工程供方选择与采购管理流程.docx

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工程供方选择与采购管理流程

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一、流程目的

1.1规范公司选择合适的工程承建商、材料设备供货商程序，在保证采购的材料设备及工程服务满足公司质量及工期要求的基础上控制风险，降低成本，提高工作效率。

二、适用范围

2

2.1适用于公司所开发项目所需的工程承建商、材料设备供货商的选择工作。

三、术语/定义

3.1工程及材料设备供应商：

本文特指工程承建商和材料设备供货商；

3.2工程供方选择方式：

分为招标采购、议标采购和直接委托三种。

四、职责规划

4.1成本管理中心

1

2

3

4

4.1

4.1.1成本管理中心是工程采购的管理部门，负责招标规范的制定和监督执行；

4.1.2负责审核项目工程招标计划及分判方案；

4.1.3负责合同交底工作及合同履约过程中的跟踪检查与付款审核；

4.1.4负责公司工程供方管理工作，包括维护各级供方名录并组织进行供方履约评估。

4.2采购中心

4.2.1采购中心是材料设备采购的管理部门，负责招标规范的制定和监督执行；

4.2.2负责审核项目材料采购计划及分判方案；

4.2.3负责合同交底工作及合同履约过程中的跟踪检查与付款审核；

4.2.4负责公司材料设备供方管理工作，包括维护各级供方名录并组织进行供方履约评估。

4.3造价部

4.2

4.2.1造价部是工程及材料设备招标、议标及直接采购的组织与执行单位；

4.2.2负责拟订项目工程及材料设备招标计划；

4.2.3负责组织招标、议标及直接采购的相关组织实施工作；

4.2.4负责组织商务谈判，根据授权签订采购合同；

4.2.5负责发起工程采购合同的付款申请；

4.2.6负责工程采购合同的结算管理。

4.4设计技术管理中心

4.3

4.3.1提供工程供方选择所需图纸；

4.3.2提供设备选型结果及材料封样选择供应商；

4.3.3参加招投标答疑会议，负责对与设计相关的问题进行解答；

4.3.4参与设计标准相关的各类招标的评标工作。

4.5工程技术部

4.4

4.4.1参与对工程及材料设备类供方的选择；

4.4.2负责工程采购合同的实施管理。

4.6财务部

4.5

4.5.1审核工程采购合同付款。

4.7工程/材料设备类招标小组

4.6

4.6.1专责招标过程中的事务工作与相关成果的审核上报。

4.8项目公司总经理

4.8.1编制项目总控计划；

4.8.2审批直接委托入围单位；

4.8.3审批3万元以下，月累计不超过10万元的直接委托合同。

4.9事业部副总裁

4.7

4.7.1确定招标入围单位；

4.7.2审批议标入围单位；

4.7.3根据评标情况，审批金额小于100万的中标单位；

4.7.4审批30万元以下的议标中标单位。

4.7.5审批3万元以上，10万以下或单笔小于3万元，月累计超10万元的直接委托合同。

4.7.6审核金额大于100万，小于150万的招标中标单位；

4.7.7审核金额大于150万的中标单位。

4.7.8审批年度供方评估报告。

4.10事业部总裁

4.10.1审批项目采购分判方案；

4.10.2审批金额大于100万，小于150万的招标中标单位；

4.10.3审批金额大于30万，小于50万的议标中标单位；

4.11集团总裁

4.11.1审批金额大于150万的中标单位。

五、关键活动描述

5.1制定招采专项工作计划

5.1.1造价部根据《项目总体控制计划》及施工进度计划，在施工图设计阶段统一编制《项目材料采购计划及分判方案》及《项目工程招标计划及分判方案》，依据《权责手册》分别经事业部采购中心及成本管理中心审核后由事业部总裁进行审批。

