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档案管理实施细则
档案管理实施细则（建议稿）
第一章 总 则
第一条 为了提高集团档案的质量和开发管理水平，充分发挥档案对集团相关生产经营活动的凭证、指导等作用，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》、《企业档案管理规定》及其《实施细则》等法律、法规，结合集团实际，特制定本实施细则。
第二条 档案是指集团在各项生产经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。
第三条 档案是集团各项生产经营活动的真实记载，是集团可持续发展的宝贵财富。
档案管理按统一指导、分级管理的原则实施，并逐步实现集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效开发和利用。
第四条 档案工作是集团基础管理的重要组成部分，集团系统内各级行政领导必须把档案管理工作纳入年度计划、管理制度和有关人员的职责范围之中，实行行政工作和建档工作"四同步"管理。
即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；验收、鉴定计划任务与验收、鉴定档案材料同步；上报最终工作成果与档案部门出具归档情况的证明材料同步。
第五条 档案管理工作由集团总裁办或各子公司综合办公室主任负责；同时根据需要设置专职或兼职档案管理人员若干。
第二章 档案管理工作岗位职责
第六条 集团总裁办主任或子公司综合办公室主任档案管理工作职责：
1、应将档案管理工作纳入行政管理的年度计划；
2、制定和健全有关的管理制度，把档案工作全面纳入经营管理工作之中，并督促各部门执行；
3、督促档案管理人员及时按规定将应立卷归档的文件材料完整、准确、系统和安全的归档；
4、指导档案的鉴定、保管范围、保管时限和密级等的确定工作；
第七条 档案管理人员职责：
1、贯彻国家有关档案工作的方针、政策和法规，执行集团档案管理工作的各项规章制度；
2、指导、监督、检查、协助相关职能部门人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查、验收档案是否完整、准确、系统；
3、负责档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等全面业务工作；
4、遵守集团有关保密制度的规定，保证档案的机密和安全，维护集团的合法权益；
5、积极开发档案信息资源，充分发挥档案的凭证、指导等作用；
6、配合当地综合档案馆或专业档案馆（如城建档案馆）对档案组卷质量及保管情况进行检查或上报根据要求需备案的档案材料。
第三章 档案归档要求和范围
第八条 档案归档的要求：
1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求；
2、归档的文件材料应为原件。
因故无原件的，但具有重要凭证作用的文件材料亦可归档。
文件材料归档后不得更改；
3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档；
4、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档；
5、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求；
6、归档文件材料一般一式一份。
重要的利用频繁和有专门需要的可适当增加份数；
7、两个以上单位合作完成的项目，若为主办单位，则需保存全套文件材料；若为协办单位，则保存与承担任务相关的文件材料及其它相应重要的文件材料复印件。
有合同、协议规定的，按其要求执行；
8、各职能部门的有关人员应配合档案管理人员做好本部门归档文件材料的齐全、完整与准确，并整理规范。
第九条 档案归档的范围及时限：
档案管理归档范围由行政管理、人力资源、财务管理、前期管理、工程技术、经营管理六个一级类目组成。
（各子公司可根据具体情况进行类目增减和调整）
行政管理档案包括管理制度、综合管理文件、机构管理文件、行政事务文件、法律事务文件、政府文件、设备仪器资料、外事工作文件等等；
人力资源档案包括人事管理文件、用工管理文件、绩效管理文件、员工培训文件、社会保障文件等等；
财务管理档案包括账簿、凭证、报表、其他等等财务文件；
前期管理档案包括前期报批资料、项目分析资料等等；
工程技术档案包括施工技术文件、质量管理文件、竣工文件等等；
经营管理档案包括营销策划文件、资产管理文件、监察审计文件等等。
