档案管理分类规则.docx

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档案管理分类规则

档

案

管

理

作

业

指

导

书

档案分类编写组

二○一○年十二月

档案管理作业指导书

1、目的:

加强档案管理的规范化、标准化，保证档案资料完整性、系统性、正确性，有利于保存应用,更有利于公司的发展与建设。

2、适用范围:

适用于总公司、各分（子）公司及其所属各部门的档案管理。

3、指导文件与参考资料

1）《规章制度》第8章：

《公司档案管理制度》；

2）国家有关部门试行的档案分类规则及有关文书档案、科技档案管理

学概要书籍。

4、名词定义与解释：

暂无。

5、权责:

公司行政人事部负责本文件的拟、修、废、发放及监督实施。

6、内容:

6.1档案资料的来源与管理程序：

资料

来源

总公司

各分

公司

设计

单位

建设

单位

相关

单位

其他

档案室

管理范围：

文档：

（1）省市各局的各种文件文函；公司的各类证件（注册及注册变更、经营、资质、资产等）与文书。

（2）凡产生于公司董事会、总公司、分公司，包括行政、人事、工程、财务、营销、工会、党办等管理过程的具有保存价值的各种文件：

请示、报告、批示、批复、计划与总结报告、考察报告等；行政文件、命令文件：

通知、通报、通告、布告、命令、任命、通令、嘉奖令等；法规文件：

规定、规章、制度、办法、细则、法令、条例、职责、准则、规则等；计划文件：

工作计划、发展规划、生产计划、文教卫计划、财政收支计划等；统计类文件；各部门间工作联系单等往来文件；合同文件；财务类：

凭证、帐本、财务报表、往来明细表、销售收入明细表、工程合同类、销售合同等；案件纠纷类各种文件与材料；

科档：

建筑工程建设与安装：

具体内容见附件1《科技档案分类及登记》。

设备仪器类：

随机所属图纸资料、证件、载体等，特种设备、引进设备的资料见附件1。

参考资料：

经审批的报废、闲置但仍有利用参阅价值的档案资料，中外企业、商家介绍，建筑单位资料，有关书籍（工具、文化等类）、刊物、杂志、图纸等。

资料收集条件：

资料必须字迹清楚、工整，图样清晰，必须用字迹能长期保

存的钢笔、圆珠笔、铅笔等书写。

资料、文件、图样必须是具有签字、落款、注明日期的有效文

件资料，图样图纸必须符合国标。

工程竣工图等资料必须加盖竣工印章，由经办人及相关人员签字，并由甲、乙双方领导审批签字。

同类性质的成本资料必须装订成册，编写目录，标注页码。

资料来源:

公司董事会、董事长、总经理、副总经理有关规划、开发的各项指示与讲话及会议文件；公司内部及分公司职能部门按时、按月、按年交档（装订成册）的各种文件资料。

省市政府及各职能部门所发的各种文件、证件、函件等。

土建、设备工程的各种专题研讨会、可行性审核会、报告会等会议资料；各种调查、考察报告、往来文函。

工程各阶段所产生的各种资料、审计及其经济纠纷案件资料等。

设备开箱资料（随机文件、图纸、合格证）电梯、锅炉等特种设备必须有安全检验报告书，地方劳动部门的印章。

司法类文件资料及其他综合类资料。

资料交接登记（含传阅与发放）

交接资料必须认真填写（SR-DA001）,双方当事人签字，各执一份，以备查阅。

档案人员编收讫号（收讫号按年编号，如2010-001……），按收文登记表（SR-DA002）填写登记。

传阅的文件资料按领导批示范围进行传阅，返回后根据领导指示，决定存档与否。

资料发放：

发文人员必须认真填写发文登记表（SR-DA003）由

收文单位接收人签字，发文人收存。

档案资料的合并

对于原已建档的老档案资料与现有的已进档资料合并程序如同前述资料登记进档程序。

相同内容的资料编上顺序号插入现有档案资料袋内，并在卷内目录的相应位置上做好登记。

以前没有立卷的内容资料，还须重新组卷、立卷与排架，最后在合并的资料目录上进行标注，写上合并后的档案号及柜号，原目录长期保存，以利查找。

资料整理：

资料应按交接登记表核对其准确性。

参照《档案分类试行规则》对所有交档资料分类。

工程类资料应按工程项目的各个阶段认真梳理分类鉴定，竣工资料检查其是否齐全、完整及系统性、正确性，是否加盖竣工章，编制人、审核人签字与否。

有问题的交由送交单位更正办妥，并应由公司专业人员签字，领导审批后由档案室收存。

资料鉴定：

确定密级：

机密类：

董事会、总公司的发展规划文件、会议文件，新项目的总体规划、布置、设计方案、计算依据、专业会议纪要、可行性研究报告、工程预算标底及报价书；

重要类：

各种证件（营业执照、注册资本、土地证、规划许可证、商品房预售许可证、资产所有权证、债权凭证及注册变更等。

各工程项目从准备到竣工验收阶段、审计阶段所形成的可归档的各种文件资料、案件纠纷资料等；工程类合同协议资料；省市政府、各局的重要文件；公司章程等法规文件及决定，人事任免重要文件及资料；薪资，经营类销售、购置合同协议资料；财务报表、财务账目、凭证资料等）

确定保存时间：

分永久、长期、短期，长期与短期之间的一律从长保管。

永久保存：

政府机关核准文件、公司注册登记及其变更资料、执照、各种资产证件等，董事会及股东会议记录、发展规划决策文献、财务报表、薪资单；工程项目的全过程及其竣工文件、图纸资料、决算审计资料；其它经核定须永久保存的各类文书档案资料。

长期保存：

10年保存：

1、预算、决算书类2、会计凭证3、计划资料4、其它经核定须保存10年的文书类文件资料。

5年期保存:

1、人事合同期满或解除合约2、其它经核定保存5年的文书类文件资料。

短期保存：

1年保存：

无长期保存必要者，具有短期时效性文书、文件类资料；

保存年限一般都应由资料送交单位根据相关规定确定。

组立卷、编目：

组立卷方法与原则：

文档类：

按公文性质、特点、类别组立卷。

外来文件：

1）省市政府各局来文、来函及上级来文、来函；、2）企事单位的来文、来函。

内部文件：

董事会资料、集团董事长、总经理、副总经理指示、讲话，各种会议文件、发展规划文件、公司注册资料、资产权证等证件类；财务、人事文件资料等，公司及各分公司、各部门会议文件，往来文函、各种文书类资料、组立卷。

设备资料：

按设备种类组卷；

建筑安装工程类：

按工程项目及其各进展阶段或专业组卷。

参考资料：

厂商介绍、产品样本、留存、报废、闲置资料、各种工具书、参考书分别组卷、编序固定。

组立卷程序：

卷内资料编排顺序号、编卷内目录、（SR-DA004）贴案卷标签（标注：

档类号、案卷类别及名称、资料来源；编制总检索表（附件SR-DA005）及卷内目录汇总册。

存档、排架、定位：

贴档案柜编组号，经组立卷、编目后的案卷，按档类号排架定位、柜正面贴标签，指示柜内案卷名称，每年应根据情况整体调整、定位。

资料的开发与应用：

资料开发：

所有来文及资料按收讫号顺序输入电脑，必要时光盘备份，编制总检索表，必要时编制检索卡，简要说明卷内内容。

信息反馈：

接收资料后，必要时通报相关人员，如有遗缺报请相关人员解决，不交档者一经发现，视情况给与批评，甚至记过。

资料应用：

借阅：

1）公司副总以上领导可以直接通过档案管理人员办理借阅手续、公司各部门人员借阅重要资料须经分管副总批准，借阅机密、重要资料必须经副总以上批准，原则上当场阅览、归档，不得带出门；如需借原件（须留复印件）或者复印必须经分管副总以上领导批准；2）借阅、复印一般相关资料须凭部门领导签批的联系单（注明资料来源、名称、预归还时间）填写借阅证、借阅登记表（SR-DA006）,借阅代卷卡（SR-DA007）,资料归还时，销账，并返回借阅证给借阅人，档案人员立即重新归档。