5.1.2招标采购工作计划的调整

1）当项目材料设备招标采购工作计划由于设计原因发生调整，由设计技术管理中心提出调整建议，告知造价部及事业部采购中心；

2）当材料设备采购招标采购工作计划由于工程原因发生调整，由工程技术部根据实际进度情况提出调整建议，告知造价部及事业部采购中心。

5.2确定工程供方

5.2.1采购方式包括：

招标、议标和直接委托三种方式。

5.2.2采购方式适用范围：

1）招标：

预算金额在50万元及以上的工程项目、材料设备采购和顾问服务项目。

2）议标：

a）预算金额在50万元以下，10万元以上的工程项目、材料设备采购和顾问服务项目；

b）经事业部总裁批准同意，超过招标规定金额但不适合采用招标的项目。

3）直接委托：

燃气、给水、电力等市政工程、因技术垄断而导致市场上的稀缺产品、超过招标或议标规定金额但不适合采用招标或议标方式并经事业部总裁批准同意（主要通过采购分判方案一并审批，分判方案以外的另报事业部总裁审批），及10万元以下的工程、材料设备采购，可采用直接委托方式。

采购方式

适用范围

类别

招标

议标

直接委托

施工类

50万以上

10万以上

50万及以下

10万及以下

材料设备类

50万以上

10万以上

50万及以下

10万及以下

顾问服务类

50万以上

10万以上

50万及以下

10万及以下

5.2.3招标采购方式，由造价部负责，具体见《工程招标管理作业指引》。

5.2.4议标采购方式，由造价部负责，具体包括：

1）采购分判方案外的议标申请：

a）对于采购分判方案外的工程采购项目，由造价部填写《议标/直接委托申请表》，由工程技术部、项目公司总经理、成本管理中心审核，经事业部总裁审批后执行。

b）对于采购分判方案外的材料设备采购项目，由造价部填写《议标/直接委托申请表》，由工程技术部、项目公司总经理、采购中心、成本管理中心审核，经事业部总裁审批后执行。

2）议标工作小组组成：

对于工程施工及采购类议标，由造价部组织成立议标小组，议标小组人员由造价部造价主管、工程技术部经理、财务部经理等相关人员组成，成员应为3人以上。

议标小组名单需在《议标/直接委托申请表》中确定。

3）设计技术管理中心完成材料设备的选型定板工作，具体参见《产品标准与部品选型定板管理流程》。

4）造价部组织工程技术部编制议标文件的技术标书。

5）造价部编制商务标书，与技术标书整合成议标文件。

6）造价部填写《议标文件审批表》，经项目公司总经理、成本管理中心总监审核，报事业部副总裁审批后执行。

议标文件应含技术要求、付款、结算、工期、违约责任等要点。

7）造价部组织议标工作小组进行资格预审，确定不少于三家的议标入围单位，报事业部副总裁审批。

8）造价部向入围供方发放议标邀请书（含议标文件），入围单位提交标书。

9）造价部组织议标工作小组与入围单位进行商务谈判，做好谈判记录。

10）议标小组根据商务谈判情况，起草定标报告，依照《权责手册》进行审核审批。

a）工程采购：

i.如10万元＜金额≤30万元，由项目总经理、成本管理中心审核后，由事业部副总裁审批；

ii.如30万元＜金额≤50万元，由项目总经理、成本管理中心、事业部副总裁审核后，由事业部总裁审批；

b）材料采购：

i.如10万元＜金额≤30万元，由项目总经理、采购中心、成本管理中心审核后，由事业部副总裁审批；

ii.如30万元＜金额≤50万元，由项目总经理、采购中心、成本管理中心、事业部副总裁审核后，由事业部总裁审批；

11）造价部向中标单位发放《中标通知书》，通知中标单位，并根据公司《合同管理流程》组织签订合同；

a）属于甲购材料设备的，由造价部按照公司《合同管理流程》与中标单位签订采购合同。

b）属于甲指乙供材料设备的，由造价部根据开标结果，填写《甲指乙供材料设备采购通知单》与中标通知书和投标报价书一起发给工程技术部，工程技术部将《甲指乙供材料设备采购通知单》发给承包单位。