具体的归档范围及相应的归档时限详见《档案归档范围及时限表》。
第四章 档案的管理和使用
第十条 档案管理要实行标准化、规范化，严格按照规章制度执行档案管理工作，对接收的档案进行分类、编目；
第十一条 由相关职能部门、档案管理部门组成联合小组，根据归档档案的保存价值，以及对集团可持续发展的作用，进行档案价值的鉴定。
鉴定包括对档案内容的整体鉴定及每个案卷的保管期限的确定；
第十二条 档案密级的确定按《集团保密制度》执行；
第十三条 档案的分级管理：
1、集团总裁办负责对集团范围内的档案管理工作进行全面的指导，并全面保管集团本部形成的各类文件材料及有针对性的保管集团系统内具有重要意义的文件材料，以及召集联合小组对形成的档案文件进行鉴定和利用；
2、集团相关各职能部门负责协助对相关职能文件材料进行归档和利用；
3、集团系统内各子公司综合办公室负责对本公司在生产经营活动中形成的档案资料在相应职能部门的协助下进行全面归档。
并将有重要意义的档案资料按规定上报集团备案。
第十四条 档案的补充与修改：
1、相关职能部门应随时收集在生产经营活动中形成的文件材料，经整理后向档案室归档，并根据工作需要，及时对保管期限进行调整；
2、对已归档的文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经总裁办主任批准同意后方可修改。
未经批准，严禁修改已归档的任何文件材料；
3、档案管理人员对补充归档的文件材料应及时整理、编目。
归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。
第十五条 归档时间：
1、集团本部或下属子公司所有常规文件材料按一年一归档原则进行；
2、下属子公司阶段性工作重要文件材料在最终确认后二周内上报集团归档备案，过程性工作重要文件材料在工作完结确认后一个月内上报集团归档备案。
具体阶段性工作重要文件材料和过程性工作重要文件材料目录详见《上报档案明细目录》；
第十六条 档案的鉴定销毁每年年底由档案管理人员和有关职能部门人员组成联合小组，根据国家有关规定核销档案，并对已满期限的各种门类档案进行鉴定。
档案鉴定采用直接鉴定的方法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，分工初鉴，集体审查。
对失去保存价值应销毁的档案进行登记造册，经总裁办主任签字后，指定两人负责在指定地点监销，并在销毁清册上签字，存档保存。
第十七条 建立健全统计台帐，掌握档案的接收、整理、利用、移出、销毁的各种情况数据；定期进行综合或专项统计分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议；并按上级主管部门的要求及时报送各种报表。
第五章 档案的开发利用
第十八条 努力开发利用档案文件材料，为提高集团经营管理水平，提高社会效益和经济效益服务。
1、充分发挥档案的法律凭证作用，为保护集团在各项经营管理活动中的各种权益问题提供凭证；
2、档案管理人员在相关职能部门人员的协助下通过对相关的专业数据、图表进行整理、分类并编制小册子对集团的可持续发展提供重要的基础指导和决策支撑。
第十九条 档案的开发利用，必须严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国专利法》等法规，涉及重大问题和机密的，还要报请集团主管领导批准。
1、凡利用档案的，均应按规定办理利用手续；
2、档案在办公场所内查阅，一般不外带；
3、对借出的档案，档案管理人员负责定期催还，未按期归还或发现损坏和造成丢失，借阅人须写出书面报告，根据不同情况报集团主管领导按规定严肃处理。
第六章 附 则
第二十条 下属子公司可根据实际情况，制定相应的档案管理实施细则。
第二十一条 因条件限制暂由相关职能部门自行负责管理的档案，相关人员应参照本实施细则施行。
第二十二条 本实施细则由集团总裁办负责解释。
第二十三条 本实施细则自公布之日施行。
附件一：
档案归档范围及时限表
序号
一级类目
二级类目
三级类目
保管时限
1
行政管理类
管理制度
制度、办法、流程等
永久
综合管理文件
决定、决议、请示、报告、批复、通知、通报、函、会议纪要、战略规划、年度计划、年度方针目标、经营目标责任书、年度总结、年度考核书等
永久
机构管理文件
公司章程、企业营业执照、组织机构代码证、国（地）税税务登记证、财政登记证、企业资质证书、社保登记证、公司设立资料、公司变更资料、公司年检资料、公司注销资料等
永久
行政事务文件
重大活动安排和重大事件处理文件、音像文件、图片文件、统计报表、简报、杂志、大事记、历史沿革等
