用工具网址链接：

可以设置一些实用工具的地址，设置后在软件下方可以查看到。

●内部IP地址段设定：

如果此处设置了地址段，并且在系统默认用户设置中开启了使用内网认证，则内网机器在登陆软件时，软件会校验登陆机器是否符合登陆条件，如果不符合则无法登陆。

●消息默认标题设置：

如果在此处设置了默认标题，则在发起消息、文件传送、通知、新闻、公告等处发起消息时，按设置的默认标题规则统一赋予消息标题。

●设置系统显示文字：

可以对系统默认功能的显示文字进行设置，其中包括中文简体、中文繁体、韩语、日语、英语的设置。

●菜单项设置：

可以对系统的菜单进行更改。

7.2系统管理员设置

系统管理员功能设置模块将oa中涉及到各个主要管理员都放置在一个界面中，不会在为了漏掉哪个管理员而无法使用了。

归纳的管理员有：

档案中心管理员、文档中心管理员、人事管理员（薪资管理员、人事管理员、考勤管理员）、车辆管理员、图书管理员、大事记管理员。

7.3信息模块设置

有了此功能以后信息模块不在局限于几大模块，用户完全根据单位的业务和实际的需要将模块复制，使其成为一个独立的功能存在，此功能是信息模块的应用的升级。

在复制模块后新模块中有高级功能可提供给用户针对该模块的功能项选择。

例如勾选了“需要审批功能”，则在该模块的列表处则会出现“流程设置”按钮，能设置具体审批流程。

模块复制中的具体功能如下：

主题图片、标题行、回执功能、评论功能、手机短信功能、审批功能、抄送功能、密送功能、重要度列表、提醒消息、附件功能、必须上传附件、html样式、文本样式、默认样式选择等。

7.4文档设置

7.4.1文档类型设置

文档类型维护中不仅支持小图标上传，还支持上传大图标的功能，如果是自定义的图标除了需要上传16*16的小图标外还要上传32*32的大图标。

7.4.2文档模板设置

模板设置功能，可以建立word和excel的模板类型，将我们常用的模板格式编辑进入，并能实现修改和访问权限的控制；此模板建立后在指定的文件夹下只能新建该模板类型的文件，方便调用。

7.4.3项目规则设置

项目规则的作用是将常用的文件目录层级关系建立出来，便于日后直接套用。

在建立项目规则之前需要先确定项目规则的类别，让其具体划分到类别中。

在建立项目规则时可以指定项目的所属类别，并设置其修改权限和可见权限。

设置好父文件夹后点击下一步；

根据具体的下级文件夹建立子文件夹（可建立多个），并在建立时可以选择是否为必选文件夹，如果选择则在调用此项目规则时此子文件夹必须套用，如果不选择可选择套用；同时在建立子文件夹时可以设置这个文件夹是否要设置为固定的文件模板；如此类推设置完整个项目规则保存即可。

7.5数据源设置

数据源设置建立时需要设置数据源名称、数据库类型、客户端字符集、数据库字符集、驱动程序、数据源URL、用户、密码。

7.6相册管理

相册管理通过相册的类别设置，可将公司的照片分类别存储；并可以在每个类别中建立多个相册文件夹，方便管理。

建立好相册后，在相册中可直接上传文件。

7.7领导信息设置

建立领导信箱的类别及允许查看人员，设置之后在使用时用户发给相应类别中的内容查对应的查看人员即可看到。

8后台数据设置

台数据管理画面包括：

如模块类、审批&公文类、其他类，在信息模块创建的新模块也会在后台数据管理中出现相应的模块管理，方便用户对新模块数据的维护。

通过后台数据管理，可删除各种信息发布类信息。

可对通知、新闻、公告、消息、文件、手机短信和聊天记录进行统一管理，可将已发布出的信息执行置顶操作。

可删除特定人员发送的特定信息。

通过后台数据管理删除的信息，是将该信息彻底从数据库当中删除。

选中某条信息后删除，所有人员的关于这条信息的记录都被统一删除。

所以，通过后台删除具体的数据前，要确认该信息已经没有实际价值。

单击[后台数据管理]按钮，可对通知、新闻、公告、消息、文件、手机短信和聊天记录进行规范管理。

数据管理就是对各模块的历史数据的查询功能，如下图短消息历史信息查看。

9系统日志

包含系统中所有人员的操作信息，可实时掌控各人在系统中的实际操作。

管理员可以随时查询每个用户在系统中的使用情况。