12）造价部负责对合同的履行情况进行跟踪并组织工程技术部对合同情况进行交底。

5.2.5直接委托程序

1）对于采购分判方案外的工程施工、服务或材料设备采购的直接委托申请，由造价部填写《议标/直接委托申请表》，依照《权责手册》进行报批，经事业部总裁审批后执行。

2）直接委托的供应商，原则上应在公司的合格供应商中选择。

3）通过直接委托方式确定合约方所签订的合同，按照公司《合同管理流程》相关流程执行。

4）关于甲购和甲指乙供材料设备的处理，同招标或议标部分。

5.3合同履约及采购实施

5.3.1采购供应计划管理

1）根据工程进度计划和采购合同，工程技术部负责编制《材料设备供应计划》，经项目公司总经理审批后执行。

2）《材料设备供应计划》包含材料名称、规格型号、数量、进场时间等。

对于面砖、电力电缆、电梯、高低压柜、施工箱变、配电箱、水泵、通风器、可视对讲、多媒体箱、发电机、变压器、阀件（人防工程），按工程进度分批次编制供应计划；建筑钢筋、开关插座、型材、五金件、商砼、灯具、苗木等可依据施工进度按月度编制计划。

3）部分材料设备正常供应参考周期：

材料设备名称

　计划提前时间

　材料设备名称

　计划提前时间

钢筋

40天

型材

25天

面砖

35天

五金件

30天

电梯

180天

通风器

50天

开关插座

30天

可视对讲

30天

配电箱

30天

水泵

30天

电力变压器

45天

商砼

2天

高低压配电柜

45天

多媒体箱

30天

电力电缆

30天

柴油发电机

45天

5.3.2采购实施管理

1）甲供物资的采购

a）造价部根据《材料设备供应计划》填写《材料设备供货通知单》，报项目公司总经理审批后，下发给材料供应商。

对于材料供应商包安装的甲供材料，由造价部根据合同要求通知材料供应商开始供货及进场施工。

b）工程技术部负责对材料供应商的供货数量、供货进度、供货质量进行监控，根据过程检查的结果填写《材料设备供货过程检查记录单》。

c）甲供材料到工地后，由工程技术部组织验收，具体参见《甲供物资管理与验收作业指引》。

d）造价部填写材料进度付款建议书或结算通知书，根据合同及公司规定办理支付及结算工作。

2）零星材料设备采购

a）由于项目进度需要所需要的零星材料设备，可由采购经办人（指工程技术部或造价部）填写《材料设备零星（紧急）采购审批表》，由项目公司总经理审批执行。

b）零星材料采购应当尽可能在合格供方名录中选择。

3）紧急材料设备采购

a）紧急材料设备采购一般来说是未列入采购计划的材料设备，属以下几种情况：

工程事故紧急抢险、需连续进行的工序、即将停工待料等。

b）紧急材料设备采购仍应在合格供方名录中选择。

c）紧急材料设备采购应尽量采用先供货、后付款的方式进行。

d）如需先付款后供货，采购经办人（指工程技术部或造价部）应当填写《材料设备零星（紧急）采购审批表》经事业部副总裁审批后执行。

5.4合同结算及履约评估

5.4.1工程验收完毕后，造价部办理工程承包商结算手续，具体见《工程预结算管理作业指引》。

5.4.2材料设备合同履约完毕后，工程技术部负责遗留材料、设备处理及结算手续的办理。

1）当由我方责任引起的材料过剩，工程技术部应对材料过剩原因进行调查并公布调查结果，并负责与材料供应商协调退货；若无法协调则办理入库。

2）遗留材料入库办理。

工程技术部填写《材料出（入）库单》，经项目公司总经理审核后移交造价部，造价部在《材料出（入）库单》上签字确认，报事业部副总裁审批后，负责移交材料的管理。

5.4.3造价部组织工程供方的履约后评估，详见《工程供方评估管理流程》。

六、支持性文件

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6

6.1流程指引

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6.1

6.1.1合同管理流程；

6.1.2工程招标管理作业指引

6.1.3工程供方评估管理流程；

6.1.4产品标准与选型定板管理流程；

6.1.5材料设备验收作业指引。

6.2表单模板

6.2

6.2.1项目材料采购计划及分判方案

6.2.2项目工程招标计划及分判方案

6.2.3议标/直接委托申请表

6.2.4议标文件审批表

6.2.5材料设备供应计划

6.2.6材料设备供货通知单；

6.2.7材料设备供货过程检查记录单；

6.2.8甲指乙供材料设备采购通知单；

6.2.9材料设备出（入）库单；

6.2.10材料设备零星（紧急）采购审批表；

6.2.11材料设备进场验收单。