某医院扩建工程项目信息管理规划.docx
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某医院扩建工程项目信息管理规划
1工程概况
本工程为天津市*医院，位于天津市繁华地段，原天津市液压机厂，交通非常便利，南侧为长江道,东侧为正在施工的“新建中心妇产科医院”，北侧与现有“*医院”仅有一路之隔，西侧为7层高华育里居民小区。
总占地面积约11500平米，总建筑面积83080平米，地下一层，地上十六层，局部十七层，高度77.1米，框剪结构。
工程共分为A、B、C、D四个分区。
主楼A、B区地上16层，局部17层，地下一层；裙房C区地上三层，地下一层；裙房D区地上四层，地下一层。
建设单位:
天津市*医院，设计单位:
天津市建筑设计院，监理单位：
天津市华泰工程监理公司，总承包单位：
中国建筑第八工程局天津分公司。
工程开工时间：
2009年9月12日，竣工时间：
2011年3月30.日。
本工程文档资料面广量大，内外部各方信息来源多，形式丰富多彩，对信息管理方面要求很高，有必要对其进行科学统一的管理。
2对项目信息管理的认识
信息是有意义的数据，包括信息、教案一、学到的掌握的技术和能力、经验总结成果、软件、专利、制度、程序和指导文件、技术图纸等等。
按照信息化管理的要求，项目经理部应及时收集本项目范围内的有关信息，并将信息准确、完整的传递给使用单位的人员，或存入协同平台信息系统。
实行总包的项目，总包单位负责督促各分包单位收集其分包范围的信息，并汇总、整理各分包单位的全部信息，协调做好信息传递和存储工作。
项目信息的收集、整理应随工程进展进行，保证真实、准确，传递前应经有关负责人审核确认。
施工项目信息应是项目经理部在施工过程中形成的应当归档的各种数据、表格、图纸文字、音像资料等的总称。
它是施工和交工验收的必备条件，也是对施工项目管理、中间检查验收的依据。
施工项目信息管理应以适应施工项目科学管理的需要，提高管理水平，完整地保存信息，为预测未来和正确决策提供依据为目的。
项目经理部应建立项目信息系统，实现项目管理信息化，在施工项目实施的过程中应当完整地保存有关信息。
3项目信息管理依据
中建*局有限公司《总部管理手册》、《分公司管理手册》、《项目管理手册》。
《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）
《建设工程文件归档管理规范》（GB/T50328-2001）
《人民防空工程质量检验评定标准》（RFJ01-2002）
《建筑工程施工质量验收资料技术规定》（天津市工程建设标准DB）
《天津市建筑工程施工质量验收资料技术规定实施指南》（天津市质量监督管理总站）
工程建设资料管理系统（铭洋建龙资料专家系统软件）
4部门/岗位信息管理职责
序号
部门/岗位
信息管理职责
备注
1
项目经理
项目经理全权代表本公司全面履行与业主签订的工程总承包合同及投标承诺；协调各方关系；负责施工所需人、财、物的组织管理与控制；项目经理负责所有与外界、公司、业主、监理、及施工队伍的信息审核及履行布置职责，并负责信息的贯彻和沟通
2
项目生产经理
分管工程部、安全技术部、机械动力部、物资部。
负责整个工程的安全、文明施工及环境保护、消防管理；负责施工现场的生产安排、进度管理及各种资源管理；负责协调各专业之间的交叉施工管理；是工程工期、施工协调、现场管理的主要责任人。
项目副经理协助项目经理进行信息的执行传达以及其它信息的反馈。
3
项目合约商务经理
在项目经理领导下，分管合约商务部。
负责工程预（结）算管理；负责分包合同的签定和全部合同的履约管理；负责工程成本的核算和管理；是合同、预（结）算、成本管理的主要责任人。
项目合约商务经理主要负责与合约商务有关的所有信息的执行以及信息的反馈
4
项目总工程师
分管技术质量部，负责本工程的施工技术管理、质量管理、深化和优化设计管理、变更洽商管理、工程资料管理及科技推广应用管理，是施工技术、质量、方案、设计管理的主要责任人。
