中文邮件回复格式范文中文信件格式范文.docx

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中文邮件回复格式范文中文信件格式范文

中文邮件回复格式范文中文信件格式范文

敬爱的老师:

您好!

时光飞逝,转眼间我们升入了5年级,在这硕果累累的金秋时节,我们踏着醉人的花香,迎来了第21个教师节.

当无知的我们走进实验小学的大门,我们看见了您慈祥的面孔.是您领我们学会了加,减,乘,除.也是您领我们走进知识的大门,把知识宝库的金钥匙交到我们手中,让我们去努力,去发现,去探索；也许在什么时候,我们幼稚的话语可能伤害过您,可是您仍把我们当做您的一个个调皮的孩子.

没有阳光就没有花朵,而没有教师哪会有诗人,文学家,作家,哪会有举世闻名的歌德巴赫猜想!

多少次,我们看见您在认真的批改作业,您在细细凝视,一行行,一页页.在您没看完前您不肯离去.因为您知道那是孩子们的翅膀和台阶.这时当我们看见您,我们多想递上一杯清凉的茶,说一句:

老师,您辛苦了!

有人说,老师是园丁,培育除一代又一代的人才,我觉得这话没错,您就是园丁,我们是春天里的幼苗,茁壮的绿叶上有您的汗珠,鲜艳的花朵上有您的微笑!

不管您有多忙多累,您始终精神饱满的出现在我们面前,为我们讲授知识.您为我们的成长付出了多少心血,牺牲了多少个良宵啊.您额头的皱纹刻下了千丝万缕的慈爱;您鬓边的白发记载着长年累月的辛劳.就像我们不会忘记有养育之恩的父母一样,也不会忘记您----我们的启蒙恩师.

写到这,我们要对您说一句,老师,您是我们心中永远的天使!

祝您节日快乐,身体健康,永远年轻,桃李满天下!

此致

敬礼

商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。

下面做详细介绍（Email的撰写礼义另外介绍）。

撰写邮件有三种方式：

写邮件、回复邮件、转发邮件。

三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：

收件人，抄送，主题（标题），内容。

一、收件人

1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。

2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。

二、抄送

1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。

2.一般情况下不要给普通客户抄送。

3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰。

三、主题

电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容。

此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。

让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。

四、内容

在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。

一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。

但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。

1、称呼

1）如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。

2）若知道对方的性别可以用：

**先生、**小姐、**女士

3）如果知道对方的身份可以用：

**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理

2、正文

正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。

在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。

1）在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。

在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。

2）不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。

3）回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。

4）若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后,

5）在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。

6）如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途；

3、结束

1）如果可提供好的选择,应在结尾处提出。

如:

请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我.

2）最好的结尾要着眼未来：

如：

希望我们能够达成合作

3）结尾应显示诚恳：

如：

感谢您抽空洽谈

4、落款/签名

目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。

对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份。

中文邮件的标准格式是：

敬语+对方名字+称谓：

问候语！

如亲爱的/敬爱的某某。

正文

祝福语

此致

敬礼！

自己的谦称/称谓：

自己的名字

年、月、日

一、称呼

也称“起首语”，是对收信人的称呼。

称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：

”，冒号后不再写字。

称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。

二、正文

正文通常以问候语开头。

问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。

如“您好！

”、“近好！

”、“新年好！

”“春节愉快！

”等。

问候语之后，常有几句启始语。

如“久未见面，别来无恙。

”“近来一切可好？

”“久未通信，甚念！

”之类。

三、结尾

正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。

祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用，以免闹出笑话。

通用都是在正文写完之后，紧接着写“此致”，转一行顶格或空两格写“敬礼”结尾。

其他如“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等。

四、署名和日期

书信最后一行，署上写信人的姓名。

在署名之后，有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。

日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。

注：

在旅途中写的信，还加上自己的所在的地点。

参考资料：

这是我写的一份邮件，马马虎虎，希望能帮助你。

尊敬的**先生/女士：

您好！

在B2B网站上看到贵公司的信息和采购需求，想咨询一下你是否有意向和我公司合作。

请允许我自我介绍一下，南京兴吴电气有限责任公司,是海信商用收款机江苏总代理，主营海信商业pos机，餐饮一体机，手持pos机。

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商务电子邮件格式

一、关于主题

1.一定不要空白标题。

2.标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。

3.最好写上**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。

时间可以不用注明，一般邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后。

6.可适当用使用大写字母字符（如“*！

”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，

特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。

8.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前

忘记检查主题。

二、关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

2.邮件的开头要称呼收件人。

在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

3.Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个HI,中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。

