现金预借中英.docx

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现金预借中英

CashAdvance

现金预借（暂行）

DIFFUSIONLIST分发目录

1、allthestaff全体员工

批准程序

NAME姓名

DATE日期

SIGN签字

PreparedBy起草

CheckedBy审核

ApprovedBy批准

EffectiveDate生效日期

Updatingjournal

更新记录

UpdateNo

Date

Reasonforupdate

更新编号

日期

更新事由

1

2005-01-12

Creation制订

1.Objective目的

Tostandardizetheproceduresregardingthecashadvance.

旨在规范现金预借的有关程序

2.Scope范围

Allthestaff

本程序适用所有员工

3.References参考

no

4.Definitions定义

no

5.Rules规则

5.1Scopeofissuingcashadvance:

现金预借的适用范围：

-Anycashadvancelinkedtotravel-missionorpurchase/acquisition

用于出差及采购的临时预借

-Permanentcashadvance

长期备用金

5.2Generalrulesforcashadvance

现金预借的一般规定

5.2.1Theform”CashAdvanceRequest”mustbefilledinandauthorized.Nocashwillbereleased

bythecashierwithoutthepresentationoftheformdulyauthorized.

现金预借必须填写“现金预借申请单”并取得相应批准。

没有经过相应批准的现金预借

单，出纳人员不得发放现金预借。

5.2.2Permanentadvancesmaybegrantedforstaffwhoregularlytravelandemployeeswhoofen

needtocommitsmallexpenses.

经常出差或经常支付小额费用的员工可预借长期备用金。

5.2.3AllpermanentadvanceswillbegiveninRMB.Fortemporarycashadvance,itispossibleto

applyforUSDformissionsinaforeigncountry.Noothercurrencieswillbedeliveredsince

DalianETMonlymanagespettycashinRMBandUSD.

长期备用金只能以人民币的形式发放；如果是国外出差，可申请临时美元借款；公司不

提供出人民币和美元以外的现金预借款。

5.3Proceduretofillinthecashadvanceandauthorizations

现金预借申请单的填写和批准程序

5.3.1Fillingin

填写

-Date,nameanddepartmentofthebeneficiaryshallbewritten

填写日期、申请人姓名、所属部门。

-Togivetheamountandcurrencyasked

标明借款金额及借款性质

5.3.2Authorization

批准

-Togettheauthorization,iftheCashAdvanceRequestislinkedtoTravel-mission,acopyofdulyauthorizedTravelMissionRequestFormshouldbeattached.IftheCashAdvanceRequestislinkedtopurchase,acopyofdulyauthorizedPurchaseApplicationFormshouldbeattached.

-与出差相关的现金预借，在提交现金预借申请单时，应附批准后出差申请单；与采购相关的现金预借，应附批准后的采购申请单。

-Forbetterefficiency,ItisrecommendedtoapplyforbothauthorizationsforTraveMissionRequestFormorPurchaseApplicationFormandCashAdvanceRequestForminthesametime.

-为提高工作效率，现金预借单应与相关的出差申请单或采购申请单一起提交相关人员批准。

-AuthorizationshouldbegivenbytheHeadofDepartmentandGeneralmanagerforanyrequest.ShouldtheGMbeabsent,theFactoryDirectorwillgivetheapprovalifthemissionorpurchasehasbeenproperlyapproved.

-任何现金借款，均需申请人部门领导和总经理批准。

如果总经理不在，在出差或采购得到批准的情况下，生产经理可批准现金预借。

-Incashofcashadvancefortravel-missionorpurchase:

-采购和出差的现金预借的批准：

●NoauthorizationforcashadvanceshouldbegivenwithoutaPurchaseRequestorTravelMissionRequestattachedandprioryapproved.

只有附经过批准的出差和采购申请单，才能得到相应的现金预借。

●ThecashAdvanceisauthorizedforaspecificexpenseonly.Itisnotallowedtoattributeittoanothermissionorpurchasewithoutthecompletionanewapplicationform.

专款专用的原则，现金预借必须按其申请的用途适用。

5.4Releaseofcashandreimbursementoftheadvance

现金预借的发放和返还

5.4.1Beforedeliveringthemoney,thecashierisaskedtocheckthatprocedurehasbeenfollowed.

在发放现金预借前，出纳负责审核相关手续是否完备。

5.4.2Reimbursement返还

ThebeneficiarywillneedtocommunicatetheapprovedExpensesReporttoFinancialDept.Then申请人将已经取得批准的费用报销单递交财务，那么：

-Ifexpensesdulyapprovedexceededthecashadvance,ETMwillrefundthedifferencetothebeneficiary.

如果批准的费用大于现金预借，公司将差额部分补给申请人。

-Ifcashadvanceprovestobehigherthantheactualexpensedulyapproved,thebeneficiaryshallthenrefundthedifferencetoETM.Theremainingcashcannotbekeptforfurtherexpenses.

如果批准的费用小于现金预借，申请人应将差额部分返回公司，剩余现金不能保留以备将来之用。

-Refundsmustbemadeinthesamecurrencyastheadvance;Noothercurrencywillbeaccept.

申请人返还公司的借款应与所借现金币种相同，其它币种不能被接受。

-TheExpenseReportmustbecommunicatedtotheFinanceDept.forcheckwithinonemonthfromthedateofreturnofmissionorfromthedateofpurchase.

出差或采购结束1个月内，费用报销单位递交财务部审核。

-Acashreceiptshallbeissuedandsenttotheemployeeassoonashe/shereturnthecashadvanceortheFinanceDept.deductsthecashadvancefromhis/herexpensereimbursement.

在员工归还借款或财务部从员工报销中扣除借款的同时，必须向远员工出具现金收据。

-TheadvanceamountexceedsRMB5000shouldinformFinanceDept.withinthreeworkingdays.

超过人民币5000元的借款应提前3个工作日通知财务部。

-Ifitisapermanentadvance,thereimbursementwillbemadeattheendofthecontractofApplicant,oratanytimeearlierifrequiredbyGeneralManager.

如果是长期预借款，在申请人合同期满或应总经理的要求将剩余借款返还公司。

5.5Followupofnonreimbursedcashadvances

现金预借款的跟踪迹管理

5.5.1TheFinanceDept.isinchargeofthefollowupandthere-collectionofcashadvancesfromtheApplicant

财务部负责跟踪和回收现金预借款。

5.5.2Allpermanentcashadvancemustberecordedindividuallyintheaccountingsystemandrequestdocumentsshallbeclassifiedinaseparatefile.

长期现金预借按员工明细分别及入会计帐簿并将现金预借申请单单独归档保存。

5.5.3Fortemporaryadvance,oncepaymentofthecashadvancetothebeneficiaryhasbeenmade,theCashiershallfilethecashAdvanceRequest.

临时预借在款付给申请人后，出纳应将现金预借申请单归档保存。

5.5.4Thecashadvanceshouldbelistedbyindividual,theindividualbalanceofadvanceshallbeupdatedassoonaspossible.

现金预借按员工设明细，每个帐户的余额应及时更新。

5.5.5Attheendofthemonth,FinanceHeadshallreviewthefile.Thiswillappearinthecurrentassetsofbalancesheet.

月末，财务主管应检查现金预借情况，现金预借的余额应在资产负债流动资产项下反映。

5.5.6Attheendofeachquarter,theFinanceHeadshallreviewtheindividualbalanceofadvanceandshouldhighlightandlatereimbursementandaskforexplanations.

季末，财务主管检查每个预借款帐户的余额情况，对延迟报销或延迟归还借款的情况应注意并调查其中原因。

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