经济合同管理制度.docx
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经济合同管理制度
中钞特种防伪科技有限公司
经济合同管理制度
（讨论稿）
北大纵横管理咨询公司
二零零四年十二月
目录
第一章总则1
第二章合同管理机构及职责1
第三章合同签订的管理办法2
第四章合同的审批与权限划分4
第五章合同的履行4
第六章合同变更（解除）5
第七章合同纠纷的处理5
第八章合同文本管理5
第九章考核与奖罚6
第十章附则6
附录1：
授权委托书7
附录2：
中钞特种防伪科技有限公司签订合同审批表8
附录3：
中钞特种防伪科技有限公司合同号识别代码编制表9
附录4：
合同专用章使用情况登记表9
附录5：
合同台账10
经济合同管理制度
第一章总则
第一条为加强合同管理，预防合同纠纷，促进中钞特种防伪科技有限公司（以下简称“公司”）依法经营管理，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中国印钞造币总公司合同管理办法》及有关法规、规章，结合本公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用范围为公司所涉及的经济、技术和涉外合同的签订和管理，不包括员工与公司签订的劳动合同。
第二章合同管理机构及职责
第三条综合部行使公司合同管理职权，其主要职责为：
（一）宣传贯彻《合同法》和国家有关法律、法规；制定并组织实施公司合同管理办法；
（二）办理公司法定代表人的授权委托；
（三）负责公司合同签订、履行的汇总、统计、分析、上报；
（四）总结推广合同管理的经验，纠正违法和不当做法。
第四条委托代理人的职责：
（一）在授权权限内，依法并按照公司规定签订合同；
（二）负责签订合同的履行或组织、监督履行；
（三）负责办理或审核所签合同的变更、终止、解除手续；
（四）应参加所签订合同的签约全过程，只参加合同签订部分程序的，应详细了解未参加的工作情况，对承办部门提出的材料认真审核；
（五）负责拟签合同的起草，如属承办人或合同对方起草的，委托代理人应全面审核，保证所签合同的合法、规范、严密，不存在损害我方利益的情况；
（六）办理或组织办理合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼事务。
第五条承办合同业务人员的职责：
（一）负责拟签合同的市场调查、资信审查，重大合同的调查情况要形成书面材料，向我方签订合同的委托代理人和综合部汇报；
（二）负责组织或在我方委托代理人的领导下组织合同谈判；重大或复杂的合同谈判，应在综合部的参与下进行；
（三）负责起草或与我方委托代理人共同起草合同或对对方提供的合同文本审查修改；
（四）负责组织、协调、督促承办合同的履行，并将履行中遇到的问题及时汇报委托代理人和综合部。
（五）承办合同的变更、终止、解除，应及时协助委托代理人办理有关手续；
（六）办理或与委托代理人共同办理合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼事务；重大或复杂的合同纠纷，应在综合部的指导和参与下进行；
（七）收集、整理所承办合同在签订、履行、变更、终止或解除过程有关资料的归档。
第三章合同签订的管理办法
第六条公司对外经济往来，除标的额较小且又能即时清结的以外，必须签订书面合同；虽能即时清结，但合同对方的义务不能因合同履行而终结仍可能发生纠纷的也必须签订书面合同。
技术合同、涉外合同（包括对方在港、澳、台的）必须签订书面合同。
第七条公司相关业务部门一律以“中钞特种防伪科技有限公司”名义签订合同。
第八条公司法定代表人对公司签订合同实行委托代理制度。
公司法定代表人以外的其他领导或部门主任代表公司签订合同须由公司法定代表人书面授权委托。
委托代理人必须依据“授权委托书”规定的权限和期限签订合同。
第九条签订合同，应使用国家统一印制的合同文本。
统一文本不能满足要求的，应协商签订补充条款或增加合同附件。
国家没有统一文本的，可以协商拟定合同，但必须符合有关法律法规的规定。
第一十条合同的签订流程规定如下：
（一）相关业务部门确定的承办人负责起草合同（草案）；
（二）相关业务部门主任负责对合同的业务内容进行审查，并签署意见；
（三）规划财务部对合同的财务条款进行审查，并签署意见；
（四）综合部负责对合同的法律条款进行审查，并签署意见；
（五）在完成以上审查修改后，按第四章“合同的审批与权限划分”相关规定报送相关领导或委托代理人审批；
（六）对涉及金额大的合同，公司法律顾问应参与合同谈判，并与业务部门共同起草合同文本；
（七）综合部经审查认为合同主体合格、内容合法、条款完备、手续齐全、用语规范严密，应签署书面意见，通知合同承办人送交相关领导或委托代理人签字，然后加盖中钞防伪科技有限公司合同专用章。
