行政管理工作策划修订.docx
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行政管理工作策划修订
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责任人
工作记录
支持文
件
项目
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件
1.上报文件及重要发文
1.所有发文必须按年度、时间顺
《内部联络单》
《联盛集
序进仃编号。
团行政规
a.各部门撰写，部门经理审稿
2.所有上报文件必须经总经理室
《报告》
章管理制
C.总经理室审核
签发后由行政部上报。
《请示》
度》
d.执行董事签发
3.对外文件必须经总经理室签发
《工作联系
函》、《通知》
e.仃政部上报/发文并存档
后由行政部盖章发文。
《传真》、
2.般性发文
4.涉及费用的文件，须经分管副
1
a.发文部门撰写
总及执行董事共冋签字后方可上
《固定资产验
报。
收单》
文
发文
b.部门经理审稿
5.涉及机密的文件，由总经理室
行政部文
《各地报集团
件
（上
C.分管领导审核
亲自督办。
员
固定资产报废
处
报）
d.执行董事签发
审批表》
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件
1.所有外来文件由行政部签收、
1.对上级公司文件、重要文件须
《收文登记表》
登记，并填写《收文登记表》。
立即进行公文处理，当日内处理完
《文件批阅单》
毕。
2.建立电脑索引目录，并根据需
《部门收文登
要填写《文件批阅单》，呈送总经理
2.收文后由行政部应在当日呈办
记表》
室批示。
或告知相关人员。
3.行政部根据领导批示意见转至
相关领导或部门传阅，并对承办部门
行政部文
收文
（人员）进行督办。
员
4.各部门收到文件后按照总经理
室批示办理。
5.执行后行政部负责将相关完成
记录归档。
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件
2
1、
公司年度计划的制定与分解
行政部对各部门上报的总结与计
执行董事
《公司月工作
计
公司计
2、
部门计划的审批与执行
划进行汇总与整理，并完成上报、
分管副总
计划》
审核工作
划目标
3、
部门计划的考核
经理
《部门周工作
划
管理
行政部文
总结》
管
员
《部门周工作
项目
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件
理
1各部门周、月工作总结与计划的收
行政文员负责相关部门上报材料
计划》
集与上报。
的收集与上报工作
《部门月工作
日常业
2、公司周例会各部门需要上报材料的
行政部文
员
总结》
务管理
收集与上报。
《部门月工作
计划》
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件
3
档
案
管
理
归档
1.凡涉及公司工作形成的一切有效文字、实物、图片、音像等资料都须归档保存。
2.每月5号前将上月的档案收集、整理、立卷、归档。
3.其它相关规定根据《联盛集团行政规章管理制度》执行
行政部负责收集各部门档案，整理归档，保证档案的完整。
行政部文
员
《档案资料管理规定》
《档案分类及保管期限表》
项目
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工作记录
支持文
件
3
1.根据档案年度、种类进行分类保管。
行政部负责做好档案的防火、
防潮
《档案索引目
档
2.建立电子索引目录。
及防虫工作，保证档案安全。
录》
案
3.设立专用档案室，每半年将分类好的
行政部文
管
档案存放入档案室集中保管。
员
理
保管
4.各部门文员每月将本部门分类好的
各部门文
档案存放入档案室中，由行政部统保
员
管。
5.其它相关规定根据《联盛集团行政规
章管理制度》执行。
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件
1.查阅公司普通档案需行政部经理批
1.归还档案时，档案保管人员应
《档案查（借）
准，各部门存放档案查阅需由各部门经
认真审查、核对，看是否有损坏，
阅登记表》
理批准。
污染和遗失。
2.查阅公司重要档案的需经公司分管
2.保密档案未经分管副总经理同
副总经理冋意，并在《档案查阅登记表》
意，不得查阅。
保密档案包括（但
上签字，方可进行杳阅。
不限于）：
人事、财务、薪酬以及
行政部文
档案借
3.查阅人需复制公司档案时，需经行政
集团或总经理指定的文件资料。
员
（查）
阅
部经理同意后方可进行，重要档案不许
各部门文
复制。
员
4•借阅出去的公司档案由行政部负责
催收，原则上当日回收，重要及保密档
案原则不许借阅。
项目
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工作记录
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件
1.超过保管期限的档案，由档案管理人
档案销毁必须由行政部与2名以上
《记录销毁审
员根据档案的保管期限，编制销毁计划
的监销人员一起销毁.