不能如期归还的应办理续借手续。

涉及公司机密的重要资料概不外借，如公司决策、发展文件，公司注册资料及其变更，资质、资产证件等，工程标底绝不借阅。

建筑规划及相关证件、竣工图、决算审计资料原则上不外借原件，确因工作需要，须经分管副总批准，留下复印件，请借阅人（部门、职位、姓名）签字后存入卷内。

所有借阅资料不得涂、修改、撕毁；调离公司人员必须归还全部所借资料；如有遗失、损坏按情况赔偿，重要资料必须承担相关责任。

资料的修改、补充：

因设计、施工等因素造成现场与图纸资料不符，必须适时进行修改、补充并由修改人签字，领导批签。

（所改资料可在原图进行，也可重新绘制）

经常核对案卷，对破旧的图纸资料进行修补，对遗失资料，通过专业人员索要补齐。

对档案资料的每次修改补充都要做好登记。

（SR-DA008）

档案资料的安全:

档案人员应严守公司商业机密、规划发展机密等。

公司所有人员造成机密信息资料、重要证件的丢失、泄密的交由保卫部门处理或赔偿，甚至追究刑事责任。

造成一般资料丢失的或所借不还,建议有关部门对责任者扣款处理。

扣款系数如下：

图纸类：

0#12元/张×21#10元/张×2

2#8元/张×23#4元/张×24#2元/张×2

说明书和其它书籍资料按（购买价+寄取费）×2

档案室库房的温度以14-18℃为宜，相对湿度应控制在50%-65%，温度过高过于干燥，纸质材料会变黄发脆，高温、潮湿会为档案室害虫繁殖创造条件。

同时还应做到防光、防潮、防蛀、防鼠等有害生物，防火、防盗，保证通风状况良好。

档案室内禁止吸烟、明火，严禁使用电炉、电水壶、电热器等电器设备，应配有防火器材，装防火、防盗报警系统。

人员离开锁门、关窗、关灯，切断电源。

到期证件与资料更新（年检与变更）：

对有年限时间限制的证件入档时应做好登记，并在证件或资料到期前及时通知相关部门。

档案管理人员填写证件更新登记表（附表：

SR-DA009）经办人签字留存。

并以复印件存入原案卷内，年检或更新后的证件交档时要立即重新归档。

资料的报废与销毁处理：

对没有保存价值和存期已满的档案报请领导指定专人或组织鉴定小组对其重新鉴定，确定无误的，档案管理人员填写《报废、闲置、销毁申请表（SR-DA010）、《废止文件留存记录表》（SR-DA011）》报行政人事部审核，经部门领导、分管副总批准，由行政人事部指定专人现场监销或封存，以防泄密。

档案室接到设备管理人员关于设备报废、闲置、淘汰、出售情况的书面材料后调出有关资料，对有参考价值的列入参考资料类封存，确定无任何参考价值的按所述办法处理；出售设备的资料跟机，在总目录中注明去向及时间。

7附件与附表

附件：

《科技档案分类及登记》

附表（SR-DA001—DA011）、传阅单、借阅证

档案室

2010年11月23日

附件：

科技档案分类及登记

基建工程、产品工艺、设备仪器、化学矿山、科研课题

综合类等

按专业分为：

总图运输，工艺、设备、自控仪表、电器、土建、公用水道、电力照明、通风采暖、热工外观，机修、化验等。

一、基建工程：

准备阶段、施工阶段、竣工阶段、决算审计。

建筑工程按项目分类。

1、总体布置：

1）选址地形报告，选择依据，原则与经济根据、方案与比较，推荐地址意见与条件及相关附图，地形图。

2）总体布置规划及消防图（平面布置图、总体效果图）。

3）隐蔽管线：

供排水、电、气、电话、广播线、闭路电视、煤气等。

4）道路、围墙、桥梁。

2、项目依据：

项目立项申请报告及批复，立项的会议文件，建设目的与依据；可行性研究报告与批复、环境预测调查报告、三废处理、投资估算，投资经济效果、设计任务书、计划任务书。

3、设计基础材料：

工程地质、地形水文、气象、交通运输等勘察报告及招投标合同等文件；环境保护评价书，重要设备安装测量定位，征用土地报批，国有土地划拨，建设用地文件，土地使用证，规划许可证及其附图；拆迁安置补偿意见及协议方案实施等文件；场平工程、桩基工程文件及施工资料；