第一十一条公司根据重大权限划分，在合同管理中采取分类管理的制度，将合同划分为投资类合同、业务经营类合同、其他类合同。
（一）投资类合同包括：
1.合资、合作、联营等产权类投资合同；
2.涉及金额在××万元以上的设备承包、租赁合同；
3.基建工程施工、技术改造固定资产投资合同；
4.其他投资类合同；
（二）业务经营类合同包括：
1.产品、劳务销售类合同；
2.原料产品购买、设备购置等采购类合同；
3.其他属于业务经营范畴的合同；
（三）其他类合同包括：
担保类合同（包括保证、抵押、质押、留置、定金）等。
第一十二条投资类合同的签订程序：
（一）由投资小组或规划财务部负责调研、论证、谈判与合同的起草，公司法律顾问参与合同的谈判和合同的起草，相关业务部门提供支持；
（二）合同签订的业务审查由投资小组或规划财务部及相关业务部门共同负责，并签署审查意见；
（三）规划财务部对合同的财务条款进行审查，并签署意见；
（四）综合部负责对合同的法律条款进行审查，并签署意见；
（五）在完成合同的审查后按本制度中第四章“合同的审批与权限划分”相关规定报送相关领导或委托代理人审批；
（六）以上2、3、4项如有修改意见，则直接返回第1项，由合同起草人修改并按照程序重新审查；
（七）所有审查和审批程序完成后，由综合部加盖公司合同专用章。
第一十三条业务经营类合同的签订程序：
（一）业务经营类合同由具体业务部门负责合同的谈判，起草合同；合同涉及金额在人民币××以上的，公司法律顾问参与合同的谈判和合同的起草。
（二）合同签订的业务审查由业务部门主任负责并签署意见；
（三）规划财务部对合同的财务条款进行审查，并签署意见；
（四）综合部负责对合同的法律条款进行审查，并签署意见；
（五）在完成合同的审查后按本制度中第四章“合同的审批与权限划分”相关规定报送相关领导或委托代理人审批；
（六）以上2、3、4项如有修改意见，则直接返回第1项，由合同起草人修改并按照程序重新审查；
（七）所有审查和审批程序完成后，由综合部加盖公司合同专用章。
第一十四条公司原则不得对外签订担保合同，对于确需担保的，应由总公司审批，并由总公司相关业务部门组织办理。
第四章合同的审批与权限划分
第一十五条根据公司的管理权限划分，公司对外投资权限属于公司董事会，由董事长做出，投资小组或规划财务部为具体承办部门。
第一十六条业务经营类合同的审批权限划分如下：
（一）合同涉及金额在人民币××万元以下的，由承办部门主管（副）总经理审批；
（二）合同涉及金额在人民币××万元－××万元的，由主管财务（副）总经理审批；
（三）合同涉及金额在人民币××万元以上的，由党委/经理办公会审批；
第五章合同的履行
第一十七条合同依法成立后，即具有法律约束力。
一切与合同有关的部门和
人员，应严格履行合同规定的义务，确保合同履行。
第一十八条相关部门主任应随时了解、掌握合同执行情况，综合部要按月统计合同执行情况，根据合同确定的收款条件，及时通知承办部门催收款项。
第一十九条一般合同履行由承办人全面负责，重大合同由承办人及委托代理人共同负责。
在合同履行期间，承办人、委托代理人工作变动的，原承办人、委托代理人应将合同签订或履行情况向接替其工作的人员全面交接清楚，并对在职期间的工作承担责任。
设备、物资等需要我方付款的合同，规划财务部一律凭合同正本或副本、验收单、合同承办部门签字确认的付款通知单等付款。
产品销售等我方收款的合同，应凭合同正本或副本、承办部门签字确认的发货通知单等向对方收取货款，承办部门应保证我方按合同规定收到对方付款。
第二十条合同履行完毕的标准应以合同条款或法律规定为准。
具体应为：
物资交清、验收合格、价款结清、无遗留交涉手续等。
第六章合同变更（解除）
第二十一条合同的变更（解除）必须符合《合同法》的规定，并应在法律规定或合理期限内与对方商议。
第二十二条变更（解除）合同的手续，应与签订合同时的审批权限和程序相同。
第二十三条变更（解除）合同，一律采用书面形式。
经公证机关公证的合同，在达成变更（解除）协议后，必须报公证机关重新公证。
第二十四条变更（解除）经济合同的协议在未达成或未批准前，原合同仍然有效。
第二十五条如因变更（解除）合同可能使当事人受到损失，双方应在变更（解除）合同的协议中明确规定各自应承担的责任。
第七章合同纠纷的处理
第二十六条发生合同纠纷时，合同承办部门必须及时向主管（副）总经
理汇报，并主动会同综合部研究解决纠纷的办法。
一般合同纠纷，由合同承办部门按照合同约定或法律规定负责处理；重大合同纠纷以及涉及仲裁、诉讼等法律事务的合同纠纷，由综合部在法定代表人的授权范围内负责处理，并及时报中国印钞造币总公司备案。
第二十七条合同纠纷应在法律规定的时效内提出，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够时间。
第二十八条对于经济合同纠纷达成一致意见的，应签订书面协议，并应及时将此书面协议传递给相关部门和单位。