批表》
及清单，填写《档案销毁申请单》，由
《档案销毁清
行政部经理审核后，报总经理审批。
行政部文
册》
2.总经理审批冋意后，由行政部负责与
员
监销人员起将超过保存期限的档案
销毁。
3.监销人员确认销毁文件无误签字后，
选择安全地点销毁档案。
项目
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工作记录
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件
档案销
毁
4.各部门档案由各部门负责制订销毁计划，上报行政部销毁。
5.行政部文员根据《档案销毁申请单》
填写《档案销毁清册》。
6.其它相关规定根据《联盛集团行政规章管理制度》执行。
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件
4
1.公司办公例会分为周例会、月例会、
1.因特殊情况经总经理批准后可
季度例会、半年总结会及年终总结会。
以临时取消。
会
2.会议由总经理负责召集主持，行政部
2.参会人员必须在《会议签到表》
议
组织、布置。
签字，不能参加的人员必须提前向
总经理
《公司会
公司办
管
3.行政部负责完成会议记录，并于会议
总经理请假。
行政部文
议制度规
公例会
理
结束后1个工作日内形成会议纪要，报
3.行政部负责根据《会议纪要》
员
定》
4
总经理审批后发与会人贝。
的工作安排进行督办。
4.其它相关规定根据《联盛集团行政规
会
章管理制度》执行。
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件
议
1.部门工作例会由各部门根据实际情
1.部门例会由部门负责人进行组
管
部门工
况安排，每周最少召幵一次。
织布置。
各部门负
理
作例会
2.各部门按实际情况决定是否召幵，
但
2.部门负责人应指定专人进行纪
责人
不允许连续二周以上不召幵部门工作
录，并对安排的工作进行督办。
例会。
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件
1.公司临时会议由总经理根据情况安
1.参会人员必须在《会议签到表》
《会议签到表》
排，行政部负责组织、布置。
签字，不能参加的人员必须提前向
2.行政部负责进行会议记录，于会议结
总经理请假。
总经理
临时会
议
束后1个工作日内形成会议纪要，报总
2.行政部负责根据《会议纪要》
行政部文
经理审批后下发参会人员。
工作安排进行督办。
员
3.其它相关规定根据《联盛集团行政规
章管理制度》执行。
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件
1会议室日常使用与管理由行政部负
1.行政部负责安排会议室的规范
《会议室使用
责。
使用。
登记表》
2使用会议室需提前天与行政部联
2.未经行政部同意，任何人不能
系，并填写会议室使用登记表，经行政
擅自使用会议设备。
部经理同意后方可使用。
3.使用部门及个人应自觉维护会
会议室
3.各使用部门在使用完毕后，将会议室
议室设备的完好与环境卫生。
行政助理
管理
钥匙交还行政部。
4.行政部通知保洁员对会议室进行清
洁。
5.行政部对使用部门使用会议室的情
况及设施设备进行检查。
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支持文
件
5
1.需协调部门填写《内部联络单》经
行政部负责相关协调事工作。
分管副总和总经理批示后交相关部门
各部门负
协
内部协
进行协调解决。
责人
《内部联络单》
调
调
2.相关部门在接到《内部联络单》后，
行政部经
管
在规定的时间内进行协调解决，并及时进行反馈。
理
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工作记录
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件
理
1.由业务部门填写《工作联系函》，
需协调部门负责跟踪协调事项的
各部门负
外部协
经行政部复核后，报总经理批准。
完成情况。
责人
《函》
调
2.总经理批准后，由行政部盖章分发
行政部经
并存档。
理
6
1.员工
1.部门负责人负责本部门的日常规范
1.各部门负责人负责本部门办公
《办公秩
行为规
管理，对不符合规范的员工视其情节轻
秩序的管理。
序管理规
办
范
重,进行口头警告或向行政部提起书面
2.行政部负责公司办公秩序的监
行政部经
范》
公
通报、处罚。
理
2.办公
督与协调。
《关于整
秩
环境
2.行政部负责不定期抽杳，每月汇总
3.总经理是员工奖惩的负责人。
顿办公秩
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件
序
管
理
3.办公
纪律
一次,并在月例会中向总经理汇报。
3.根据《联盛集团行政规章管理制度》
及《商业管理公司制度》执行。
序作业规范及员工日常行为的规定》
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件
7
1.物品采购计划内容包括：
物料
1.行政部负责对部门采购物品的
各部门负
《采购申请单》
《集团商
采
的名称、型号、规格、数量等。
合理性进行审核。
责人
《紧急采购审
业管理公
2.各部门根据本部门物品的使用
2.管理部工程材料采购计划由仓
行政部经
批单》
司制度》
购
实际情况，编制采购计划，并填写《物
管员根据仓库的实际库存量对采
理
《采购管
管
资（品）采购申请单》在每月25号前
购计划进行复核。
仓管员
理》
报行政部。
由行政部汇总后上报公司
理
计划
总经理审批。
7
3.工程部根据实际情况，制订卜
采
个月的工程材料使用计划，并填写《采
购申请单》交仓管员复核后上报总经
购
理审批。
管
4.其它相关规定根据《联盛集团
理
行政规章管理制度》执行。
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件
1.采购人员根据各部门申请数
采购员（司
量、规格，库存数量及消耗水平，拟
机）
定《物资（品）采购计划审批单》报
行政部经
申购
行政部领导审核，财务部复核，分管
理
副总审批，总经理批准后方可采购。
2.其它相关规定根据《联盛集团
行政规章管理制度》执行。