4、设计文件：

工程设计招投标文件、协议合同；消防设计委托书、协议合同及审核意见书；工程初步设计附图及说明书、设计计算书、概算、预算、设计评价、鉴定、审批。

5、工程管理文件:

工程承包发包合同协议书、招标、投标、租赁文件；施工合同、协议书、施工执照、施工单位资质及人员资质；监理委托及合同文件：

环保、消防、卫生，水、暖气、气（煤气、天然气）供应协议书。

6、工程施工文件

1）土建施工文件：

开工报告、技术交流、施工方案、建材质保、设计变更、修改记录、工程进度费用、质量监理、质量评定、事故处理、工程延期、隐蔽工程验收、施工总结、项目决算书、土建竣工单；

2）设备及管线安装施工文件：

开工报告图纸会审，施工方案、计划、措施、设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件代用审批单（含甲供材料），焊接试验报告、记录、隐蔽工程检验验收、强度密闭性报告，管线检测、管线标度和位置、清洗通水记录，工程质量评定、设备及管线安装竣工单。

3）电气、仪表、通风、防腐、保温安装施工文件；开工报告；图纸会审、施工方案、计划措施、设计变更工程更改洽商单，材料、零部件代用审批单（含甲供材料），调试、整定记录，性能测试和校核，操作试验、电气交接记录，施工安装记录调试记录、质量评定，事故处理。

电气、仪表、防腐、保温安装竣工单。

7、工程竣工文件：

竣工验收报告，有关会议记录签署文件，全部竣工图，消防、环保、竣工、验收文件资料。

8、工程决算、审计（含经济纠纷处理文件）报告。

二、产品工艺（略）

三、设备仪器：

特种、专用、通用设备、车辆、一般机械仪器、仪表、按种类型号分。

制造图、安装图、竣工图、改造革新和文献材料附后，结构进度计算书，使用说明书，出厂合格证，装箱单，技术图纸，易损件图册、设备操作规格、设备事故记录，大修计划及大修记录、各种音像科技文件材料说明书，使用说明书，设备性能与保养说明书。

随机资料：

明细表、一览表、文件图纸目录等。

特种、专用设备必须健全完整准确的技术档案：

设计制造的技术资料、安装、调试记录、地面标志、历年检修试验，鉴定检测及结构改进记录、主要易损件图、累计运行时间、设备事故记录等。

设备大修要有完整的检修记录交工记录，并入设备档案。

电气设备：

（统计在设备台数之内）：

变压器、开关柜、配电柜、电仪器、仪表柜等。

输送设备：

与主机配套的减速机、电动机、循环油泵与注油器、段间冷却器、分离器等附设备等。

压力容器：

储气缸、热水罐、除氧缸、锅炉（与起重设备内容相同）

起重设备：

电梯等（必须要有安全检测报告书并附劳动部门竣工印章，质量评定保证书，注册登记表，使用许可证，定期检测报告）。

运输机械设备：

叉车、装载车、牵引车、拖车。

车辆船舶：

卡车、轿车、面包车、各类船舶。

矿山工程设备：

挖土机、推土机、搅拌车等。

环境保护设备：

油烟除尘、化水处理等

化工设备、科研课题（略）

综合类（略）

2010年11月24日

档

案

分

类

试

行

规

则

档案分类编写组

二○一○年十二月

编制说明

为了加强公司档案标准化、规范化管理，促进本公司档案工作现代化建设，便于档案信息的开发利用，更好地服务于经营管理，根据国家有关企业的档案分类规则，结合本集团公司的实际情况，特制定本规则。

1、主题内容和适用范围：

本规则规定了本企业档案的分类原则，分类方法，类同设置和各类档案所含的归档范围。

本规则适用于总公司、分公司及本公司所属各行业的档案分类、编号、编目、排架和检索。

2、术语

档案

档案是指公司在日常的党群工作、行政管理、后勤管理、经营管理、设备管理、财务会计、基本建设工程管理过程中形成各类档案的综合。

类目

类目是一类在性质上具有共同属性的事务的总称，用以表示事务的概念。

它是档案分类的基本单位，是构成档案分类表的主要成分。

类号

类号是类目的标识符号，用以表示在分类体系中的位置和排列顺序。

3、分类原则

依据本企业基本职能结合本企业档案构成的内容、特点，遵循档案的形成规律，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与综合开发利用。