项目总工程师负责与技术有关的技术信息包括各种技术文件、与业主、监理、设计的技术信息，与各方面进行技术信息的沟通，并随时指导现场施工，收集信息。
5
工程管理部
对本工程的生产负责，及时协调、解决各管理层、职能部门、施工队、专业分包之间出现的问题、矛盾；负责具体的施工组织、各级计划安排控制，审核各专业分包施工计划，协调编制施工进度总计划；对施工现场CI策划、临时水电、总平面布置等进行管理；负责每月的工程量统计报表上报；记录总施工日记；协调工地内外关系、并对各专业分包等进行统一协调、统一管理以及安装技术质量管理负责，进行安装技术组织，安装计划协调，解决施工中的安装技术问题，制定安装施工技术方案；建立包括分包工程在内的所有安装施工资料的记录和整理，控制并及时反馈安装工程的施工质量，做好施工质量记录。
6
技术质量部
对本工程的技术管理负责，进行技术组织、计划调整、解决工程中的技术问题，进行施工方案和质量计划的编制、落实工作，负责进行技术交底；审核、指导各分包的技术方案的编制和实施；审核变更并及时予以确认，负责施工现场的试验和测量；负责技术资料统一上报、统一发放、统一收集整理，建立所有分包工程在内的工程统一档案；积极推广新技术、新工艺，开展创优活动、降低施工成本；督促、指导项目贯标质量标准的执行情况；负责项目各种方案、技术变更的上报并跟踪业主、监理的审批回文，做好存档管理工作
7
预算合约部
处理合同问题，负责合同管理；并对每月工程成本进行统计，及时搞好预（结）算；负责财务和资金管理。
1参加项目劳务分包、物资、机械采购合同的招标文件的起草及谈判。
2负责工程材料成品、半成品，构件加工计划的计算与核定工作。
3负责工程项目的计划统计工作。
4协助业主进行指定分包的招标及策划与参与工作。
5负责每月工程量的上报和对各专业分包的月工程进度款的审核。
6负责工程资金费用的计划和调配，进行成本控制和核算，定期向项目经理提供项目成本核算表，并提出降低成本的合理化建议。
7负责项目资金的筹措及工程进度款的催取，随时向项目经理汇报项目资金情况，并协助项目经理制定全面的资金使用计划。
8负责预结算资料及合同资料、招投标资料的收集、整理、归档工作。
8
物资部
会同业主、监理负责各类设备、材料的确认与采购；保证周转工具的供应、运输与保管；负责建设单位提供物资的存放保管及发放管理工作。
1负责工程施工所需材料及周转工具的采购、保管、发放、工作。
2负责工程各种材料的招标、评标、合同参与起草工作。
3熟悉材料计划、工程进度及材料质量标准，保证工程材料所需用量。
4严格按照ISO9001系列标准及程序文件进行物资采购、保管、验收及物资合格证的索取保存等工作。
5严格按照总平面布置进行材料堆放，并根据不同阶段对平面布置进行修改，做到及时调整，保证施工现场文明。
6对施工现场材料及周转工具使用经常检查，尤其是急用材料，做到随用随到，避免浪费和长期积压。
7根据材料计划做好每月采购资金计划的安排。
8负责各种材料报表及台帐等资料汇编、上报归档。
9负责小型施工机械的保管、使用、维修与保养，会同机械动力部监督。
9
质量安全部
负责整个工程的施工质量控制，及时反馈工程质量信息，并形成质量记录；
对本工程的安全生产、文明施工负责，加强本工程安全防护措施、验收检查等；建立安全保证体系和管理网络，负责施工现场的文明施工、环保和消防管理工作，负责项目安全统计报表工作，及时上报有关部门，并负责安全资料整理，参加方案的编制工作；负责工程专检安全资料的填写及签字并归档。
负责大型机械及垂直运输设备的协调与调度；负责各种大型机械的安装、运转、维修、保养与拆除工作；负责大型机械日作业计划的实施与记录。
负责工程所需的各种施工机械的采购与租赁、工作。
会同商务部
负责机械设备台帐建立等相关资料的汇编、上报等工作。
负责机械设备的维修保养工作。
对施工现场设备定期检查保证机械完好，满足施工要求。
抓好设备的安全管理。
10
综合部