第二十九条处理纠纷的协议书未按期履行时，可以申请仲裁机关仲裁或到人民法院起诉。
第三十条合同纠纷处理或执行完毕的，将有关资料汇总、归档，以备查考。
第八章合同文本管理
第三十一条所有合同必须编号。
合同号由英文字母和阿拉伯数字组合而成，共13位。
具体编号规则为：
ZCFW-××××（年度）-××（部门代码）-×××（合同流水号）。
第三十二条合同管理人员和合同承办人员必须经过有关合同法律、法规知识的培训，掌握有关的法律及业务知识。
第三十三条合同档案
（一）建立合同档案。
每份合同应包括合同正本、合同副本及附件、合同文件的签收记录，合同分批履行的情况记录、变更（解除）合同的协议书、电传，合同统一编号，不得重复或遗漏；
（二）所有合同应至少一式六份，其中三份交对方签约人；其余二份分送综合部、规划财务部登记备案，合同履行部门留存一份。
（三）建立合同管理台账。
台账的内容应包括合同编号、合同名称、签约对方、合同事项、合同金额（元）、签订时间、签约代表、经办人、终止时间、履行情况。
台账应准确、完整、及时；
（四）公司内部人员查阅合同，须先到综合部办理查阅手续，并应在查阅后及时归还。
公司备案合同一律不得借出本公司。
第三十四条合同专用章
（一）合同专用章由公司统一刻制、编号和颁发；
（二）合同专用章应严格按授权范围使用，不得混用、代用或借用；
（三）合同专用章应妥善保管，若有遗失，应及时报告处理；
（四）签订合同应当使用合同专用章，不得使用本公司的公章、部门章或其他专用章。
第九章考核与奖罚
第三十五条合同管理列入有关部门、岗位的考核指标。
第三十六条在合同签订或履行过程中，工作尽职尽责，避免或挽回损失
的，应给予奖励。
第三十七条公司对以下等情况依据情节轻重决定处罚：
（一）违法和违反公司规定签订合同；
（二）签订合同条款不全或不规范，给合同履行造成障碍或发生纠纷；
（三）没有代理权、超越代理权或代理权失效后签订合同；
（四）没有对合同对方进行资信审查或资信审查不认真不准确；
（五）应当订立书面合同而未签订；
（六）合同承办人、主管遗失或擅自销毁合同或附件；
（七）未经允许擅自盖合同章；
（八）玩忽职守、弄虚作假、徇私舞弊。
第十章附则
第三十八条本制度由综合部负责解释。
第三十九条本制度自公布之日起实施。
附录1：
授权委托书
授权委托书
委托单位名称:
__________________________________________________
法定地址:
______________________________________________________
法定代表人:
___________________职务:
__________________
受委托人姓名:
________________单位:
_________________
身份证号:
____________________职务:
_________________
联系方式:
______________________________________________________
现委托上述受委托人在我单位与______________________________，关于____________________________________________事务中，作为我方授权代表。
委托权限：
委托期限:
____________至____________
委托单位：
（盖章）
法定代表人：
（签字）
年月日
附录2：
中钞特种防伪科技有限公司签订合同审批表
中钞特种防伪科技有限公司签订合同审批表
承办合同部门
合同编号
签订合同承办人
对方承办人
拟签合同名称
拟签合同标的额
对方单位名称
是否法人
业务部门意见
年月日
有关部门会签意见
规划财务部：
年月日年月日
合同管理部门意见
年月日
公司主管领导意见
年月日
附：
谈判纪要
附录3：
中钞特种防伪科技有限公司合同号识别代码编制表
中钞特种防伪科技有限公司合同号识别代码编制表
部门名称
识别代码
部门名称
识别代码
综合部
ZH
规划财务部
GC
人力资源部
HR
安全保卫部
AB
生产技术部
SJ
质量部
ZL
营销部
YX
设备工程一部
GC1
设备工程二部
GC2
物资部
WZ
制作一部
ZZ1
制作二部
ZZ2
光学防伪技术研究室
YF1
粘结胶技术研究室
YF2
印刷、磁码防伪技术研究室
YF3
编码示例：
物资部2005年度签订的第1份合同，合同编号应为：
ZCFW-2005-WZ-001
附录4：
合同专用章使用情况登记表
合同专用章使用情况登记表
合同编号
合同名称
合同事项
盖章时间
签约代表
承办人
盖章人
附录5：
合同台账
合同台账
合同
编号
合同
名称
签约
对方
合同
事项
合同
金额
（元）
签订
时间
签约
代表
经办人
终止
时间
履行
情况
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