本分类原则基本适用于总公司、分公司及其所属企业的档案分类。

4、一级类目的设置

本分类设置7个一级类目：

即党群、行政、后勤、经营、设备、财务会计、基本建设。

以后根据公司发展再行拓展、修订。

5、二级类目的设置

第0-1类按本企业的职能分类；第2类“后勤管理”按后勤福利、房管工作、物业管理、仓储工作、车辆管理分类；第3类“经营管理”按经营管理工作综合、房地产经营、酒店服务经营、日用百货、材料经营、五金交电经营、多种经营分类；第4类“设备”按机械设备（含特种设备）、电器设备分类；第5类“会计与财务”按报表、工资单、账簿、凭证、会计档案移交、销毁清册，审计、案件纠纷处理分类；第6类基本建设按房地产、路桥建设、市政工程、市场设施工程、生态园林绿化景观工程、地热资源工程、环境环保工程、仓储设施工程、建筑装潢、待建档号分类。

6、三级类目的设置

第0-3类是按工作性质和问题分类，大致相同，但由于工作性质不同，故需视具体情况而定；第4类是设备科类分类；第5类的凭证按现金、银行、转账、贷款分类；第6类的基本建设时按本集团经营产业的不同及总体工程项目的不同而分类，以后根据开发项目的日益增多而增设类目。