负责信息化管理文件的收发和人员培训，负责与政府部门的一些文件信息的传递与汇报。
负责项目所有文件的收发工作，按本公司规定做好文件的收发登记存档工作。
负责项目的文印工作。
负责项目的日常接待及会议室、各类办公室管理工作。
负责现场保卫、义务消防、垃圾清运、环境卫生的监督管理。
负责调整整个施工现场的矛盾纠纷，制止打架斗殴事件，协调好与当地派出所、居委会等部门关系。
11
信息管理员
负责信息管理文件的收集和整合，负责与政府部门的一些文件信息的传递和发放。
负责项目的信息上报局项目管理系统。
负责项目的月报表上报公司
负责信息分拣的发放登记存档及文印工作。
5项目信息管理工作流程
文件批准与分发
文件层次
文件名称
批准
分发范围
1
法律法规、标准、规范、工法
公司或政府主管部门
按采标目录采集、配备
2
图纸、设计变更单等外来文件
项目总工确认
工长、计划、钢筋、技术质检、预算、劳务
3
施工组织设计
公司总工
项目经理，报上级部门备案
4
施工方案
支护、土方、临水临电、脚手架、防水、模板、大体积混凝土、塔吊基础及安拆等
公司技术科
项目技术负责人、工长、质检员等
其它
项目经理
5
技术交底
项目总工
作业班组、工长
6
与质量管理有关的记录表格
该记录主管负责人
登记、分发到各使用处
6项目信息管理的基本要求
6.1信息及时性
所谓及时就是信息管理系统要灵敏、迅速地发现和提供管理活动所需要的信息。
这里包括两个方面：
一方面，要及时地发现和收集信息。
现代社会的信息纷繁复杂，瞬息万变，有些信息稍纵即逝，无法追忆。
因此信息的管理必须最迅速、最敏捷地反映出工作的进程和动态，并适时地记录下已发生的情况和问题。
另一方面要及时传递信息。
信息只有传输到需要者手中才能发挥作用，并且具有强烈的时效性。
因此，要以最迅速、最有效的手段将有用信息提供给有关部门和人员，使其成为决策、指挥和控制的依据。
6.2信息准确性
信息不仅要求及时，而且必须准确。
只有准确的信息，才能使决策者做出正确的判断。
失真以至错误的信息，不但不能对管理工作起到指导作用，相反还会导致管理工作的失误。
为保证信息准确，首先要求原始信息可靠。
只有可靠的原始信息才能加工出准确的信息。
信息工作者在收集和整理原始材料的时候必须坚持实事求是的态度，克服主观随意性，对原始材料认真加以核实，使其能够准确反映实际情况。
其次是保持信息的统一性和唯一性。
6.3信息管理制度
为了保障信息管理系统的有效运转，建立一整套信息管理制度，作为信息工作的章程和准则，使信息管理规范化。
信息管理制度主要包括以下几个方面：
（1）建立原始信息收集制度
一切与组织活动有关的信息，都应准确毫无遗漏地收集。
为此，建立相应的制度，安排专人或设立专门的机构从事原始信息收集的工作。
在组织信息管理中，要对工作成绩突出的单位和个人给予必要的奖励，对那些因不负责任造成信息延误和失真，或者出于某种目的胡编乱造、提供假数据的人，要给予必要的处罚。
（2）规定信息渠道
在信息管理中，要明确规定上下级之间纵向的信息通道，同时也要明确规定同级之间横向的信息通道。
建立必要的制度，明确各单位、各部门在对外提供信息方面的职责和义务，在组织内部进行合理地分工，避免重复采集和收集信息。
（3）提高信息的利用率
信息的利用率，一般指有效的信息占全部原始信息的百分率。
这个百分率越高，说明信息工作的成效越大。
反之，不仅在人力、物力上造成浪费，还使有用的信息得不到正常的流通。
因此，必须加强信息处理机构和提高信息工作人员的业务水平，健全信息管理体系，通过专门的训练，使信息工作人员具有识别信息的能力。
同时，必须重视用科学的定量分析方法，从大量数据中找出规律，提高科学管理水平，使信息充分发挥作用。
（4）建立灵敏的信息反馈系统
信息反馈是指及时发现计划和决策执行中的偏差，并且对组织进行有效地控制和调节，如果对执行中出现的偏差反应迟钝，在造成较大失误之后才发现，这样就会给工作带来损失。
因此，组织必须把管理中的追踪检查、监督和反馈摆在重要地位，严格规定监督反馈制度，定期对各种数据、信息作深入地分析，通过多种渠道，建立快速而灵敏的信息反馈系统。