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件
1.《物资（品）采购计划审批单》经
1.常用物料采购原则上应在3个
采购员（司
《合格供方清
总经理审批后采购员方可进行采购。
工作日内完成；特殊物料采购原则
机）
单》
2.采购员根据《合格供方名单》，选
上应在5个工作日内完成；零星物
择最合适的供方进行采购。
当《合格供
料采购原则上应在1个工作日内完
采购
方清单》中的服务供方不能满足要求
成；应急物料采购原则上应立即办
时，重新选择新的服务供方。
理。
3.其它相关规定根据《联盛集团行政
2.大宗采购需进行招标的，按集
规章管理制度》执行。
团招投标管理办法进行招标。
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件
1.所购物品送到后，采购人员与仓管
1.采购人与验收人不能为同一个
采购员
《不合格品处
员根据订购送货单进行验收，认真核
人。
仓管员
理表》
对，同时做好登记。
2.必须认真核对所购物品的质量
验收
2.仓管员将验收后的物品入库，填写
与数量是否相符，并由采购人与验
实物入库单。
收人共同签字确认。
3.其它相关规定根据《联盛集团行政
规章管理制度》执行。
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件
8
1.公司为员工配置内线电话,部门根
1.一般内线电话原则不允许幵通
行政部经
据需要配置外线电话。
外线，因工作需要幵通市内外线，
理
办
2.公司副总以上及行政部、财务部幵
如消防监控室等。
《办公设
公
电话
通国内长途。
2.拨打私人电话应控制在3分钟
备管理规
范》
设
3.其它相关规定根据《联盛集团行政
以内。
备
规章管理制度》执行。
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件
管
1.根据工作需要给员工配备专用电
1.公司电脑由行政部统一管理。
理
脑。
2.行政部每月至少对电脑的使用
行政部经
2.使用人负责对电脑进行保养。
情况抽杳一次。
理
电脑
3.行政部负责公司电脑的编号和检
3.弱电工程师负责对电脑故障进
弱电工程
杳工作。
行处理，行政部进行跟踪。
师
4.其它相关规定根据《联盛集团行政
规章管理制度》执行。
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件
专项设
备
1.行政部负责对所有设备的统筹管理，建立资产设备台帐，并对办公设备进行编号，保存说明书。
2.各部门负责人对本部门设备进行监管和维护。
3.行政部每季度对公司办公设备进行检查核对，并负责设备维护单位的选择。
4.其它相关规定根据《联盛集团行政规章管理制度》执行。
行政部经
理
仓管员
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件
9
申请
部门或个人因公用车应填写《用车申请单》，由部门经理签字后到行政部申请，行政部经理签字批准后方可执行。
车辆由行政部根据情况统一调配，并做好备案。
行政部经
理
《车辆管理规定》
车
辆
1.司机在接到用车人所在部门经理、
司机须安全驾驶，遵章守纪，如因
行政部经理批准的《用车申请单》后方
违规造成的罚款由驾驶人承担。
管
出车
可出车。
司机
《用车申请单》
理
2.司机出车按规定的路线行驶，办完
事情后及时返回。
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维修保
养
根据《联盛集团行政规章管理制度》执行。
按照4S广州本田华盛店的保养的要求去保养。
司机
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件
1.采购结束后1个工作日内完成物料
1.有毒有害化学物资必须隔离存
《出库单》
《仓库管
10
入库的各项手续。
放
理规定》
仓
《入库单》
2.仓管员将物料验收后入库，填写
2.实物入库单的内容要真实完
库
《实物入库单》。
整，入库单上必须有保管员及经手
人签字
吕
3.物料凭发票入库。
仓管员
理
4.入库物料在未收到相应发票前，建
10
入库
立货到票未到材料明细账。
采购员（司
机）
仓
5.办理完入库手续后在当天登记物
库
资品台账。
管
6.物料入库后归类存放，做好标识
理
7.办公用品单独仓库存放，确保安
项目
工作要点
工作标准
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责任人
工作记录
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件
1每日发料时间为早上
1.夜间遇紧急情况需领料的，由
《工程维保材
9:
40--10:
10，下午15:
40—16:
10
行政部指定专人负责发料，并做好
料领料单》
2.领料人凭主管工程师或部门经理
领料记录。
签字的《工程维保材料领料单》领料。
2.物料的出库由领料人和仓管员
3.在出库单注明领料用途。
如属维修
共同签字确认。
出库
更换，应将拆卸后的物料退库，并作相
3.材料的发出，原则上采用先进
仓管员
应处理。
先出法。
4.办公用品每月2日前由行政部按部
门申请单统发放。
5.其它相关规定根据《联盛集团行政
规章管理制度》执行。
项目
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件
1.每月最后天对库存物料进行清
1.盘点由行政部与财务部各指一
《库存盘点表》
点。
人共同进行。
《物料库存控
2.办公用品仓库一年盘点两次，由财
制一览表》
2.有毒有害化学物资必须隔离存
管理
务人员与仓管员共同完成。
放
仓管员
《月库存物资
3.每月2日前将《库存物资盘点表》、
品收付存报表》
《物料库存控制一览表》及《月库存物
资品收付存报表》父财务部核查。
项目
工作要点
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责任人
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件
1.食品须由外包单位采购
1.监督人员（行政助理）对外包
单位采购的食品须严格把关，禁止
2.采购食品质量须符合卫生标准，行
11
政助理监督。
采购以下食品：
（1）腐败变质，
升级会员 