7、类目标识

标识符号用阿拉伯数字。

一级类目采用0-6标识，二级类目采用0-99标识

不同级位之间用间隔号“。

”分开，分类号与案卷号之间用“—”隔开。

8、管理

本规则的解释类目的增设和修改，由集团行政人事部负责。

本规则由集团公司档案室负责起草，须经公司领导批准同意试行。

2010年12月9日

档案室

公司档案分类试行规则

一、分类简表

0、党群工作

党务工作综合

组织工作

宣传工作

统战工作

纪检工作

工会工作，青年工作

其他

1、行政管理

行政管理工作综合

培训工作

保卫工作，安全环保工作

劳动管理

人事管理（工资报表）

法纪监查工作（含案件处理与处分材料）

审计工作（含资产评估）

微机、档案管理

2、后勤管理

后勤福利

房管工作

仓储工作

车辆管理

3、经营管理

经营管理工作综合

房地产经营管理

酒店服务经营管理

日用百货经营管理

材料经营管理

五金交电经营管理

多种经营管理（含物业管理）

4、设备仪器

机械设备（含特种设备）

电器设备

5、会计与财务管理

报表

工资单

帐簿

凭证（现金、银行、转账、贷款）

会计档案移交：

销毁清册

审计资料

6、基本建设

房地产工程

路桥建设工程

市政设施工程

市场建设工程

生态园林（含园林绿化）景观工程

地热资源工程

环境环保工程

仓储设施工程

建筑装潢工程

待建档号

二、分类主表

党委工作综合

党委总支指示、通知、规定、请示、报告、批复、批示（含上级各种通知、规定、批复、批示文件）

党委总支工作计划、总结

党委、总支会、民主生活会以及工会会议纪要记录（含党代会材料，党委总支中心学习记录，党政班子碰头会记录）。

党委、总支调查研究材料

专题总结、交流材料、讲话发言材料

机要保密工作

信访工作材料

党务大事记

组织工作

组织工作通知、规定

组织工作计划、总结报告

组织工会会议记录

组织机构设置（含组织机构建立、机构合并、机构撤销、升级、级别、待遇、领导关系、启用印信、改选等文件）

整党建党

评选支部、优秀党员表彰材料

党员管理：

组织生活、党员干部任免、选举、奖惩、审查考核、考绩、组织关系转移（介绍信存根、党籍、党员会材料）

党员教育（包括工会、课、教材）

统计报表、党费（含特殊党费）、党员花名册

宣传工作

宣传工作通知、规定、请示、报告、批复、批示

宣传工作计划、总结、会议记录

干部轮训、教育（含计划与教材）

理论学习、时政教育、精神文明建设

思想工作调研材料

刊物图书管理、剪报、广播稿、本公司报刊

统战工作

通知、规定、请示、报告、批复、批示、工作计划、总结、会议交流

材料、政策工作、调整材料（包括各种统计材料）

纪检工作

纪检工作通知、规定、指示、会议纪要、请示、报告、批复、批示

纪检工作计划、总结

纪检经验交流材料

党风建设（廉政建设、党纪、党规）

党员民主评议材料

案件调查、党纪处分（含申诉复查）大事记

纪检信访工作

统计报表

工会工作

工会通知、规定、请示、报告、批复、批示

工会计划、总结、工会工作大事记

工会会议记录，职代会，工代会文件

组织工作（含机构设置、干部任免、党员管理）

民主管理和班组建设（包括干部评议材料）

劳动竞赛、评选劳模、先进材料（各部门竞赛评比材料均入此）

劳保福利（含职工休养、退管工作）

文体、宣传、教育、女工、调解、计划生育

工会财务管理

简报、统计工作

共青团、青年工作

团、青年工作通知、规定、请示、报告、批复、批示

团、青年工作计划、总结、大事记

团委会记录、团代会文件

组织工作（含机构设置、干部任免）

团员管理（含组织生活、组织介绍信存根、团籍、团员处分）

青年工作

竞赛比武、评选先进材料（含评选优秀团员、团干、团组织等）

文体宣传教育活动材料

团员管理、团费管理

简报、统计报表、名册

爱心工程

通知、统计、报表、感谢书信

协会、学会工作（略）

1、行政管理

行政管理综合：

公司外部文件：

各级政府各局、上级红头文件、来文、来函

外部企事业单位的各种文书、文函、交流资料

董事会（董事长、股东会、总经理、副总经理）

办公会议文件及发展规划方向文件

各项指示讲话（发言稿、记录稿）、批示

各种证件管理：

企业登记证、许可证，资质证书、企业法人营业执照等注册资料、房产证、土地证、债权股权凭证、规划证件及上述证件变更资料等。

资产台账清册、资产评估报告资料

总公司、分公司内部管理文件

行政文件：

通知、通报、通告、布告、告示

命令文件：

通令、命令、嘉奖令、决定

法规文件、规定、办法、细则、案例、职责、准则、规程、规章等

计划与总结性文件：

生产计划、文教卫计划、财政计划、收支计划、费用计划、设备订购计划与清单，安装调试进度计划等

向上请示报告（含上级批复、批示）

统计文件

各部门间工作联系单

文秘、机要、信访工作（含文书处理，启用印信）

外事接待、内务活动（活动计划、总结、简报）

修志工作大事记（修志工作的全部材料）

工商行政管理的招投标、经济合同、协议文件

教育培训卫生工作

教育、培训、卫生工作通知、规定、会议资料

教育、培训、卫生工作计划、总结、大事记

职工培训

教学工作

文教设施经费审批

卫生（职工健康）宣传、防病治病

统计报表

保卫工作、安全环保工作

保卫、消防、治安、安全环保、通知、规定、会议材料、请示、报告、批复、批示

保卫工作计划、总结、大事记

组织工作（含机构设施、干部任免、通知、规定、会议报批文件、计划、总结、大事记）

治安管理（含武器、危险物品、交通、治安、防范设施、保护等）（归档同.03）

法制宣传建设工作（刑事案件处理、历史案件及法律顾问入此类）

消防工作（含抗洪抢险工作）（归档内容同）

环保工作[环保调查、污染处理、综合利用（包括大气、废水、废渣、噪音污染和费用的赔偿）等]（归档同）

奖惩工作（奖励与违纪处理文件资料）

统计报表、名册

劳动管理

劳动工作通知、规定、请示、报告、批复、批示

劳动工作计划、总结

劳动工作会议记录、纪要

劳动力管理：

（含定额、指标、申请就业、人员（包括合同工、监时工）招聘、录用、解聘工作文件资料、合同协议资料，考勤管理，安全保护，职业病防治

工资管理（含报表）

人员调配（包括介绍信存根、