结尾常见的写个BestRegards,中文的写个“祝您顺利”之类的。

若是尊长应使用“此致敬礼”。

注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

三、正文

1.Email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须

通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。

最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。

2.注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

xx年执业医师资格考试医学综合笔试临床执业医师口腔执业医师中医执业医师

尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

保持你的每个段落简短干练。

4.一次邮件交待完整信息

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。

可以配合图表加以阐述。

四、附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。

6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

五、语言的选择和汉字编码

1.只要必要的时候才使用英文邮件。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文，准确表达邮件中涉及的问题。

4.选择便于阅读的字号和字体。

中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana或者Arial字型，字号用五号或10号字即可。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不要用背景信纸，特别对公务邮件。

六、结尾签名

1.签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名是必要的。

签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般不超过4行。

2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。

过于正式的签名档会让对方显得疏远。

你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。

七、回复技巧

1.及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一封邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应

该及时的回复收到，说明正在处理。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2.进行针对性回复

当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。

3.回复不得少于10个字

4.不要就同一问题多次回复讨论

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。

此时

应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。

电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过长不可阅读。

此时应立即对之前的讨论的结果进行小结，删减不必要的内容，突出有用信息。

5.要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）

如果只需要一个人知道的事情只需单独回复。

如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该replyall,让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人提出的问题不清楚，或者有不同___，应该与发件人单独沟通，讨论好了再告诉大家。

不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”之前，要再三确定。

6.主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中制定部分收件人给出回复，或在文末添上以下

语句：

“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考，无需回复”。

八、正确使用发送、抄送、密送。

要区分TO和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、密

送人）

1.TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2.而CC的人则只是需要知道这件事情，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回复。

3.而BCC是密送，即收件人不知道BCC为何人。

用在特殊情况。

4.TO,CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则。

比如按部门、按等级从高到低或从低

到高都可以。

5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源6.转发邮件要突出信息

Thankyouforyouremail.Iamonabusinesstripfrom2Marchto10Marchandhavelimitedaesstomye-mail.IapologizethatIamunabletorespondtoyouimmediately,butwilldosoassoonasIambackintheoffice.Ifyourequireimmediateassistance,kindlycontactJackieat111111ext611,email:

111@111.

谢谢您___，我已经收到了。

祝好。

ThanksforyournotificationandIhavegotthat.

Bestregards.

xxx.

回复客户的邮件需要得体，要恰到好处，这是人尽皆知的道理。

那么怎么做才是得体呢？

第一，内容方面：

首先要有诚意和敬意。

要让客户明白你的诚心，以及对他的尊重。

接受对方___、建议等等，一般不会给对方带来不悦，可是拒绝的时候，难免就要让对方不悦了，所以这个时候写邮件，语言一定要委婉含蓄，一定要表达出对对方的尊重，让对方知道你的拒绝是合情合理的。

其次，回复邮件要实事求是，不能有欺诈行为。

谁都不是傻瓜，可能第一次会上当，可是第二次、第三次呢？

既然是买卖行为，一般都不是“一锤子买卖”，都希望留住客户，所以在回复客户的时候，就应该有一说一有二说二，不要有欺骗行为。

——欺骗，等于是自绝后路！

第二，形式上：

要符合信件的格式，体现出自己应有的素养，除非是情况紧急，一般不要随随便便。

其实，回复邮件的随随便便，在客户那里也许就是他判断你为人也很随便的依据。

另外，语言表达上，对对方多用一些敬辞，对自己多用一些谦辞。

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