长期
法律事务文件
国家及地方相关法律法规文件、行业相关法律法规文件、常用的合同范本、各类经济合同、招投标文件及诉讼书、起诉书、上诉书、答辩书、撤诉申请书、申诉书、复议申请书、赔偿申请书等相关法律文书
永久
政府文件
规定、办法、政府令、决定、决议、批复、通知、通报、函、会议纪要、公告等
短期
设备仪器资料
设备仪器购置计划、市场调查及设备仪器选型文件、设备仪器购置申请表及审批文件、购置协议书、设备仪器使用说明书（及部件安装说明书、产品合格证、调试说明及图纸等）、设备仪器“三包”服务文件、购置发票（收据）、设备仪器保险单、设备仪器转移单、设备仪器维修保养申请单、设备报废申请书及其他相关文件（诸如车辆行驶证、电脑硬件驱动程序等）
短期
外事工作文件
外事安排文件、外事接待记录、出国考察报告、公关处理文件等
短期
2
人力资源类
人事管理文件
人事档案、员工花名册、人事报表及员工身份证、毕业证书、学位证书、职称证书、获奖证书（复印件）等
长期
用工管理文件
入职、转正、定级、晋级、辞退、调配、任命等各环节的文件等
长期
绩效管理文件
工资表、员工考核表、奖惩申请表等
长期
员工培训文件
培训计划（方案）、培训记录、培训评价等
短期
社会保障文件
员工养老保险手册、医疗保险手册（卡）、员工体检报告、公积金缴费卡及员工参保所需文件等
短期
3
财务管理类
账簿
日记账、明细账、总账、固定资产账等
永久
凭证
原始凭证、记帐凭证（包括收款凭证、付款凭证和转帐凭证）、汇总凭证、银行存款余额调节表等
永久
报表
财务预算表、税务报表、财务分析等
永久
其他
会计移交清册、保管清册、销毁清册等
永久
4
前期管理类
前期报批资料
征地批文、国有土地使用权证、拆迁安置方案、拆迁许可证、拆迁通告、项目选址意见书、项目环境影响评估报告、立项批复、项目总平批复（及规划批准总平蓝图）、项目单体方案批复、项目初步设计批复、人防立项批复、地名使用许可证、建设用地规划许可证（及红线图）、建设工程规划许可证（及红线图）、建设工程施工许可证（及红线图）、施工图审查合格证书、地质勘察报告、消防审核意见书、人防审核意见书、关于使用门牌号的批复、关于商品房销售价格的批复、预（销）售许可证等
永久
项目分析资料
地形图、市场调查报告、项目建议书、可行性研究报告、规划建议书、规划设计方案、初步设计方案（项目概算、结构计算书、节能计算书）、项目总控计划书、项目执行计划书、施工图预算、项目总结报告
长期
5
工程技术类
施工技术文件
建筑施工承包依据文件、开（竣）工报告、施工方案与施工进度表、进度计划、调度计划、工序、流程卡、统计表、合同执行的原始记录及写实签证文件、施工总结、经济纠纷、重大伤亡事故和质量事故处理材料、工程监理通知、开（停复）工令、许可证、备忘录、会议纪要、施工质量检验分析、规程规范、合同支付证书、合同管理文件、工程质量控制文件、工程投资控制文件、工程进度控制文件、工程协调文件等
长期
质量管理文件
质量目标计划、质量改进措施计划、质量评审报告、质量评审会议记录、质量审查的分析与计算；工艺流程质量保证表、工序质量控制表、生产现场质量保证工作流程、各项检验标准与检验记录、零件加工质量分析表、原材料质量合格证书、外协件质量审核单、工具入库检定单、设备质量评定书、用户使用质量调查报告、产品质量用户意见书、质量卡片等
长期
竣工文件
验收会议文件、竣工验收材料、质量评定材料、竣工决算材料、全套竣工图纸等
永久
6
经营管理类
营销策划文件
市场调研报告、市场预测报告、销售进度计划、销售案场管理文件、产品推广宣传策略、价格策略、销售明细、销售统计表（日、旬、月报）、销售广告宣传材料及相关审批文件、售后服务文件等
长期
资产管理文件
资产（实物、股权和债权）分析报告、资产处置结果报告等
短期
监察审计文件
各类合同（工程、材料、融资、销售等）审批文件、项目实施审批文件（总平面方案评审表、单体项目配置评审表、设计阶段施工图初审申报表、重大工程施工组织设计评审表、规划设计方案评审表、初步设计方案评审表、施工图评审表等）、审计报告、审计结论、处理意见等
永久
附件二：
上报档案明细目录表
序号
阶段性工作档案
过程性工作档案
1
现状地形图
前期文件资料
2
环评报告
工程技术资料
3
地质勘查报告
竣工图纸
4
规划设计方案
5
规划总平面蓝图及电子文件
6
初步设计方案（项目概算书）
7
单体设计方案
8
景观设计方案
9
结构计算书
10
节能计算书
11
销售户型图
12
景观施工图（电子文件）
13
施工图（电子文件）
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