7项目信息分类及编码
7.1项目信息分类
根据项目信息的的类别，项目内部信息可分为：
计划类、技术类、合约类、物资类、质量类、安全类、行政类等；
按项目外部信息可分为：
政府主管部门类、公司类、业主类、监理类、设计类、供应商类、分包商类、社区类等。
7.2项目信息编码
根据项目实际情况，对项目信息按照分类进行编码，再对每类信息按照时间顺序进行整理，做到信息分类明确，资料查询清楚，并做好信息目录。
8信息文档系统的管理
资料通常按它的内容性数据的性质进行划分。
工程项目中常常要建立一些重要的资料的文档，如合同文本及其附件，合同分析资料，信件，会谈纪要，各种原始工程文件（如工程日记，备忘录），记工单、用料单，各种工程报表（如月报，成本报表，进度报告），索赔文件，工程的检查验收、技术鉴定报告等。
8.1外来信息（文件）的管理
项目部收到外来文件后，由项目综合办公室统一进行管理，填写收文登记表，然后加盖文件阅办章交项目经理批准。
并明示如下事项：
（l）、指定该文件内容由谁主办，如不需要办理只需要传阅就不填主办人。
如上级关于安全大检查的通知则责成项目安全负责安排。
（2）、指定该文件必须复印发给哪些相关人员，并做好发文登记。
如分公司发布的采标目录则必须分发至相关人员。
（3）、指定该文件必须由哪些相关人员传阅，阅后必须签字。
8.2项目信息（文件）的管理
项目文件包括项目对分公司或地方主管部门的各类报告，对业主、监理的函件，对供方的各种函件以及项目各职能部门之间的来往函件等。
（l）、文件编制的格式及要求：
文件的编号：
CSCEC一HN一分部门-号，按编写时间顺序由大至小进行编号统一填写，位数001一999，编号不分部门。
信函格式注意事项：
编号：
事宜：
写明关于本封信函的主要内容
信函编写完成后经由质量安全部、技术部、合约采购部、项目执行经理、项目经理审阅修改并同意后，最终由项目经理和合约采购经理签字后由项目资料员发出。
如项目经理不在，经其同意后可由项目执行经理代签。
（2）、文件打印及分发：
由项目综合办公室统一打印，分发，并留一份存档，作好发文登记工作，对业主及监理收发文每个月上机汇总。
发文审阅单格式如下：
*医院扩建工程项目经理部发文审阅单
质量安全部
技术部
合约采购部
项目执行经理
项目经理
（3）、文件批准
项目各类文件统一由项目经理批准。
由业主、监理处发来的文件先由项目资料员签收，盖上收文批处章后立即签上收文时间，送至项目经理，项目经理在批处处签名并作批处．项目经理仅批处至部门负责人，由主办部门经理负责安排落实工作，具体到部门的责任工程师。
项目经理批处后由项目资料员按照批处部门复印文件数量，负责发至部门，收到的部门在批处章上签收，全部签收完毕后原件由文秘归档保存。
（4）、报表管理
项目部报公司和业主及监理的各类报表：
完成量报表（合约部）、安全月报（安全部）、质量月报（质量部）、材料报表（材料部）、进度计划（技术部）由相关人员按照规定上报。
（5）、方案审批流程
审批后的方案由资料员发放和存档，审批流程如下图。
（6）、材料/设备/主要分包审批流程
材料审批必须经过3个阶段，首先提交材料/设备/主要分包单位报审表经监理、业主审批通过后，再上报材料/设备样板经监理、业主审批通过，最后材料设备才能进场，进场由监理、业主验收通过后方可进行工，验收资料由资料员存档。
8.3网络信息的管理
中国建筑第八工程局管理信息通用平台上所有信息由信息管理员负责管理，经项目经理审批后提交主办人员办理，协办人员协调，各方签字阅读后由资料员王亮存档。
8.4外部各类检查评比奖励、处罚信息，媒体宣传与曝光信息
由工程综合办公室收集并存档外部各类检查评比奖励、处罚信息，收集后交项目批处，媒体宣传与曝光信息由工程部收集，经项目经理批处后，由综合办公室存档。
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